Viewsシェアするつぶやく送る家庭でも会社でも多くの人が書類の管理で悩んでいるのが「ファイル」ではないでしょうか?多くの文具メーカーがいろいろなタイプのファイルを売っていますので、どれがいいのかと迷いますよね。自分に合っているファイルはどれなんだろう?使いやすいファイルはどういうタイプなんだろう?だけど、迷われてたり捜す人はまだマシです。^^実は、このファイル選びが書類ファイリングには大変重要なポイントなのです。あなたが持っている書類やプリントなどの種類や量に応じて、本当は変えなくてはいけません。自分に合うタイプが分からない人や、いちいち変えるのが面倒くさい人にもオススメのファイルがあります。家庭でも仕事でも幅広く使えるファイルをご紹介します。その他にも、クリアファイルの応用術やポケットタイプの上手な選び方などを解説します。あなたにとって大切なポイントをお話させていただきますので、是非最後まで読み落としのないようになさってくださいね。ペーパーホルダー」じゃばらファイルは使いにくい!ボックスを選ぶ時のポイントボックスは真四角を選びましょう!クリアファイルのポイントクリアファイルは色付きや写真などのデザインがないタイプを選びましょう!クリアファイルの上手な使い方クリアファイルにインデックスを付ければ捜しやすくなる!クリアファイルに厚紙を入れるとシャキッと立ちます!ポケットタイプのファイルを選ぶポイントポケットタイプのファイルの材質や厚みに注意すること!表紙や裏表紙の厚みにも注意!リングタイプをオススメします!ファイルケースの応用まとめまずは約束!すぐにファイルを買いに行かないで!書類やプリントが増えてきたり、溢れてくると、多くの人はとりあえずファイルを買いに行こうとします。自分にはどんなファイルが合っているのかが、まだ分かっていないのに。何枚必要なのかも分かっていないのに。10枚くらい買えばいいか!そういう買い方をしてしまうので、余分なお金を使ってしまったり、ファイルが余ってしまうのです。余ったファイルをキチンと保管していればいいのですが、どこにしまい込んだか分からなくなって、結局また買うはめになることも。下記の私の記事を参考になさってください。あなたがファイルを買うまでにしなくてはいけないポイントが書いてあります。大きく分けてファイルのタイプは3種類に分けられます。挟むだけタイプ簿冊式タイプボックスタイプそれぞれ綴じ方や使い方が異なります。結論をとりあえず申し上げておきますと、私たちファイリングのプロは「簿冊式タイプ」は使いませんし、推奨もしていません。それぞれ長所・短所がありますので次項より1つずつ説明していきます。「簿冊式タイプ」のファイルについて|なぜこのタイプを使わないのか?多くの方が使われているタイプです。穴を開けて綴じるタイプです。世の中で一番売れているファイルです。コクヨの「フラットファイル」が一番売れていますし、使われています。私たちプロはこのファイルは使いません。その理由は綴じている紙が抜け落ちやすい紙を固定している器具の強度がそれほど強くありません。そのため綴じている紙が多くなるとファイルを引出しから取り出す際に紙だけが抜けてしまうことがあります。穴を開けるのが面倒になる当然ですが穴あけパンチで穴を開けなければ綴じられません。それが面倒になると穴を開けずにファイルに綴じるのでグチャグチャになります。綴じた書類の整理がやりにくいファイリングとは紙類を綴じることが一番の目的ではありません。常に必要な書類だけにまとめておくことが重要なのです。整理をして不要な書類は処分しなくてはいけないのです。整理をしないファイリングは、ただ「ファイルする」「ただ綴じる」だけの作業なのです。このタイプのファイルに綴じていると、不要な書類を処分するには固定している器具をはずして、綴じている書類も一旦抜かなくてはいけませんよね。書類を綴じるという作業を繰り返さなくてはいけません。穴を開ける面倒よりも、この作業の方がよほど面倒くさいと思うのです。いうタイプも簿冊式ファイルです。書類が抜け落ちることはありませんが、あとで閉じている書類の整理がやりにくいというデメリットが問題です。私たちはファイルの目的は「綴じる」よりも「あとで整理しやすいか?」に重点を置いて考えています。リスト、経理上の書類などには向いています。「はさむだけファイル」について|プロが推奨するタイプ私たちファイリングのプロは「はさむだけファイル」を使います。