さまざまな自治体の取り組みは、住民に向けたものである。その中で“自らの職場環境”に目をつけたのが、西予市(愛媛県)だ。「住民に質のいいサービスを提供し続けるためには、まず自分たちが変わらなければならない」。した発想のもと、断行したのが平成27年に着手した「オフィス改革」である。現在では数多くの取材、視察があり、高い注目を浴びるまでになっている。人口4万人に満たない自治体の大きな取り組みの詳細を、同市の担当者に聞いた。カルスト台地につながる山間部と、その海抜高低差が1,400mにもおよぶ多様な気候と景観を有している。ICが開設され、愛媛県南部の広域流通拠点としての発展が期待されている。―これまで西予市が抱えていた課題について教えてください。当市は平成16年に合併して誕生しましたが、合併当時から人口は8,000人以上も減って4万人を切ってしまいました。少子高齢化によってさらに人口が減ることが予想される上に合併の優遇処置も終わるため、市の職員数をカットしてコスト削減を考えなくてはならない状況にありました。それでも多様化するサービスに対応する必要があり、いままで以上により質の高いサービスを住民に提供しなくてはなりません。そこで「職員の意識改革を図って労働生産性を高めるために従来の働き方を見直そう」と、今回のオフィス改革につながりました。―何かきっかけはあったのですか。平成26年5月に、総務省の大平(おおだいら)利幸氏が赴任してきたことです。同氏は、上司と部下のコミュニケーションが少なく、仕事のスピードも遅い西予市の状況に気づき、「現状を改革するため、さらに働き方を変えるためにはオフィス改革必要だろう」と、大平氏を中心に改革が進められました。―どのようなプロセスで進めていったのでしょう。“垣根”を取ることから始めました。それまでは、課長の席の前に課の机がズラリと並んで島を形成して、それぞれの課の間は書類棚で仕切られていました。これを取り払って見渡しをよくしようと。平成27年3月に既存の机でレイアウト変更を実施し、袖机をなくし打ち合わせスペース設置しました。職員向けにオフィス改革を理解してもらうために、何度もワークショップを開催してきました。―そうしたワークショップを活かして、さらにどのような取り組みを行ったのですか。来庁者に気づきやすくするため、平行配置をやめ、斜めに隣り合うようにしました。業務により集中できる場所の必要性についても意見がでました。そこで「集中」をコンセプトにした窓際に一列に机が並んでいる席を設け、仕事に没頭したいときに使用しています。チームスペース(基本となる課の島)は存在するけれど、自分の席を持たずに机の上の書類などをすべてなくし、好きなところに座れるようにしました。チーム席は全職員の70%程度とし、残りの職員は新たに「コミュニケーションスペース」をつくり、そこで仕事をしてもらおうと考えました。職員は仕事が終わると自分のノートパソコンと書類をロッカーにしまい、出勤したらまたロッカーから出して好きな場所で仕事をするというスタイルです。これを実現するため、無線LAN環境を構築し全員にPHSを導入して、どこでも移動して仕事ができる環境となっています。―「コミュニケーションスペース」とは、どのようなものでしょう。「プレイ(リフレッシュ)」「コラボ」「ウェルカム」などをテーマにした共有スペースがコンセプトの空間です。「プレイ」はカウンター席になっていて、仕事の合間に休憩をする空間。当然ですが、仕事をすることもできます。「コラボ」はボックス席や大テーブル席などが多彩な場があって、ほかの部署と打ち合わせをする空間。「ウェルカム」は市民と接する場です。対面カウンターは以前からありましたが、新たにテーブル席を設置。市民に寄り添った対応をすることができます。新たにコミュニケーションスペースをつくるためには、既存のスペースを削らなければできませんでした。そこでペーパーレス化を進め、各人でもムダな資料をどんどん省いていきました。その結果、スペースを確保でき、多様なコミュニケーションスペースを設置することができました。―ペーパーレス化はどのように進めていったのですか。袖机やロッカーなど、書類を保存できるスペースを大幅に減らすことで「紙で保存する」という各人の意識をなくすように促し、資料はデータで保存するように。会議のたびに膨大な紙資料を持ち歩いていましたが、大画面のモニターやプロジェクタを使用して資料を投影するように改善しました。大きな効果をもたらしたのがパソコン画面のデュアル化です。ノートパソコンの横にもう1台モニターを置くことで、複数の資料を画面に同時表示できるように。それまで資料をプリントして見くらべていたりしたのですが、すぐ横のモニターを見ながら作業ができるようになったので、スピードが圧倒的に速くなり、プリントする必要もなくなりました。複合機も3台から2台に削減してコストを抑えると同時に、プリントする意識を少なくしてもらうよう促しました。「自治体通信オンライン」の最新記事や、イベント情報などをいち早くお届けします。【取組事例/ICTを活用した遠隔授業(西条市)】地域の学校を統廃合の危機から救う遠隔合同授業の可能性FAQの改善により、電話の問い合わせ数が約10%削減いよいよ「見守りロボット」が高齢者の生活を豊かにする時代が始まった「愛媛県」の記事をすべて見る「注目のキーワード」カテゴリーの記事システム部門へのノウハウ蓄積で「負担化しないRPA活用」を目指す本格導入の第一歩は職員への操作研修。「新たな労働力」に高まる期待。実証実験から本格導入が始まる段階へ時間のかかる単純作業を大幅軽減し、コア業務に集中できるようになった俯瞰的な視野で業務を見直せば、RPAの効果を最大化できる「注目のキーワード」の記事をすべて見る※このサイトは取材先の企業から提供されているコンテンツを忠実に掲載しております。ついて弊社(イシン株式会社)は何ら保証しないことをご了承ください。慎重にご判断ください。自治体通信は経営感覚をもって課題解決に取り組む自治体とそれをサポートする民間企業を紹介する情報誌です。自治体関係者の方に無料配布しております。方を募集しております。