CloudPBXのクラウド化で、オフィス移転にも柔軟に対応。ナンバーポータビリティにより、利用中の電話番号の継続利用も実現。FUTECHは、ユニー・ファミリーマートホールディングス株式会社のグループ会社としてECサイトの運営、電子マネー、クレジット、ポイント、ID等を含むフィンテック関連ビジネスの推進、サービス事業、エンタテインメント事業、マーケティング・ソリューション事業などを手がけています。今回、ホールディングス全体で行われる組織編成に伴うオフィス移転に柔軟に対応するために、「PBXレス」に踏み切りました。FUTECHは、グループ会社間のコミュニケーションの活性化を目的に、2017年11月に新オフィスに移転。会社統合や組織再編など、今後も起こり得る移転へ柔軟に対応するために、PBXのクラウド化を決めた。「これまでも何度かオフィス移転を経験していて、その度にPBXの移設費用が結構かかってしまうので、どうにかしたいと考えていました。マネージャーの阪本健一郎氏だ。阪本健一郎氏また、これまでは社員一人ひとりのデスクに固定電話を設置するとともに、一部の社員についてはスマートフォンも支給していた。名刺には部門代表の電話番号を記載していため、外出中などに着信があると、オフィスにいる社員が固定電話で応対し、必要に応じて携帯電話に転送するという手間が発生していた。これらの取次業務の負担軽減も視野に入れ、「FMCに対応したクラウド型のPBXサービス」という条件で、2017年4月頃サービス選定を開始した。"ナンバーポータビリティー"で電話番号はそのままに。FUTECHは、「音声品質」に加え、移転が決まっていたために「期間」、そして「コスト」の3つの観点から、4社ほどのサービスを比較検討した。Cloud」がもっとも安定した音声品質で場所を選ばずに利用できるという点を評価し、採用することに決めた。Cloudは、固定電話はもちろん、スマートフォンから通常の携帯回線通話にて会社の電話番号が利用できるクラウド型のFMC対応PBXサービスだ。オフィスに固定回線の敷設や回線収容装置を一切必要とせずに、主要都市の市外局番を利用でき、ナンバーポータビリティーにも対応している。これまで使用していた東京03番号をそのまま活用できた点も選定のポイントになった。東京都内であれば、どこに移転したとしても電話番号は変わらない。「来年、すでにオフィス移転が決まっていますし、今後もオフィス移転は多く起こり得るため、会社としても、そのたびに電話番号が変わるのは良くないと考えています。これまで利用していた電話番号が変わらない点はいいですね。FUTECHでは、固定電話とスマートフォンの両方を支給する運用から、どちらかを働き方に応じて選んでもらう運用に切り替えた。スマートフォンを支給している社員は、全部で107名。彼らは、ダイヤルイン番号に着信があると、スマートフォンで応対できるようになった。これにより、取次業務がかなり削減できているという。「スマートフォンか固定電話か選んでもらう際、スマートフォンにすると土日や業務時間外も電話がかかってきてしまうのでは?という声もありました。Cloudは、スマートフォンの設定画面から簡単に時間に応じた着信先設定ができるので、それに対する懸念は解消されました」と同グループの吉岡匠氏は振り返る。部門代表に着信があった場合も、スマートフォンでピックアップ、その後に保留や別の社員に転送することもできる。「便利なのですが1つ残念なのは、スマートフォンでのピックアップと転送の操作を面倒に感じ、代表番号への着信は固定電話で応対する社員が多い点ですね...。基本的にダイヤルイン番号でのやり取りを推奨しています。情報システム部門では、基本的にダイヤルイン番号にかけてもらうように積極的に案内しているので、誰かがほぼ電話番状態になってしまうという事態はなくなりました」と吉岡氏はその導入効果を話す。FUTECHでは、支給するスマートフォンを、iPhoneおよび、情報システム部で選定した数種類のAndroid端末の中から、社員が自由に選べる。以前は、カタログの中から自由に選んでもらっていたため、社員が使用する端末の種類は実にさまざまだ。同グループの榊原恵子氏は、「もともと、MDMの導入を検討していたのですが、Android端末は機種によっては対応していなかったりで、途中で止まってしまっていました。Cloudのリモートワイプ機能は、端末に依存せず使えるというところがとても良かったですね。Cloudには、リモートワイプ機能が標準搭載されている。端末の回線停止まで実行する「端末初期化」、uniConnectダイヤラーアプリだけを消去する「アプリケーションワイプ」、アプリを利用できないようにする「アプリケーションロック」、端末の位置情報を取得しメールで通知する「位置情報取得」の4つのメニューから選択・実行可能だ。Cloudの導入により、スマートフォンを活用する幅が広がるので、その分リスクは増えると思います。リモートワイプ機能が標準装備されている点は、魅力的ですね。それと、MDMを導入する企業は多いですが、機能を使いこなすのは難しいと思います。紛失した時に端末初期化ができれば、万一の際の情報漏えい対策になりますし、MDM機能としては十分だと考えています」と阪本氏。セキュリティー対策は、費用と効果のバランスが重要だ。Cloudは、月額700円〜/台で利用できる。MDM機能としてはリモートワイプ機能のみの搭載だが、費用に対して十分なセキュリティー対策だと言えるだろう。Cloudの導入により、社員の入退社に伴い発生していた業者によるPBXの設定変更作業も必要なくなった。他にも、都度依頼をしていた年末年始のアナウンス設定なども社内で対応できるようになった。「スマートフォンの設定変更は非常に簡単。固定電話については、アナウンスの設定変更などは問題なくできたが、その他の設定はまだ未経験なので、少し不安ですが、慣れれば問題ないと思っています」と榊原氏は話す。作業自体は難しくないため、内製化したことによる負担は増えていない。外注する手間や費用が抑えられたことで、コスト面での効果が出ているという。FUTECHでは、既に確定している次回のオフィス移転でも、コストをかけずに、今回のオフィス移転と同様、容易に対応できると考えている。Cloudのバージョンアップに期待を寄せた。-資料請求・お見積・ご相談は、S&Iまでお気軽にお問い合わせください。