道立の美術館の活動に協力し、美術に関する様々な事業を行っている団体です。文書整理の仕事は、美術館に届く文書を分類・回覧し、それを資料として活用できるように美術館や、作家の人名別のフォルダに整理しています。美術館には、毎日たくさんの文書が届きます。(アンケートなど)各種通知文(移転、休業案内など)週二回、当番が整理しますが、特に年度末、年度初めは多くの文書が届きます。これらの文書は、決められた指示に従い分類し整理します。所定の場所に置きます。ニュース、展覧会図録などは図書担当が受け入れしたあと学芸員に回覧します。その際、気を付ける事は寄贈先が分かるように、封筒、送り状を付けます。担当の学芸員に渡します。この時も住所が分かるようにするため、封筒、送り状を付けます。渡すもの」などの分類ケースに分けているところです。分類した文書は再利用した大きな封筒やファイルに入れて作業した日付を記入し回覧します。分類、整理が終わったところです。学芸員に回覧する文書、展覧会のチラシ、ハガキなどです。美術館やギャラリー、個人作家別のファイルに配架します。次は「文書整理の配架」についてご紹介します。