労働者名簿:保存期限は3年。労災保険に関する書類:保存期限は3年。関する書類:この3つの保険に関する書類は、2年間は保存する必要があるとされています。法定保存文書についてもっと詳しく知りたいという方は、『【労働者名簿の書類保管期間はいつまで?】法定保存文書の種類別・保存期限まとめ』の記事を参考にしてみてください。規定がなくても保存は重要!法律に記載のない文書の保存について法律に規定のある文書の話をしてきました。ここまでご覧になると、「法律に規定のない文書は、すぐに捨ててもいいの?」と疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんなことはありません。法律に記載がなくても、保存しておいた方がいい文書は存在するのです。その代表例は「履歴書」です。”に問い合わせたところ、履歴書の保管義務はないとのことでした。履歴書には社員の個人情報が詰まっているため、入社した人の履歴書については管理をしておくのが一般的です。退職者や不採用者の履歴書はどうしたらいいのでしょう。退職者や不採用者の履歴書の保管について、情報管理とトラブルを未然に防ぐ観点から詳しく知りたい方は、『【廃棄より返却がベター?】履歴書保管について人事が知っておきたい3つのこと』の記事を参考にしてみてください。文書管理の重要性も分かった。文書の保存期間についても分かった。次に気になるのは、「どうやって文書を管理していくか」でしょう。ここでは、文書管理の方法を紹介します。「ファイリングシステム」とは、会社のような組織体で扱う書類を分類して整理し、管理するための仕組みのことです。このシステムは、一見ただの書類整理をするための仕組みのように考えられることが多く、その重要性をあまり感じていない会社も見られます。いう一連の流れに基づいた書類の管理が可能になります。「文書のライフサイクル」と呼ばれるこの一連の流れを理解して書類を管理することで、自分の会社では今どの段階で書類の管理が滞っているのかが明らかになります。活用頻度が高い書類を検索や、活用頻度が低い書類の安全な保管を実現できるのです。以下ファイリングシステムの代表例3つを紹介します。書類を分類し、まとめてフォルダ(クリアファイルや紙状のファイルなど)に挟み込み、同じようなフォルダをたくさん作って保管する方法です。【2.簿冊式ファイリング】バインダーや厚型ファイルと呼ばれる表紙のついたファイル用具に、書類を綴じて保管する方法です。バインダーの背表紙には見出しやタイトル、インデックスを書いておきます。【3.ボックスファイリング】バーチカルファイリングに似た方式であり、この場合は書類を挟み込んだフォルダを、さらに箱型のファイルボックスに入れていく方法です。ファイルボックス内のフォルダは、見出しを書き込めるタブ付きのタイプを選ぶと検索性が高まります。ボックス自体にもタイトルやインデックスを付けておきましょう。5つのメリットとは』の記事を参考にしてみてください。ツールを活用するという方法もあります。ONE-文書管理」を紹介しましょう。このツールは、書類の保管サービスを受けることができるWEBアプリケーションです。廃棄依頼をすることができる上に、個人や部署ごとにアクセスできる文書の範囲を制限したりすることもできるので、セキュリティ対策もしっかりできます。保管庫と社内にある文書を一括管理し、保管庫にある書類が必要になった際には、WEB管理画面で出庫申請をするだけで、スタッフが該当文書を探して届けてくれるので、非常に便利なサービスだと言えます。興味のある方はこちらのページをごらんください。膨大な文書の保管・廃棄を社内のみで完結するのは大変だという場合には、外部へのアウトソーシングをおすすめします。弊社・日本パープルでは、機密文書の保管・処理を一社で完結する「保護くん(まもるくん)」というサービスを行っています。徹底したセキュリティによって、書類を取り出したいときに取り出したり(事前申請が必要)、安全に書類を廃棄したりすることができます。興味がある方は、こちらのページをご覧ください。文書管理をする上で、知っておかなければならない「ペーパーレス化」について、最後に説明します。ペーパーレス化とは、その言葉通り「社内の紙をなくしていこう」という動きのことです。紙は場所を取るため、大量の紙文書を保管するのは大変です。そのため、紙の文書を減らし、文書を電子化させる取り組みが活発になってきています。e文書法とは、法定保存文書の中で各省庁が認めたものにおいては、パソコンのデータとして保存してもいい(電子化してもいい)という法律です。電子帳簿法は、国税関係書類を電子化させることを認めた法律です。これら2つの法律は、社内の書類を電子化する上で大きな効果を発揮しているのですが。その代表例「契約書」について、少し紹介しましょう。契約書を電子化すれば、システムを利用して文書を管理することが可能となり、検索性や共有性が向上します。書類を保管しておく場所も必要なくなりますから、省スペース化に繋がり、保管にかかるコストを抑えることができるのも大きなメリット。契約を最初から紙ではなく電子で行うことによって、書面を印刷したり、郵送したりする手間を省くこともできるのです。契約書は、相手先の了承も必要なので、ハードルは高いです。したがって、社内文書から電子化させるのが得策。電子化が進んでいるもう1つの書類、「領収書」についても見ていきましょう。2015年9月末に、3万円未満に限られていた領収書の電子保存の金額要件が廃止され、電子保存を規制が緩和されました。2017年1月からは、領収書の電子保存がスマートフォンによっても可能になるという動きが見られます。スマートフォンで撮影する方式が可能になることで、経費精算のために会社に出社する必要がなくなるといった業務の効率化が期待できます。これからさらに書類の電子化が進むことによって、企業の書類管理がさらにしやすくなる時代が来るでしょう。領収書の電子化についての記事は『社員のストレスフリーに。機能させよう!文書管理は、会社の業務を効率化させる上でも、情報をしっかりと管理する上でも重要なことです。「文書管理をすることがなぜ必要なのか」「法律で保管が定められている文書は何なのか」「文書をどうやって保存すればいいか」「文書を電子化させて保存させることはできるか」をしっかり押さえて社内に反映させれば、社内の文書管理はきっと上手く機能することでしょう。詳しく知りたい方は、それぞれの項目で紹介した記事をご覧になってみてはいかがでしょうか。毎日増えていく文書...効率的に管理するには?書類を電子化させる企業が増えている昨今。ONE-文書管理システム」がおすすめです。あらゆる業務で必要になる文書は、日々の積み重ねによって膨大な量になるもの。したサービスを利用することによって、社内外に保管してある文書を一括管理し、作業の効率化を目指しましょう。罰則とその対策とは社内の上手な備品管理方法!重要書類を紛失したことがあるサラリーマンは○%!?その原因や問題となる管理方法を聞いてみたコンプライアンスの重要性って何?【シュレッダーと溶解どっちがいいの?】機密文書の廃棄方法ごとにメリット・デメリットをまとめてみた【廃棄より返却がベター?】履歴書保管について人事が知っておきたい3つのこと部外秘・社外秘の意味ってちゃんと知ってる?機密情報を守る重要性とするべき取り組み人に伝わる「議事録」の書き方。