報道発表資料へまえがきインターネットは、企業のビジネスを推進するためにいまや欠かせないものとなっています。Web)に代表されるインターネット技術は、企業活動の全般に浸透し、活用されています。インターネット対応の携帯電話や携帯端末が普及し、新しいビジネスツールとして注目されるようになってきました。反面、コンピュータウィルスや不正アクセスをはじめとするインターネット上の脅威は、企業が直面する問題としてますます深刻化しています。企業の内部においても、私用メールのやり取り、業務と無関係なWebページへのアクセスなどが問題視されるようになってきました。実際、海外企業などでは、インターネットの不正利用を理由に社員を解雇するケースも少なくありません。そのため各企業は、インターネットの適正利用の維持、セキュリティの確保、社員の啓発・研修などのため、インターネットを利用する際のルールやマナーに関するガイドライン整備の必要性を認識しはじめています。そこで、電子ネットワーク協議会では平成12年度の基本問題分科会の活動の一環として、「インターネット利用のための社内ルール整備ガイドライン」を作成いたしました。本ガイドラインの目的は、電子メールやWWWなど社内ネットワークを通じたインターネットの利用、ユーザーID・パスワードの管理、インターネットの世界における一般的なマナーなどに関して、企業が社内のガイドラインを整備したり見直しを行う際の、指針や検討材料を提供することにあります。社員のインターネットの利用をどのように、あるいは、どの程度管理するかは、あくまでも各企業が自社の方針に則って独自に決定するものですので、事業内容や勤務形態などに即したルールづくりを行う際の参考として、本ガイドラインをご活用いただけると幸いです。関連法規」の5つの章からなり、各社がルールの整備を検討する際のご参考になると思われる項目について整理したものです。各章の内容は、以下のような構成になっています。最初に、検討のポイントとして、問題となるケースについて示します。示されている場合がありますが、各企業は自社の方針に応じて必要と思われるものを取捨選択すると良いでしょう。して、選択肢や例文を示します。社内ルールの考え方については、企業によって方針が大きく異なる場合があります。職場でのインターネットの私的利用については、「全面的に禁止」「業務に支障を来たさない範囲で認める」「特に制限を設けない」など、各社によってその扱いは異なるでしょう。検討を踏まえて作成したものです。本ガイドラインにある検討の視点やサンプルは、あくまでも一例すぎませんので、自社の方針に即した独自の社内ガイドラインを作成するための検討材料として、本ガイドラインをご活用ください。電子メールやWWWに代表されるインターネットは、企業のビジネスインフラとして欠かせないものとなっています。インターネットを利用する際は、社内のネットワークにおける個別のルールや規則に従うだけでなく、インターネット上の他のネットワークとその利用者に対しても、社会的な配慮をしなければなりません。以下に、各企業が社内ガイドラインのなかでルールやマナーについての基本的な原則を整理する際に、ご参考になると思われる項目についてまとめました。インターネットを利用する際の一般的な注意点についてインターネットは相互に接続されたネットワークの集合です。企業においてインターネットを利用する社員も、インターネットが一つの社会であることを認識し、社会人としての自覚と責任を持つことが重要です。インターネット上で円滑なコミュニケーションを行うためには、社内外の他の利用者への配慮も欠かせません。インターネットを利用する際の基本原則として、社員が守るべき責任や注意点について説明する必要があり、その視点としては、下記のような例があります。負うことを常に留意しなければなりません。不用意な行為、行動は、社員自身のみならず会社にも被害や損害を与え、名誉を著しく傷つけたり、場合によっては法的措置の対象にもなりかねません。異なる様々な人がインターネットを利用しています。小さな誤解が大きな紛争の原因となることもあるので、常に他者の立場や状況に配慮し、適切なコミュニケーションを行うよう心掛けましょう。社内情報システムの利用に関するルール・規則について電子メールシステムやインターネット接続を含む社内情報システムは、企業の重要な財産です。社内情報システムの使用の許可にあたっては、社員に対して社内のルール・規則の遵守を要請し、定めに従わない場合には、処分の対象にもなりえることを明確にしておく必要があるかもしれません。ルールの整備を検討する際の視点としては、下記のような例があります。電子メールシステムやインターネット接続を含む社内情報システムは,会社のきわめて重要な保有財産です。すべての社員は、業務の遂行を目的として、高い職業意識をもち、法律を遵守し、倫理にかなった方法で、社内情報システムを利用する責任を持たなければなりません。