カギは「ECRS(イクルス)の原則」!help-you「もっと業務効率化を進めて、受注案件を増やしたい...」業務を改善しようにも、いったいどこから手をつけていいのか悩むケースがあるかもしれません。取り組みによって、生産性が向上した企業の事例この2点についてまとめました。業務効率化の前に実行したいフレームワーク「ECRS(イクルス)の原則」ECRS(イクルス)の原則とはここで、ビジネスの業務効率化に役立つフレームワーク「ECRSの原則」についてご紹介します。ECRS(イクルス)とは、E=Eliminate、C=Combine、R=Rearrange、S=Simplifyの頭文字を取ったもの。製造業の現場で業務効率化のために取り入れられることの多いECRSの原則ですが、その考え方は広い分野の業種にも適応できる内容です。E・C・R・Sの順に業務効率化を進めていくと良いと言われています。Eliminate(取り除く)最初は、「Eliminate=取り除く」工程を行います。これは、現状で行っている業務を「無駄な業務はないか?」「何か省くことができることはないか?」という視点から見直すもの。いつの間にかやることが当たり前になっていて、それほど重要ではない作業がルーティン化しているかもしれません。自分たちの普段の業務を俯瞰して洗い出してみましょう。以下のもので実践できそうなことはないでしょうか。・会議の時間を短くする。・議事録は会議中に取り、その場で共有できるオンライン上に記す。・エクセルならマクロを組んでみる。・形式だけになっているものは思い切ってなくす。Combine(繋げる)次に、「Combine=繋げる」工程です。業務を繋げる、すなわちまとめられないか検証してみるのです。定例で行っている会議はまとめてしまって回数を減らせないか、個別で送っているメールはグループ送信できないか...などというたことを考えます。業務をまとめることができれば、その一つひとつにかかっていた時間も縮小させることができるはずです。Rearrange(組み替える)続いて、「Rearrange=組み替える」という工程を行います。文字通り、業務に優先順位をつけたり、作業順序を入れ替えたりするのです。資料を作るより先にテンプレートを作成する、会議での共有の後に資料を作るなどです。業務方法を変える場合もあります。リモートワークを導入したり、業務を細分化して専門業者に依頼する方法が考えられます。Simplify(簡素にする)最後に行うのが、「Simplify=簡素にする」ことです。決まった手順をもっと単純化できないか検討すると良いでしょう。使う書類はテンプレートを作成しておく、作業をIT化するというふうに、業務を簡素化すればリソースを減らすことも可能になります。話題の人工知能を活用して、パターン化して、システムに落とし込むということも業務を簡素にする一つの手段となります。従業員のモチベーションUPがカギ:株式会社ヤマシタワークス製造業を営むヤマシタワークスでは、生産性向上のために従業員のモチベーションを重視して社内の円滑なコミュニケーションを目指しました。仕事上の悩みを抱え込まないよう、社内イベントや飲み会を企画。参加が負担になっては逆効果なので、強制はしていません。残業状況だけでなく健康状態も管理:株式会社タニタハウジングウェアタニタハウジングウェアでは、2008年から社内全体でストレスチェックを行っています。所属長から管理部に報告したりするようにしました。社員のコンディションを整えることによって、生産性の向上と業務効率化につながります。「100人いれば100通りの働き方がある」とするサイボウズでは、各チームを束ねるマネージャー向けにマネジメント研修を実施。個別業務・プロジェクトマネジメント・人材マネジメントの3つのスキルでの指標を自分で把握できるようにしています。個々が「得意」を活かした働き方を伸ばしていけば、業務効率化が進むというわけです。取り組みのひとつとして、東邦銀行では管理職の評価に時間管理の項目を設けています。これは、期の初めに立てた目標に従って、「どの程度進捗したか」で評価がつけられるというもの。時間管理の指針(残業の削減や、早帰りの曜日を設けるなど)に沿って、各支店・部署の状況に即した目標を立て、無理なく効率の良い業務進行を目指しています。スマートフォンを配布、アプリを利用したことです。アプリでスムーズに労務管理や業務報告を行えるようになりました。タブレット端末で一元管理できるように。その結果社員は直行直帰が可能になり、社内で顧客情報を共有できるなど、大きなメリットが生まれました。孫の手・ぐんま訪問看護・ショートステイなどを行う孫の手・ぐんまでは、情報の一元化による業務効率化を狙いました。業界内に先駆けて電子カルテを導入し、顧客情報を電子化。それまでは膨大な量の顧客データ管理、記入漏れの対応などに悩まされていた状況が解消され、情報共有、セキュリティーの向上など大幅な業務効率化が実現できました。参考:社内におけるワーク・ライフ・バランス推進のための職場マネジメント事例集(仕事と生活の調和推進室)仕事と生活の調和の実現に向けて(内閣府)まとめ実際に企業で行われている事例、ECRSの原則を参考に、自社の業務効率化へのヒントが見つかったのではないでしょうか。「当たり前」になっていることほど、実は発想の転換によって効率化できる要素が隠れているもの。客観的に自社の現状を分析してみると、業務改善のきっかけになるかもしれません。YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。YOUを検討してみてはいかがでしょうか。・バックオフィス業務から営業サポートまで幅広く業務サポートができる利用継続率97%以上のサービス満足度といった特徴があります。実はかなり低い日本の労働生産性。