D原さん業務部でさまざまな取引先との受発注業務を担当。熱心に業務を習得し、今や社内の評価は高い。取引先からはまだ信頼を得られていない様子......その理由は非効率なワークフローにあった。レポートなどのエビデンスを、すべて紙文書で保管している取引先から問い合わせが入った際、必要なエビデンスをすぐ検索できず、顧客対応に遅れが生じている大量の紙文書に、保管スペース・コストを要している[解決策]ファクス送信文書・履歴の電子化で、受発注業務を効率化。「必要な書類を探すにも、大量の書類を整理するにも、とにかく時間が掛かるんです。ADVANCEを指差し、「ファクス送信文書の電子化」に着手した。送信したファクスは、自動で画像化して保存。日付や取引先ごとにデータの保存先を自動振り分けしてくれるので、必要な情報を素早く検索できる。ファクス送信/受信の履歴情報も電子化。MEAPアプリケーションの使用で、受信ファクスの管理も整然と行えるようになり、受信文書の電子化から、ファイル名の付与、保存先の振り分けまでを自動化。受発注データの保存・閲覧を、パソコンで一元管理できるようになった。これまでファクスや書類棚の間を駆け回っていたD原さんは「取引先からの問い合わせに、素早く回答できるようになりました」とデスクに座りながらキーボートを打つ指を走らせた。送信したファクス文書のスキャン画像を、指定したアドバンスドボックスやファイルサーバーに自動的に保存。送信内容を履歴として保存できます。送信/受信の履歴情報である通信管理レポートをプリントするだけでなく、CSVファイルに電子化してパソコンで管理し、手軽に編集・加工することができます。管理負荷を低減し、スムーズな履歴確認により問い合せなどにも迅速に対応。プリントする際には最大2000件までを指定して一括出力が可能です。紙で保管する際の手間も軽減します。ADVANCEで受信したファクス文書を、電子ファイル化し保存します。フォルダーを自動的に生成し、振り分けます。ファイル名も自動付与でき、簡単にファクス受信文書を整理することが可能。受信ファクスの電子化環境を簡単に構築することが可能です。