社内情報システムを業務と無関係な目的に利用したり、インターネット上のゲームやチャットなどをして長時間を費やしたりするなどの行為は厳に慎むべきです。会社から付与されたユーザーIDやメールアドレスなども業務の遂行を目的として配布されているものですので、業務と無関係な目的で使用してはいけません。すべての社員は会社の定める規則を遵守しなければなりません。これに従わない場合は、解雇を含んだ懲戒処分の対象となります。会社のコンピュータ資源は無限ではありません。ネットワークの容量および保存用ディスクの容量には限りがあるため、ネットワークに繋がったすべての社員はこれらの資源を保護し、適切に利用する責任があります。社員はコンピュータ資源を浪費したり、他人を排除し不当に独占使用するような行動をしてはいけません。禁止事項について企業によっては、社内情報システムの適正利用の維持やセキュリティ上の要請から、社員がインターネットを利用して行う活動の一部を禁止するルール・規則を定める場合があります。インターネット利用に関する方針や考え方は、それぞれの企業において異なるため、禁止事項に関するルールや規則を定める際も、企業毎の方針に則って独自に決定する必要があります。ルールの整備を検討する際の視点として、下記にいくつかの例を示します。インターネット上(電子メール、電子掲示板、ニュースグループ、メーリングリスト、ホームページなど)に情報を発信・公開する際は、その内容が公序良俗に反したり、他者の権利を侵害するなどして、会社の信用・品位を傷つけることのないよう注意してください。以下の種類の情報(*1)をインターネット上(電子メール、電子掲示板、ニュースグループ、メーリングリスト、ホームページなど)で発信・公開してはいけません。社内外を問わず、アクセスすることが許されていないコンピュータシステム内に侵入し、データを見たり改ざんする行為、あるいはそのコンピュータシステムを利用したり、その運用を妨害し損傷を与える行為などを行ってはいけません。他人のパスワードの盗用、他人の電子メールの偽造、大量の電子メールを一度に送信する行為(いわゆる電子メール爆弾)、インターネット上を流れているデータを盗み取って改ざんする行為などを行ってはいけません。他人のユーザID・パスワードなどを無断で使用する行為や、セキュリティホールを攻撃してコンピュータに侵入する行為は、不正アクセス行為として不正アクセス禁止法による処罰の対象となります。(「5.7不正アクセス」をご参照ください。インターネット利用状況のチェックやフィルタリングなどの実施について会社によっては、社員が送受信する電子メールの内容やWWWの閲覧の状況などをチェックしたり、職場からアクセスするのは不適切と判断されたWWW上のホームページやサイトへのアクセスをフィルタリングするなどの措置を実施しようとする場合があります。どのような手段や内容、基準などにもとづいてこれらの措置を実施するかは各社の判断によりますが、チェックやフィルタリングを実施する場合には、その旨を社内ルール化し、社員に対して周知させるのが妥当です。会社による社員のインターネット利用のチェックやフィルタリングなどの実施に関して、ルールの整備を検討する際の視点としては、下記のような例があります。会社は、社員の電子メールのやり取りやWWW上での行動などを含めた社員の行為につき、第三者に対して使用者としての責任を負っています。会社が保有する情報ならびに社内情報システム自体は会社の重要な資産であり、適切な運用を維持することは、会社および社員の義務です。秘密情報や顧客情報の漏洩の防止、社内情報システムの適正利用の維持・管理を目的として、会社が定める担当者は、以下の項目(*1)についてチェックする場合があります。社員はこれに協力しなければなりません。性的に露骨であったり、職場に不適切と思われる題材を含んだホームページへのアクセスを識別・阻止するため、会社はフィルタリングソフトを使用するなど、利用の制限を行う場合があります。2.セキュリティインターネット技術の普及により、情報の流通が容易になってきたのと同時に、コンピュータウィルスや不正なアクセスなど、インターネット上の脅威が増加してきています。そのため、情報資産(会社が保有する情報ならびに社内情報システム自体)を保護し、安全に利用できる環境を確保・維持することが不可欠であり、セキュリティ管理の徹底が必須となっています。そのため、各企業は自社の方針に則ったセキュリティポリシー(セキュリティ管理指針)を定めたうえで、社員が遵守すべき具体的なルールを整備していく必要があるでしょう。どのようなセキュリティポリシーを規定するかは各社の判断によりますが、インターネット上で活動する社員が留意したほうがよいと思われるセキュリティに関する一般的な原則について、以下にまとめました。会社が保有する情報の取り扱いについて会社の秘密にかかわる情報や取引先、顧客の情報の漏洩は、会社のビジネスに多大な損失を与えかねません。