スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。Officeで業務効率アップ!【第2回】Excelの表を真ん中に印刷するテクニック(2)前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。したことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。余白を表示する改ページプレビューを利用することで、表とグラフは収まった。改ページプレビューは、縮小印刷をしているだけだ。今回の場合には表+グラフの状態でコンテンツが横に長い。運良く、用紙ぴったりの縦横比にならない限り、結局左右か上下はあまってしまうことになる。縦横比の違いは受け入れるしかない。下にばかり空白が目立つ書類は美しいとは思えない。いうことで、この状態の表+グラフを紙の真ん中に印刷していこう。この機能をご存じない人が多いのだが、実はとても簡単で余白を手動で調整すればいい。印刷プレビューの右下に「余白の表示」ボタンがあるのでクリックしてみよう。画面上に余白を表示するラインが現れる。この余白の幅を手動で調整すれば、用紙の好きな位置に収められるのだ。調整は、用紙の端に表示される黒いマーカーをドラッグする。手動なので完璧にセンターにすることはできないが、逆に思い通りの位置に移動できるのが便利だ。Excelの印刷プレビューの右下に「余白の表示」ボタンがあるのでクリックする余白が表示されたら、周囲の黒いハンドルをドラッグして余白を調整する余白を調整して用紙がセンターに収まったPowerPointに貼り付けるExcelは全体が表であることが前提のアプリだ。用紙に対する位置の調整が面倒でかつ、思い通りにならないケースも出てくる。頭を柔軟にして、手間をかけずに美しく印刷する方法を考えてみよう。フリーレイアウトのアプリと言えば、おなじみPowerPointだ。Wordでも行とページの関係があるので思ったようにレイアウトするのは手間だ。ところが、PowerPointなら、1枚のスライドの中で自由に位置を動かせる。いうことで、表とスライドをPowerPointに貼り付けてみよう。作業は簡単で、Excelのワークシート上で表とグラフが収まるようにドラッグで範囲指定し、右クリックでコピーする。続いて、PowerPointを起動したら、やはり右クリックで貼り付ける。スライドのレイアウトは「白紙」にしておけばいいだろう。貼り付けると、Excelで修飾した部分が消えて、デフォルトの表のような見た目になり美しくない。そこで、貼り付けた後に表示される「貼り付けのオプション」をクリックして、左から2番目の「元の書式を保持」をクリックする。これで、表とグラフが美しく貼り付けられるので、後は好きなようにドラッグして位置を調整すればいい。このあたりの作業は、PowerPointのオブジェクトの移動や位置合わせと同じだ。次回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす方法とその効能を紹介する。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。Officeを効率的に使う連載をスタートする。おなじみのExcel、PowerPoint、Wordをちょっと使いこなすだけで、大きな省力化になる。ビジネスで最も長時間使われているアプリケーションを効率的に使うことは、当然生産性向上や時短につながる。この連載では、そんな、簡単で効果絶大なワザを紹介していこう。2019/06/04【第26回】ちょっとした工夫でExcelをより使いやすく(2)働き方改革は自分で行う「自働(ジバラ)」連載。今回は、Excelをより使いやすくするテクニックの2回目だ。紹介するのはExcelの表を見やすく印刷する方法。固定観念を捨てることで、時間をかけずに表をうまく印刷する方法を紹介する。Officeは大型アップデートがあまり行われなくなり、新機能が随時追加されるようになった。情報を集めておかないと、良い新機能も見逃してしまいがちだ。そこで、今回おすすめしたいのが、「3Dモデル」の活用だ。2019/10/29【第36回】PowerPointでA4用紙横の企画書を作る(1)PowerPointは、スライドを作成するためのアプリだ。ところが、最近は企画書作成もPowerPointを利用する人が増えている。今回はその理由とともに、あえてPowerPointで紙の資料を作る際のコツも紹介していこう。そもそも、書類のあり方が変わってきていることを考えることからはじめて欲しい。2020/02/18【第19回】今日から超役立つExcelショートカットキー(2)今回も便利なショートカットキーを紹介していこう。ショートカットキーには、作業を短縮するものだけでなく、実はメニューから作業するよりも使いやすい機能もある。いうことで、今回はキーボードショートカットに加え、便利なズームの使い方も紹介する。2019/10/08【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第33回】スライドにスマホのビデオを貼り付けよう(2)前回は、iPhoneで動画を軽く編集し、スライドに使う準備編を紹介した。今回は、実際にPowerPointに動画を貼り付けていく。貼り付け作業は簡単で写真と大差なく、デザインも簡単にレイアウトできる。動画の場合表紙の画像を指定しておかないと、見た目が美しくないケースもある。動画の再生方法も指定しておくとスムーズだ。2020/01/28【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。2019/12/17【第12回】Excelから簡単に分析できるPowerBI超入門(2)PowerBI入門の2回目をお届けしよう。PowerBIは耳慣れないので、なんだか難しそうなツールに思える。