お客様の人生をお手伝いするために。)の主な仕事として「書類の作成」があります。提出ミスにも「取り返しがつくミス」と「取り返しがつかないミス」があると思います。※このさじ加減を覚えると、仕事の疲れが減ると言われているんですが、私は常に全力投球(どんな書類をミスしないようにトリプルチェック)しているので、疲れが抜けません・・・。書類仕事でミスしないためには、どうすれば良いのでしょうか?少し考えてみました。※守秘義務の関係で、事実を少し変更しています。我々(個人で開業している人達)はミスできない書類仕事のミスをなくす方法とは?書類仕事のミスを完全になくすのは不可能ですが、減らすことはできます。日頃から、私なりに心掛けていることをまとめてみました。紙に印刷してチェックするこのクラウド・IT時代。クラウドに書類を保存し、PC(デスクトップ、ノート)の画面上で書類をチェックしています。このチェック方法ですと、次のような間違いが起きるかもしれません。漢字間違い以前、ある司法書士先生と居酒屋で仕事の話しになりました。「私は、登記書類は、必ず、紙に印刷してチェックしています。具体的には、原始資料と申請書とを比較して、字句に間違いがないか、鉛筆で一字一字、字句にチェックマークをつけて確認するようにしています」ということでした。司法書士先生のお仕事は、ある意味、間違えられないものです。鈴木二郎」と間違えて登記申請した場合、半永久的に「鈴木二郎」という文字が謄本に残ってしまいます。※錯誤(間違いであったこと)登記をして訂正しても、鈴木二郎の文字は、半永久的に残ってしまいます。明らかな間違いであれば、法務局から「間違っている」と電話が来るそうですが・・・。お仕事は、リスクの割に報酬が不当に低いと思うんですよね・・・。漢字間違い(字句の間違い)をしないためには、紙に印刷して、鉛筆片手にチェックすると良いでしょう。文章の総体(まとまり)のチェックある大学の先生のお言葉です。「ボクは、論文をチェックするときは、必ず紙に印刷してチェックするよ。私は、開業するまでは、今ほど真剣に仕事をしていませんでした。)ですが、開業して7年半が経過した今。この大学の先生がおっしゃった意味が少しだけ、分かります。文章の総体(まとまり)について、私なりに考えると次のようになります。すます調のチェック一文ごとの長さ(極端に長い文章はないか)句読点の感覚(紙に印刷して俯瞰で眺めると分かりやすい)論旨が首尾一貫しているかこれらは、狭いPC画面では、上手くチェックできません。その意味で、紙に印刷する意味があるでしょう。「修正のつど、もう一度、全ての用紙を印刷する」というものです。)は、一部の数字を変更すると、全体に影響が及びます。い等で一部を変更した場合、話しが首尾一貫しない可能性もあります。そのため、一部を変更したら、その訂正箇所だけでなく、全体を印刷する方が良いと思います。※紙がもったいないという意見もありますが、それよりもミスが怖いです。紙の価格なんて、たかだか1枚0.5円から1円くらいですから。※鉄板焼きでエビを焼いてもらいました。できれば1週間前に完成させて2回チェックする新入社員が上司から書類仕事を任されて、ミスを連発。「書類をチェックするときは、早めに完成させて、時間を空けてからチェックしなさい」ということだと思います。※これは、どんな書類仕事でも必要な、基本的な事項だと思います。「自分で再チェックすると、思い込みがあるからチェックにならないのではないか?」ということが挙げられます。そのため、他人がチェックすることがお薦め、と言いたいところですが、これは一般的な業務の場合です。難しい事案になると、他人にチェックをお願いしても、その他人が仕事内容を理解出来ないので、チェックにならない可能性があります。そのため、私は「早めに書類を完成させて、自分で再チェックする」という方法をとっています。「1回目のチェックは書類の最後(お尻)から、2回目のチェックは真ん中から」といったように変化をつけて、確認するようにしています。※ある日のランチの風景。牛すじ肉のトマトパスタ。同じものを作成し、提出した証明として収受印をもらう分として、最低2部、書類を作成することになります。納税者の署名押印が必要な箇所、提出用のコピーをとるようにしています。等)があるから、この書類は無効になりますよ」と言われることを避けるためです。提出用・控用は、通常は同じパソコン・プリンターで印刷しますから、内容は同じのはずです。※パソコン側でエラーや印刷ミス、紙詰まりが起きない限り、同じ内容になります。万が一、署名や押印もれの箇所があるかもしれません。プリンターの紙詰まりで、白紙の部分もあるかもしれません。そのような、役所との行き違いを避け、自分自身が確かに役所に提出した、ということを後日確認するために、私は、(控用とは別に、わざわざ)役所へ提出する直前に、提出用の書類もコピーをとっておいたりします。)これは、民間企業の書類作成でも共通することです。大切な取引先との契約書を、当社で作成。その契約書(先方用と当社用との2部)を、当社の印鑑を押して先方へ送付。先方用は訂正前のもの、当社用は訂正後のもの、として、内容が異なる契約書を送付してしまった。※弁護士に契約書をチェックしてもらっている会社であれば、ありうる話しです。細かな文言の訂正をした後は、ページ数、行数も同じですから、どちらが正しい書類か、分からなくなることもあるでしょう。そのようなミスをなくすために、先方へ送付する書類は、送付直前にコピーをとって送る。すると、後日、先方から問い合わせがあったときに、真摯に、かつ即時に対応できるでしょう。※某大型郵便局の窓口にて。郵送前に写真をとってみる私は心配性なので、勤務時代も、開業した現在でも、同じ失敗を繰り返しています。「きちんと書類を入れたかな?」として、再度開封してしまうことなんです(^^;)※これ、書類仕事をしている人であれば、誰しも経験があると思います。