HOMEITペーパーレス紙をスキャンして満足してて良いのでしょうか紙をスキャンして満足してて良いのでしょうか2020.01.24ペーパーレスTweetPocketペーパーレスは、働き方改革の一つでもあり今トレンドのワードの1つとも言えるものです。最近は「スキャナ保存」ということで紙をスキャンしてできた電子データを正とし、紙を捨てられることを定めた電子帳簿保存法も注目されています。私はペーパーレスで一点モヤモヤしていることがあります。「紙をスキャンして満足してて良いのだろうか」ということです。ペーパーレスを文字通り捉えれば「紙をなくす」ということなので紙をスキャンすることによって紙を捨てられるのであれば目的を果たしていることになります。「紙をなくす」ことにそこまでメリットがあるのか疑問です。オフィスが綺麗になった、倉庫代がかからなくなった、データ検索できるようになった、などのメリットもあるのですが。本来の目的は、(最初から紙を使用せずに)データを活用して業務を効率化する=働き方改革だと私は思っています。紙をスキャンして満足しててはいけない。思う理由と、本来のペーパーレスの目的について思うところを経験も交えて書いてみます。以前オンラインセミナーでも少し話しましたが、ペーパーレスには2種類あると思っています。1紙媒体をスキャンして電子化する方法と、2最初から電子データで行う方法です。1の例は、「郵送で送られてきた請求書をスキャンして電子化する」が該当します。2の例は、「PDFの請求書がメールで送られる」「Webから請求データをCSVでダウンロードする」などが該当します。私は、目指すべきところは2の最初から電子取引だと思っています。CSV等のデータでもらえれば、そのデータを会計システムに取り込むなどの活用をすることができます。紙がなくなっても、新たな負担が増える⇒紙スキャン仕事なぜ「紙媒体を電子化」することにモヤモヤがあるのかというと、以前こんな経験をしたからです。上長が新しいもの好きで「これからはペーパーレスだ!」ということで最新のスキャン専用プリンタを購入しました。外国の親会社にもスキャンデータが共有されるとのこと。大きな期待のもと導入されました。経理部員にとってはあらたな仕事が増えただけでした。今まで他部署から回ってきた請求書をERPシステムに入力するだけでよかったのに、わざわざ専用プリンターまで請求書を持っていき(ひとりひとりの専用のプリンターはありませんでした)、あらかじめ設定をしてからスキャン開始。うまくスキャンされず何度も試したり。科目や金額が間違っているから手で直したり。1台しかないスキャナの前で経理部員が行列したり。結局メリットがあったのは親会社だけでした。(完)現在はスキャナも安価になったし、機能も上がっているとは思います。それでも「紙をスキャンしてペーパーレス」は、「紙スキャン仕事」が必要なのです。「紙を捨てられる」に違和感スキャナ保存のメリットとして「電子データを残して、紙は捨てられる!」ということをよく聞きます。この「捨てられる」というのに少し違和感があります。捨てるくらいだったら、最初からデータ(Excel、PDFなど)でもらえばよいのでは、ということです。余計なゴミも出ません。「捨てれば良い」という発想は自然環境を無視したものであることも見逃せません。周知の通り契約は口頭でも成り立ちますし、電子データが紙に比べて証拠能力が劣っていることはありません。「他社が変わらない」と思っていても、実は自社も周りの会社からそう思われているかもしれません。自分たちから変わっていくのが近道ではないでしょうか。紙をスキャンして、電子化して満足してて良いのだろうか、と思ったことをまとめました。結局のところは仕事のやり方を抜本的に変えることが必要なのではないでしょうか。本日は、午前中仮眠をとって休息。いうときあります(自営業で良かった)。午後はfreeeを使って物販を行っている方の相談を1時間半みっちりと行いました。Amazonのセラーセントラルと同期できるので効率的に進められました。siteペーパーレスのためにやっていることペーパーレスの本質は、紙をもらわない・紙を渡さない・データのまま扱う家着で仕事ができるか。金銭等のやり取りには注意しましょう読書にお勧め。2020.01.23次の記事ネット営業=楽ではない。クラウド会計専門の税務顧問を行っています。仮想通貨投資・ネットビジネス・非居住者の税務が得意です。独立・起業して間もないフリーランス、社長、副業を行っているサラリーマンの方のお手伝いをさせていただいております。既存の考え方にとらわれず、常にゼロベースから考えお客様に貢献します。フリーランスの働き方・生き方を応援すべく、セミナー活動も行っています。税理士がAI・ICT・キャッシュレスとどう向き合っていくのかを書きました。キャッシュレスの座談会にも出席しています。消費税の区分記載請求書と区分経理について執筆いたしました。副業の税務について執筆いたしました。2019年1月号ネットビジネスの必要経費について執筆しました。2018年11月号」に取材協力しました【記事掲載】レバテックフリーランスフリーランスは家計管理が大事!家計のやりくりに役立つ記事特集フリーランスは健康第一!知って役立つ健康管理の記事まとめ【オンラインセミナー】ソリマチ株式会社様主催のオンラインセミナーへ登壇いたしました。投稿されたクレジットカード決済サービスにstripeを試験導入してみました。投稿された持ち家VS賃貸論争に巻き込まれないために。投稿されたコスパ最強。投稿されたInstagramtomuraryokoクラウド会計を使いスモールビジネスの税務支援サービスを行っています。海外在住の非居住者・ネットビジネス・仮想通貨等も対応。平日毎日ブログ更新中。https://rtomura-taxacc.com趣味はハンドメイド、ピアノ、プログラミングです^^使い捨てしないマスク二つ製作。ユ3冊目の執筆本のゲラをチェック中。14:55【お知らせ】『図解でわかる!税理士が知っておきたいネットビジネスの仕組みと税務』増刷が決まりました。WordPress.。