›この記事は、書籍『Web制作・運用現場のための「課題解決」の教科書』の内容の一部を、Web担向けに特別にオンラインで公開しているものです。「Webサイトを効率よく運用するためのルールドキュメント」の内容をお届けします。(一覧表)」について、後半は実際にコンテンツ運用で使われているルールドキュメントを解説します。(一覧表)」のことです。適切なマニュアル・帳票・管理表を持つことにより、Webサイトのコンテンツを効率よく、かつ精度高く運用することができます。ここでは、まず大きなWebサイト全体の運営の話をしてから、コンテンツの運用管理に絞って、マニュアル・帳票・管理表を見ていきましょう。Webサイトの運営に使うドキュメントWebサイトの運営管理に使うドキュメントは、全体のルールと業務別のルールに整理できるWebサイトの運営管理に使うドキュメントは、図3-2-1のような体系で整理することができます。運営管理のルールは、Webサイト運営全体のルールと、業務別のルールに整理できる。業務別のルールはさらに、業務の成果物(モノ)の品質や仕様に関するルールと、業務の仕事のやり方・工程・手続きに関するルールの2つに分けられる。(1)Webサイトの運営全体に関するルール(運営ガイドライン)「私たちはなぜWebサイトを運営するのか」というWebサイト運営の目的・理念と、Webサイト関連業務の全体像を共有するためのドキュメントです。運営チーム全体の意識あわせを行うこと、サイト運営にかかる業務全体を管理していくことが、このドキュメントの策定目的です。掲載内容は大きく4つで、1つ目は「サイト運営の目的・理念」です。「Webサイト運営チームが企業の中でどんな責任を果たすか」、いわゆるミッションが書かれることもあります。事例を載せることはできませんが、「当社最高の営業マン」「ファーストコンタクトポイント」「災害時の情報発信の最後の砦」などのキーワードを見たことがあります。2つ目は「管理対象サイトの全体像」で、複数のWebサイトを管理する場合は、サイトのフォーメーションや使い分け、各サイトで使えるドメイン・システム・インフラに関するルールも掲載されます。3つ目は「サイトの運営体制」で、「広報部がWebマスターを務める、その役割は●●」など、職務分掌が定義されます。4つ目は「業務体系とドキュメント一覧」で、全ての業務と、その業務を行う際に参照すべきドキュメントが定義されます。業務別のルールドキュメントです。細かく見ると、さらに業務の成果物(モノ)の品質や仕様に関するルールと、業務の仕事のやり方・工程・手続きに関するルールの2つに分かれます。コンテンツ運用業務の成果物(モノ)に関するルールとは、既に取り上げたユーザビリティ・アクセシビリティガイドラインやコーディングガイドラインのことです。コンテンツ運用業務の仕事に関するルールが、これから取り上げる「運用マニュアル」のことになります。「業務別のルール」という説明で気付かれたかと思いますが、Webサイトを運営していくにはコンテンツ運用以外の業務も必要です。代表的な業務とルールドキュメントは図3-2-2の通りです。Webサイトの運営業務を、HTMLを作って公開するだけだと思っている人がいますが、大間違いです。個人サイトならともかく、企業のWebサイトはビジネスのために運営されますから、様々なことを管理しなくてはなりません。誌面の都合上、この後詳しく紹介するのは、コンテンツ運用業務に関するルールドキュメントだけですが、前述のような体系の下で、各種マニュアル・帳票・管理表が機能しているのだということは覚えておいてください。Indicators)や定期レポートの要件を定義したドキュメント。アクセス解析を行うポイントや、効果検証ツールの設定方法などを記載したマニュアル。解析スタッフより各事業部の担当者が使うことの方が多い。解析ツールが複雑な場合は、タグ発行マニュアルという解析スタッフ用の別マニュアルが作られることもある。広告運用の手順や成果報告のやり方を書いたマニュアル。広告運用スタッフが使う。ユーザーからのお問い合わせに対する一次回答マニュアル。応対文例やエスカレーション先が書かれている。コミュニケーション担当スタッフが使う。定義したドキュメント。ソーシャルメディア公式チャネルの運用に関するマニュアル。投稿・コメントのトーン&マナーや炎上に対する監視・対応などを記載。ソーシャルメディア運用スタッフが使う。新規に開設してよいサイトの条件と、使用できるドメイン・システム・インフラなどに関するルールを記述したガイドライン。サイトを設立・改廃する場合の申請手続き、設定側の処理手続きを記したマニュアル。Webシステム・インフラに関して、仕様書、サポートベンダーなど管理に必要な情報や、その対応手順を掲載したドキュメント。策定、共通ファイルの管理、サイトの品質管理、ドキュメント管理、スタッフ教育など、多種多様なWebマスター業務に関するマニュアル。まとめWebサイトの運営管理に使うドキュメントは、全体のルールと業務別のルールに整理できる。業務別のルールはさらに、業務の成果物(モノ)の品質や仕様に関するルールと、業務の仕事のやり方・工程・手続きに関するルールの2つに分けられる。Webサイトを運営して行くには、コンテンツ運用以外の業務も必要。コンテンツ運用に関するルールドキュメントは、図3-2-3のような体系で整理することができます。(1)運用要件定義書コンテンツ運用の要件(やって欲しいこと)を定義するドキュメントです。具体的には、運用対象となるコンテンツとアプリ(メールフォーム、FAQ、レコメンドなど運用が必要なツールのことです)、サーバー構成や作業場などの運用環境、何を目標に運用して欲しいかという期待成果、運用チームが約束するサービスレベルなどを記載します。