国内の景気が低迷する中でも、高水準の新規店舗の出店を継続している株式会社エービーシーマート(以下、ABCマート)では、勤怠管理業務にX-pointを導入することで、毎月4000枚以上使用していた紙を削減。正確かつスピーディーな業務フローを確立した。選択した理由と導入の効果について話を聞いた。─ABCマートの概要を教えてください。ABCマートは、小さなお子様からお年を召された方まで幅広い年齢層に対応したシューズを中心に衣料などを販売する店舗「ABC-MART」をメインに全国で展開しています。2010年2月末現在での店舗数は507店舗です。MEGASTAGE」やレディースシューズ専門店「NUOVO(ヌォーヴォ)」などの多様なジャンルへ挑戦し、新規出店を予定しています。─業績が好調と伺っていますが、ABC-MARTの強みとは。支持されている要因と考えています。s(ホーキンス)」やスニーカーの「VANS(バンズ)」に加え、レディースシューズ「NUOVO」などABCマートの自社ブランド商品を提供していること。ナショナルブランドと連携したABCマートでしか手に入らない限定商品を積極的に開発していることも、他の小売店にはないABCマートならではの強みです。─ワークフローをどのように活用していますか。よる勤怠情報の修正や申請のほか、休暇や結婚・弔辞の申請といった勤怠申請・承認に関する業務に利用しています。システムを活用する事により、これらの申請書が電子化されてワークフローで承認できるようになりました。入力・承認されたデータは、勤怠管理システムへ取り込んで利用しています。─導入する以前の状況を教えてください。以前から、システムを再構築するためにワークフローの導入を検討してきました。要件に見合うアプリケーションがなかなか見つかりませんでした。─どのような要件で、ワークフローのアプリケーションを選定していたのでしょうか。各店舗で紙の勤怠申請書を記入してFAXや社内のメール便で本社へ送付してもらっていたのですが、その量は毎月4000部以上。FAXのトレーが折れてしまうのではないかと思うほどのFAXが来ていました。受け取った申請書類は6人のオペレータが1日がかりで入力した後、入力内容を目視で確認し、勤怠管理システムへと取り込んでいました。当社の場合は、店頭での業務は社員もアルバイトもシフト制で働いているので、時間や休日もバラバラです。店舗間の人の行き来も多いことから、店舗数が増えるにつれて勤怠管理の負担も大きくなっていました。勤怠管理の処理が終わらないと給与計算を絞めることができませんし、実際に支払業務がストップしてしまうのでどうしても急いで処理を行わなければなりませんでした。─製品選定時の情報収集方法は。勤怠管理システムをお願いしているベンダーに電子決裁システムを導入したいということを伝えたところ、勤怠管理システムと連携できる製品として紹介してもらいました。─最終的にX-pointを選択した最大の理由は。以下の3つの理由があります。(1)既存の帳票イメージを踏襲(使い勝手)当社の場合は全国に500以上の店舗があります。そのため新しいシステムを導入する場合、操作方法などを教育するのも大きな負担となります。されたことで使い勝手が大幅に変わってしまうと、現場が混乱してしまうこともあります。まま踏襲できて操作が簡単な製品を選びました。(2)システムの導入が容易500以上の店舗に新たなアプリケーションを導入するのは大きな負担となります。当社のニーズに合っていました。勤怠管理だけでなく、他の申請業務などにも応用できることも導入の要件となりました。どのように変わりましたか。FAXでやり取りをしていたときには、たとえば申請書類が紛失してしまった際に送信側の問題なのか、受け取り側の問題なのかをチェックする方法がありませんでした。別のFAX文書が申請書に紛れてしまうこともありました。書類が電子化されたことで、履歴や書類の検索が容易になりましたので、そのようなトラブルは一切なくなり、必要な書類があればすぐに検索できるようになりました。以前は入力作業が終わるまで、申請書類を提出した店舗が処理されたかどうか不透明な部分があったのですが、リアルタイムで申請書類の提出・承認状態を確認できるようになったので、申請の遅れやミスがなくなり、また重複申請が減少いたしました。帳票の内容に関しても必須項目を設定したり集計機能を利用したりすることで、記入漏れや計算ミスなどがなくなり、データの信頼性が向上したことで、業務のスピードアップと効率化を図ることができました。─コスト削減効果などはありましたか。毎月4000枚もの勤怠届の申請書類を受け取っていました。たとえると大型の辞書2冊分ほどの厚みになります。その紙とやり取りにかかわるコストがすべて削減されたと同時に、申請書類の保管スペースも不要になりました。合わせて入力作業も不要になりましたので、大幅なコスト削減と業務のスピードアップを図ることができました。以前は、各店舗から総務部へと直接FAXで申請書類を送付してもらっていましたが、導入後は地域を管理するスーパーバイザーが承認した書類だけを総務部で受け取れるようになりました。─その他に導入効果などはありましたか。無駄な作業時間や人件費を削減しようとする姿勢が見られるようになりました。経営側も勤怠管理を重要な評価軸としてとらえるようになったからです。─導入時に苦労されたことなどはありましたか。当初、利用者からよい反応ばかりが返ってきたわけではありませんでしたが、グループウェア上に掲示板を設けて現場からの要望をできるだけ取り入れながら導入したことで、逆に「業務が効率化されて助かっている」とか「こういう業務も電子化してほしい」という声が数多く寄せられるようになりました。─今後、他の業務で利用する予定などはありますか。勤怠管理の他にも住所変更の届出や交通費精算など、一部の申請業務で利用を開始しています。今後は経理部門や営業部門でも本格的に活用したいという声が上がっています。─エイトレッドへの期待などあればお聞かせください。ワークフローや電子帳票をはじめて導入したので、理想と現実のギャップを埋めるのに少し手間取りましたが、エイトレッドは根気強く当社の要望を聞いていただき適切に対応していただいたので、スケジュール通りにシステムをスムーズにリリースすることができました。─エービーシー・マート様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。記載の担当部署は、取材時の組織名です。無料でご利用いただけるデモサイトをご用意しています。無料トライアル(デモサイト)を試す導入事例のPDF版を無料ダウンロード株式会社エービーシー・マートにおける導入事例をPDFでもご覧いただけます。ご検討時の社内での共有の際にぜひご活用ください。なまる店舗から本部への申請や連絡にX-pointを活用。メールやFAXでのやり取りを撤廃。ユニマットライフワークフローで車両管理システムを実現。130の拠点で約2000台の車両を効率的に運用。ピー・シー・エー株式会社スマートデバイスを活用し、決裁のスピードアップと効率化を実現。イズミ【電子決裁システム活用】100以上のショッピングセンターと本社で発生する36,000件/年の稟議・申請を電子決裁化。クラウドサービスを前提にワークフローを選定。シモジマ受注型から提案型へ。X-pointの導入を契機に、営業スタイルの変革をめざす。ご検討中の方へ資料ダウンロード製品カタログ・ホワイトペーパー(eブック)はこちら。無料トライアルデモサイトにて無料体験ができます。お問い合わせはこちらから03-3486-2812お気軽にお問い合わせください。お問い合わせフォームご連絡確認後に営業担当よりご連絡いたします。Reserved.閉じる。