大切なメールは受信と同時にPCで読み上げ、逃さないメールにすばやく返信するコツ2020.02.02「即レス」できない原因とは取引先が多かったり多くの人とつながったりしていると、いろいろなメールが来ると思いますが、自分が早く返信したいと思っている、重要なメール「のみ」早く返信するには、どうすれば良いのでしょうか。重要メールにすぐに返信できていない場合、その原因は大きく分けて2つあるかと思います。それは、1送られてきたメールにすぐに気がつけていない、ということと、2返信メールをすばやく書けない、ということです。この2つの原因を取り除くことができれば、メールを早く返せるようになるのではないでしょうか。本連載の第1回では、現状把握のためにメールの返信速度を分析するツールをご紹介しましたが、残り9回では、上記、12の原因を解消するためのツールやテクニックをお伝えしていきます。今回は、PCの前に座っているとき、すなわち仕事中に「1送られてきたメールにすぐ気がつけていない」ことを解消するための強力なツールと設定をご紹介します。本コラムでは、メーラーにGmailを使用します。Gmailをメーラーとして使っていない方は、すべてのメールをGmailに転送するか、あるいは通知させたいメールのみをGmailに転送する設定にすれば、今回ご紹介する機能を使えるかと思います。転送の設定を行い、かつ普段使っているメーラーにもメールが残るように設定すれば、普段のメーラーはそのまま使えます。今からお伝えする設定を行うと何ができるようになるかを、こちらの動画でご確認ください。読み上げられています。この、音声、というのがポイントです。PC画面から少し目を離しているときや席を離れているときにメールが来ても、読み上げてくれるので、気が付きやすくなります。一般的なメーラーにも、通知音を鳴らしたりポップアップ表示を行ったりする機能は備えられているかと思いますが、音声で読み上げる機能はまだあまりないのではないでしょうか。自分があらかじめ選択した条件を満たすメールが届いたときだけ、音声で読み上げられるようにしてみましょう。皆さんが日々受信するメールには、緊急度や重要度の高いものと、そうでないものがあるかと思います。すべてのメールが届くたびに通知が来るようでは、集中が途切れてしまい翻訳業務に差し障りますし、結果的に重要なメールが埋もれてしまいますので、選択的に通知させる、というのが良い方法だと思います。普段、Chromeを使っている方はChrome用のものを、Firefoxを使っている方はFirefox用のものを使っていただければと思います。ほかのブラウザには残念ながら、2020年2月現在は対応していないようです。ほかのブラウザを普段使用している方でも、Chrome版をChromeブラウザに追加して、Bの5の※でお伝えする設定をすれば、Chromeブラウザを閉じたままでもこの通知を行うことは可能ですので、他ブラウザを使用している方は、Chrome版を使ってください。こちらはブラウザの拡張機能(アドオン)であるため、ブラウザに追加すればすぐに使えるようにはなりますが、初期設定のままだと、すべての新着メールに対して通知が行われてしまいます。特定メールのみ通知が来るようにする方法を、以下で順を追ってご説明します。今から行う手順は、大きくわけて2つあります。Gmailでそのラベルのついたメールのみ、通知が行われるように設定します。留学を経て、2006年から社内翻訳者として自動車メーカーおよび電機メーカーに勤務。出産・育児による約4年のブランクののち、2015年にフリーランス翻訳者として独立。現在はマーケティングやIT分野を中心に、英日翻訳を日々行っている。ガジェットと洋裁をこよなく愛する、2児の母。