●発行者:出版文化社アーカイブ事業部アーカイブ、その作業手順についてお客様にアーカイブのご提案をさせていただきますと、それはデジタル化のことですか、と尋ねられることがしばしばあります。確かに、アナログ資料をデジタル情報にして、より見やすく、より活用しやすくすることは、大変有効なアーカイブの手段です。ひところは、資料をデジタル化したら原本は捨ててもいい、とまで言われていましたが、昨今は、保存はアナログ、活用はデジタルで、という作業セオリーが定着したように思います。実際のアーカイブ構築の作業はどのような手順を踏むのでしょうか。ここでは、大きく五つの手順を紹介します。テスト、お打ち合わせ、お見積もりの段階です。どのようなアーカイブ構築が相応しいか、いわば「アーカイブ編集方針」を決定します。ファイリング、再配架(箱詰め)、マイクロフィルム化・デジタル化、デジカメ撮影、キーワード付与、テキスト化(文字データの入力等)などの作業をします。デジタル資料整理、PC(HDD、サーバ)内データ整理、バックアップなどの作業を行います。作業その三、仕上げ、整理再配置アナログ、デジタル資料の整理が終わった次の段階で、ラベル作成、ラベリング、不要文書の廃棄、保管倉庫の手配・搬入、マニュアルの作成などの作業をします。メンテナンス定期巡回や今後発生するアナログ・デジタル資料の収集・保管プランニング・手当て等を含むコンサルティング、さらに文書管理システム導入検討、資料室(館)の開設・拡充、運営についてもご相談を承ります。何より肝要なことは、自社のどの資料を、どのような目的でアーカイブするのか、そのための方針や手段をどのようにするのかをよく検討することです。加えて今後発生する資料についての受入れ体制の構築も欠かせません。アーカイブ構築にあたっては、組織として「仕組みづくり」ができるか否かがキーポイントです。