電動工具を売るなら工具男子にお任せ。Stockいつも忙しい建築現場の現場監督業。時間に追われているのは、鳴り止まない電話が原因かもしれません。Stockこんにちは、中小企業診断士の岩田と申します。診断士の主な仕事として、業務内容のコンサルタントがあります。今回はとある建築現場の現場監督さんから相談を頂いた案件を基に皆さんに情報を共有したいと思い、筆をとりました。毎日業務に忙殺されている現場監督さんの一助になれれば幸いです。現場監督の仕事の多くは携帯電話かスマートフォンに依存していると感じます。朝、起きたらメールをチェックして、その日の仕事と各業者さんからFAXで送られてくる図面や工程図の確認、各現場へ作業指示、資材の発注から管理、クレームの処理やクライアントの対応まで、また通常業務のお客様とのやり取り、営業活動など、挙げればキリがないほどの仕事の多さですよね。先日、クライアントとして付き合いのある現場監督さんから「現場監督の業務量が多く、電話が手放せないんだよ」と聞かされました。etc...と、業務の内容であるには間違いないのですが、新規の案件や継続案件の引き合いを話ししているわけではなく、その殆どが「今ある仕事の業務連絡」でした。工程管理は口頭で?FAXや電話連絡はミスが増える原因このクライアントさんがお話していた内容の多くは「工程管理に関わる内容」です。工程管理の多くをFAXや電話でやり取りしてたのです。電話だと伝達ミスや行き違い、タイムリーに電話に出れないなど、「その時伝えるべき事象を伝えられない点」は電話連絡のデメリットではないでしょうか。FAXの場合、文字が潰れて見えにくかったり、そもそも送信エラーで到達していないといった事が起こります。現場監督や営業から伝えられた情報を職人さんに伝える際、伝言ゲームのようになってしまい、伝達ミスや伝え漏れが起こるかもしれません。電話は先方の手が空いているから出ることができるだけで、常に電話に出られるとは限りません。確かにタイムリーで便利な携帯電話ですが、大切な業務を口頭で伝えるには正直向いていません。いつでもどこでも電話がつながるため、コンサルタントでお話を聞いている最中ずっと電話が鳴りっぱなし。2時間ほどで終わる聞き取り調査に4時間、5時間と時間がかさみ、通常業務に支障をきたしているようにも感じます。FAXは時代遅れ?紙一枚のコストを考えるクライアントの工務店の業務をコンサルしていると一つ疑問に思ったことがありました。施工に関わる大切な図面や重要書類、見積もりをFAXでやり取りしていたのです。確かにFAXは便利です。何でもFAXでやり取りするのはコスト面でムダであると断言できます。紙一枚のコスト、送受信料を考えてみると、年間数万円のコストがかかります。その点を伝えると、「職人さんの中にはインターネットが使えない方もいるのでFAXは外せない」と答えが返ってきました。仰っていることは間違いではないのですが、FAXを送った先から電話が入り、図面の確認を電話でやり取りするシーンを間近に見て、結局電話に縛られているなと、そこも疑問に思いました。Stock工務店の社長様が最も行わなくていい業務とは何でしょうか。ここで少し掘り下げてみましょう。誤解なく先に述べておきますが、「~じゃないとダメ」とか「~は時代遅れ」ということではなく、あくまで会社経営において社長とは何をするべき業種なのかを述べています。あなたは一日何時間電話してますか?引用:Pixtabay「電話を手放せない」社長様へ。あなたは一日何時間電話していますか?一度携帯電話の履歴を確認してみてください。私の受け持った工務店社長様の一日の平均電話時間はなんと4時間でした。それも5分以内の電話が連続で掛かってきて累算で4時間ほど電話していたのです。一日8時間仕事したとして、実にその半分を電話に費やしているのです。4時間も電話してたら、新幹線で名古屋から東京まで一往復できてしまいますね。そのくらい携帯電話に縛られているのです。内容も「誰かに任せればいいのに」と思う事ばかり。本来の業務とは違う内容の業務がすべて社長様に掛かってきました。携帯電話は大変便利なツールです。ご自身の時間を奪われるツールでもあります。業務の電話がかかってくる前提で仕事をしていると、他の大切な業務が疎かになりがちです。新規営業に時間が割けず、顧客の開拓にも影響が出てしまいます。社長業とは仕事の効率を求める仕事だ!「社長業」とは、どの様な業務なのでしょうか?コンサルタントの立場から述べると、社長業に求められる理想像は「仕事の効率化を総括する業務」であると定義されます。決定権を全て握っていることから、全てを目配せしなければいけないと思い込んでいる社長様も多く、業務の決定権を部下に引き継がせないことも電話に縛られる原因ではないでしょうか。業績が振るわないのに忙しくしているのなら、お金を生む生産活動を行わないことが原因であるとも断言できます。電話から開放されることがあったとしたら、あなたはあなたの会社をどう発展させますか?