オンラインで行った手続に付随して、その手続の補足をするために提出する書類のことです。(1)特許庁に提出する書類の多くは、オンライン(通信回線を使った通信)により提出します。(従来のように紙の書類を持参や郵送することにより提出することもできるのですが、書類によっては電子化のための手数料が請求されます。)しかしながら、証明書などは手続に必要であってもオンライン手続では提出できない場合があります。そのような場合、手続自体はオンラインで行い、オンラインでは送ることのできない証明書等を手続補足書により提出します。手続補足書はオンライン手続をした日から3日以内に特許庁に提出(持参又は郵送)します。(2)手続補足書により提出する証明書等については、いろいろなものがあります。地域団体商標出願は、誰でも出願できるのではなく、所定の要件を満たす法人や組合等しか出願することがでないので、出願人がその要件を満たした者であることを証明するための書類を提出します。代表者であることを証明する書面や、代理権を証明する書面なども手続補足書により提出します。(3)一番関係がありそうなのは意見書に添付すべき証拠物件を提出する場合だと思います。商標登録出願において、多種類の商品や役務を指定した場合、本当にそのような多数の商品や役務に商標を使用しているのか疑わしいと判断されることがあります。この場合、出願人は意見書を提出して、その商標を指定した商品や役務に使用している旨を述べて反論すると共に、商標を使用している証拠を提出します。このとき証拠としてカタログ,パンフレット,取引書類などを意見書に添付して提出することになるのですが、意見書をオンラインで提出した場合、証拠を手続補足書により提出することができます。証拠などの提出以外に、複数人が手続きをする際にも用いられます。手続をする者が複数人いて、その内の一人がオンラインで手続をした場合、それ以外の人は手続後3日以内に「自分も手続をしたことに相違ない」という意思確認のために手続補足書を提出する必要があります。その出願手続した場合、Bさんは出願から3日以内に手続補足書を提出しなくてはなりません。☆[関連事項と経験談](1)私も先日、手続補足書を提出しました。商標登録出願で、類似しない2つの「小売」を指定していた関係で、審査官からそれらの小売について商標を使用している証拠(使用証明)の提出を求められたからです。そこで、意見書をオンラインで提出すると共に、手続補足書でカタログとホームページのコピーを証拠として提出しました。(余談)昨年4月に小売関係商標の登録制度が始まったときには、このような使用証明の提出については決められておらず、出願後にこのような運用が決まったため、予想外の手間が増えることとなり、ちょっと面倒です。この運用では、類似しない2以上の小売を指定すると、機械的に拒絶理由通知を出して使用証明を求めているようです。やり過ぎのように思います。(2)手続補足書を使うことなく、添付物件をイメージデータとしてオンラインで提出できる場合もあります。この場合、所定の保存形式,解像度,サイズの画像ファイルを作成します。内容によってはイメージデータとして提出するのが不適当な場合もありますので、イメージデータで提出する場合は事前に特許庁に確認することをお勧めします。