自治体職員の読書ノートスマートフォン用の表示で見る自治体職員の読書ノート自治体で働くソーシャルワーカーが、読んだ本を紹介します。単行本この商品を含むブログを見る超実用的な一冊。いえ地方自治体であればファイリングシステムは導入されているはずなので、基本を確認する本になる・・・・・・ハズ。いえ「共有できる書類はできるだけ共有する」「参照資料などはスキャンしてデータで保存」「仕掛り中の書類は個人別のBOXに入れ、終業時はまとめて共有棚に収納」などのノウハウは、自治体職員こそ学ぶべき点が多い。電子データもさることながら、紙書類の管理の甘さは、中で見ている限りでもかなりひどいものがある。いっても、だから個人でちゃんと管理しろ、というより、本書が示すようなシステムを構築してしまったほうが良い。おさらいすると、個人別の「仕掛りBOX」「MAILBOX」を用意する。両BOXは(個人情報を扱う部署なら)カギのかかる共有棚に入れておく。登庁したら共有棚の「MAILBOX」をチェックして中身を抜き出し、それと「仕掛りBOX」を机の上に持っていく。個別に説明を要するものや緊急案件以外は、該当者の「MAILBOX」に放り込む。作業が終わった書類は、共有の「保管BOX」に移し、一定期間経過後に「保存BOX」へ移行。その日に終わらなかった作業に関する書類はそれぞれクリアファイルに入れて「仕掛りBOX」に収納、共有棚に戻す。実際にはこんなにキレイにはいかないだろうが、それでも理論的には、終業時には机の上に書類が積まれていることはなく(クリアデスク、というらしい)、書類がどこにあるかわからない、というトラブルも減りそうだ。このシステムの利点は、担当者がいなくても他の人が書類を見てある程度の対応ができること。ちなみにファイリング士システムがうまくいっているかどうか試すには「外から職場に電話をかけて、必要な書類を取り出してもらえるか」をやってみればよいという。他にも本書では、時間の「整理整頓」術やパソコン内のデータ整理の方法なども取り上げられている。そもそも本書自体、多岐にわたる整理術を大きく6つに分類、その中でツリー図を作りながら全213項目をマッピングするという、ある意味での情報整理術のタマモノなのだ。いえ、中には実践しようとするとかなり大変なものも含まれている。クリアデスクはハードルが高い、という方は、まずは「横になっている書類を立てる」ところから始めてみてはどうだろうか。(33)リンクはてなブログブログをはじめる週刊はてなブログはてなブログProはてなブログをはじめよう!hachiro86さんは、はてなブログを使っています。ブログを報告するスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。