インターネット上での情報の伝達は、迅速かつ広範に及ぶため、些細な不注意が重大なトラブルに発展することもありえます。インターネット上での会社の保有する情報の取り扱いに関して、ルールの整備を検討する際の視点としては、下記のような例があります。以下のような情報(*1)を、インターネット上(電子メール、電子掲示板、ニュースグループ、メーリングリスト、ホームページなど)において無断で発信・公開してはいけません。ユーザIDとパスワードの管理について悪意ある第三者や、故意または過失による事故から会社の情報資産を保護するために、社員が電子メールシステムやインターネット接続を含む社内情報システムを利用する際、ユーザIDとパスワードによって認証を行うように設定している企業も少なくありません。社員自身がユーザIDやパスワードを適正に管理できるようにルールを整備することは、セキュリティを確保することの第一歩です。ユーザIDとパスワードの管理についてガイドラインを定める場合の視点としては、下記のような例があります。インターネットなどに接続するために使用するユーザIDとパスワードは、正当な利用者であることを証明する情報であり、社内外の第三者に漏れた場合、秘密情報の漏洩や、データの破壊、社内情報システムの不正利用などの事態を招く危険があります。インターネットなどを利用する社員は、各自の責任においてユーザIDとパスワードを管理しなければなりません。ユーザIDとパスワードの管理にあたっては、以下の規則(*1)に従ってください。他人のユーザIDを使わない。1つのユーザIDを複数のユーザで共有しない。ユーザIDを利用しなくなった場合は、速やかに会社の定める管理者に連絡し、ユーザIDを停止する。他人に容易に推測され易いものは使わない。パスワードは定期的に変更する。パスワードを他人に教えない。パスワードを入力するときは他人に見られないようにする。過去に使ったことのあるパスワードを繰り返して使わない。パスワードを紙に書いたりしない。パスワードを破られたことに気づいた場合は、直ちに会社の定める管理者に連絡する。5000機関を対象に行った調査では、コンピュータウィルスの感染経験ありと回答した機関が1995年の14.2%から1999年には44.1%になっており、1997年以降急激に増加している傾向がみられます。最近では、電子メールの添付ファイルに感染したコンピュータウィルスの増加が顕著です。このコンピュータウィルスは、電子メールによって被害が爆発的に広がってしまう点が特徴です。各企業は、社員を対象としたコンピュータウィルス対策のルールを整備する必要があり、その視点としては、下記のような例があります。電子メールの添付ファイルに感染するマクロウィルスへの対策については、「3.2電子メールのマナーについて」も参考にしてください。コンピュータウィルスに感染すると、その種類によってはコンピュータが動かなくなったりファイルが壊れたりと、さまざまな障害を引き起こします。コンピュータウィルスはプログラムやデータを媒介して伝染するので、電子メールの添付ファイルや、ダウンロードしたり外部から持ち込まれたりするプログラムやデータを開くときには十分に注意しなければなりません。最近では、電子メールの添付ファイルに感染するウィルスが激増しており、添付ファイルをやり取りする際は、特に注意が必要です。コンピュータウィルスの対策にあたっては、以下のルール(*1)に従ってください。見知らぬ相手先から届いた添付ファイル付きのメールは厳重注意する。実行形式の添付ファイルに感染するウィルスには、システムの破壊を行うなど、特に悪質なものが多い。実行形式の添付ファイルは不用意にクリックしないこと。会社の定めたウィルスチェックプログラムをコンピュータにインストールし実行する。ウィルスチェックプログラムのパターンは定期的に最新のものに更新する。ウィルスチェックプログラムでチェックしないまま、インターネットからダウンロードしたファイルを実行したり、電子メールの添付ファイルを開けたり、外部から持ち込んだフロッピーディスクなどを使用しない。万一のコンピュータウィルス被害に備えるため、データのバックアップを行う。感染が発覚した場合は、即座に会社の定める管理者に連絡して感染の経緯について報告するとともに、周辺の利用者にも警告を行う。3.電子メールビジネスの現場でも、電子メールは手軽で便利なコミュニケーションツールとして広く利用されるようになりました。基本的に文字のみによる通信のため、メッセージの受け取られ方に誤解が生じ、トラブルの原因となる場合もありえます。電子メールの利用にあたっては、マナーを正しく理解することが円滑なビジネスコミュニケーションの第一歩です。セキュリティがそれほど高くないこと、送信の途中で紛失したり、第三者に盗聴・改ざんされたりする可能性があること、添付ファイルを介してコンピュータウィルス感染する場合があること、などの危険性に対して常に留意する必要があります。