まとめアポイントとはアポイントとは、アポイントメントを省略したもので、面会の約束のことをいいます。アポと省略されることもあり、約束をすることを、「アポイントを取る」または「アポを取る」と言います。アポイントを取るための方法は電話でもメールでもかまいませんが、相手の貴重な時間をいただくことになりますので、不快な思いをさせないように、マナーには十分気をつけましょう。アポイントを取る前に準備をするアポイントを取る際には、いきなり電話やメールをするのではなく、事前に伝えることをまとめておくことが大切です。伝えるべきことは3つです。1つ目はなぜ会いに行くのかという訪問の目的、つまり用件です。長くなって相手の時間を無駄に奪うことのないように、簡潔にまとめておきましょう。2つ目は何人で訪問するのかという人数です。1人で訪問する場合には特に必要ありませんが、同行する人がいる場合には伝えておきましょう。相手の方が予定を立てやすいように事前に伝えておきます。部屋やお茶などの準備もしやすくなります。アポイントでは伝えるより質問するアポイントでは相手を優先することが原則です。「何月何日に行きますのでよろしくお願いいたします。」とこちらが断言して伝えるのではなく、「いつがよろしいでしょうか?」「来週のご都合はいかがでしょうか?」など質問をします。相手の答えた日が、こちらの都合の悪い日だった場合には謝罪をした上で「ほかにご都合のよろしい日はございませんか?」と質問しましょう。相手の方が曖昧な返答のみで日付を言ってくれない場合でも、こちらが断言してはいけません。「何月何日はいかがでしょうか?」など、ここでも質問をしましょう。配慮したいポイントアポイントを取る際の候補日時は幅広く提案しましょう。メールでアポイントを取るときには、やりとりの回数はできるだけ少ない方がスムーズです。候補日時をいくつか記載し、相手が選びやすくできるようにしておきましょう。相手の忙しい時期がわかるのであれば、極力避けるべきです。忙しい時期ですので配慮しましょう。日時が決まったら、電話の場合は復唱して確認し、メールの場合はまとめて書いて下さい。その際には日付と時間の他に、曜日や場所も伝えることで間違いがなくなります。「それでは、7月7日水曜日の13時に御社へ伺わせていただきます。