様システム刷新・統合でビル管理業務の事務処理プロセスを標準化、契約業務の効率化と経営状況の見える化を実現オフィスビルや商業施設などのビル管理事業を手がける星光ビル管理株式会社様(以下、同社)。同社では、営業所や担当者ごとに異なっていたビル管理業務の事務処理プロセスの標準化などを目的に販売管理システムと不動産マネジメントシステムを刷新・統合し、業務の標準化や効率化、経営の見える化などを実現しました。課題古いシステムでは機能ごとにシステムを構築・改修してきたことでシームレスにデータ連動できず、二重入力や取引内容によっては会計システムへ直接入力するなど非効率だった効果システムを刷新し、契約管理から会計計上までシームレスなデータ連携を実現。契約管理などの業務プロセスの標準化と情報の一元管理が課題1950年創業の同社は、1963年にビル総合管理に本格進出し、オフィスビルや商業施設をはじめ各種施設のメンテナンスや保安警備、清掃などを手掛けています。ビルの総合管理にも携わっています。テナント管理などプロパティマネジメントも展開しています。同社では、顧客ごとにメンテナンス、保安警備、清掃など提供業務が異なり、顧客からの個別な要望にも対応していたため、業務が複雑化していました。章氏は「顧客ごとに異なる決裁、契約管理などの業務を現場で個別に処理する必要があり、従来のシステムでは対応しきれませんでした」と振り返ります。晃久氏も「契約管理などの事務処理プロセスも営業所や担当者によってやり方が違い、業務ノウハウを共有できないことが懸念されました。事務処理プロセスを標準化し、一元管理する必要がありました」と説明します。従来のシステムは、機能ごとにシステムが独立し、システム間の繋がりや他のシステムとの連携でも課題がありました。穂氏は「同じ情報を複数システムで二重入力するなどの手間がありました」と語ります。セキュリティやBCP(事業継続計画)においても課題が浮き彫りになっていました。関する業務知識と「提案力」がシステム選定の決め手に同社では、業務の標準化や効率化などを目的に「事務・システム改革」プロジェクトに着手。情報システムの再構築に取り組みました。プロパティマネジメント」を選定しました。選定の理由について、和氣氏は「富士通マーケティングにはビル管理業界における“見識の深さ”と“提案力”がありました」と説明します。「当社の複雑な事務処理プロセスにシステムがどこまでフィットしているかを分析するフィット&ギャップを実施しました。その際、富士通マーケティングの担当者は、当社の担当者とビル管理業界の専門用語で対等に議論していました。これだけの業務知識があれば安心して任せられると感じました」(和氣氏)。ツールを組み合わせ、会計システムなど他のシステムの情報も一元管理できる共通プラットフォームの構築を目指しました。あわせて、サーバやシステムの維持管理の負荷軽減も考えてクラウド化も検討。「こうした当社の要望を実現するには、業務を標準化してシステムに合わせるだけでなく、柔軟なカスタマイズも必要でした。細かい部分についての個別のアドオンやカスタマイズを受け入れてもらえたこともポイントでした」と黒木氏は語ります。新システムが稼働して、同社はさまざまな効果を実感しています。峯川氏は「システム刷新に合わせて事務処理プロセスの全社標準ルールを策定しました。(仕入検収)など業務の標準化が進みました」と語ります。営業所で管理していた請求書の発行や入出金などの業務を、本社で集中処理する体制を構築しました。和氣氏は「社内に分散していた個別業務を統合管理できるようにしたことで、業務の見える化とノウハウの共有を実現できました」と効果を示します。同社では、一部の取引の伝票仕訳を営業所にて実施していましたが、現在ではほぼ全ての仕訳を新システムから自動的に会計システムに連動する仕組みとなり、営業所で直接仕訳伝票を起票することがほとんど無くなりました。峯川氏によると「作業の重複が解消され、転記による入力ミスの可能性も減少するなど、現場の業務が3割ほど効率化されました。これまで事務作業に費やされていた時間を別の業務に割り当てられるようになりました」と業務の効率化を実感しています。黒木氏は「契約の中身や売り上げ、それに対する仕入原価が明確に出るので、システム導入によって取引状況の見える化も図れました。システムに蓄積されたデータを経営判断に役立てることができています」と語ります。同社では、複数のシステムを統合したことで改修や維持管理の負担軽減を実現するとともに、クラウドへの移行によってセキュリティやBCP対策などを強化しています。多様なデータを複合的に分析し経営判断や営業活動に生かしたい同社では新システムの導入で、業務の効率化や経営状況の見える化、現場の負荷軽減などを実現しました。峯川氏は「ビル管理は人間の健康管理と同じです。今後はIoTなどの技術を用いてビルの健康状態を分析できる仕組みを導入することで、会社の存在意義をより高めていきたいです」との方針を示しています。和氣氏は「もっと現場に近いデータやお客様に関するデータを複合的に分析して、経営判断や次の営業活動に生かす“データドリブンな経営”に舵を切るためのベースを構築できました」と語ります。同社は、建物管理業務の全てを総合的に受託する「総合ビル管理会社」として、お客様の資産価値向上の支援や、厳格な原価管理による適正なビル管理コストの提案など、より品質の高いサービスの提供を目指しています。今後、環境に配慮したエネルギーソリューションや先進のスマートビルディングなどの新たなニーズにも積極的に取り組んでいく予定です。「それらの取り組みの基盤として『GLOVIA』を活用していきたい。今回のシステム刷新で富士通マーケティングには高い技術力があることが分かりました。重要なパートナーとして今後ともお付き合いしたいです」(黒木氏)。事業拡大に向けた歩みがすでに始まっています。BM/PM」をご導入いただき誠にありがとうございました。長期間のプロジェクトを通じて、星光ビル管理株式会社様は常にお客様視点で変革・進化し、品質の高いサービス提供を目指しておられる会社だと感じました。当社も少しでもお役にたてるよう今後も全力でサポートさせていただきますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。ホームページhttps://www.saycogroup.co.jp/[2019年12月掲載](注)本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。(注)製品の仕様、サービスの内容などは予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。(注)記載されている製品・サービス名、会社名及びロゴは、各社の商標または登録商標です。本事例に関するお問い合わせWEBでのお問い合わせ・資料ご請求などお問い合わせ当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。お問い合わせ内容の正確な把握、およびお客様サービス向上のため、お客様との会話を記録・録音させて頂く場合がありますので、予めご了承ください。