場合によっては、自社が定めるセキュリティポリシーに則って、暗号化電子メールや添付ファイルの使用などについても、ルールを定めるなどの措置を講じるべきかもしれません。以下に、電子メールの利用に関する社内ルールの整備を検討する際にご参考になると思われる項目についてまとめました。電子メールシステムの利用の制限について社員の私的な電子メールのやり取りが業務の効率に影響を及ぼしたり、社員が何気なく送信した電子メールから会社の秘密情報が漏洩したりするなどの問題が懸念されています。企業のなかには、限られた社員にのみ電子メールの使用を許可したり、私的利用の規制を設けるなどの方針をとっているケースもあります。電子メールにかかわる利用の制限に関して、その内容・範囲・程度などについては、各社が自社の方針に則って規定する必要がありますが、ルールの整備を検討する際の視点としては、下記のような例があります。社員は業務の遂行を目的として、社内メールシステムやインターネットメールシステムを含む電子メールシステムを利用することができます。社員は、会社が業務上必要と認めた場合に限り、社内メールシステムやインターネットメールシステムを含む電子メールシステムの利用が認められます。原則として、社内メールシステムやインターネットメールシステムを含む電子メールシステムを個人的目的のために使用することを認めます。社内メールシステムやインターネットメールシステムを含む電子メールシステムを業務に派生的な個人的目的のために使用することを認めます。以下のような使用(*1)についてはこの限りではありません。個人的な電子メールのやり取りなど、業務に関係のない目的で電子メールシステムを利用することを禁止します。電子メールのマナーについて電子メールはビジネスの現場においてもコミュニケーションツールとして、急速に普及してきましたが、宛先の書き方や引用・転載に関する注意点など、電子メールのマナーが正しく理解されていないケースも少なくありません。基本的に文字によるコミュニケーション中心となるため、メッセージの真意が正しく伝わらずにトラブルの原因となる場合もあります。顧客や取引先などと電子メールをやり取りする場合はことさら注意が必要でしょう。相手が使用しているシステムによっては、メッセージの形式や使用した文字が正しく表示できないこともあり、配慮が必要な場合があります。マナーについての考え方は会社によって異なる場合がありえます。受け取ったメールに返信する際、やり取りの経緯が明確になるように相手のメールの全文を添付することをルール化している企業もあります。社員が知っておいた方が良い電子メールのマナーについても、企業は自社の方針にもとづいて整理しておくべきであり、その視点としては、下記のような例があります。電子メールでやり取りする文章を作成する際は、以下のような点(*1)に注意してください。(*1)のカスタマイズ案(題名)電子メールの題名(タイトル、サブジェクト)はその内容が一目でわかるような簡潔なものにする。海外に向けた送信では日本語が適さない場合があるので注意する。(一行あたりの文字数)本文中、一行あたり全角で30~35文字(半角で60~70文字)程度を目安にする。段落ごとに一行空けたり、きりのよいところで改行したりするなどして、読みやすくする工夫をするとよい。(引用)相手の文を引用するときは、その議論に関係する部分だけにとどめて、文章が長くならないように配慮する。(メールアドレスなど)を書き添えるとよい(シグネチュアと呼ぶ)。住所や電話番号などを含めるときは、必要以上に情報を開示しないように注意する。(返信する前に確認する)受信した電子メールに返信する際は、関連する他のメッセージが同じ人から送られてきていないかどうかを確かめ、最新のものに目を通してから返信する。(PDA)などへ電子メールを送信する際は、相手が受け取れる電子メールの形式や文字数に制限があることに注意する。添付ファイル付の電子メールやHTML形式の電子メールは、相手が対応していない場合も少なくないので確認すること。電子メールで使用する文字やメール形式については、以下のような点(*1)に注意してください。半角のカタカナは、インターネット上の他のソフトウェアを誤作動させる可能性があるため使用しない。コンピュータの機種に依存する文字や記号(マルつき数字など)は使用しない。使って安心な記号には以下のようなものがある。(ただし○より一回り大きい「合成用丸【◯】227E(81FC)」は旧JISでは見えない)一部のメールソフトはHTML形式の電子メールを送る機能を持つが、相手がHTML形式の電子メールに対応していない場合があるため、HTML形式の電子メールを送ってもよいか相手に確認するなどの配慮をする。電子メールを送信する際は、宛先のメールアドレスをよく確認してください。宛先の種類には「To:(宛先)」「CC:(カーボンコピー)」「BCC:(ブラインド・カーボンコピー)」があり、それぞれ以下のように使い分けます。To:メールの内容を伝えたい人のアドレスを書く。