「税理士は数字に強い」「税の専門家」というイメージをもたれがちです。お客さまから「数字」と資料をいただけなければ、「強み」も「専門知識」も発揮しようがありません。今回のテーマは、早く・安く・上手に税理士(というよりヤマグチ?)を使う方法です。税金などすべて数字です。その数字の計算は誰か(社労士、税理士など)に頼めるとしても、その結果としてでてきた数字について責任を負うのは商人(事業者・会社)自身が負うものです。「数字」の始まりもまた商人自身が責任を負っています。順に記帳・転記・集計を繰り返していく作業です。)を作成し、各勘定科目残高の翌期繰越額を確定します。これらの作業を「簿記一巡」といいます。会計ソフトを利用する場合も、この手順に変わりはありません。ユーザーが「仕訳」として登録したデータを自動的に記帳・転記・集計することで、簿記一巡の作業を大幅に合理化できますが、原始資料をみてどのような「仕訳」を登録すべきはユーザーの判断にかかっています。そこに誤りがあれば、当然結果も不正確になります。経理業務の合理化は、簿記一巡、いいかえれば、数字の「始まり」から「終わり」までを1無駄なく、2切れ目なく、そして3間違えなく、つなぐフロー(動線)の構築です。フローに切れ目があると、フローの隙間を埋める作業が必要になったり、つなぎ間違のもとになることがありますから、切れ目はできるだけ少なくした方がいいです。フローの作り方次第で変わる経理負担どこを「始まり」とし「終わり」にするかは様々ですが、以下のようなケースが考えられます。ケース1:ある程度経理知識のある方が自分で「仕訳」を会計ソフトに登録し、それ以降の作業を税理士等に依頼する(報酬も安くなるはずです)。ケース2:全く経理が分からない方が、税理士等に原始資料を全部渡して「仕訳」の段階から依頼する(報酬は高くなるでしょうが...)いずれの場合でも、避けて通れないのが仕訳の「判断」と「登録」です。どのような仕訳にするかの「判断」はある程度専門知識を要する作業ですが、それを「登録」するのは単純作業です。ケース1は、最初の判断と登録を本人が行い、それに誤りがないかを外部専門家がチェックする場合です。ケース2は、判断と登録をすべて外部に依頼する場合です。登録は単純作業とはいえ、誰がやっても一定の労力を必要としますから、ケース1と2の違いは、労を惜しまず専門家に支払う報酬を節約するか、報酬を支払って専門家に作業を肩代わりさせるかということになります。原始資料から「登録」までのフローがうまくできていないと、いずれのケースでも判断に手間取ったり、間違ったり、あるいは判断自体ができないこともありえます。外部者を使う場合は注意が必要です。冒頭で申し上げたように、外部者は与えられた資料でしか判断できません。資料が足りない、重複している、場合によっては無効(更新前の古い資料など)だったということは知りようがありませんから、気づかないまま誤った判断をすることになります。過不足なく資料が提供されていても、それが整理整頓されていなければ、判断の前段階で資料整理に時間を費やすことになります。照合する、とう事前準備を済ましておいていただけると、安く・早く済みます。資料の電子ファイル化でフローの「始まり」を作る原始資料は原則として確定申告後7年間保存が必要です(法人税法126条、同法施行規則59条1項3号)。会社の場合は会社法の定めにより会計帳簿を10年間保存する必要があります(会社法432条)ので、可能ならばそれに合わせて領収書も10年間保存しておくと安心です。個人事業者も原始資料を保存する必要があります。保存期間は白色申告の場合は5年、青色申告の場合は7年です(所得税法232条、同法施行規則102条4項)。税務署等が調査にくる際には原始資料の原紙の提出を求められます。経理・申告をする際に原始資料を必要としますが、それは紙である必要はありません。JPGなどのイメージファイルにスキャンしたもの、エクセルなどのスプレッドシートでも十分です。私の場合は、クラウド上の共有フォルダーにお客様から資料をアップロードしていただき、それを作業に使っています。こちらから資料を取りにお客様を訪問する必要もありませんし、お客様もコピーや郵送などの準備も不要になります。「検索可能なPDF」を選択して文書をPDFファイルにしておくと、キーワードで文書を検索できるので、探し物をする際に便利です。スキャナーによっては、スキャンした文書の日付・内容を自動的にファイル名にしてくれるものもあります(ブログ「最新スキャナーすごいです!」参照)。このような機能をもつスキャナーがあると、電子ファイルを作成・検索が効率的にできます。ここまで準備ができれば、経理フローの「始まり」として十分です。一般的な会計ソフトは自社内完結(スタンドアロン)型です。したがって、登録したデータを外部者に見せるには、帳票にプリントアウトするか、データファイルに落とし込んで外部者側で同じソフトで読み込ませる必要があります。何よりも、データの登録作業を誰かしなければなりません。それに対して、クラウド型の会計ソフト(クラウド会計)は、サーバーに保存されたデータを外部者に閲覧させることが可能なので、税理士が直接データをリアルタイムで見に行くことができます。ほとんどのクラウド会計はAIを活用しており、スキャンした電子ファイルから金額、支払先を読み取って仕訳の「原型」を作ることができます。スキャナーによってはクラウド会計に直接スキャンした原始資料をアップロードすることもできます。チェックさせるというフローを構築することも可能です。先述のケース2がケース1に近づき、フローの切れ目も少なくなるということです。コミュニケーションのツールとしても便利です。そのあたりは以前ブログ「クラウド会計が放つキラーパス!」にまとめましたので、よかったら、そちらもご覧になってみてください。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください。