研究所の副島(そえじま)です。SmartHRには入社手続きやオンライン雇用契約、ペーパーレス年末調整などの目玉機能がございますが、その裏でご担当者さまの根強い人気を誇る名機能があるんです。それは「離職票」の発行。件数が少なかったとしても、専用のドットインパクトプリンタを必要とする大変な書類です。今回は、株式会社SmartHRでの退職手続きフローも踏まえ、どのように効率的に手続きを行っているかを公開します。退職者ご本人の申し出から各種喪失手続きまで、このようなフローで対応しています。ご本人から上長に退職を申し出るご本人と上長が面談を行い、最終出社日や退職日の目安を話し合う。社会保険の資格喪失手続き社会保険の資格喪失手続きを電子申請で行う。到達番号が発番されたら付箋(★)に到達番号を書き、健康保険証に付箋を貼って年金事務所へ返却する。各システムからPDF出力する。事業主の疎明書または離職証明書の記載内容に関する確認書(★)を印刷し、押印したものをPDFにする。離職証明書をSmartHR内で作成する。SmartHRの源泉徴収票機能を使って、離職証明書などをアップロードし、退職者へ発行したことを通知する。(★)が紙となります。しても2箇所だけ紙が登場してしまうのですが、これ以外はすべてオンラインで完結する状態です。離職証明書発行における「紙」と「電子申請」の違いSmartHR社では退職手続きのほとんどをオンラインのみで対応していますが、その中でも「離職証明書」の電子申請はとても便利です。1人あたり通常30分程度かかる作成時間が、なんと6分に!もし仮に月に20名の退職がある会社さんですと、離職証明書の作成は、実に8時間の短縮になります。送付時間などもふまえると大きな違いですね。このように、紙とオンラインでの対応の違いとして、80%以上の時間を短縮できるんです。離職証明書を紙で発行する場合、複写式用紙のため一般のプリンタでは印刷できません。ドットインパクトプリンタという、専用のプリンタで印刷するか手書きをするしかありません。いった記載をする必要があるんです。オンラインで発行手続きする場合SmartHRの離職証明書作成はとてもカンタンです!給与明細を登録しておけば、賃金を自動で集計されます。スプレッドシートのようになっているので、必要に応じて日付や基礎日数、賃金の修正も行えます。登録した内容を画面上で確認できます。完成させたら「電子申請」を行います。退職届や賃金台帳など、必要なファイルを添付します。電子申請依頼を行い、電子証明書のパスワード(PINコード)を管理する方にて送信まで行えば、申請は完了です。電子申請した場合の離職証明書はどのような形式になるのか?電子申請が完了すると、一覧ではこのようなステータス(審査終了)となります。離職証明書などは公文書となって届くのでダウンロードします。ダウンロードしたフォルダの中にはこのようなデータが入っています。気になる「離職票-2」を見てみましょう。A4サイズでプリントできるものとなっています。「離職票-1」もPDFとなっていますので、退職者にPDFを(または紙を印刷して)送付すればOKです。(退職者はこれらをプリントアウトしてハローワークで手続きします。)これで専用プリンターも必要なく、手書きからも解放されます。書類の紛失もなくなりますので、とてもオススメです!そもそも「電子証明書」はどう取得すればいいの?電子証明書を調べると、いろんな種類があってどれにすればいいのかわからない、取得方法までたどり着いたけど難しくてわからない。いった声を耳にします。実は、取得はとてもカンタンで、過去にSmartHRで電子証明書取得セミナーを行ったことがあります。その時のセミナーの模様と合わせて解説記事をご用意していますので、電子証明書の取得を検討されている方はぜひご覧になってください。これを機に電子証明書を取得して、電子申請の利用を開始してみませんか?SmartHRでは対象帳票はもちろん、対象外の帳票にも随時対応してまいります。研究所としても、日頃の業務がもっと効率良く行えるようなヒントを今後も発信していきたいと思っています。ご参考いただけましたら幸いです。さまざまな規模・業種の会社で15年以上の人事労務の経験を持つ。解説など、メンドウで難しいものをわかりやすくカンタンにしてユーザーに届けることを得意とする。研究所」を設立し所長に就任。同研究所の採用情報はこちら。1/3に従業員からの情報収集にはじまり、面倒な手続き書類の自動作成、役所へのWeb申請も可能です。大量の手書き作業や、転記ミスのチェック、役所へ出向くことも、窓口で並ぶことも、もう必要ありません。スマホからできる年末調整など、労務領域を幅広くカバーしています。