起業・創業直後ならいざ知らず、事業が何年も続いてきたら、顧客管理(営業・案件管理)をエクセルでやってはならないと考えています。<スポンサードリンク>Contents簡単にコピー・編集ができてしまうからデータ入力や運用に手間が掛かるから専用のツール(SFA/CRM)を活用しようツールには、向き・不向きがある簡単にコピー・編集ができてしまうからエクセルを使ってはならない最初の理由。それは簡単にコピーや編集ができてしまうから。全社員が同じ情報を見られるのは良いことですが、事故を防ぐ仕組みがありません。仮に悪意を持った人がいたら、全データをコピーして業者に売ることも簡単にできてしまいます。個人情報保護に対する社会の目が厳しくなっている時代に、これでは「何の手も打っていない」と言っているようなものです。事故の影響を最小にするには営業担当者は、自分が担当の顧客だけが見られる営業マネージャや経営者は、全顧客が見られるというように権限を付与した方が良いでしょう。これをエクセルで実現するのは、簡単ではありません。営業担当者が複数人になってきたなら、エクセルを卒業した方が良いのです。個別コンサルティングの依頼サービス一覧データ入力や運用に手間が掛かるから2つ目は入力の手間が掛かることです。エクセルファイルが1台のパソコンに置いてあったら、会社に戻るまで顧客情報の更新ができません。Online)を活用したり、ファイルをDropboxなどのクラウドストレージに入れておいたとしても、やはり入力には手間が掛かります。そもそも、顧客情報が作成・更新されるキッカケは多数あるのです。デジタルデータとして顧客情報が入ってくることもあれば、名刺のようにアナログのことも。案件ステータスが変わって、営業が入力する必要がでてくることもあります。これら多様な入り口をエクセルで受け止めるのは不可能です。顧客情報は部署異動や退職などにより、常に変わります。同じ顧客から何度も名刺をいただくこともあります。これらの履歴を蓄積したり、重複チェックをするのに、エクセルは適したツールではありません。顧客データは重複してしまうと、必要なデータが正しく取れなくなり、無用の長物と化してしまう恐れがあります。顧客データ重複の悲劇と、入力時の注意点顧客データを活用し始めると、入力ミスや、それによって生まれた重複データに悩まされることが多いです。重複データや入力ミスが発生するのか?どうすれば防げるのか?重複データが生み出す悲劇についてお伝えします。...<スポンサードリンク>専用のツール(SFA/CRM)を活用しようこれらの問題は専用のツール(SFA/CRM)を使うことで解決します。顧客(取引先)毎に、営業担当者を設定する顧客・案件情報や、各種レポートは営業担当者は自分の分だけが見られる管理職は、顧客・案件の全体を見ることができるデータを一覧(CSV)でダウンロードできるのは、システム管理者だけという設定をすることで、仮に誰かが悪意を抱いても、仕組みで被害を極小化することが可能です。余談ですが、人間誰しも、悪意を抱いてしまうことはあるでしょう。そんなときに、仕組みで防止されていれば諦めがつきます。簡単に事故を起こせてしまう環境が、悪意を増長させるのです。経営者には、そういう仕組みづくり(ガバナンス)が求められるのです。データの更新についても、専用ツールの方が便利です。案件ステータスの変更は、選択肢を変えるだけもちろん、データの重複などをチェックし、クリーンな状態を保つには苦労が伴います。それでも専用ツールなので、エクセルで行うよりも楽になります。ツールには、向き・不向きがある最後に補足ですが、別にエクセルを否定しているわけではありません。エクセルは非常に強力なツールです。ツールには向き・不向きがあります。組織における顧客や案件を管理する目的においては、エクセルは向いていないのです。メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。マーケティングやITを身につけたい。ビジネスを楽しみたい。変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。隆一プロフィールマーケティングとITを駆使した「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」を得意としています。