【社内文書の書き方】言葉が見つからない!?効率重視が求められる作成のコツ2019-05-01社内文書は、余計なものを一切省くのが基本です。効率を優先して短時間で内容がきちんと理解できるようにする必要があります。件名や伝達事項に関しては簡潔で短く、それでいて正確に記すことが求められます。定型文的な儀礼的あいさつ等は不要ですし、末文や結語も省略したほうがいいですね。差し出す相手はすべて社内の人ですので、最低限の敬語のほかは明瞭な文章で作成しましょう。ここでは、社内文書の基本について詳しく解説します。まとめ社内文書の役割とは?社内文書は、文字通り社内で情報のやり取りを迅速に行うための文書です。できるだけ早く正確な情報を伝えることが役割ですので、スピードや正確性などが求められます。社内文書とは社内文書の特徴は、当然ですがそのすべてが会社内でやり取りする文書だということです。社内文書にはインフォメーションのメモからすべての支社や営業所に配る伝達まで、様々なクラスの文書があります。社内文書ですので、対社外への文書のように改まった文言は必要ありません。形式化されたものを含めて実際のワーク本位で明瞭に指し示すのが基本です。伝達など社内用の文書が社内文書ですから、基本は効率優先で現実に行う実務本位でなければ行けません。明確で要点をとらえた文書ならば大丈夫です。社外文書では、ある程度あらたまる必要がありますが、社内文書であればそれほどあらたまる必要はないです。「敬具」などといった頭語や結語、時候のあいさつなどの礼儀や社交的な要素は一切割愛します。敬語も適正な範囲内で使用すれば十分です。繰り返し使用される休暇届などの届け出関係文書や経費の精算書などは、ほとんどの会社で自前の定型用紙があるはすです。それらのフォーマットはデータとして準備されている会社も多いですから予め確認しておきましよう。社内文書で重要なことは「スピード」「確実性」「シンプルさ」だと言えます。社内文書の役割は、情報をなるだけ速く、正確に知らせるという点にあります。速さや、シンプルさが先決なので、社外文書のようなきめ細かな挨拶等は必要ないです。社内文書の種類や作成のポイント社内文書は、指示や依頼や報告など様々な種類があります。その種類と適用範囲を把握し、その作成ポイントをマスターしてください。社内文書には、以下のような種類があります。データほとんどの場合、会社オリジナルのフォーマットが用意されていると思います。社内文書作成のポイント社内文書は、その文書での用件はひとつだけにすること、敬語は最低限、「です・ます」調、件名は内容が分かるように、結論を先に書く、あいまいな表現は使わないなどが基本です。その基本を元に以下に作成のポイントを上げておきます。社内文書は、提出前にここだけはチェックし見直してください。社内文書はシンプルさが大切ですから、導入部や挨拶などは必要ありません。気を付けてほしいのは、その社内文書の用件が何で、相手に何を実施してほしいのかをハッキリと書くことです。明示の仕方や用件がわかりづらいと、あなたの評価にも影響しかねませんので、社内文書の書き方をマスターしておいてください。報告書については、営業報告書や出張報告書など色々な種類があります。営業報告書ならばお客様との商談内容や進捗具合、問題点などをなるべく簡潔に書きます。形作る上で重要な要素はタイトルです。一目見てどういった内容でなのかが理解できるように書きましょう。出すのはお願いするということですから、受け取った社員には行動を起こしてもらう必要があります。いつまでにどんな内容のことをしなければならないのかが、すぐに分かるように書くことが必須です。明確に書いてくださいね。まとめ社内文書は明瞭簡潔にその内容が理解できるように書くことが重要です。社内文書にはテンプレートが用意されていると思いますから、いち早く慣れておくことが大事です。間違いauthorこの記事も読まれてます【ビジネス文書の基本】もう迷わない!紙文書・メール文書・FAX文書の使い分け社会人ともなれば、多くのビジネス文書を取り扱うことになります。紙文書の作成は、思い違いを防止して明確に伝えることが目的です。目的のために色々な形式がありますが、[...]社外文書の書き方は?あってるか不安にならない作成のコツ社外文書は、基本的に会社の意思を社外へ示すものという使命があります。社交文書は、会社同士のコミュニケーションを深めるツールとして重要です。