管理部門Tweet左から、大川さん、大蔵さん、岩井さん、田中さん(以下、敬称略)世の中にはさまざまな仕事がある。一見すると同じ部署名でも、企業の数だけ手掛ける仕事内容は多様なうえに、企業や社会における役割も異なる。この連載では、そんな世の中に存在する企業の『部署』にフォーカスし、それぞれの部署の役割や仕事内容、ポリシーなどに迫る。企画管理部業務課を訪問。M&A・事業継承アドバイザリーの領域で急成長し、注目を集める企業の発展を影ながら支えているのは、4人の20代若手女子社員だった。拡大を続ける組織、変化し続ける業務フローに柔軟に対応しながら、事務処理を通じて70名ものコンサルタントをサポートする彼女たちの姿を追った。お仕事の内容から教えてください。岩井:M&Aキャピタルパートナーズは、オーナー経営者の方の高齢化を背景に、事業を次世代に承継する手法として、特に中堅・中小企業に対し、友好的なM&A仲介サービスを提供している会社になります。私たち企画管理部業務課は、全11部門に在籍する、総勢70名のコンサルタントのサポートをしている部門です。郵送手続きといった事務処理と、来客対応をメイン業務として行っております。私は、この事務チームのリーダーを務めていますが、実はまだ入社して3年しか経過していません。実は、私がお世話になっていた先輩が今から1年前に退職され、それと同時期に大蔵さんが入社。8か月前に田中さん、1か月前に大川さんが入社して、現在の4名体制になったばかりです。全員20代のかなりフレッシュなチームになっています。11部署70名のコンサルタントのサポートをわずか4名で対応するのは......相当忙しいのでは?各部署に一人ずつ事務職の方が配置されているのをイメージしていました。岩井:私が入社してから3年の間に、どんどん会社の規模が拡大し、数名のコンサルタントと一人の事務担当という体制では業務を回せない状況になっていました。事務仕事は属人的になりがちで、得意な人に仕事が集まってしまいますし、その人が休んだら回らなくなってしまうこともありました。そのため、事務担当が全員で意識と情報を共有し、みんな同じレベルで仕事ができるような体制にしていこうと考えた結果、現在は各コンサルタントからあがってきた依頼を一旦私が取りまとめ、毎朝各メンバーに振り分けるというシステムで業務を進めています。仕事を振り分けるポイントは?岩井:新しいメンバーに関しては、まずはざっくり担当を決め、おおよそ3カ月間は徹底して一つの業務......例えば郵送のサポートをお願いする、来客準備をしてもらうなどのルールを設定しました。最終的には、あらゆる仕事の習熟度を上げて全ての仕事を把握してもらい、私のように振り分けができる人をどんどん増やしていければと思っています。いった方針って、上から指示が下りてくるわけではなさそうですね。何か新しく決めなくてはならない事項があれば上司と相談しますが、日々の業務の中では、基本的に私たち4人が自分たちでやり方を工夫し、自主的にルールを定めて業務を回しています。大蔵:私が入社した頃は、ちょうど事務担当者の退職があり、コンサルタントと事務職の人数のバランスが悪くなっていた時期でした。入社してすぐに、岩井さんと私できちんとした業務マニュアルを作ろうという話になり、今までやっていた業務の洗い出しから始めました。それも私たちが自主的に決めて、上司に相談したらすぐにOKが出るという流れでしたね。あずささん岩井:そうですね。これからも人員が増えていくことは容易に予測できましたし、当事者である私たちとしては、このタイミングでマニュアルを作らなければ、のちのち大変なことになるだろうという思いはありました。大蔵:マニュアルを整備するタイミングで、業務上の不具合や不都合があるものは業務の進め方自体を見直しましょうって岩井さんが提案してくださって。業務フローそのものを変えたりもしましたね。岩井:それって、郵送のサポートの話?大蔵:そうです。それまでは書類送付状のフォームも事務担当者によってまちまちで、統一性もない上にミスも多かったそうです。いわゆる属人的な業務を、誰がやっても同じ仕上がりになるようにと考えていましたね。岩井:送付状の文言には、かなりたくさんのパターンがあったのですがマニュアルもなく、「前任者からの言い伝えだけが頼り」という状況にありました。