会社さんが多かったなぁ~というのが振り返って思うことです。システム化(システムって何?参照)してもIT化するかは別問題。マニュアル化は必要です。『誰がやっても同じ成果』のシステム化を現実化するために、その手順書は会社の運営に不可欠なものなのです。現場作業をしている方たちに、現作業に対しての要望が挙がってきたとき、これも文章だけではなく、図解して可視化するとより想いが通じ合います。文章だけでもよいのですが、私は図解をおすすめします。・・・文章って、、、文字がいっぱい並んでると、読むの面倒くさくなりません???私だけ?この文章を図にしていく段階で、業務+要望が論理的に整理することが出来ます。現行フローと現場の声を紐づけるどの業務でどんな声が挙がっているのか?これをきちんと整理しないと、グーッチャグチャな仕組みとなってしまいます。費用対効果が得られない仕組みとなりかねません。逆に不合理的なことが発生したりします。してもIT化が無理であれば、手運用でカバーするなどの代替案が欠かせません。それら一つ一つが現場の想いと出来るだけ近づくようにしていく、しかし、複雑な仕組みを作ってしまうと変更が出来なくなったり、融通効かない不便な仕組みになったりと加減が難しいところでもあります。整理していく中で、新しい業務フローがだんだんはっきりと見えてきます。業務の種別、単位を切り分けるとかく、問題・課題を一緒くたにしがちです。感情が先走ってしまうことも。業務を部門や作業単位にわけて考えるのもテです。「そんな作業は手でやればいいじゃん」などとお互いが『自分の方が大変』をアピールするために話がまとまらなくなることもあります。※大手さんでも結構な頻度で見られる状況でした。中小さんでも、もしかしたら、、、と思ってしまいます。そんな時は部門ごとや、作業単位で細かく区切って考えるとフロー化がサクサク進むことも。システム屋からみて見積もりがしやすい=予算と見比べやすいという利点が。実は切り分けられないものを切り分けてしまったり(業務知りませんもん)。現場の人ではなければ分からないことばかりです。現場の方が理解しやすい業務整理・フロー作成は必須ですね。「あれもこれも要望が出てきてまとまらないっ!」というとき。・(判断を不要として)繰り返し行われることは何?ということです。AI化が出来ちゃうなら、お任せ範囲も増えるんでしょうけど、AI化の判断も何をさせるかを検討する必要があります。そんな時にターゲットとなるのが「単純に繰り返されること」です。・領収証を発行するという流れは、単純な繰り返し作業です。誰が、どの商品を頼んでも、やることはすべて同じ。(確認する商品が違う、発送先が違うなどは、「流れ」は同じで「値(変数)」が違うだけです)このすべてをいきなりIT化するのか、それとも途中で確認作業が必要であれば、どこからどこまでをIT化するのか、などを考えるとよいでしょう。人じゃなきゃ出来ないこと、機械に任せられること機械に振り回されないことが大切です。IT化したことによって、手作業が増え手間が増えた。場合によっては、人手は増えるかもしれません。(入力追加、ボタン押下など)しかし、トータル的に作業手間が減り、生産性が向上しなければIT化の意味はありません。予算や開発期間を考えて、どうしても機械化するところ、人手でまかなえるところを整理しておく必要があります。まとめシステム作りって、、、大変です。大変となる理由を理解して、何をすべきかを知っているだけでもかなり違います。「何も知らずにシステム作り」は危険極まりなく。言及すると、ベンダー(システム屋)側がどこまでユーザーさん側に寄り添い対応してくれるかは分かりません。場合によっては「要件が出せないなら作れない。提示してきた仕様が悪い」と一方的にユーザーさんの責任とする場合もあります。いや、最近はこういったベンダー側の方が目につきます。ユーザーさん側はベンダー側の言うなりになる必要はありません。不明点を納得出来るまで確認し承諾する必要があります。何をどこまでIT化出来るのか、どこが手作業かをベンダー側と話合いながら決めていく必要があります。「日常業務が忙しくて、システム化・IT化に手が回らない」という会社さんが多いのではないでしょうか?特に中小さんですと、限られた人数で必死に企業運営をされているのでは?と感じています。業務整理・業務フロー作成・マニュアル整備などをユーザーさん側へお手伝いさせていただきます。お気軽にお問い合わせくださいませ。下記問い合わせフォームからお願い致します。required=”1′′][/contact-form]最新情報をチェックしよう!フォローするこの記事を書いた人かなこキャリアコンサルタントのよこまくかなこです。いっても、まだまだキャリアコンサルタント自体の知名度が。職業のこと、私のこと、広く知っていただくために活動中です。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。*サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。かなこキャリアコンサルタントのよこまくかなこです。いっても、まだまだキャリアコンサルタント自体の知名度が。職業のこと、私のこと、広く知っていただくために活動中です。学習キャリア・アンカー診断ご自身のキャリア・アンカーをチェックしてみませんか?診断はこちらシステム構築・システム化の最新記事8件2019-12-28ワークフロー化する2019-07-012019-07-13システムを導入する際に必要なこと2019-06-232019-07-13システム開発って何をするの?2019-06-232019-07-13システムって何?2019-06-222019-07-13システムエンジニアのお仕事2019-05-272019-07-13健康経営に取り組みませんか?キャリアコンサルティングを活用してみませんか?『働き方改革』といえど、実際のところはいかがでしょうか?時間削減は目標になるけれど作業負担は変わらない、むしろ増えるばかり。ライフワークバランスを大切にしつつ、ご相談の皆様個々のありたい幸せな人生のご相談に応じます。