「現場の意見を取り入れながら」システムを構築したという「世田谷パブリックシアター」の劇場管理システム。システムの導入後、「もともと全部がばらばらな紙の状態だった」紙ベースの資料はどのようになったのでしょうか。「ボックスの中の量は公演によって異なるのですが、A4のファイルボックスが1年間で50箱ぐらいになります。開業から10年経った頃には500箱くらいになってしまいます。システムの導入で過去10年分保管していた紙ベースの資料は破棄してしまい、その後は1年間ぐらい保管してから廃棄することにしています」と矢作氏。これなら保管は常時50箱程度。システム導入によって、驚くほどの効果が出たことがわかります。「紙ベースの資料はスキャンをしてすべてデータ化している」ため、その作業が大変なのではないのでしょうか。矢作氏は、図面に関しては「そもそもがペーパレスになってきている」と打ち明けます。「図面関係は、打合せなどでは紙に出力されたものの方がわかりやすいと思うんですが、今はCADデータなどで図面をおこすので、データをそのまま保管するという方向になってきています。図面を描く環境もそういう意味ではデジタル化されているので、紙で保管するものは減っている状況です」。情報はどのように全体で共有しているのでしょうか。Serverを導入しています。サーバの導入が今回のシステム構築ができるようになった一番大きいところですね。Serverを使える状況にしました」。データ化のポイントについて、矢作氏はこう語ります。「利用団体から送られて来る紙媒体は、こちらが用意しているフォーマットに沿っているものとは限らないんですね。フォーマットに落として劇場のスタッフに情報を行き渡らせるようにしています。以前はExcelのフォーマットにしているだけだったんです。そのフォーマットを印刷して、そこに手書きで書く人、内容も入力して印刷する人とばらばらにやっていく状態でした。印刷したものを紙ベースで保存することだけを目的としていたんです」。以前は「印刷のためだけの入力がおこなわれていた」が、データ化の目的が根本的に変わったといいます。導入することで、まずデータの入力が先にあり、入力後、データを印刷して現場のスタッフに渡せるようにしました。実際に現場で使われた後は、個々のスタッフはその印刷されたデータは恐らく捨ててしまっていると思うんですが、データはきちんと残る形になりました。やってデータ化して残すということで、とても便利になったと現場スタッフに喜ばれています。実際に打合せをするスタッフは1人なのですが、現場の作業は10人くらいでやります。使ったことで、これらの情報が非常にシンプルな形で伝達できるようになりました。作業そのものが簡略化できるようになったのは大きいですね」。情報を現場にシンプルな形で伝達するため、矢作氏自ら「印刷用シート」を作成しました。「それぞれのセクションの人間に、その人が必要な情報が印刷されたものを渡していっています。それを持って各スタッフが現場に行く形をとっています。結局は現場に行って作業をするタイプの仕事なので、現場で図面を見ながら作業をしていくんです。手元にどうしても紙に印刷されたものが必要なんですね。導入したうえで大きなメリットになっています。よってデータとして蓄積しやすくなったということですね」と満足げな矢作氏。