マネジメントTweetFrom:北岡秀紀FROM:北岡秀紀ここまででチェックリストの作成方法についてお話ししてきました。作成してみればわかりますが、完成するとそれだけでもの凄い充実感があります。それで終わってしまっては意味がありませんし、実際「作って終わり」ということは珍しくありません。チェックリストは使ってナンボです。そこで今回はチェックリストを活用するためのポイントをお話ししましょう。指示と同時にチェックリストを渡す「あれ、やっといて〜」では、当然チェックリストが使われることはありません。スタッフに仕事を依頼する際に、チェックリストを同時に渡すことをルール付けます。完了時にはそのチェックリストを提出してもらいます。全てチェックが入った状態のチェックシートが手元に届いて、タスクが完了ということになります。チェクリストに基づいて叱る最近、褒めるマネジメントがもてはやされますが、やはり叱らないといけないことはあります。いえ、下手に叱るとモチベーションを下げてしまいかねません。チェックリストがあれば、叱るポイントは明らかです。「チェックがついているのに、やってないことが判明した場合」この一点です。「ここにチェックついてるけど、なんでやってないの?」と言えばOKです。何もなく叱られると人格を否定されるように感じる人が結構います。こちらはそのつもりはなくても、です。やっていないチェックリストを示して叱れば、どこを叱っているかということが明確です。叱られる側も人格攻撃とはとらえませんから、シュンとしてモチベーションが下がるということはなくなります。当然ですが、叱る場合は、他の人がいないところに呼び出して叱るということは基本中の基本です。指示をするタイミングを決めるチェックリストを渡して指示するタイミングに関して、思いつきでの指示はやめます。1週間に1回なら1週間に1回。指示タイミングを決めます。通常、指示の頻度は、スキルレベルに応じます。スキルが高ければ、指示回数は少なく。スキルが低ければ、指示回数は多く。仕事をしていれば突発的な仕事も発生します。それに関しても、発生したらすぐに指示するのではなく、出来る限りまとめて指示するようにします。そもそも突発的な仕事が発生するのは、予防的な仕事ができていない証拠。それが発生している時点で、仕事のやり方に問題があります。その点は十分に反省し、それが起こらないようなチェックリストを作る必要があります。自分で作るなり、作るように指示するなり、してください。スタッフにとってメリットになることを十分に伝えるチェックリストは、大幅に仕事を効率化し労働時間を減らすものです。スタッフにとっては味方となるものです。新しいものを取り入れるとなると、必ず抵抗が出ます。「チェックリストを使うヒマがあったら、サッサとやった方が早い」などなど。あなたの理解の通り、その認識は間違っているわけですが。あるということを、繰り返し伝え、使うことを納得させる必要があります。納得させるには以下のポイントがあります。・間違えてやってしまった時のやり直しコストを計算させる・チェックリストを使った時、使ってない時、それぞれでかかった時間を計測する・チェックリストの利用そのものにインセンティブをつける。ちなみに、インセンティブは50円とかで十分です。チェックリストを作らせるセールスやマーケティングといった中核的な業務、チェックリスト化に時間がかかるものに関しては経営者がやる他ありません。簡単なチェックリスト、例えば掃除をする際のポイント、来客を出迎える際の手順、通販会社であれば梱包の際に必要なものリストみたいなものは、誰がやってもズレることはありません。スタッフ自身に作らせてください。自分たちが作ったものですから、自分たちで使う気になるものです。紙で渡すチェックリストの保存は社内の共有フォルダで構いません。指示する場合は、該当のチェックリストをプリントアウトし、渡します。一手間はかかるわけですが、目の前に形のあるものとして存在しなければ、使う気になりません。結局、アナログに勝るものはありません。結局は意志いかがでしょうか。以上のポイントにも共通するポイントがあります。それは経営者自身がチェックリストを使う、という意志を持つことです。根気よくチェックリストを使い、使わせる必要があります。社長が使わなければ、「結局そんなものか」となって終わりです。導入のはじめは大変かもしれません。自転車と同様で、こぎ始めは大変ですが、一度走り始めれば楽になります。チェックリストを使う風土ができてしまえば、もう簡単。次に新しく入ってくる人はチェックシートを使うのが当たり前、ですから。経営者としてのダン・ケネディからマネジメントを学びたいなら、、、こちらの本がオススメです。秀紀マーケティングコンサルタントであり、コンサルタントを指導するコンサルタントでもある。これまで約900以上のクライアントのコンサルティングを実施し、数々の店・中小企業・オンラインショップの売上改善を果たす。その成功率は91.7%を誇る。(2011年10月現在)単に机上の空論ではなく、「自身で実証済みのノウハウだけを伝える」ことを信条としている。年商1億円を突破したい社長向けの情報サイト『オクゴエ!』を主宰。自身のノウハウを受け継ぐコンサルタントを育てるプログラムを主催しており、一人あたりの参加費は350万円という超高額にも関わらず、申込が殺到。参加希望者の77%以上を断っている。今回も引き続きチェックリストによるマネジメントのお話です。仕事は意外と少ない前回までチェックリストの有効性についてお伝えしてきました。基本的には、なんらかの計画を立てていると思います。掲載の情報・画像など、すべてのコンテンツの無断複写・転載を禁じます。Publishing」は、ダイレクト出版株式会社の登録商標です。