専門用語で「バーチカルファイル」と言います。※お店で「バーチカルファイル売っていますか?」と言ってもファイリングを学んでいない人には通じませんのでご注意ください。穴を開けなくてもいい名前の通り、挟むだけファイルは穴をあけずに挟むだけで綴じるタイプです。穴を開けなくてもいいので手間がかからず面倒さからも解消されます。穴あけパンチも持たなくてもよくなります。書類が抜け落ちる心配がない簿冊式ファイルはどうしても綴じた書類が抜け落ちることもありますが、挟むだけファイルは下向きに収納しますので下に落ちることは絶対にありません。そのため、ファイルごとカバンに入れて外に持ち出すことができます。綴じた書類の整理が簡単!穴を開けて綴じていないので、不要の書類はすぐにファイルから処分することが可能です。ファイルはあとの整理がやりやすいのが一番です。簿冊式ファイルは整理の手間がかかるので不要の書類を綴じたままにしてため込みます。そのため、ファイルもドンドン増えていくことになります。挟むだけファイルの使い方こんな感じのファイルです。真ん中に留め具がありません。※別売の留め具を装着することもできます。穴を開けずに挟んでいくだけです。新しい書類を上に上にと挟んでいくことで、手前から奥へと時系列に並べていくことができます。穴を開けて綴じるタイプのファイルは、見たいページを開いたまま作業するとファイルが閉じてしまいます。穴の部分ギリギリの文字は読みにくかったりします。穴が開いた書類は穴が開いているために、経費削減のために裏紙コピーにも適していません。何よりも、このファイリングの一番のメリットは、穴を開けて綴じていないので、不要になった書類をすぐに処分することができます。挟むだけファイル(ボックスタイプ)挟むだけファイルには、ボックス(袋)タイプもあります。何十枚もある書類や取扱説明書などの分厚い書類などに向いています。このファイルは厚みのあるボックス状なので、トリセツ以外にも、接続コードなどの付属品も一緒に保管することができます。このファイルは自立します。自立するので、引出しや本棚に収納する際にもクニャってなることがありません。インデクッス(ラベリング)付きが便利どちらのタイプもファイル名を書けるインデックスが付いているので便利です。ファイルに収めた書類をこのインデクッスにラベリング(書く)ことで、捜す手間を省けるのです。「穴を開けるファイル(フラットファイル)」を「挟むだけファイル」に応用できる裏ワザそうは言っても、今家庭や職場に「穴を開けるファイル」を沢山持っている場合、それを捨てて買い替えましょう!と私は言いません。それこそ、モッタイナイ話です。そこで、私は「穴を開けるファイル」を「挟むだけファイル」に応用できる裏ワザをご提案しています。その方法をご紹介しましょう!留め具は簡単に取り外せます。取り外せば邪魔になるモノがなくなりますので、「挟むだけファイル」になるわけです。先程のように、書類を挟んでいけばいいです。これで「フラットファイル」が「挟むだけファイル」に変身しました。「挟むだけファイル」は、私が勝手に言っている言葉です。正式には、コクヨやプラス製品は「個別フォルダ」と「持ち出しフォルダ」という名前で売っています。無印良品でも「挟むだけファイル」は売られています。商品名は「再生紙ペーパーホルダー」という名前です。じゃばらファイルは使いにくい!挟むだけファイルが1つにまとまった「じゃばらファイル」もありますが、私はオススメしていません。穴を開けずに綴じることはできますが、実際には使いにくいです。フタが付いているのも書類を捜す時に却って面倒です。ボックスを選ぶ時のポイント私たちは挟むだけファイルとボックスを併用してファイリングします。挟むだけファイルをそのまま引出しや書棚に収めてもいいのですが、ボックスを使った方がより一層キレイにファイリングできます。ボックスは真四角を選びましょう!ボックス選びにも大切なポイントがあります。安易に100円ショップなどで価格だけで選ぶのは危険です。いうタイプのボックスが売られています。このタイプのボックスを数個買ってきて、中にファイルを入れて本棚や書棚に置きます。一見すると、何の問題もないように思えますよね。このタイプのボックスをオススメしていないのかと云うと、ボックスが真四角ではなく斜めになっているために、並べてみるとボックスとボックスの間にすき間ができてしまいます。