スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。【第21回】「より伝わる文章」を書く方法(1)Tweet2018/11/27戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ【第21回】「より伝わる文章」を書く方法(1)「文章がニガテ」なビジネスパーソンは少なくない。書類づくりはもちろんメールやSNSでのビジネスコミュニケーションにも文章は重要だ。自分で働き方を改革(ジバラ)する第一歩として、よりわかりやすく伝わりやすい文章を書くポイントを押さえておこう。簡単なメモを作る企画書や提案書などの書類作りに「あまり自信がない」という人が少なくない。「文章がニガテ」というビジネスパーソンは案外多いのだ。いった書類を作らなくても、文章の重要度はどんどん高まっている。最近は電話よりもメールやSNSでコミュニケーションを取る機会が多く、文章力がないとコミュニケーション下手と思われかねない。わかりやすく伝わりやすい文章を書くポイントを知りたいだろうが、伝わりやすい文章の書き方だけでも、本が数冊書けるほどのノウハウがある。この連載ではスペースが限られる上に、読者貴兄は「すぐ使えるノウハウが欲しい」と思われているに違いない。いうことで、ちょっとしたポイントを2回にわたってお伝えしていこう。文章力の有無を考える前の大前提として、自分で伝えたい内容が明確になっていることが重要だ。当たり前だと思うかもしれないが、実は、自分で何を言いたいのかがよくわかっていないために、文章がぐちゃぐちゃになっているケースがよく見受けられる。僕は、30年以上物書きを続けているが、それでも原稿を書く前にはメモを作る。短い原稿だとしても、何を書くのかを箇条書きでまとめてから作業するのだ。これは、手書きのメモでも何でもかまわない。書く内容を箇条書きにすることで、取捨選択ができるようになる。内容が固まると伝える順番も明確になる。2000文字程度の文書を書くためのメモなら、作業には5分とかからないだろう。書き始める前のメモがうまく作れないなら、それは「書く準備」ができていないということ。書く前に簡単なメモを作る。この作業で頭の中が整理される伝えたいことを減らすたくさんのことを伝えようとすると、実は1つのことさえ伝わりづらくなる。書く側のスキルが足りないと、文章の中に色々なことを盛り込もうとして、わけがわからなくなるものだ。ひとつは、読む側の問題。3つのことが書いてある文章では、後半にさしかかると2つのことが頭に入っている状態になる。そのうえで、3つ目をまた理解して読んでいくのは結構負担だ。我々プロの物書きは、小見出しで区切ったり、1つ1つを納得できるように書くなどのテクニックを使うが、一般的なビジネスパーソンには難しい点もある。できるだけ言いたいことを減らしていこう。メモを作った段階で言うべきことを減らすのがポイント。理想を言えば、1枚の企画書でいいたいことを1つに絞り込む。それが難しくても3つにするだけで実は説得力は一気に高くなる。「いいところがたくさんある製品だからみんな伝えよう」と考えると、実は何も伝わらなくなるのだ。言いたいことがたくさんある良い製品。意外に伝わっていない言いたいことを絞り込んだ方が、実は頭に入るものだ文章を徹底的に削る文章がニガテだと思うなら、長文を書くことをやめてしまおう。文章が短ければ、短いほど、文章力がなくても書けるものだ。仮に悪文だとしても、「短文の悪文」は、「長文の悪文」よりもはるかに読んでいて楽なものだ。うまく書けないと思うなら、とりあえず必要なことを全部書いてしまい、その上で文書を削ればよい。意外にムダなことばかりだと気付くはずだ。次回は、さらに伝わりやすくなるテクニックを紹介する。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第22回】「より伝わる文章」を書く方法(2)文章を書くのが苦手だとしても、改めて文章を勉強しようと思う方はほとんどいないのが実情だ。自分働き方改革(ジバラ)では、学習するのではなく、文章を書くのが苦手だと割り切って、必要最低限の情報を伝えることを考えてはいかがだろう。2018/12/04【第15回】デジタル手書きが仕事を激変!(1)会社や政治が色々言うけれども、結局のところ働き方は自分で改革するしかない。そんな自力での働き方改革を「ジバラ」と命名して、少しでも効率を上げるための連載の15回目をお届けする。今回と次回でパソコン、タブレット、スマホへの手書き(デジタル手書き)について解説していこう。