≪早く、早く、早く行動しましょう≫-2020.1.29No.1097≪Z世代の時代を生きる。63号-下位文書(手順書)作成のヒント-マインドマップを活用してみましょうISO9001の認証取得をしており、今回更新審査を迎えたある企業での審査機関の審査の場面です。審査員は社長と管理責任者に対してインタビューをしています。員:各部門よく考えて活動をしていますが、手順などが不明確なことが原因で問題が発生して状況も散見されますね。管理責任者:どういうことでしょうか。員:例えば、製造部では最終工程で出荷検査を実施していますね。出荷検査表を設定して検査を実施していることは確認できました。不良品報告書を調べてみると、半年で10件の包装の不良が営業部から報告されていました。管理責任者:それは、出荷検査の担当者が変わって不慣れなことが原因だと思います。それから手順が不明確なことも原因の一つではないかと感じます。今までは、ベテランの方が出荷検査を担当していたから、出荷検査表を設定しておけば検査できたのでしょう。検査の手順を文書化しなければならないという規格の要求事項はないですが、今は新しい人が担当しているので必要な手順は明確にしておいた方が良いと感じます。管理責任者:当社はなるべくマニュアルを多くせずに、社員に分かりやすいシステムにしようと努力してきましたが、不良も多発しているわけですから、出荷検査の手順は文書化した方が良いですね。管理責任者:しかし、私たちは、こういうマニュアル作成は苦手でして、なかなか進まないのですよ。文章を書くのに時間がかかり社員に抵抗感があります。員:いえいえ、ISOの文書は堅苦しい文章を書かなくてはならないことは一切ありません。絵、図、フロー図、ビデオ、サンプルなどなんでもOKです。手書きでも良いのです。手順書の目的は必要な人が理解することですから。管理責任者:分かりました。不要な文書は一切作る必要はありませんが、必要な手順が明確になっていないことは問題です。多くの企業で、手順(処理ルール)が明確でなかったり、基準が決まっていないために問題が発生していることが散見されます。<マインド・マップで手順をまとめてみましょう>手順の文書化は、各企業のやり易い方法をとることが求められています。手順書をどう書いて良いか分からないという企業では、絵で分かりやすく書く「マインド・マップ」をお勧めします。絵で書かれるので、読む人に抵抗感が少ない、1枚の紙に書かれるので体系的に見られる、知らず知らずに頭に入って覚えてしまう、というメリットがあります。templates!。