このような隙間を「デッドスペース」と言います。モッタイナイスペースですよね。そのため、私はボックスを選ぶ時には真四角タイプを選ぶようにしています。どのようなタイプでも真四角タイプのボックスでしたら、デッドスペースはできません。並べた時の見た目もスッキリとキレイに見えますよ。クリアファイルのポイント家庭でも会社でも一番多く使われているのがクリアファイルです。多すぎではないかと思うほどです。^^たった1枚の書類を人に渡したり、送るのにクリアファイルに入れたりします。契約書など本当に大事な書類で折れたり、破れてはいけないモノを保護する時には役立ちますが、ほとんどがそこまでしなくてもいい場合が多いと思います。^^さらに、クリアファイルに綴じただけで、あとで捜しやすい工夫をしていないので、いざと云う時に結局どこにあるのか分からないという事態になりがちです。クリアファイルは色付きや写真などのデザインがないタイプを選びましょう!クリアファイルは、その名前の通り「クリア(透明)」だから意味があるのです。色付き、写真やイラストなどクリアファイルにデザインされたタイプは、中の書類が見えなくなります。見えなくなるので捜しにくい、見つけるのに時間がかかってしまうことになります。今は書類や冊子、カタログなどの殆どはA4サイズに統一されています。そのため、ファイル用品もA4サイズが主流です。A4サイズよりも小さなハガキなどもあります。A4より小さい書類などのファイリングをどうすればいいのか困る時がありませんか?小さいので行方不明になりやすいですよね。した時にクリアファイルを活用すると便利です。取っておかなくてはいけない結婚式の招待状、案内状などがあります。小さなモノはクリアファイルに入れます。すると、ハガキサイズがA4サイズになります。A4より大きなモノは折りたたんでクリアファイルに入れれば、A4サイズになります。クリアファイルにインデックスを付ければ捜しやすくなる!このように小さい、大きいサイズの書類はクリアファイルを活用することでA4サイズにできます。これで終わったのでは不十分です。結局、クリアファイルに綴じただけなので捜しやすさの悩みは解消できていません。そこで、クリアファイルにインデックスを付けます。文具店でいろいろな種類のインデックスが売られています。無地系のマスキングテープを2枚適当な大きさに切って、貼り合わせてもラベルとして使えます。してインデックス(ラベル)を付けておけば、行方不明になることはありません。クリアファイルに厚紙を入れるとシャキッと立ちます!クリアファイルは柔らかいので、ボックスの中も引出しの中もそのままではヘニャってなりますよね。自立してくれたらと思います。いう時には、何か厚紙や余っている下敷きなどを入れるのです。^^厚紙を入れたことでクリアファイルに背骨ができるので、写真のようにシャキッと自立できるようになりますよ。ポケットタイプのファイルを選ぶポイントポケットタイプのファイルも人気があります。長期間にわたって保管するファイルとしては便利です。先ほどのクリアファイル同様で、とりあえずポケットに入れておこうとするのは危険なのです。何でもポケットファイルに入れていくと、ドンドン溜まっていきます。入れるポケットが無くなると、また新しいポケットファイルを買おうとします。何度も申しますが、ファイリングの一番の目的は「綴じる」ことではなく、本当に必要な書類がいざと云う時に見つけやすくしておくためのモノです。そのためには、要らない書類は処分しておかなくてはいけません。ポケットタイプのファイルは、とても整理がやりにくいのです。ポケットタイプのファイルはメインに使うのは避けた方が賢明です。長期間保管しておく書類には使ってもいいかもしれません。してもポケットタイプのファイルがいいと云う方向けに上手な選び方をご案内します。ポケットタイプのファイルの材質や厚みに注意すること!100円ショップなどで売られている安価なタイプは、1枚の厚みが薄いのです。薄いと紙の出し入れがスムースに行えません。薄いので中に入れた紙が折れ曲がったりしやすいです。ファイルの厚みがあるしっかりしたモノを選ぶようになさってください。ファイルの透明度も安いモノはクリアではありません。したファイルは透明だから意味があるのです。表紙や裏表紙の厚みにも注意!安価な商品は表紙や裏表紙の厚みが薄いので、引出しやボックスなどに収納した際にヘナ~ってなりがちです。