1で本当に必要ないものを廃棄してまず全体の量を減らします。次の2は、たまにしか見ないもの所在が分かっていれば日常的には問題ないものは執務室から除外することをお勧めします。都心のオフィスであれば地価が高くコストに影響します。最後に3の必要なものを電子化します。※電子化のコスト電子化してしまえば、いつでもどこでも見られるので、なるべく電子化する方向で検討を始める企業も多いようですが、1ページを電子化するのは容易いと考えても文書は大量にあり(1cmは大体100枚です。)、簡単にできることではありません。必要なものを電子化する、そのために事前の廃棄や電子化基準を定めることがポイントになります。何らかの電子化をする基準(年代が新しい、使用頻度が高い、重要度が高いなど)で選別された紙文書は、実行時点を視点として見た場合、「ストック」と「フロー」の2つの種類に分けられます。文書の作成や収受などでこれから発生する紙文書この2種類に分けて説明します。保管・保存された紙文書の電子化になりますので、大抵は大量であります。電子化のコストで述べたように電子化以外の可能性も確認し、電子化する対象を絞り込みます。次に電子化の計画を立てます。1いつまでに電子化するスケジュールを立てます。大量にある場合は、フェーズを分けて行うのも一つの手です。2だれが(内製で行うのか、外注か)その企業の社員で行う内製と外注に依頼する場合があります。3どこで(社内か、社外か)2で内製であれば社内で行うことになりますが、外注の場合は文書を持ち出して外注で行う場合と社内に電子化をする場所を設置してそこで作業をしてもらう場合があります。4どのように(方法)契約書のように袋とじされたものは、オートフィーダを使うことはできません。どんな方法でスキャンをするのかということも予め決めておきます。内製の場合は仕上がりが人によって様々に成りがちですから、仕様を決めてきちんと守ってもらうことも必要です。カラーorグレースケール、余白の大きさ、解像度、スキャン後のファイル名のルールやファイルサーバーや文書管理システムへの投入ルールなどになります。■フローの電子化これから、発生する紙文書をどの時点で電子化するのかを決めておきます。発生する状況としては、「作成」(例:契約書などに押印をして文書を完成させる)、「収受」(例:提案書などを紙で受け取る、手書きのアンケートなど)の2つがあります。1いつどのタイミングで電子化を行うかを決めておきます。2だれが1にも関連しますが、誰が(発信元なのか保管先なのか、あるいは外注化するのか)電子化するのかを決めます。3どこで社員が電子化する場合は社内で行われますが、外注を使う場合は社内で行う場合と文書を持ち出して電子化する場合があります。4どのように同じ品質を維持するために、基本的にはストックで決定した仕様を使います。電子化した原本をどのように扱うのかも決めておきます。電子化されていれば廃棄してもよいものもありますが、契約書のように原本を保管する必要のあるものものもあります。5何をそう、「何を」です。対象となる文書によって、取り扱いのルールが異なりますので、「何を」ごとに表などにまとめておくとよいでしょう。紙を無くしたら、その代わりに電子化文書が増えることになります。紙文書をキャビネットに保管し、ファイリングしておくと同じように、分類などのルールを決め、ファイルサーバーなどの整理を行っておきましょう。ファイルサーバーもキャビネットと同じです。その機能に応じて、社内のルールに合わせ情報システムを効果的に使うことで効率化も図れます。この図は、文書のライフサイクルから見た情報システムの位置づけです。※製品によっては、複数の機能を兼ね備えるようなものもありますし、ルール化とファイルサーバーだけで運用することもできます。「発生」の仕掛中文書から、「保管」まで、文書を収納することが出来ます。文書の共有化と情報漏洩防止のために、データを個人のPCには置かせず、ファイルサーバーへ置くことを義務付けている企業も多くなってきています。自由にフォルダを作成したりすることが出来るので、運用にはルール化が必要です。■ワークフローシステム文書の作成元から発信し、承認や回付を行います。■文書管理システム文書を保管します。文書そのものが閲覧できると同時に、文書名や作成日などのデータも管理できます。文書を取り扱う際の様々な機能が備えられています。文書管理システムを使う場合は、何を文書管理システムに入れるのかというファイルサーバーとの棲み分けをルール化し、周知しておく必要があります。取り扱う歴史的資料などが対象となります。以上、ペーパーレスオフィスの実現に向けて説明いたしました。お問い合わせなどお気軽にご連絡ください。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。