2019、23日目の記事です。前回、チャレンジしつづける技術として目標を立てて実行していく方法をまとめたましたが、それをGTDにも応用してみました。何年も続けていたにもかからわず、上手く使いこなせてなかったGTDですが、初心に戻って妥協しないでにもう一度トライしてみたところ、今度は過去最高にまわっています。Doneというざっくり言うとタスク管理システムの1つです。Hackというのが流行りだした10年ぐらい前にその流れのなにあったものの1つ。見はToDo管理システムですが、タスク、アイデア、具体的なものから曖昧なもの全てを収集し、頭の中(=ワーキングメモリ)から外に出す(=外部記憶化する)ことが特徴で「ストレスフリーの仕事術」とも称されています。ストレスフリーの整理術Amazonで見るR楽天市場で探すただ、残念なことに(おそらく英語の原著も)無駄に冗長に書かれていることもあり、要点がわかりにくい印象を受けました。#GTDにはいくつかのステップがあり、特に最初のステップが一番印象的でしょう。それはまず気になることをすべて収集し、インボックスに入れていきます。このステップは最初の一歩であるにもかかわらず、長い場合は二日かかることもあると言われるほどです。短くても半日は見ておいたほうが良いでしょう。最初からヘビーな作業でありますが、本当に達成感のある作業です。カレンダーやリマインダー登録するというフローに従って機械的に処理していきます。残念ながら簡単なGTD解説でここまでをフォーカスすることが多く、継続するうえで大切なことには触れられずに終わってしまいます。#GTDはアプリありきではありません。GTDアプリを使いこなす技術ではないのです。タスク管理アプリは依然として人気がありますし、GTDアプリと謳うタスク管理アプリも少なくありません。本来紙でもできるGTDをうまくデジタルで表現しやりやすくしてるのがGTDアプリです。タスク管理アプリは高機能で複雑なのでアプリに振り回されてしまうことも少なくないのが実情です。#今まずっでとGTDを使いつづけてきたものの、ただの巨大なTODOリストになってしまったり、未処理のアクションで溢れかえってしまったりしていました。これまでも何度か整理して再度やりなおすことは試みていました。整理しなおした直後は良いものの、しばらくするとまた同じように上手く運用されないリストになってしまいました。これを解消し、運用しつづけ信頼性をあげ、GTDの本意である「次にやること」を見失なわず、状況によって今できないことにまで気をとられない状況を目指します。#まずちゃんと運用されるようになること。そのためにもう一度GTDとは何か、どのようなものかを考えます。はじめに確実に問題があったレビュー。週次レビューがキッチリできていないことが一番の問題です。これをルーティン的に時間を作るようにして、行なうようにしました。具体的には毎週土曜の午前中に近所のカフェに行ってGTDのレビューを集中しておこなう時間にしています。levelの高高度からボトムダウンの構造を見直し、目的から目標、行動までを一貫性のあるものにするとともにレビューの負荷をさげます。事実、このレベルの概念がしっかりしておらず、プロジェクトも目標も目的の区別ができていなかったのが問題です。#一言で表すならGTDは、人生をリスト駆動に変えるシステムだと言っても過言ではないでしょう。ストレスフリーになることが本質でならば、最初の収集ステップだけで終わるのではなく継続して運用されるシステムである必要があります。タスク管理システムでとどまっているうちはリスト駆動とは言えません。真にリスト駆動にするために「次にすべきこと」だけにフォーカスできる必要があります。逆に言えば「次にすべきこと」でないことは基本的にフォーカスしなくてよい仕組みにしなければいけません。Level(旧称:高度モデル)とレビューという要素があります。これらこそ、継続していくうえで大切なポイントです。頭の中のことをひたすら収集した場合、粒度や抽象度が一定ではありません。Levelを使います。常に頭をクリアにするには常に収集し、記録し、リストに移しつづける必要があります。これらを定期的にメンテナンスしつづけるための仕組みとしてレビューがあります。LevelとレビューはGTDをGTDとしてworkさせるためには欠かすことのできない要素なのです。してできた信頼できるリスト郡は強力な道標となり、リストを元に行動しつづけるだけで人生がドライブしていくシステムと成り得るのです。Levelは以前は高度モデルと呼ばれていました。名前や名称こそ変わったもののコンセプトは全く同じです。0、あるいは地上レベルと言い、そこから上に5段階にわけて抽象度を上げた視点を持ちます。GTDというかToDoとして機能するには具体的にどんな行動をするのかが明確であること。前回、チャレンジの記事でも書いたとおり、目的と目標があることで一貫性と説得力がうまれます。ここで悩むのが各レベルをどう表現するか。GTDアプリは数多くありますが、レベル要素まで踏みこんだものを見たことがありません。それはどう表現するのかの自由度が高い証拠でもあり、難しいポイントであるとも言えます。#僕はOmniFocusを愛用していますが、こう分けました。各アクションそして、GTDで言及されているレベルの説明では不十分だったのでこのように規定しました。このレベル要素を取り入れた最大の効能は流れるようにピラミッド型のトップダウンのプランニングが成立することです。GTDでは「次にやるべきこと」が多く語られるため見失いがちですが、計画はトップダウン、実行はボトムアップが鉄則です。Be使命をもとに自分はどうなりたいか、どんな環境に居たいか。level4の状態になるには何を達成すべきか。責任分野はジャンル分けとして利用する。プロジェクトを作成するときすでに設定された責任分野のどれにあてはまるか悩んでしまうような場合、つまりどれにも当てはまらないような場合は本当にそのプロジェクトが自分に必要なのか再考する。プロジェクトリストプロジェクトは複数の行動の結果として達成したいKeyResultの形にする。