収まりが悪いですし、見た目にもキレイではありません。表紙と裏表紙の厚みがしっかりしているタイプを選ぶようになさってください。リングタイプをオススメします!100円ショップで売られているポケットタイプのファイルの殆どは、写真のようにページとページ間がつながっています。ページとページの間にリングになっているタイプも売られています。価格は高くなりますが、ぜひリングタイプを選んで下さい。100円ショップのタイプは、長く使っているとページとページの間が切れてくることがあります。完全に切れるとバラバラになってしまいます。リングタイプですと、ページの入れ替えが簡単にできます。全てのファイルに言えることですが、ファイル用品は値段よりも丈夫で長く使えるタイプを買う方が結局はお買い得なのです。ファイルケースの応用ファイル用品の中には「ファイルケース」も含まれます。ファイルケースも人気商品です。私はこのファイルケースを上手くファイリングに活用しています。パソコンやテレビなどのAV家電を買うと、付属品がありますよね。接続コード、バックアップ用CD、イヤホン、充電用機器など。した付属品の管理に悩んでいませんか?引出しに入れておくと、あとでどこに収めたのか分からなくなったり、このコードはどの機器のモノだったっけ?みたいなことってないですか?私はファイルケースに付属品を入れておきます。その付属品の取扱説明書を入れたファイルボックスに一緒に入れておきます。一緒にあるので、いざと云う時に捜す手間がかかりません。このコードはどの機器用のモノかもすぐに分かります。まとめいかがでしたでしょうか?もしかしたら、今まであなたが使っていたファイルやファイルの使い方とは違っていたのではないでしょうか?お役に立てるお話でしたら光栄です。最後にもうひとつ大事なポイントをお伝えしておきます。どんなファイル用品でも「統一」させることが重要です。色もサイズも統一させると見た目にもキレイです。キレイと云うことは、捜しやすい、見つけやすいことにもなりますからね。最後まで読んでいただきありがとうございました。モノ屋敷だった私が「スッキリ・キレイ整活」を実現できたノウハウを無料で購読できます。捨てられない人、散らかし癖のある人に必ずお役にたてる私からの毎朝のメッセージです。掃除や洗濯、ファイリング、防カビ・防虫のお役立ち情報もお届けしています。書類やプリント整理、ファイリングにお困りの方向けにファイリングセミナーを開催しています。私のファイリングセミナーではパソコンやスマホのデータや写真の保管方法もアドバイスしています。岡山発キセキの片付け講師整理ist佐藤亮介|物と書類のコンサルタントファイリングマンこの記事が気に入ったらいいね!しよう岡山発キセキの片付け講師整理ist佐藤亮介|物と書類のコンサルタントファイリングマンの人気記事をお届けします。@seilistこの記事をSNSでシェアシェアするつぶやく送るスッキリキレイ整活のLINE@にご参加ください。片付け、掃除、洗濯、防カビ防虫のお役立ち情報をお届けいたします。「物も紙類もスッキリキレイ整活」無料ノウハウセミナーにご参加ください!物が捨てられないモノ屋敷の住人だった私がそこから抜け出せたノウハウを公開します。溢れたモノと紙類から、あなた自身を解放してあげてください。毎日、あなたの5分を私にください。あなたをスッキリキレイな暮らしに導けるヒントがきっと見つかるはずです。下のボタンをポチッして詳細をお読みください。ライター一覧failingman全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。※整理istと整活は私の登録商標です。岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。ファイリング、掃除、洗濯、防カビ防虫などの暮らしに役立つ情報を配信しています。片付けは、どこから・何を・どうする?の手順が分からない時は付箋紙整理ゲームをしよう!カテゴリーファイリングについてデジタルファイリングキセキの片付け名刺管理ファイリングセミナーライター一覧failingman全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。×あなたの片付けはどのタイプですか?今の自分のレベルをチェックしてみましょう。整理収納アドバイザー2。