(2)運用マニュアルコンテンツ運用のやり方を定義するドキュメントです。具体的には、誰がどのタスクをやるか(体制図)、どの順番でタスクを行うか(フロー図)、各タスクはどう進めたら良いか(手順書、狭義のマニュアル)の3つから成り立っています。チェック票、納品票など、原理的には情報の受け渡しごとに帳票があってもよいのですが、1枚の帳票に複数の記入欄を設けてプロセスの最後まで使うことが多いようです。(4)管理表(一覧表)管理表(一覧表)は、運用プロセス上にあって変化するモノゴトを、一覧管理するためのフォーマットです。案件一覧表やファイルリスト、担当者の連絡先一覧などが該当します。やり方を定めると考えてください。運用チームのために運用要件定義書は必ず作ろうみなさんは運用要件定義書を見たことがあるでしょうか。運用を外注している場合は、ベンダーが必ず運用要件定義書を作ってくる(更新依頼ごとに発注している場合は別)と思いますが、運用を社員で行う場合は作成していないことが多いようです。運用要件定義書がないと、運用チームが際限なく更新を依頼されたり、何を目標に頑張ったらいいか分からなくなったりすることがあります。社内の目標管理制度や職掌制度で代替できているなら良いのですが、そうでない場合はぜひ運用要件定義書を作成することをオススメします。一貫した運用設計から作られる運用が効率的になるよう運用プロセスを設計することを「運用設計」と呼びます。運用設計のアウトプットです。場合、リニューアルで運用要件が変わったときや、運用チームを社員から外注ベンダーへ大きく入れ替えたときなどに、運用設計は行われます。各部署・部門でバラバラに作っても、運用は効率化しないということです。「ツールのこのボタンを押す」というレベルの詳細の詳細を記したマニュアルであれば、各部署・部門で作っても、各個人で作ってもいいでしょう。枠組・骨子は一貫した運用設計によって作られる必要があります。それは、これらのドキュメントが、1つの運用プロセスを最初から最後まで通して円滑に遂行するためにあるからです。1つの運用プロセスの遂行を分担しながら定義しています。「マニュアル」は毎回変わらない固定の作業手順を定義しています。帳票フォーマットは、毎回変わる情報を抜け漏れなく運べるように、受け渡しする情報を定義しています。管理表は、同じく毎回変わる情報のうち、現場スタッフではなく管理者(統括ディレクターなど)が管理すべき情報を定義しています。これらがもしバラバラに作られてしまうと、タスクの対応漏れや二重作業が生じるかもしれません。情報の受け渡しの抜け漏れや二重記入が出るかもしれません。案件自体の管理漏れや二重管理が起きるかもしれません。作成しないと、効率的な運用にはならないのです。マニュアル、帳票、管理表は、1つの運用プロセスの遂行を分担しながら定義している。社内で運用している場合でも、運用チームのために運用要件定義書は作るべきである。一貫した運用設計から作られる。運用プロセスを円滑に遂行するためにある。Webプランナー/中小企業診断士2006年にメンバーズに入社。サイトの調査・分析、ガイドライン策定、ウェブコンテンツJIS対応など企業サイトの基盤整備にかかる案件を数多く手がける。2010年、新規事業であるFacebook関連サービスの立ち上げに参画。2012年よりWebマネジメントセンター推進室にて、全社の品質・生産性向上と、革新的なWeb運用サービスの実現を推進している。株式会社メンバーズ1995年創業。経営理念に「“MEMBERSHIP”でマーケティングを変え、心豊かな社会を創る」を掲げ、国内大手企業を中心とした顧客企業に対し、デジタルマーケティング分野における戦略立案から企業Webサイトの構築・運用、ソーシャルメディア活用等の支援サービスを総合的に提供しています。目的とした仙台オフィスの開設やワークライフバランスへの取り組み、健康に働ける職場づくりなど、様々な取り組みを行っています。最近(過去90日間)の記事で、Facebookの「いいね!」が多かった記事をお見逃し無く。ネット広告への強い嫌悪感、テレビや新聞の倍以上に。いいね!伝説のTwitter企業アカウント“中の人”の先駆け。いいね!私は変人コレクター。いいね!「おもてなし」は思考停止ワード。20:52すごく勉強になってます。17:31ご購入ありがとうございます!(って、他社版元さんの書籍ですが)Web担も、今後ともよろしくお願いしますです。・2019年】フリマアプリは、新品購入の意欲も上昇させる。「ICT」で「移動」をクラウド化★CRMマーケティング担当募集!「移動を文化に」するサービス事業会社です。「おもてなし」は思考停止ワード。各週の人気記事ランキング記事を見るはてなブックマークですべての人気記事を見る今日の用語CVR顧客転換率。購入や申し込みなどにどれくらい至っているかを示す指標。「おもてなし」は思考停止ワード。2/24~2/28のマーケティング、インサイドセールス、データ分析、EC、SEOなど他社セミナー情報52件Web担編集部がゼロから学ぶ、Tableau「BI講座」。Patterns』を3名様にプレゼント!【受付終了】企業がDXに向かう取り組み方を考える『デジタルファースト・ソサエティ』を3名様にプレゼント!すべて見るインフォメーションWeb担のメルマガを購読しませんか?Web担の記事がコンパクトに毎週届くメールマガジン「Web担ウィークリー」は、10万人が読んでいる人気メルマガ。忙しいあなたの情報収集力をアップさせる強い味方で、お得な情報もいち早く入手できます。編集後記サイトマップFAQ(よくある質問とその答)Web担に広告を掲載しませんか?購読者数10万人のメールマガジン広告をはじめとする広告サービスで、御社の認知向上やセミナー集客を強力にお手伝いいたします。