今回は、第1弾の続きです。目標は、「ビギナーキャンパーおすすめアイテム表」を完成させることです。「ウィンドウ枠の固定」をしよう!!まとめ「文字の折り返し」と「縮小表示」って何のこと?前回は、表っぽい表示になるまで「行列の幅や高さの調整」までやってみました。表の完成までには、色々な調整が必要です。次に文字の表示を整える設定にチャレンジしてみましょう。その前に今回は前回までの完成版サンプルファイルを用意ているので、必要な場合は、ダウンロードしてね。今の状態を一度整理してみましょう。こんな具合にExcelでは、文章が長いと右側にずら~~と文字がはみ出してしまうか、文字が途中で切れているように見えることがあります。その原因は、シンプルです。右隣のセルに何も入力されていなければ、文章はずっと右の方まで表示されて、入力されていれば、右隣の文字の下に隠れて途中で文字が切れているように見えるからです。そこで、今回は、A~Cの列に「折り返して全体を表示する」という機能を設定します。Dの列には、「縮小して全体を表示する」という設定をします。言葉だけでは分かりづらいので、実際に設定方法を見ていきましょう。テントのジャンルの範囲の設定をしてみます。1A5~D14のセルを「範囲選択」します。2「ホームタブ」の「配置グループ」にある「折り返して全体を表示する」ボタンを押します。3これで、行の高さが高くなって列の幅に収まらない文章が、セルの右端で折り返して表示されました。こんな風に「長文で文字が隠れちゃうよ!!」ってなったらこの機能を使いましょう。「金額」の表示の設定を見てみましょう今回、金額はちゃんと表示されていますが、ココでもしっかり表示の設定をする必要があります。理由は後で説明するのでまずは設定をしてみましょう。4D5~D13の範囲を選択しましょう。5「ホームタブ」の「配置グループ」右下の「オプションボタン」をクリックします。5「セルの書式設定ダイアログ」が表示されたら、「文字の制御」と書いてある少し下の「縮小して全体を表示する(K)」のチェックボックスをクリックして「OK」ボタンを押しましょう。これで文字の表示設定は終わりです。ここで一つ疑問が残りますよね。金額のセルにどうして「縮小して全体を表示する」の設定をしたのか?別に今のままでも問題無いように見えます。実はココが重要なんです。Excelではよく使う設定なんですが、今回のように一見問題なく思える設定でも実際に印刷したときや、数字を「\1,000,000」のように円記号をつけて表示させようとすると、どうなるでしょう?正解は、数字が「#####」といった意味不明な表示になったり、印刷した時にレイアウト(印刷の配置)が崩れるのでうまく印刷出来なくなることがあります。その対策のため、問題無いように見えるセルでも予め設定しておくことが重要なんです。今回の設定は、2種類ありましたが使い分けの方法は単純です。→金額など列幅に収まるように文字を小さく表示したいときに設定するこれだけです。「読んで字のごとし」ですね。長文を縮小表示にしてしまうと、字がめっちゃ小さくて読めなくなってしまうので気をつけましょう。実際に失敗してみるのも手ですよ。そっちのほうが印象に残るので覚えやすいかもしれません。あとは、ショートカットメニューを覚えておきましょう。簡単なので覚えておいて損はないですよ。例題は、文字の折返し設定ですが、縮小表示の設定もほぼ同じなので両方覚えちゃいましょう設定したいセル範囲を選択したら、右クリックをしましょう。ショートカットメニューが表示されたら、「セルの書式設定(F)...」をクリックします。「セルの書式設定ダイアログ」の「配置タブ」の文字の制御の「折り返して全体を表示する(W)」のチェックボックスにチェックして「OK」ボタンをクリックします。この時に「縮小して全体を表示する(K)」を選択すると、セルの範囲で縮小されます。同じショートカットメニューで両方とも設定できるので覚えておきましょう。これで選択した範囲の書式設定が完了しました。その他の部分も練習がてら設定してみましょう。通貨の表示形式の設定と合計金額を計算しよう次に金額の表示形式の設定について触れていきましょう。「表示形式の設定」なんていうと難しい感じがしますね。簡単に言うと今回の場合は、「数字を金額として表示する」設定です。今回の場合、「D5」のセルには、「85999」と入力されていますね。これを「\85,999」と表示した方が金額として正しい表示ですね。この設定をしていきます。操作は、めっちゃ簡単なのでサラッといきますよ。1D5~D164のセル範囲を選択します。2「ホームタブ」の「数値グループ」の「通貨表示形式」のボタンをクリックします。操作は、これだけです。して金額なら最初から「\123,456」と入力しないんでしょうか?主な理由は2つです。「円記号」と「カンマ」を確実に入力することに人は向いていないから「\123,456」と入力された内容が「文字」として扱われてしまうと、「自動計算機能が使えない」から1つ目の理由は、人が入力すると必ずと言っていいほどミスをします。「桁区切り記号の正しい振り方」を知らない人は案外多かったりします。今回の場合は、Excelの機能が自動的に修復してくれるので実はどっちでも良いんですが、人は必ずミスをするということは覚えておきましょう。