「この書類を、絶対に明日、税務署(または他の役所でもいいですが)に、到着させなければならない!」というときは、当たり前ですが、絶対に失敗できません(-_-)そのため、何度も確認することになりますが、一度、封をしてしまった後に、封を開けますと、封筒が無駄になってしまいます。※レターパックの場合、交換手数料を払えば交換できるのですが、番号シールを剥がした後ですと、交換出来なくなってしまいます・・・。これで何度も510円(=赤のレターパック代)をソンしたことか・・・(‘-‘*)なので、最近私は「封入前に、書類の全体写真を撮る」ということを実践しています。やって、大きな会議テーブルの上に、封入直前に書類を並べ、それを写真にとるようにしています。「あの書類、確かに入れたかな?」として、封筒を開封することがなくなった役所に提出した書類について「提出漏れがある」と連絡がきても、きちんと提出したとして、反論できるかもしれない(法律的に有効かどうかは分かりませんが・・・)ということが挙げられます。最近は、スマホで写真をとることができますから、便利になりました。色々な証拠・記録を残すのに、写真は有効です。※きちんと情報保護の手立てを考える必要はありますが。※お宮参り後の「お食い初め膳」。小さいですが鯛がついていました。我々(個人で開業している人達)はミスできない数年前の話しなんですが、ある役所(税務署・区役所ではありません)の窓口で書類を提出しました。どんな仕事でもそうですが、役所に書類を出すときは、「提出用」と「控用」の2部作成し、控用に「収受印(確かに提出したとして、提出日の日付が入っている印鑑)」を押してもらいます。普通、窓口で書類を提出する場合、収受印を押してもらったことは確認しますが、収受印の日付までは、(いくら慎重な私であっても)その場では確認しません。書類を提出し、タクシーで事務所に戻って、念のため、収受印が押されているか再度確認しました。「収受印の日付が1週間ズレている(未来の日付になっている)」ということが分かりました(-_-)事務所に戻って役所に電話しました。窓口で収受印を押してくれた、30歳くらいの男性につながりました。「収受印の日付が4月5日ではなく、4月12日になっていますが、どうすれば良いでしょう?」と質問しました。申し訳ございません・・・」と、おっしゃりました。仕方がないので、タクシーで再度役所に行き、未来日付の収受印の横に、本日付けの収受印を押してもらいました。※収受印が二つ押され、書類が汚くなってしまいましたが・・・。私も色々と経験しました。ここで、役所の担当者様を怒ってはいけません。逆に、感謝するのです(^^)2回目に押してもらった日付印には、役所の処理番号(処理を進めるための管理番号)を書いてもらうようにしました。「逆に、間違えてラッキーでした。(既に処理が進んでいたので)処理番号を入れてもらったので、本当に処理されている証明になります!」と、怒るのではなく、逆に感謝の言葉をお伝えしました。「そう言って頂けると、こちらも救われます~(>_<)。」と、悲しそうな、嬉しそうな?顔で返されました。その後で、「日付の押し間違えって、結構あるんですか?」とお聞きしたら、「実は、たまにあるんですよ~。いまも、間違えて押した書類を回収中なんです~」とおっしゃっていました。私の「聞き出し能力?」が上がっていることを実感?できました。※某高層ビルからの風景。「役所は気楽だよな~。間違えてもおとがめナシなんだからな~」と考えてはいけません。こちらとは「立場」が違うんです。)こちらは「ミスできない」立場。あちらは「ミスしても訂正できる」立場。それを意識して仕事をするべきなんです。個人で開業している我々は「ミスできない」立場の人間です。ミスには色々な種類のものがあります。書類作成のミス気づかなかったミス忘れてしまうミスそもそも法律を知らないミスそのなかで、「書類作成のミス」は、自分の工夫次第で防げるミスになります。我々は「人間だもの(あいだみつを)」なので、100%のミスは防げませんが、できるだけの工夫はするべきです。書類バカ(書類だけ作れてコミュニケーションが取れない人)になってはいけません。コミュニケーション能力は大切です。税理士×ピアノ弾き語り「話し方教室」に通うと、どうなるか?https://www.ishibashi-blog.com/ohanashi/「話し方教室」という教室があります。通ってから2年半が経過しました。通うまえ、通ったあと、どのように変わったのか、過去をふりかえってみました。※話し方教室での、ビデオ撮影練習にて。「話し方」は人生で必須のスキル仕事をする上で、また、人生を送っていく...ですが、やはり人間には「適性」があります。どちらの仕事(「書類仕事」か「コミュニケーションを取る仕事」か)」が合っているか、意識して、自分の進路を決めるのも、良いかもしれません。書類仕事のミスについて、改めて振り返ってみました。上記のような工夫をしているから、これまで大きなミスなく仕事ができている。思ってはいますが、ごく小さなミスは、やはりあります。すればミスが無くせるのか、皆さんも日々工夫してみてくださいね。相続税の資料は、どうやって集めるのが効率的か?相続税の資料を集めるためには、色々な役所を回る必要があります。やって、効率的に資料を集めるのか、少し考えてみました。...記事を読む弁護士先生とのランチ今日は、お昼に知り合いの弁護士先生とランチをしてきました。ためになるお話しをお聞きできました。破産についての基礎知...記事を読む物納・延納のパンフレットを頂きました少し前のことになりますが、役所の方から「相続税の物納の手引」を頂きました。今はほとんどの書類がインターネットから入手できます...記事を読む東京国税局のお隣は・・・?8月の上旬に、また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