2018/10/16戸田覚が教えるOfficeの機能を活用した読みやすい文章の書き方[PC-Webzine]2017/03/13【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第34回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(2)自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。今回はビジネス書の選び方を紹介しよう。仕事の効率をアップしたり、知らない情報を得るために本を読むのは、とてもよい良い方法だと思う。そこで、外さないビジネス書選びがポイントになる。会議録音のコツ(1)自分個人の働き方改革を極めるのがこの連載の趣旨。自分働き方改革を縮めて「ジバラ(自働)」と呼んでいる。target="_blank">(第7回)</a>説明したようにビデオ録画がベストだが、それが難しい状況もあるだろう。そんなときに選べる次善の策はスマホによる録音だ。2018/12/11【第2回】写真で撮ったメモはOneNoteで管理する(1)「ジバラ(自分働き方改革)」の連載2回目は、紙のメモやホワイトボードの手書き情報をデジタル化し整理する簡単な情報を紹介する。待っていても会社のIT化がなかなか進まないと嘆いていても仕方ない。身近なところから、自分でできるデジタル化による効率化を目指そう。働き方改革推進と上司からはっぱをかけられるが、具体的なノウハウは自分で会得するしかない。これを自分働き方改革(自働:ジバラ)と読んでいる。時短など効率的な仕事のコツを紹介していく連載をお届けする。今回は、タイマーの活用術だ。2019/01/22【第16回】デジタル手書きが仕事を激変!(2)働き方改革は自分で行う「ジバラ」を目指す連載。今回のテーマは、デジタル手書きの2回目だ。デジタルの手書きをしたことがない方に、お気軽な入門方法を紹介しよう。試して、効果が確認できたら本格的に開始することで、ぜひデジタル手書きの魅力を経験してほしい。2018/10/23【第14回】TODOリストがなぜ役立たないか(2)あらゆる作業をTODOリストに記載していくのは現実的ではないと第13回目に紹介した。数日、数週間にわたって作業していくようなスパンの長い仕事は、締め切り日だけがわかっても管理しきれない。多くの情報を記録しておきたいのだ。そんな、現実的な作業を管理する方法を紹介しよう。2018/10/09【第41回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(1)「自分働き方改革」、略して自働(ジバラ)の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。2019/05/07【第1回】なぜ、企業や政治の取り組みだけでは不十分なのか?「働き方改革」が各所で話題になっている。システムやソフトウエア、ハードも働き方改革を支援する製品が目白押しで、セミナーも数え切れない。間違いなくトレンドになっているのだ。ところが、働き方改革は、会社や政治に押しつけられてもなかなか思い通りにはできない。そこで、自分なりの効率化を目指した連載をスタートする。2018/07/03【第42回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(2)今回の自働(ジバラ)は、写真を切り抜いて活用する方法の2回目。活用編として、切り抜いた写真を書類に貼り付けていく。切り抜いていない写真を貼り付けていた、今までの書類とぜひ比較していただきたい。した手間はかかるが、その価値は十分にあるはずだ。2019/05/14【第35回】付せんやフローチャートで発想する(1)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。今回から2回連続で、発想やアイデアの整理方法を紹介していく。企画書やプレゼンの内容整理にも使える方法なので、色々とアレンジして活用してほしい。今回は、入門編として簡単ですぐに使える部分を取り上げる。2019/03/19【第11回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(1)今回は適正な枚数のスライドをできるだけ短時間で作る方法を紹介する。自分働き方改革(ジバラ)では、時間を掛けすぎずに書類やスライドを作るのも重要なテーマなのだ。2018/09/18【第17回】5分で分析達人になるExcelの楽ちん機能(1)Excelの機能をうまく使うと、だれでも5分とかからずに分析ができるようになる。