一つ考えてみて下さい。必要情報をインターネットを介して共有するツールで、建築業界の業務改善の急先鋒として今注目されています。この「ダンドリワーク」を導入して何が変わったのでしょう?インタビューした内容があったので、書き起こしてみました。********************************************************************************Q・早速ですが「ダンドリワーク」を導入された経緯を教えてください。A・元々は建築業界ではなく車の製造業から父親の会社を引き継ぐ形で実家の家業を引き継ぎました。建築業界の業務連絡は電話とメールによる指示、業務の効率化や段取りのやり取りのムダ多く、なんとかこれらの業務を改善できないか、頭を悩ませていました。第一歩と思いピンときたことが導入の経緯です。Q・では「ダンドリワーク」を導入して何が変わりましたか?A・情報を共有したりその日の業務を予め決めておけるので、電話連絡が圧倒的に減りました。当日の変更も「ダンドリワーク」を介して関係している業者さんや営業、資材購入先に連絡が行き届くので、連絡漏れがありません。工程スケジュールの管理も「ダンドリワーク」を見ている全員が把握できるため、朝一番に変更情報を流せば全員が把握できるというメリットは大きいですね。電話に時間を取られる事がなくなったので、その分他の業務や今まで行けなかった営業回りなどに時間が使えるため業績が上がってきたと実感しています。「時間的自由が生まれたため新規業務を受けやすくなった」などのメリットは多大ですね。Stock工程管理という業務を人一人雇うとどのくらいの費用が発生するのでしょう?例えばコンサルタントに業務委託を行うと、時間5000円は最低限の相場です。専門に人を雇うとなると年間で300万円は下りません。業務改善のために人を雇ったとしても、電話連絡の業務が工程管理を担う人に渡っただけで、費用対効果はすぐには現れません。それどころか工程管理を担う人からの問い合わせ電話が増えてしまうというジレンマに陥ります。効率よく工程管理を任すには?どの業務でも言えるのですが、仕事の8割は「段取り」で決まると言われています。工務店で言えば、建築物に対して完成までの日程調整や職人さんの手配、資材の購入などがそれにあたりますよね?自動車業界はこの工程管理や段取りのムダを現場が主体になって次々に改善していきました。有名な「トヨタの改善」とはムダな業務を洗い出して準備、段取り時間を最大限短くすることで生産性を向上させることが目的です。最近では現場間の業務連絡は専用の端末を使い、リアルタイムで生産性が見えるシステムを導入している工場もあります。そのため事前の段取り時間が短縮され、生産性が向上しているという効果を発揮しているのです。建築業務に必要な事は段取り時間の短縮、しかし旧態依然とした体制から脱却できないため、長く業務の効率化から目を背けてきたのではないでしょうか?「ダンドリワーク」は何百人規模の工務店から小規模の工務店まで対応している建築業界に特化したコミュニケーションツールです。インターネット上のクラウドベースで現場の段取り、工程管理から人の手配を予め決めておくことで業務の生産性の向上に繋がります。導入すると何がどう変わるのか?では「ダンドリワーク」を導入すると何が変わるのでしょうか?先にも述べましたが、電話連絡が圧倒的に減ります。次に何が変わるかと言いますと、業務が改善されていく過程で生産性が向上します。この「ダンドリワーク」を使うことにより、人を雇わずとも生産性は向上し、今まで気付かなかった利益を生み出します。労働環境も改善され、新たな時間が生まれてきます。今まで現場で起こっていたムダ・ムリ・ムラを減らせます。時間を効率的に使うことにより、新規案件の開拓や、新しい事業にチャレンジできる時間も生まれます。何よりも電話に縛られない「本来の社長業」を全うできることは大きなメリットですね。「ダンドリワーク」を導入して仕事効率化を!画像引用:ダンドリワークス段取りがうまくいかないと、いつも携帯電話やスマートフォンを気にしながら仕事を進めなければならず、決まる案件も逃してしまう事になりますよね。仕事の効率化、業務の改善を検討されるのであれば、これからの時代はインターネットを活用したITツールの必要性は業務に多大な影響をあたえます。ダンドリワークを導入すると、先ず電話が鳴らなくなります。さみしいように思えますが、ダンドリワークがあなたの代わりに現場・工程管理を担ってくれるのです。ダンドリワークを導入するメリットは費用対効果以外にもあります。それは時間の自由を得る事。人は等しく24時間しか一日の時間を与えられていません。そのうち電話連絡に取られていた時間をそのまま営業に費やせば、マイナスが減りプラスに転じます。時間=お金、という発想を持つことで、自身の自己実現のスピードも早くなります。※記事の掲載内容は執筆当時のものです。