長年、本ブログをご愛読いただき、誠にありがとうございました。年から続けてきました本ブログですが、少し形を変えて、以下2サイトにて、継続していくことにいたしました。ユーザの方向けに、「ワークフローアプリの作り方」等、サービスに特化した内容を発信していきます業務テンプレートにつきましては、以下に整理していく予定です。(https://questetra.zendesk.com/hc/ja/articles/360012492211)今後とも、クエステトラをよろしくお願いいたします。前回「第595話:アンケート回答期限、もうひとつの設定方法」では、「タイマー時刻をデータ設定式でセットする方法」について紹介しました。「サービスタスク(データ設定)」については、ひとつの工程で、複数のデータ項目に値をセットできるようになっています。「サービスタスク(データ設定)」が連続して配置されている場合、ひとつに統合することを検討ください。いった内容を案内しました。前回、「イベント参加者アンケートに回答期限を設定」では、サービス工程を利用して『7日後に締め切り』をセットしました。アンケートに期限を設けることで、未回答であった場合にも、業務プロセスが滞留し続けることを防ぐことができます。[イベント受付フロー-アンケート(期限セット)]『7日後』の設定には、データ設定式を利用しています。トークンが到着した時点(#now)から『7日後』を「回答期限(日付)」にセットすることができます。・2時間30分後:#now.addHours(2).addMinutes(30)・月末:#now.getLastTimeInMonth()・翌月5日:#today.getFirstTimeInMonth().addDays(4)といったものがあります。(他のデータ項目でも「データ設定式」を利用可能です。前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローに、イベント開催後にアンケートを行うための仕組みを追加しました。参加者にアンケート回答してもらい、イベントの感想やフィードバックをもらうことで、次のイベントをより良いものに変えていくヒントになります。前回のワークフローでは「アンケート回答されるまで待ち続ける」必要がありました。全ての参加者がすぐにアンケートに回答してくれたら、業務もスムーズに進みますが、残念ながらそういう訳にもいきません。(自分も含めて)アンケートに回答しないときもありますよね。いうことで、今回は、「アンケート回答に期限を設ける」ようにワークフローを改良します。期限を過ぎても回答がない場合、案件は自動的に終了するようになっています。前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローを紹介しました。フロー改善、の視点からも望まれます。イベントが無事に開催された後には、参加者にイベントの感想やフィードバックを聞きたいものです。参加者の声を聞き、次のイベントに反映することで、「イベント開催業務」自体もカイゼンしていくことができます。そのイベントが、セミナーであれば、セミナー内容の見直しにも繋がりますね。「イベントアンケート」収集用のワークフローを準備して、回答用URL(フォーム開始)をイベント参加者に一括でメール連絡する方法もありますが、今回は、「イベント受付フロー」の後工程にて、アンケートの入力を待ち受ける方法(フォーム待ち受け)を紹介します。販促イベント第592話:ワークフローでイベント申し込みを受け付ける2018年6月18日イベントやセミナーの参加受付、どうしてますか?申込件数が100人、500人、1000人の想定なら「自動処理システム」を必死に考えるのが良いでしょう。一方で、10人、20人、50人と言った規模ならどうでしょうか???例えば「少人数セミナー」などのイベント受付。イベント用のメールアドレスを設定し、受付業務は≪担当者によるメール対応≫とするのが手っ取り早いかもしれません。それはそれで良い面もあります。何事にしても素早く行動に移すコト、とても大切です。「繰り返し開催されるイベント」になる様なら、どこかのタイミングで≪担当者によるメール対応≫は卒業すべきかも知れません。その業務について「担当者しか知らない」と言う状況をやめ、キッチリと(できるだけ半自動的に)【記録】される様にしておきたいものです。フロー改善2つ視点を踏まえてワークフロー化しておけば、受付担当者の【交代引き継ぎ】も容易になります。受付担当要員の【増員】の際にも協調的な対応が素早く実現できるようになるでしょう。仮に「1年に1度」のイベントであったとしても「去年どうしたっけ?」と言う状況に陥らなくなります。毎日利用する業務システムでは、入力インタフェース(入力画面)がわかりやすいかどうか、使いやすいかどうかは利用者にとってとても重要です。・「人によって入力の仕方がバラバラで...」といった声をよく聞きます。「出退勤の報告」「稟議の申請」「受注の報告」「問合に対する回答」などなど、、、日々の業務を思い返してみると、そこで発生する遅延や手戻りの多くは『上流工程における誤入力や不適切入力』が原因となっていることがほとんどです。「業務改善」というと、業務フローの標準化やリソースの最適配置など大きな話になりがちですが、取り組む内容が大きくなればなるほど、その効果がでるまでに時間がかかってしまいます。一方で、「入力画面を工夫して、誤入力や不適切な入力を減らす」といったことは、日々の業務の中ですぐに取り組める小さな「業務改善」と言えるでしょう。小さなカイゼンを繰り返すことが、大きな成果にも繋がっていきます。今回のワークフローサンプルでは、「入力例ボタン」のクリックで入力できる入力画面の工夫を紹介します。