一つ、人は同じことの繰り返しではミスを起こしやすいものです。色々な人が、入力する環境では、ミスは必ず起きますよね。それをボタン一つで設定できるのであれば、「数字だけ打つ」という単純な作業にした方がミスは減ります。金額であっても数字だけ入力してあとから金額の表示にするほうが「簡単確実」だと言えますよね。一つの理由は「自動計算機能」が使えないという理由でしたね。これは、次に紹介する関数に関わる話ですが、Excelの自動計算機能とは、「四則演算」や「関数」を使うことで金額を変更しても合計などの計算を自動でしてくれる機能のことです。「A+1=?」という算数の問題があったとします。答えは、出ないですよね。「文字と数字は足せない」のでこれは計算式では無くなってしまいます。これと同じことが、Excelでも起こります。Excelでは、計算式を次のように表現します。「=1+1」この式は算数の「1+1=?」と同じ意味です。ほとんど同じなので簡単ですね。ところが、Excelは、「=¥12,345+¥12,345」と仮に手で入力すると計算出来ませんと言ってきます。実はExcelにとって「¥」や「,」は数字では無く文字なので、記号のマークや桁区切り用のカンマであっても文字同士の計算は出来ないよと言ってくるんです。これが2つ目の理由なので、今はなんとなくでいいので覚えておきましょう。要は、Excelに計算してもらいたいときは、「表示形式」を上手に使うことがすごく大切なことなんです。関数を使った合計金額」の計算方法を紹介します。言え、いきなりSUM関数なんて言われても分からないですよね。関数とは、簡単に言うと「自動計算機能」の事です。さっきも同じようなこと言ってましたね。たくさんの種類があります。今回は、その中でも一番簡単でシンプルなSUM関数で「合計金額」を求める方法です。普通は、関数の前に「四則演算(しそくえんざん)」のことに触れますが、今回はすっ飛ばします。ちなみに四則演算とは、主に「足し算・引き算・割り算・掛け算」などのいわゆる小学校で習う計算方法のことです。先にこの話に触れておくのが普通なのかもしれませんが、私の場合もっと実用的な関数から触れていきます。理由は、そっちの方が効率がいいからです。関数の使い方を理解してしまえば、四則演算はもっと複雑な計算が出てきた時についでに覚えれば十分だと考えています。聞くと関数って難しそうって思いますよね。「計算結果に何か条件」があったり、「計算途中でもっと複雑な計算をしないと結果が求められない」なんて場合を除けば、めちゃ簡単です。「SUM関数」を使った合計金額の求め方を見てみましょう。すごく簡単なので、サクッといってみましょう!!1「A165」のセルに「合計金額」と入力します。2「D165」のセルをクリックしておきましょう。3「ホームタブ」の「編集グループ」の「オートSUM」をクリックします。4自動的に「D165のセル」に【=SUM(D160:D164)】という設定がされます。この意味はあとで解説しますね。5このままだとちゃんとした合計額が計算できないので、「D5~D164」のセルをドラッグしましょう。設定出来たら「Enterキー」を押せば終わりです。6設定は大丈夫ですが、表示が「#####」になっているので「縮小して全体を表示する」の設定をします。」の表示は、列幅に表示内容が収まらない場合の表示です。これは、縮小表示や折返しの設定をすれば解決できます。7これで、ちゃんと計算結果が表示されました。仕上げに「A165~C165」のセルの結合をしておきましょう。SUM関数の使い方を整理してみましょう。【=SUM()】これが基本的な形です。先頭に「=」を入力します。これは計算する時のお約束です「SUM」は関数の種類「()」内に計算式を入力します。これが全ての関数の基本ルールです。これは、セルの範囲を意味しています。「D160~D164」のセル範囲を「〇〇して」という意味なので、このままだと合計する範囲が狭いですよね。本来は「D5~D164」のセル範囲を合計したいので、合計範囲をドラックして範囲を設定し直したということです。「D5:D164はD5~D164と同じ意味」です。図にして日本語化するとこんな感じです。English!!Excelがアメリカ産ということがよく分かりますね。(なんか違う気もする......)合計を求めることは結構あるので、まずは基本的な使い方を抑えておきましょう。罫線の設定をしてみよう!!さて、ココまで出来れば完成間近です。表づくりで忘れちゃいけない設定があります。それが、罫線(けいせん)の設定です。「線」って付くんだから、総武線とか中央線とか新宿線みたいなJR関係の気がしますが、全く関係ありません。罫線とは、表の枠になる線のことです。実は、Excelは最初から線が引かれているように見えますが、この線はセルの範囲を表す線なので、印刷されないんです。初心者の方でよくある質問が、「じゃあ線はどうやって引いたら良いの?」という質問です。罫線なんて超簡単に設定出来るんです。線を引いてみましょう。「A4のセル~D165」のセルまで範囲選択をしておきましょう。1罫線を設定したい範囲を選んだら、「ホームタブ」の「フォントグループ」にある「格子マークの▼」をクリックしましょう。真ん中より少し上にある「格子」をクリックしましょう。