“いろは”を徹底的に網羅したまとめTweetTweet総務の皆さんにとって、オフィスにある文書をきちんと管理することは、大切な業務のひとつです。一口に文書管理と言っても、文書にはさまざまな種類があり、文書に応じて適切な保存の仕方が変わってくるもの。今回は、文書管理の重要性から、文書の保存期間、管理ツールなど、文書管理にまつわるあらゆる情報を紹介します。文書管理について何かしらの悩みや疑問を持っている方は、ぜひ参考にしてみてください。目次1.文書管理の重要性2.文書の保存期間3.文書管理の方法4.ペーパーレス化きちんと対策できている企業はごくわずか。文書管理の重要性そもそも、文書管理をすることはなぜ重要なのでしょうか。その理由は、大きく分けて2つあります。1つ目の理由は「業務を効率化するため」です。業務をしていく上で、書類が必要になる瞬間は必ず出てきます。した時に、「どの文書がどこにあるか」が分からないと、探し出すために時間がかかってしまうことは容易に想像ができます。個人レベルにおいても当てはまる内容ですが、文書の種類に応じてきちんとまとめ、すぐに取り出せるようにしていなければならないのです。2つ目の理由は、「書類紛失のリスクを下げるため」です。書類には、外部に流出するとまずい個人情報が書かれているケースが往々にしてあります。万が一そうした書類を紛失してしまえば、外部の人に見られてしまう恐れがあるのです。社内の人間の個人情報が流出しても大問題ですが、さらに厄介なのは、契約書など「社外の人の個人情報を流出させてしまうこと」。発生し、会社に対して大きな損失をもたらすことになってしまいます。したリスクを防ぐためにも、特に個人情報をはじめとした秘匿情報が記載された重要書類は、適切に管理することが求められているのです。現状、文書管理について、会社としてきちんとした対策ができているところはあまり多くありません。会社員をターゲットにしたアンケートによると、なんと全体の約3割が、「重要書類」をなくしたことがあると回答しているのです。それぞれ保存期間が定めれているものが多い本章では、文書の保存期間について説明します。企業の文書には、それぞれ「保存期間」が法律によって定められているものが多くあります。した文書のことを「法定保存文書」といいます。法律によって定められた期間を守らずに文書を破棄してしまうと罰則があるので、それぞれの書類をいつまで保管しておけばいいか、しっかり把握しておきましょう。※法律等による保存年限は明記されていませんが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられているものです。:保存期限は10年程度、もしくは永久保存されることもあります。