formLab編集部お役立ちコンテンツツイートシェアはてブ送るPocket今やWebサイト構築やWebマーケティングの業務では当たり前となり、SaaS企業やスタートアップでは欠かせないスキルセットとなりつつあるGoogleスプレッドシート。以前まで、表計算やグラフ作成においてはMicrosoft社のExcel(エクセル)がほぼスタンダードでした。今やExcelを活用する場は外部企業や外部担当者とファイルをやりとりするときなどに限定され始め、Googleスプレッドシートの利用を促進する企業が増えてきました。Googleスプレッドシートでは、Excelで利用可能な関数であれば、ほとんど使うことができます。以前の知識をそのまま使えるというのも、スムーズにGoogleスプレッドシートの利用が促進された大きな理由と言えるでしょう。手軽に連携できる機能を提供しています。フォームから入力されたデータを自動でGoogleスプレッドシートに出力し、関数と組み合わせてデータ処理を円滑に行う企業も増えてきました。組み合わせることで業務を効率化可能なGoogleスプレッドシートの関数をピックアップしました。そもそもExcelとの違いがわからない・・という方であれば、こちらの記事も合わせてご覧ください。スプレッドシートに自動で反映する(PROFESSIONALプランのみ)筆者が選んだGoogleスプレッドシートのマスト関数10選Googleスプレッドシートでは、Excelで使える基本的な関数はそのまま使えますが、オンライン環境であることを前提に設計されているツールという特徴があります。筆者もよく使う関数から、特にformrunへ自動出力する際に活用しやすい関数を中心に、基本編と応用編に分け、合わせて10個をピックアップして紹介します。文字の表示や操作など、職種や業種に限らず頻出する関数から紹介します。1)LEN:指定したセルの文字数を数える指定したセルもしくはテキストの文字数を返す関数です。利用シーンとしてはセルを指定するケースが多いでしょう。Excelでもおなじみの関数で、表計算というよりECサイトの商品データ(商品説明文)を作成するときや、サイトマップを作るときにtitleやdescriptionの文字数を確認したり、という使い方もよくあります。書き方=LEN(セル名)=LEN(“文字数を数えたい文字”)書き方の例=LEN(A2)=LEN(“贈り物”)2)IMPORTRANGE:他のスプレッドシートの値を参照するExcelと異なりクラウドサービスならではのメリットを活かせるのがこの関数です。他のスプレッドシート(=他のファイル)内の指定した値を参照できます。事業の計画を作るときや、日別の数値レポートを作るときに、レポート本体とは別のシートから数値を持ってくるときなどによく使いますね。書き方=importrange(“スプレッドシートのキー”,“シート名!参照したい範囲”)※キーというのはスプレッドシートのURL内にある文字列です。書き方の例=importrange(“https://docs.google.com/spreadsheets/XXXXXX_YYYYYYYY”,”シート1!A1:A5′′)3)SPLIT:テキストを分割してセルに分ける同一セルに入っている文字列、例えば氏名や住所などを分けて表示する関数です。ExelでもLEFTやRIGHTなど分割できる関数がありましたが、SPLITは半角スペースやカンマなどがある文字列ならより簡単に分割できます。“)たとえばA1セルに「フォーム太郎さん」と入っている場合に、半角スペースを境にして氏名をセルを分けて表示されます4)CONCATENATE:複数のセルを文字として結合SPLITとは逆に複数のセルを文字として結合する関数です。数字の場合でも文字として扱うので、電話番号や郵便番号などを扱うのに向いています。Webサイトのtittleタグを編集したり、お問い合わせ内の部署名や役職といった情報を編集するときに使うことがあります。文字列”)※セルはいくつでも指定できます。書き方の例=CONCATENATE(“A3”,“B3”)5)UNIQUE:重複した値の入っている行を削除する重複した値を含んでいるデータを重複を除いて表示します。フィルタ内にも同じような機能がありますが、シート内の一部箇所だけを対象にする場合などにサクッと指定できるのが便利です。書き方=UNIQUE(セルの範囲を指定)書き方の例=UNIQUE(A1:A5)応用編そして応用編です。外部からデータを取り込んでの編集や分析用の関数など、使用頻度は低いですが、覚えておくと便利なものを紹介します。6)SPARKLINE:セル内にグラフを表示Excelにもある、セル内に小さなグラフを表示する関数です。小さなグラフですが、折れ線グラフや棒グラフなどの指定もできるのが便利です。知らない人からするとちょっとすごい機能に見えるので、筆者も初めて見たときは驚いた記憶があります。書き方=SPARKLINE(セルの範囲を指定)書き方の例=SPARKLINE(A1:B20)また、オプションとしてグラフのタイプや最大値や最小値の指定もできます。棒グラフで横軸の最大を500に指定する場合はこのように記述します。