これはそのプロジェクトがdoneなのかを確実に判定するため。これはかならず動詞や「〜する」で表わす。可能な限り小さな粒度で具体的に書く6段階がピラミッド構造にありますが、完全な階層構造になりにくくもあります。それは上の階層のものほど抽象度が高く、下の階層のものと直接の親子関係で表しにくく複数の親があてはまるケースもあるためです。上の階層の物は数も多くないこと、抽象度が高いことから、一覧で見たほうが効果的です。したがって、この6階層を厳密な階層構造にネストさせたリストを作るよりはちょっと毛色の違うLevel2で区切ります。Level5,4,3はそれぞれ見通しが良いのが大事なので、それぞれを一覧のリストで持ちます。Level2はOmniFocusではフォルダとします。タグ機能でやることも見当しましたがタグでフィルタする機能をメインとして使うため、混同しないようにフォルダにしました。Level1はプロジェクトとし、アクションリストとしてそのプロジェクトを達成するのに必要なアクションを入れていきます。Level3以上はGTDアプリではないところで管理してもいいかもしれません。レビューの頻度も、更新される頻度も高くありませんし、価値観や大きな目標のため、完了として扱われることがなかなかないためです。#トリガーの他にバケットリストを取りいれるのも効果的です。バケットリストとは別名100のリストとも言い、とにかく人生においてやりたいこと、達成したいことを100個書き出したリストです。これはやってみると意外に大変ですが、書き出し、白紙の地図に点を打つことで、点と点がつながり見えなかった道筋がぼんやりと浮んできます。バケットリストの利点はそれが実現可能か不可能かはいったん追いておくこと。無意識的に排除してしまっていた本当に自分のやりたかったことを思い出します。抽象度の高い目標が多くなりますが、同時に本当にやりたいことが見えてきます。これをGTDに落としこみ、ふさわしいレベルにわりふっていきます。#日次レビューはあまり意識する必要はありません。一日の始まりに今日なにをするべきかを参照します。リストに過不足がある場合、調整します。あとは次にやるべき事リストにしたがって自分をドライブします。割り込みや思いつきが発生したらその都度inboxに入れていきます。日次レビューで参照しそれが緊急性の高いものならすぐに処理していきますが、そうでないものはinboxに入れたままでも良いでしょう。週次レビューこそ大事で絶対に欠かさないようにします。この際に大事なのはinboxを空にすること。一週間のなかで新たにinboxに入れられたものを処理します。inboxにあるものを最初の収集のステップでやったフローに基づいて処理していきます。週次レビューでは全てのプロジェクトをレビューします。そのプロジェクトをやる意味があるのか、シーケンシャルなアクションが必要なら順序は適正か、不足したアクションはないか、必要なくなったアクションや達成されたアクションはないか、1つ1つレビューしていきます。#カフェに行って集中して一気にやりきるようにしました。週に1度ルーティン的に時間を作り、その中でレビューしきる。今では週に1度カフェに行く時間さえ作れればGTDレビューが行われた状態にできる、というアクションと望むべき結果が結びついています。GTDのプロジェクトとアクションが常にメンテナンスされていることが大切です。部分的ではなく、全てやりきるのが大切です。ちなみに僕の場合、1時間程度かかります。情報整理だけで1時間かかるのはかかりすぎに思っていて、さらに短くしたいと思っています。最初に言ったようにGTDのファーストステップで全ての気になることの収集がちゃんと行われていると単純にプロジェクト数が多いため時間がかかるのは必然です。3分以内に終えられるものはレビューの段階で処理しています。GTDの本を読むと提唱者のデビッドアレンさんでも2時間ぐらいかかるらしいです。#まず週次レビューをきっちり欠かしてないこと。これが一番大きくて、リストの信頼感が上がりました。GTDのリストを見ておけば良い状態が続いています。終わる作業はレビュー時にやってしまうので、以前は簡単だけどなんとなく先のばしにしてしまっていたようなことも減りました。メールやフォームに書くだけの問い合わせや重要でない連絡なども以前よりちゃんと行うようになった結果、物事が着実に進むようになりました。家ではなくカフェでやるのは僕にあってるようです。気が散らないこと、レビューの中で調べものが発生しても短時間で切り上げ、終わらなかったら別アクションとして切る意識ができたのは良いですね。それとともにレビュー全体でもどれぐらいかかるか時間意識があるのは、全てのプロジェクトを週次でレビューしきる、という点でとても良いです。Levelを意識した結果、目標に具体性が生まれ、プロジェクトの完了定義が決まり、次のアクションに集中できています。Levelがこんなに重要だとは思ってもいませんでした。GTDの欠けてたピースがハマった感があります。#GTDは期日、見積時間などは設定できてもその精度は自分次第です。僕はまだまだ一週間の中にやりたいことを詰め込みすぎてしまう傾向にあります。この状態がつづくと割れ窓理論のように次第に設定された期日は守られなくなり、期日の意味を失なってしまうでしょう。OKR的に達成目標として設定しすぎてしまうと、ストレッチすぎてさらに見積りオーバーを加速させてしまいそうなので要注意ですね。最近では「期日」を設定するのも大切ですが、同時に「着手日」を設定するのも重要な気がしています。今のところOmniFocusの普通の運用では着手日を設定する方法がないので工夫が必要そうです。#もう何年目になるかわかりませんが、GTDとの再トライでした。目標設定の知見がついたのを応用することで今回はかなり手応えありました。あとは継続あるのみです。半年後や一年後、ちゃんと継続できているか、運用が改善されたかふりかえりをしてみたいと思います。進捗のモニタリングは目標達成の鉄則ですからね。