初心者向けゼロから始めるタスク管理こんにちは!ひばちです。私たちが関わる「タスク=やること」には、実は色々な種類があります。「書類をファイルに綴じる」といった単純な作業もあれば、「友人と食事をする」「本を執筆する」といった、少し規模の違うものもあるでしょう。「タスク=やること」と一言でいっても、実は扱い方によって、いくつかの種類に分類されることが分かっています。この記事では、その代表的なものを解説していきます。〈タスク〉は「実際に取れる行動」です。「コピーを5部とる」はタスクですが、「明日は早く帰る」はタスクではありません。実際に取れる行動であれば、なんであれそれは〈タスク〉と呼べます。─「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門まずは「タスク」についてです。「タスク」は「やること」、即ち「実際に取れる具体的な行動」のことを指します。「靴をしまう」「ハガキを出す」「上司に確認しに行く」など、「やること」の中でも単発で一度で終わる行動のことをいいます。私たちが「何かをしよう」と思い立ったとき、その行動が「タスク」です。似たような言葉にTODOもあります。人によっては、タスクとTODOの扱う範囲を大きく区別する場合があります。基本的には「やること」を表し、同様の意味合いとして使われる場合も多いです。タスクは、頭の中に浮かぶ「やること」なので、普段は形が無く目に見えるものではありません。タスクを扱う場合には、文章等で記述して視覚化する必要があります。記述する時は、行動がイメージできるよう具体的に書くことが大切です。「机の掃除」ではなく「机を台拭きで拭く」、「案件の確認」ではなく「○○さんに××の件について電話する」といった風に書くことで、より行動を起こしやすく上手に扱えるようになります。「プロジェクト」:複数のタスクが集まったものプロジェクトとは、一般的に複数のタスクから成る、あなたが達成しようと決めた成果のことだ。「旅行の準備をする」「イベントを主催する」「大掃除をする」といった、一つの行動では終わらない少し規模の大きいものを「プロジェクト」と呼びます。私たちが普段使っている「プロジェクト」とは意味が多少異なるかも知れません。そこまで大袈裟なものでなくても、複数のタスクが必要なものは全てプロジェクトです。多くは、「1日では終わらず、1年以内で終わるもの」位のニュアンスで用いられます。別の視点で考えれば、「求めている結果」のことを、プロジェクトと言い換えることができます。プロジェクトの多くは、「動詞」ではなく「状態」で記述されがちです。スポンサーリンク「イベントを成功させる」「楽しい旅行にする」といった「求めている(望んでいる)状態」を記述する方法も、プロジェクトを表現する上では、むしろ明瞭でイメージしやすいものとなります。共通するのは、「一度の行動では終わらない」という点と、「それ自体では行動できない」という点です。別の記事で後述しますが、プロジェクトを上手に扱うためには、行動できる単位、即ち「タスク」に分解する必要があります。「スケジュール」は「いつやるか」、つまり、実行される日時が明確に決まっているものを指します。「ミーティングに参加する」「旅行に行く」「友人と買い物に行く」のようなものが挙げられます。これらはすべて、ある特定の日時に実行されるのでスケジュールです。「ミーティングの準備をする」「旅行の準備をする」「買い物リストを作る」などであれば、日時が特定できないためスケジュールではなくタスクと言えるでしょう。ちなみに、「この日にやる!」と自分で決めたものはスケジュールかと言われると、判断が難しい部分があります。自己都合で簡単に移動することが可能だからです。このことからも分かるように、基本的にスケジュールは「他者」が関わっていることが多いです。「買い物に行く」だけならタスク(プロジェクト)ですが、「友人と買い物に行く」のは、スケジュールになります。スケジュールの扱いは、タスクと比較するとシンプルです。日時が決まっているので、カレンダーに書きこむことができ、定期的に確認することで管理されます。「ルーチン」:繰り返されるもの毎日の人の行動の、じつに40パーセント以上が、「その場の決定」ではなく「習慣」だという。Habit私たちの生活の中には、習慣的に行っていることがいくつもあります。「お風呂に入る」「身支度をする」「ゴミ出しをする」「ガソリンを入れる」これらのタスクはその一例で、一度では終わらず、日常的に繰り返し行われるものです。このような繰り返し行うやることのことを「ルーチン」と呼びます。俗に「習慣」と呼ばれることもあります。ルーチンは、その1回は単発で終わるタスクです。1度実行すれば終わりという訳ではなく、定期的に繰り返し行う必要があります。ルーチンには繰り返す頻度という情報が付属してきます。1日毎、1週間毎、1か月毎、1年毎、不定期。ルーチンは、単純なようで扱いはとても複雑です。一方で、「ルーチンを制するものはタスク管理を制す」と言える程、重要な役割を持っています。まとめ:1日を構成するものここまで、「タスク」「プロジェクト」「スケジュール」「ルーチン」という主要な4つの形態を見てきました。私たちの1日を思い返してみると、これら4つの「やること」によって構成されていることが分かります。朝起きて歯を磨く:ルーチン友人にメールを入れる:タスク時間通りに仕事に行く:スケジュールデスクの整理をする:ルーチン開発の仕事に従事する:プロジェクト会議に出る:スケジュール郵便物を出す:タスク議事録を作る:プロジェクト読書する:ルーチンこれら主要な4つの形態の「やること」をいかに上手に扱っていくかが、タスク管理の肝と言えます。私たちが関わる「やること」には、実は色々な種類がありますが、その言葉の意味と、特徴の違いを理解しておくことが大切です。管理の方法や扱いがそれぞれ異なるので、ここで一度整理しておきましょう!この記事をご覧の皆様へ~寄付のお願い~タスクペディア普及活動をしている私たちチームタスクペディアは、活動にあたりお世話になっている社会福祉法人SHIPさんへの寄付を、この記事をご覧の皆様にお願いしております。「タスク管理を広めることが、巡り巡って社会貢献となる」そんな考えにご共感いただき、ご寄付をいただければ大変嬉しいです。下記ページに詳しく記載しております。1タスクマネジメント支援ツール「タス[...]Prevタスク管理でどういう状態を目指せばいいの?【ゼロから始めるタスク管理】Nextタスク管理をレベルアップ!「コンテキスト」を理解しよう【ゼロから始めるタスク管理】この記事を書いた人ひばち社会福祉士/精神保健福祉士/整理収納アドバイザー。タスクペディアの開発と普及活動に携わってます。「タスクの整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を軸に発信していきます。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。*サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。Reserved.ホームシェアメニューTOPへ。