人に頼まなくてもちょっとした分析ができるなら、これも立派な「自分働き方改革(ジバラ)」だ。政府が主導する働き方改革の法整備やモデルケースに対して、先進的にワーキング革命を実践しているIT業界の一部からは、異を唱える声がある。それは、労働時間を短縮するだけでは、真の改革につながらない、というものだ。取り組みを推進する前に、そもそもの「現状」を把握する必要がある。したワーキング革命のアセスメントにおいて、PCのログ解析ツールは重要な商材となる。2019/09/05あなただけのプチ働き方改革を明日から始める方法が一冊に働き方改革は自分でも始められる。PCとスマホ、そしてちょっとしたアイデアを駆使して10分単位の時短を積み重ねれば、お仕着せのノー残業デーよりも効率的に残業時間を減らせるのだ。この本にはその「ちょっとしたアイデア」が一冊にまとまっている。会議録音のコツ(2)自分働き方改革(ジバラ)を極める連載。今回は、会議の録音を上手に使う方法の第2回目だ。前回は、スマホで会議を録音する方法を紹介した。ファイルはパソコンに転送して利用できる。いえ、録音したファイルを適当に保存しておくと、どれがどれだかわからなくなって始末に負えない。今回は録音した音声ファイルの上手な管理方法を紹介する。2018/12/18【第38回】PDFの資料をしっかり読み込む(2)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。今回は、PDFファイルをじっくり読み込む方法を紹介する2回目だ。前回は、Wordを利用してPDFファイルを読む方法を紹介したが、今回はiPadでPDFファイルを読み込む。2019/04/09戸田覚が教える商談に勝てるパワポ資料の作り方[PC-Webzine]2017/04/11【第13回】TODOリストがなぜ役立たないか(1)自分の働き方を改革(ジバラ)するのに最もムダなのが、わかっているのに失念して探すのに時間をかけること。こんなムダを防ぐには、自己管理が大事になる。作業の管理と言えば、TODOリストの出番だ。タスクリストとも呼ばれ、昔は紙で、今やアプリで管理できる。デジタルのTODOリストは、思ったより役に立たない。2018/10/02【第14回】Wordでアイデアを整理する方法(1)昔から、アイデアの整理にはさまざまな方法が提案されてきた。アナログな時代のカードや付せんを使って整理する方法から始まり、パソコンが普及するとアイデアプロセッサーも登場した。今やスマホでもチャート作成アプリを利用して発想することもできる。今回は、数多いアイデア整理のやり方から、Wordのアウトライン機能を使いこなす方法を紹介する。2019/09/03【第36回】付せんやフローチャートで発想する(2)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。2019/03/26モバイルワークを支えるメッセージング製品[PC-Webzine]2016/03/29【第37回】PDFの資料をしっかり読み込む(1)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。2019/04/02【第4回】読んだ本の効率的な管理方法(1)「ジバラ(自分働き方改革)」の4回目は、書籍や雑誌の整理法を紹介する。紙の本は非常にかさばり、場所を取る。ここにも効率化のためのヒントが隠れている。2018/07/24【第29回】スライドショーを記録して渡す(1)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを自働(ジバラ)と命名している。今回から2回でプレゼンのスライドを渡す方法を紹介していこう。口頭で説明することが前提のプレゼンは紙の資料単体を見せても伝わりづらいため、スライドショーにして渡す方がいい。2019/02/05【第26回】ちょっとした工夫でExcelをより使いやすく(2)働き方改革は自分で行う「自働(ジバラ)」連載。今回は、Excelをより使いやすくするテクニックの2回目だ。紹介するのはExcelの表を見やすく印刷する方法。固定観念を捨てることで、時間をかけずに表をうまく印刷する方法を紹介する。2020法改正は十分。~セキュリティーも大切に~5「議事録」は働き方改革の武器になる6【第6回】もう議事録は古い。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3空気清浄機ではない。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。