{“charttype”,”bar”;”max”,500})他にもグラフの色など細かい設定ができます。ヘルプ)もご参考ください。7)FILTER:任意の条件でセルを抽出スプレッドシートにはフィルタ機能がありますが、これを関数として記述できます。複数人で同じシートを作業する場合やシート内の一部の範囲を対象にしたい場合に便利な関数です。...])書き方の例=FILTER(A2:B20,A2:A20>5)指定した範囲から「5より多い値」を返すという記述です。他にも特定の文字に該当するかや、空白セルを指定することもできます。ヘルプ)もご参考ください。8)SUBSTITUTE:文字を検索して置換スプレッドシートには、もともと置換機能がありますが、関数でも記述できます。マウスで指定しづらい範囲や、シート内の一部を対象にしたい場合に覚えておくと便利な関数です。York”)小文字のみだったのを先頭大文字に置換します。表やリストの内容をスプレッドシートで扱う際に、いちいちコピー&ペーストをせずとも取得ができます。使用頻度は高くありませんが、大きな表からコピーする場合などにマウスで範囲選択などせずともコピーができます。書き方=IMPORTHTML(URL,クエリ,指数)クエリはlist(リスト)もしくはtable(テーブル=表)を指定します。指数はそのページの中で出現する順番を指します。書き方の例=IMPORTHTML(“https://docs.google.com/spreadsheets/XXXXXX_YYYYYYYY”,”table”,2)10)ARRAYFORMULA:複数に渡るセルに関数を反映Googleのヘルプには「配列数式から返された値を複数行または複数列に表示したり、非配列関数で配列を使用したりすることができます。」とありますが、要は関数を複数のセルにコピーせずに記述する方法です。LEN関数を複数行で使う際、普段はひとつのセルを指定してからコピーすることで相対参照先が変わりますが、これを最初から範囲で指定する方法になります。セルをドラッグして指定するのが大変な行数の場合や、処理的にも軽くなるというメリットがあります。書き方=ARRAYFORMULA(配列数式)書き方の例=ARRAYFORMULA(len(A1:A2000))※このように、セルをドラッグして指定するのが大変な行数の場合に便利です。スプレッドシートを利用する方法こんな便利なGoogleスプレッドシート、formrunのSTARTERプランおよびPROFESSIONALプランではformrunのフォームから入力されたデータを反映できる連携機能があります。連携方法は2つあります。A)フォームから入力されたデータを手動で反映(1回だけ出力したい場合向け)B)フォームから入力されたデータを都度自動で反映(継続的に出力したい場合向け)※BはPROFESSIONALプランのみ対応となります。それぞれformrun管理画面から以下の設定でスプレッドシートへの反映ができます。スプレッドシートに手動で反映する(STARTER、PROFESSIONALプランをご利用の方)現在の入力内容を手動で反映します。一度だけデータをGoogleスプレッドシートに反映して、以降はスプレッドシート側で編集するようなケースに向いています。アカウントへのアクセスを許可する連携するとこのように連携アカウント名が表示されます5スプレッドシートに反映を確認もう一度1のリストアイコンをクリックするとスプレッドシートが作成され、フォーム内容が反映されます。スプレッドシートに自動で反映する(PROFESSIONALプランのみ)反映設定後、formrunに新たに入力されるデータを自動で反映します。fomrunへの入力内容を継続的に反映してチェックしたり、普段formrunを使っていないユーザーに入力内容を共有するケースなどに向いています。1Googleアカウントと連携するフォーム管理画面の「リスト」タブから画面右上のリストアイコンから「スプレッドシート(自動出力)」をクリックし、今後は「Googleスプレッドシート連携(自動更新)」とアカウントを連携します。2連携できると自動更新を開始しますGoogleアカウントと連携できる以下のような表示になります。自動更新したい間は「ON」に設定しておきます。更新対象のシートは「スプレッドシートをみる」から確認できます。データ反映された見た目はAの手動反映と変わりありませんが、フォーム入力があるたびに自動的に反映される点で異なります。こちらは用途によってはかなり便利な機能ですね!以上、Googleスプレッドシートの知っておきたい関数、およびformrunからの連携方法を紹介しました。「まだExcelしか使っていないよ〜」という方、これを機にGoogleスプレッドシートおよびformrunとの連携をぜひ試してみてください。連携したデータをIMPORTRANGEで共有するのは複数人での作業が捗りますので、是非ともお取り組みください!formLab編集部formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。EFO(エントリーフォーム最適化)や問い合わせ対応など、フォームに関するお悩みを解決します。