時間がかかって、本来やらなければいけない業務に、すぐにとりかかれない!と思っている方、実はとても多いですよね。プレゼン資料などがあります。やらないといけないけど、ただ茫然とPCの前に座り、とにかく手を動かしつつも時間だけがすぎていることも少なくありません。リサーチ」では、全国20代~60代の企業に勤める正社員に、資料作成に関する実態と意識についてアンケート調査を実施しました。資料作成は、社内で誰に教わったのか?という問いに対して、”特におしえられていない”と回答した人が半分以上という結果でした。常に独自の方法で作業をしているということになります。・商談をうまく進める・大切なことを報告する・自社製品、サービスを売り込むこれらの重要な役割があります。会社の大きな利益につながります。・なぜ、資料作成にこんなにも時間がかかるのか?・時間を短縮するためにはどうすればいいのか?・資料作成をアウトソースするメリットがあるのか?・おすすめのアウトソーシングサービスはあるのか?それぞれを、詳しく解説していきます。最後まで、お付き合いください。(ペーパードック)まとめ資料作成に時間がかかりすぎている理由デザインの良い提案資料を作るのには、1ページあたり、30分から1時間かかります。全ページ10ページから20ページをそのペースで作り続けると、10時間~20時間を要します。他の業務をしながら作成に取り組むとなれば、3,4日かかります。そんなに時間がかかっているのでしょうか?それには、大きく分けて二つの理由があります。商談の機会をもらえたら、すぐに資料作りに取り組みます。そこで必ず頭に浮かぶことは、どんなデザインにするか?どの情報をいれておくか?何ページぐらいにするか?フォーマットはどんなものにするのがよいのか?バランス調整はどうすればいいのか分からない?アイデアは浮かんでいるが形にするのがむずかしいつまり、何から手を付けていいか分からないという事態に直面します。操作方法がよくわからないとにかくやらなくては!と思い、ただPCの前に座り、茫然として時間だけが経過している人も少なくないでしょう。人間は、文字を読むより、絵を見る方が、比較的すぐに物事を把握することができます。大きく変わってきます。これらのすべてを満たすには、やはり、ある程度の知識とスキルが必要です。初めの部分で触れたように、多くの人は、資料作りについて指導を受けた経験がありません。時間だけが過ぎていくことの方が多いでしょう。時間短縮のためのコツとにかくこの時間がかかってしまいがちな資料作成を、どのようにすれば時間を短縮することができるのでしょうか?時間短縮を実現するために、大切なポイントをご紹介しましょう!資料作成の方法を見直す資料作成する段階で、時間を可能な限り節約するには、以下の2つのポイントをしっかり押さえることが大切です。資料作成は、構想に80%制作に20%の時間を使うと言われています。話の流れにブレが生じてしまうことがあります。作業時間が短縮できます。意図していたものと違っていて、最終チェックの段階で大幅に修正をしなくてはならなくなることがあります。第三者によるチェックは必須です。資料の目的によって決まったものを使うことができ、構成を考える時間を省くことができます。統一感のある資料に仕上げることもできます。日報や報告書、プレゼン資料や企画書などの資料もフォーマット化しておくと効率的に作業が行えます。プロにアウトソースする時間短縮するためのもう一つの大切なポイントは、プロに資料作成をアウトソースすることです。会社全体の効率化を図る企業が増えてきています。提出する相手、プレゼンする相手によっての言い回し、レイアウトなどをきちんと考えたうえで、資料の作成が可能になります。商談やプレゼンでは、決められた時間の中で、いかに伝えたいことを伝えるかによって結果が変わってきます。”結果につながる資料作り”をプロに委託することにより、大きな利益につなげましょう。資料作成をアウトソースするメリット今まで、社内で長い時間をかけてでもこなしてきた資料作成業務を、アウトソースするとなると、具体的にどのような良いことがあるのでしょうか?実際に導入した会社の例を見てみましょう。集計業務をアウトソースし、週20時間の時間短縮に成功インターネット通販のバックオフィス事業を営む株式会社ライフエスコート新規依頼業務が多く、社内に戻って行う集計業務が手つかずになりがちでした。業務の効率化が実現できました。分かりやすい資料に作り替えてくれます。内容説明に時間がかかるのでは?という心配は一切無用。株式会社ライフエスコート資料の質が上がる伝わりやすい資料とは、構成や見せ方が重要なポイントとなります。内容に時間をかけてしまい、構成や見せ方に時間をかけることができないことが多いです。・図解や表の使い方などこれらによって、分かりやすさが大きく左右されます。資料作成をアウトソースすることにより、相手に伝えたいことを、きちんと分かりやすく伝えることができます。自分の伝えたいことを伝えれば、もう勝算はわかったようなものですね。効果的な見せ方が分かっているプロに任せることが、一番の近道です。おすすめの資料作成のアウトソーシングサービスおすすめの資料作成のアウトソーシングサービスをご紹介します。YOUとは?簡単にいうと、業務に追われる忙しい毎日を、アシスタントがチームでサポートするアウトソーシングサービスです。YOUを導入するだけで、複数のスキルを持ったアシスタントが特別チームを結成してサポートします。(ペーパードック)paperdock(ペーパードック)は資料作成代行サービス会社です。営業資料や決算説明資料など、あらゆる資料作成を代行してくれます。グラフィックやアイコンを取り入れ、情報やデータを視覚的に伝えるクリエイティブなデザインの資料作成をしています。プラン】ベースとなる資料やデータ等のコンテンツがある場合は、デザインのブラッシュアップ、および資料構成などを代行するプランがあり、ベースがなくヒアリングによる資料ストーリーの構築、リサーチ、素材の収集まで対応する2つのプランがあります。【公式サイト】paperdockまとめついつい時間がかかる資料作成に取り掛かかってしまったばかりに、PCの前で呆然とするより、業務の効率化と利益のためには、アウトソーシングサービスを利用することが重要なポイントであることが、お分かりいただけたと思います。様々な業務のサポートが可能です。メールでも電話でも、無料相談を行っています。現在、お困りのことを一度ご相談ください。猫の手も足りたい、もう一人採用を考えている方、お役に立てること間違いなしです。人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。・人材が担保されているので、長期的な業務依頼が可能となります。実はかなり低い日本の労働生産性。