共有PC使用の順番待ちを解消。ITが苦手な従業員でもスマートフォンで簡単に操作可能。導入アートチャイルドケア株式会社様(以下アートチャイルドケア様)は引越サービス事業を核に事業を展開するアートグループの一員として、1989年に発足した保育事業運営会社です。「子育て支援を通して社会に貢献する」を企業理念に、お子様の自主性をのばしていく保育事業を展開しています。スクール、また多数の企業内保育園や病院内保育園の運営サポートを行っています。関口大介様にお伺いしました。1.導入の背景1人1台PCがない環境で、ストレスなく給与明細を受け取れるようにしたい。「Web給金帳」導入までの経緯をお聞かせください。ERP[後期版]』を使っていました。それにオプションとして給与明細の電子化サービスを付けていたので、給与明細の電子化には以前から取り組んでいました。その保守期限が切れるタイミングで、ライセンス数を見直すことにしたのがきっかけです。ERP[後期版]』はすでに販売を終了していて拡張ができませんでした。ERP10』に入れ替えることとなり、それに合わせて給与明細の電子化サービスを選定することになりました。」(関口様)導入前はどのような状況でしたか。「現在全国190拠点で保育園および発達支援スクールを展開していますが、各拠点にPCを1台、また従業員数30人を超える大きな拠点の場合PCを4~5台設置しており、1人1台PCがある環境ではありません。そのため、毎月給与明細を確認するときは、各拠点でPC使用の順番待ちになってしまい、各拠点でルールを作成して対応してもらうしかありませんでした。なかにはPC操作が苦手な従業員のために、わざわざ施設長がパスワードを聞いて代理で印刷し、手渡しをしているところもありました。給与明細データはPDF形式なのでPCの中にどうしてもデータが残ってしまいます。こちらから『ゴミ箱からデータを消しておいてください。』とお願いしていても、徹底されずデータが残ったままになっている状況も課題でした。ERP10』に対応している点、オンプレミス型なので自社の仕様に合わせられる点がポイント。ERP10』と連動できることでした。ERP[後期版]』の純正オプションです。給与ソフトと完全連動していて、給与明細フォームにデータをアップロードする手間がなかったため、今後も無駄な作業は増やしたくありませんでした。ERP10』純正オプションの『給与明細電子化サービス』と『Web給金帳』のみに絞られました。実は、弊社の現場従業員はITにあまり明るくありません。配信された給与明細に記載してあるコピーライトを見て、『この会社は何ですか?』という質問が出たこともありました。いった疑問や不安が生まれる状態は使う側にとっても管理する側にとってもあまりいい状態ではありません。そのため、ある程度自由に仕様を変更できるオンプレミス型が良いと考え、『Web給金帳』に決めました。今では『Web給金帳』の標準仕様になっているようですが、導入の際、営業担当の方に給与明細の項目拡張オプションに対応していただけないか相談したところ、機能追加の開発をしてくれました。そこまでやってくれる会社はないので、助けていただいたという思いがあります。従業員が各自の好きな場所、好きな時間に給与明細を閲覧できるようになった。給与明細を確認する際に発生していた、各拠点のPC使用の順番待ちが解消されました。統計を取っていないので正確な数字では申し上げられませんが、5人も順番待ちをしていたという状況を聞いたことがあります。1人10分かかるとして約1時間待っていたことになります。それが今は、PCだけでなくスマートフォンや携帯電話など各自のデバイスから、好きな時間にアクセスし明細を確認できるので、順番待ちによる時間のロスが解消されました。」(関口様)「ログを見てみると各拠点のPCからより、空いた時間に確認できるスマートフォンからのアクセス率が高いようです。自宅でゆっくり見ることができるという点が喜ばれているのかもしれません。」(早野様)「また、弊社ホームページに従業員向けサイトを設け、そこから給与明細の取得やマイナンバーの申請をできるようにしました。自社仕様に変更できるので、以前のようなITに明るくない従業員からの素朴な疑問が上がることもなくなり、予想外の対応に追われることがなくなりました。以前から給与明細電子化を行っていたので、用紙や郵送コスト削減などの効果はこれまで通りでした。導入にあたっては、定例会議でスーパーバイザーへ情報共有をし、全体へは社内通達を一度出しただけで済みました。使い方の問い合わせはほぼありません。過去5年分の給与明細データも移行して見られるようにしているので、従業員も違和感なく使えているのだと思います。配信する側も問題なくこれまで通り使えています。最後に今後のご予定と「Web給金帳」へのご要望があればお聞かせください。「働き方改革の一環として、内閣府が企業主導型の制度を立ち上げて補助金を出すと発表しているので、福利厚生の一つとして企業内保育園の採用を検討する企業が増えています。」(早野様)「今後も拠点増加に伴い、配信先が増えていきます。『Web給金帳』なら配付先登録も簡単にできるので支給日前にドタバタすることもないでしょう。現在サーバーでソフトを一元管理して、複数の管理者がユーザーを切り替えながら使っています。IDとパスワードをユーザー切り替えのたびに入力するのが煩わしい場合はプログラムに記憶させることもできるようになっていますが、その場合、誰か1人が記憶させるとその設定が全員に反映されてしまうので、個別に反映させる設定がほしいです。導入事例集ダウンロード「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。