2018年4月26日ビジネスツイートシェアはてブ送るPocketこの記事では、電話対応の仕方を、つなぎ先がいない場合に焦点を当てて説明します。つなぎ先が外出中である、会議中である、すでに帰宅している、といった場合に、どう対応したら良いかわからない方向けです。まとめつなぎ先がいない場合の対応の流れ電話を受けたとき、相手の言うつなぎ先にかわれる場合はいいですが、いない場合、電話対応に慣れていないと「どうすれば良いんだろう......」と焦ってしまいますよね。つなぎ先がいない場合、不在であることを伝えるほかに、いくつかするべきことがあります。基本的には以下のような流れになるので、ぜひ覚えておきましょう。復唱して間違いがないか確認したら、最後に自分の名前を名乗り、この電話を受けた者が誰なのかということを伝えましょう。つなぎ先がいない場合に使うフレーズつなぎ先がいない場合の対応の流れは前述のとおりですが、対応の流れがわかっていても、具体的にどういった言い方をすれば良いのかがわからなければ、うまく対応することができません。以下につなぎ先がいない場合に使うフレーズを紹介しますので、状況に合わせて使い分けてみてください。こちらから折り返すことになった場合あなた申し訳ございません。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時◯分頃に帰社予定となっております。戻りましたらこちらからお電話を差し上げましょうか。相手お願いしてもよろしいでしょうか。あなたかしこまりました。恐れ入りますが、念のためにお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。相手XX-XXXX-XXXXです。あなたありがとうございます。復唱させていただいてもよろしいでしょうか。あなたお電話番号はXX-XXXX-XXXX、◯◯会社の◯◯様でいらっしゃいますね。あなたかしこまりました。◯◯が戻りましたら確かに申し伝えます。わたくし、◯◯が承りました。お電話ありがとうございました。相手からかけ直してもらうことになった場合あなた申し訳ございません。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時◯分頃に帰社予定となっております。戻りましたらこちらからお電話を差し上げましょうか。相手いえ、それではまたその時間にこちらからかけ直します。それでは◯◯が戻りましたら◯◯様よりお電話がありましたと伝えておきます。伝言を頼まれた場合あなた申し訳ございません。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時◯分頃に帰社予定となっております。戻りましたらこちらからお電話を差し上げましょうか。相手いえ、それでは、先日お送りした資料をご確認後、本日中にお電話かメールで返信いただきたいと◯◯様にお伝え願えますか。あなた念のために復唱します。先日お送りいただいた資料を確認後、本日中に電話かメールで返信、ということでよろしいでしょうか。あなたかしこまりました。恐れ入りますが、念のためにお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。相手XX-XXXX-XXXXです。あなたありがとうございます。復唱させていただいてもよろしいでしょうか。あなたお電話番号はXX-XXXX-XXXX、◯◯会社の◯◯様でいらっしゃいますね。あなたかしこまりました。◯◯が戻りましたら確かに申し伝えます。わたくし、◯◯が承りました。お電話ありがとうございました。自分ではわからない内容を尋ねられた場合あなた申し訳ございません。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時◯分頃に帰社予定となっております。戻りましたらこちらからお電話を差し上げましょうか。相手う~ん......。◯◯の件について早急に確認したいことがあるのですが。あなた申し訳ございません。わたくしではわかりかねますので、わかる者におつなぎいたします。調べればわかることであれば「申し訳ございません。お調べして折り返しお電話いたします」などと、詳しくわかる人も不在であれば「申し訳ございません。詳しくわかる者が席を外しております」などと伝えましょう。前述の例では、不在の理由が「外出」であり、戻る予定時刻をわかっているものとしましたが、不在の理由は必ずしも外出とは限りませんし、戻る予定時刻も不在の理由によっては伝え方が異なります。以下に理由別の不在~戻る予定時刻の伝え方を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時◯分頃に帰社予定となっております。◯◯はただいま◯◯中でございます。◯◯はただいま別の電話に出ております。◯◯はただいま◯◯中でございまして、◯時◯分頃に終わる予定となっております。◯◯は本日出張中でございまして、◯日◯曜日に出社する予定となっております。◯◯はただいま席を外しております。休み申し訳ございません。◯◯は本日休みを取っておりまして、◯日に出社の予定となっております。◯◯は本日すでに退社しております。まとめいかがでしたか?電話対応に慣れないうちは、つなぎ先が不在だと「なんて答えたら良いんだろう」と困ってしまいますよね。それは対応の流れや伝え方・尋ね方がわからないからなので、今回説明した流れとフレーズを頭に入れておけば安心です。つなぎ先が不在というケースはよくありますから、電話対応の多い部署に配属された方は早目に覚えておきましょう。MEまるみ元会社員の現フリーランス。家でまったり漫画を読んだりDVDを観たりしているときに幸せを感じる超インドア派です。