Excelでグラフを作るよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できるので、ぜひ使っていきたい。紙の資料を作るためだけに使うのではもったいない。完成した資料は動的に使えるので、プレゼンの利用にもおすすめだ。Mobileには、標準でWord、Excel、PowerpointそしてOneNoteと、計4つのモバイル用アプリが収録されている。PCで編集したオフィス文書の閲覧はもちろん、編集も可能だ。Mobile搭載スマホで作業できる。Officeを効率的に使える技を紹介する連載。今回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす2回目だ。お読みいただいていない方は、前回から順次読み進めていただきたい。2019/06/25【第20回】脚注を利用してスッキリ読める書類を作る「書類が読みづらい」とか「冗長だ」といわれることはないだろうか。重要な事を全部書いていくと、書類はいつも長くなる。大切なことが抜けていると「書いていなかった」と言われ、全部書くと「読みづらい」と言われるのは困ったもの。そこで、解決策を提案したいのだ。それが、脚注の活用だ。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。2020/02/18【第30回】GoogleマップにExcelのデータを表示する(2)前回は、Googleマップ上に顧客の所在地をラベルで表示した。今回は、さらに一歩進んで、そのラベルに数値を示す可視化機能を持たせていく。手間がかかるのだが、地域に関連するマーケティングにはかなり役立つ機能だ。ラベルを色分けすることもできるので、地図をデータの可視化に役立てられる。2020/01/07戸田覚が伝授「スマホでパワポのスライドを作ろう」[PC-Webzine]2019/01/24戸田覚がPowerPointの最新機能の使い方を伝授[PC-Webzine]2019/11/21【第36回】付せんやフローチャートで発想する(2)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。2019/03/26【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。Mobileの使い方[PC-Webzine]2018/08/10【第25回】ちょっとした工夫でExcelをより使いやすく(1)少しでも仕事を効率化して、残業時間を減らす。そんな工夫は自分でするしかない。これが、自分働き方改革――自働(ジバラ)の理念だ。今回から2回で、ちょっとした工夫でExcelの表を見やすくするテクニックを紹介しよう。いわゆる「Excelワザ」というよりは、仕事で役立つ方法だ。2019/01/09【第25回】差し込み印刷を使えるようにしておこう(1)手紙用の宛名印刷が減って、忘れられがちな「差し込み印刷」だが、多人数に同じ内容の文書を配布する機会はけっこうある。その際に会社名や肩書、名前などを個別に入れるには「差し込み印刷」が重宝する。使い方を押さえておこう。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2019/11/05【第32回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(2)前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』(ジバラ)には相当に役立つはずだ。Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。2019/07/23【第10回】書類を電子ブックリーダーで持ち歩く電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。2019/08/06戸田覚が教えるExcelやWordでの手書き機能の使い方[PC-Webzine]2018/05/21【第27回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(1)Excelには、「アドイン」という追加プログラムが用意されている。便利な機能なのだが、あまり知られていないのが実情だ。書類の見栄えをアップするのには重宝するのでぜひ使っていただきたい。今回は、まずアドインの基本的な使い方を紹介していく。2019/12/10【第42回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(2)今回の自働(ジバラ)は、写真を切り抜いて活用する方法の2回目。活用編として、切り抜いた写真を書類に貼り付けていく。切り抜いていない写真を貼り付けていた、今までの書類とぜひ比較していただきたい。した手間はかかるが、その価値は十分にあるはずだ。2019/05/14【第18回】5分で分析達人になるExcelの楽ちん機能(2)手元のExcelをちょっと使うだけで、高度な分析が簡単にできてしまうことをご存じだろうか?膨大なExcelの機能の中から、自分に役立つ物だけをささっと使いこなすのがスマートだ。2018/11/06【第34回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(2)自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。2020法改正は十分。~セキュリティーも大切に~5「議事録」は働き方改革の武器になる6【第6回】もう議事録は古い。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3空気清浄機ではない。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。