そのため、まずはフォームと文言を統一。宛名も手打ちやコピー&ペーストするのではなく、基幹システムからCSV形式でデータをアウトプットできるようにすることで、ミスの軽減と業務効率化を図りました。ホスピタリティ精神が根付く社内で求められているのは、「察する力」。田中さんと大川さんは、ある程度体制が出来上がってから入社されたのですか?田中:私は、岩井さんと大蔵さんがマニュアルをまとめている段階で入社して、そのお手伝いをするところから始めました。こんな大切な「大本」を作る仕事ができるなんて面白い!と率直に思いましたね。前職では自分の意見がなかなか通らない環境で、自分が必要とされる職場で働きたいと思って転職したので、「すごくマッチした!」と思いました。里波さん大川:田中さんの話、すごく共感します。私の前職の職場は、営業担当者が神様のような扱いを受ける一方で、事務担当者は空気みたいな存在で......。自分の意見が通る会社に行きたいって漠然と思ったのが、転職のきっかけでした。自分の意見が言えそうな職場だということは、転職活動中にわかりましたか?大川:はい。岩井さんと大蔵さんが面接をしてくださったので。面接もお二人がするんですね?田中:はい。私の時もそうでしたよ。若手なのに、採用面接まで任されるのはすごいですね......!岩井:一緒に働くメンバーのことなので、やはり私たちが意向を伝えたいし、選びたいという意識はありました。難しい基準も設けず、とにかく人柄重視で選考したのですが......。大川:まさか一緒に働く人が面接に出てくるとは思いませんでした。実際に現場で頑張っている担当者の話を聞くと、この会社がものすごい勢いで成長していることや社内の雰囲気がリアルに伝わってきました。自分の能力を高められると同時に、会社の成長に貢献できるのでは?と期待を感じることができて、絶対に入社したいと思いました。成長している会社だからこそ、魅力的に映ったのですね。世の中に必要とされているから、M&Aキャピタルパートナーズは成長しているのだと思います。私が入った後も、毎月のように新しい人がどんどん入ってきました。前職では中途入社の人があまりいなく、1~2年間ずっと新人のようなポジションにいたので、スピード感がまるで違います。次から次へと人が入ってくるので、「早く一人前にならないといけない」という成長意欲も湧きます。岩井:急成長しているけれど、会社も人も堅実だという点は、しっかりお伝えしたいです。実は私も、入社前は正直なところ、M&Aキャピタルパートナーズに対して「年収が高くてギラギラした社員が集まっていて、しかも東京駅直結の高層ビルに入ったバブリーな会社」というイメージだったのですが......(笑)。いざ面接に来てみると、全く印象が違いました。面接の日に出迎えてくれた社員はすごく丁寧な対応で、「ギラギラ感」とはほど遠く、むしろものすごく誠実で堅実そうで驚きました。これは入社してからわかったのですが、お客様に対してもホスピタリティに満ちた気持ちの良い対応を心がける、そんな文化が確立されている会社です。コンサルタントの仕事はもちろんですが、この会社では私たちの仕事も「察する力」が求められていると思うのです。私たちはコンサルタントから毎週月曜日に案件共有をしてもらっています。案件内容を細かく聞いているわけではありませんが、把握をしておくことで来社されたオーナーの方のお名前を伺った際に、「今、ものすごく重要なフェーズの方だ」と察することができます。コンサルタントがこれだけたくさんの書類を持ってくるということは、「デューデリジェンスの段階だから、急いで対応しなくちゃ」と察したり......対お客様と、対社内への気配りが重要になってきたりしますね。大蔵:察することって大事ですよね。コンサルタントにはコンサルタントにしかわからない悩みや苦労があって、そこは私たちが決して踏み込めない領域だと思うんです。察して、そこには踏み込まず、会社に帰ってきた時はほっとしてほしいと思って接しています。事務職までピリピリしている職場って、嫌ですからね。岩井さんは、現時点でどのようなやりがいを感じていますか。岩井:私が振り分けた仕事がばっちりハマって、その日一日、美しくスムーズに業務が回っていった時に喜びを感じますね。