MFPいとうクルーのブログ株式会社いとうの社員ブログです。お楽しみに(*^^)vMFP2013年11月28日10:37書類を探すムダな時間カテゴリ便利なワザ東京営業所たかむらです。気がつけば11月も28日。してると今年もあっという間に終わりそうなイキオイです。今日は文書に関するまじめなお話です。仕事で使う書類(他人様が作った書類・自分で作った書類両方)を探す時間は何も生産していない無駄な時間です。(※どう言う調査を行ったのかは分かりません。笑)こんな長時間何の付加価値も生み出さないなんて!逆から考えるとこの336時間を半分とか1/3とかに圧縮できる仕組みやテクニックがあれば、ムダが排除されて「生産性が上がる」=「利益が増える」わけですね。必要な書類を短時間で探せる環境を整えるには、書類の整理・整頓が欠かせません。この書類の整理・整頓にはそれなりに時間がかかります。336時間を短縮するために、整理・整頓に336時間以上掛けていては本末転倒。(笑)いつ利用する書類なのか、どんな場面で利用する書類なのかがハッキリ分かっているなら、その書類を整頓(必要な時にすぐに取り出せる状態にしておく)することは割合カンタンです。問題は「いつ必要になるか分からない書類をどう分類して保管しておけば良いか?」だと思います。これを考えて保管するだけで時間は掛かりますし、いざ必要になったときも分類不可能ですから二度と見つけ出せない・・・ってことも充分考えられます。困った事にこう言うタイプの「いつ利用するか分からない」ような書類がクリエイティヴな仕事には欠かせません。(ルーチンワークで使う書類は分類・整頓がカンタン。)こんな問題を解決するにはクラウドサービスのEvernoteが最適です。文書の中身・画像の中身の文字列まで検索してくれるので極端な話、分類もしないでバンバン書類をEvernoteに放り込んでおくだけで書類整理は完了します。(もちろん有る程度の分類をしておいたほうが効率よく書類を探せるのは言うまでもありませんが。)あとは必要になったときにEvernoteで検索すればよいだけです。Evernoteは1人で使うなら月額450円。会社やチームで情報共有の道具として使うなら1ユーザ月額900円。お試し利用なら多少の制限はありますが、無料で体験利用することも可能です。当社はこのEvernoteの利用コンサルを行っています。(もちろん私もヘビーユーザです。FAXのEvernoteへの統合・Evernoteで利用できるスキャナや複合機の選択・設定と合わせソリューションサービスとして提供しています。)2011年10月24日12:00Canonキャンペーンのご紹介カテゴリ東京営業所こんにちは。Canonの代理店らしいことをしてみたいと思います(笑)本日はCanonのカラーA3プリンターと、A4プリンター。A4モノクロ複合機のキャンペーンのご紹介をします。文書管理などに活用できるものもあります。細かい申し込み方法なども載ってます。便利なワザたかむらです。この機能も最近の複合機では標準的に備わっています。受信したファックスを別の電話番号のファックス機に転送できるのはもちろんのこと、転送先にメールアドレスを指定することも可能です。受信したファックスをを自動的にPDFファイル変換しメール添付して転送送信してくれると言う寸法です。これの何が便利なのかと言うと、特にSOHO利用の場合、iPhoneなどのスマートフォンやタブレットを持ってさえいれば外出中にファックス着信のお知らせを受け取り、ファックスを受信することが可能になるわけです。こんな仕掛けさえ有れば、いちいち事務所に帰ってファックスを確認したり、オフィスに電話してファックス到着を事務担当者に確認してもらう作業が不要になります。メールですから、受信ファックスを複数人に同報メールする設定だって朝飯前にカンタン。受信ファックスをメールで転送できる・・・となれば昨日書いたEvernoteに受信ファックスをそのまま記録・保管もできちゃいます。これは特にオフィスにある程度の人数がいる会社の場合、受信ファックスの紛失防止になります。紙は風で飛んじゃって紛失しちゃう事もありますし、他の書類に紛れて無くなっちゃう事だってありますから。電子メールが普及してきてファックスの重要性や利用頻度も昔ほど高くはなくなった感もありますが、放っておいても紙が出てきて嫌でも視野に入るプッシュ型のメディアとして、まだまだこの世から消えて無くなる事はないでしょう。電子化が遅れてしまった中小企業間の流通連絡(受発注)には今だに現役バリバリの感すらあります。