スタッフブログ4月1日、平成に代わる新元号が発表されました。新元号は「令和(れいわ)」です。新天皇の即位に伴い、本年5月1日午前0時から「令和元年」となります。「令和」の出典は中国の漢籍ではなく、初めて日本の「国書」万葉集の「梅花(うめのはな)の歌」の序文(三十二首)からとった2文字で「人々が美しく心を寄せ合う中で文化が生まれ育つ」の想いが込められているそうです。「我が国は、歴史の大きな転換点を迎えていますが、いかに時代が移ろうとも、日本には決して色あせることのない価値があると思います」と説明しました。記載する書類は実に多く存在します。それらの書類の内、元号を使用しているのはいったいどれぐらいあったでしょうか。実際に調べてみると、同じ事業内でも「元号表記」と「西暦表記」はかなり混在していたはずです。現在、日本の元号法には「元号は、政令で定める」「元号は、皇位の継承があつた場合に限り改める」とあるのみで、強制規定はありません。「昭和○○年」など「元号」を用いることが一般的です。※特に個人情報を扱う分野では生年月日の把握が和暦で行われることがほとんどです。「日付」について「西暦表記に直してもいいですか?」と問合せを入れてみました。元号表記を西暦表記に置き換えるのは不可という回答がありました。余談ですが、労働局のサイトでは各種関係様式がExcelで使用でき、PC入力にて自社で作成出来るようになっていますが、「月別の欄」の編集は不可です。ハローワークから明確な回答は得られませんでしたが、改元のタイミングの5月1日以降も新元号(令和)対応していないかもしれません。※現時点ではおそらく西暦表記も不可だと思われます。実際に新入社員が入社して書類を作る段階になってからハローワークなどに問合せをしても、回線がパンクしてつながらなかったり、窓口に行っても混雑していたりする恐れがありますので、日付欄がどうなっているか、その他の変更はないか等、記載については早目の確認をおすすめいたします。)には3年間の保存義務があります。労働安全衛生法で定められた健康診断の結果は5年間の保存義務があります。履歴書や雇用契約書などもルールに基づき保存がなされているはずです。いった書類は、会社によってデータで保存している場合や、紙ベースでファイル保存している場合等混在しているケースが多いと思います。いずれにせよ、新元号に対応したルールを定める必要があるかもしれません。データ保存の場合、新元号で管理している人、西暦で管理している人が混在していると、検索しても欲しいデータがなかなか見つからなかったり、正しい並びの順番にならなかったり・・・と業務にも不便が生じます。法的なリスクになるわけではありませんが、雇用契約書などを作成する場合、和暦と西暦が混じってしまうと、一貫性がなく管理上、非効率です。「統一性を持たせるめに、今後は西暦表記で管理しよう!」と一部の担当者がルールを決めたとしても、労働局などへ提出する際は前述の「法令様式」の書式のルールにより、指定があれば元号表記での記載となりますので、提出の際には西暦表記を元号表記に置き換えないといけない場合も発生します。このような不便・不都合が生じないよう、新元号に対応した書類保存や書類作成の社内ルールを、新元号が運用開始になる前までに是非社内で話し合ってみてください。新年のご挨拶Contactご依頼やご質問、不明点などこちらのコンタクトフォームよりお気軽にお問合わせください。沿革アクセスServiceCaseFAQDownloadRecruitContact。