2019年07月05日2016年1月から、社会保険などの手続きで段階的に利用が開始されたマイナンバーは、主要な手続きでは既に必須になっており、その管理の重要性も増しています。この記事では、どのような手続きにマイナンバーが必要になるのか、また、従業員のマイナンバーの収集や管理、廃棄する方法などについて詳しく解説しています。関するものがあります。手続きについて、マイナンバーがどのように導入されているのかについて説明します。被保険者としての届け出が必要になります。この届け出は、日本年金機構に行うことになりますが、これらの届出書類には、2018年3月から、基礎年金番号の代わりに原則としてマイナンバーを記入するようになっています(マイナンバーの提供が困難な場合には基礎年金番号を記入することもできます)。従業員の入社、退社などのタイミングで、雇用保険の被保険者としての届け出をハローワークに行うことになりますが、これらの届出書類にもマイナンバーを記入するものがあり、これまでは記入しなくても受理されていましたが、2018年5月以降は原則として記入することが求められています。届出書類については、これまで記入が求められていた基礎年金番号が原則としてマイナンバーに変更され、被扶養者の届け出においては、被扶養者のマイナンバーの記入も必要になっています。主な届出書類には次のようなものがあります。ついては、次のようなマイナンバーを記入する様式に変更されています。原則としては、基礎年金番号ではなくマイナンバーの記入が求められていますが、従業員本人(および配偶者)については、基礎年金番号でも構わないこととされています。雇用保険の届出書類で、マイナンバーの記入が必要なものは次のとおりです。これらの届出書類はマイナンバーを記入する欄があるものですが、そのほかの届け出においても、その従業員のマイナンバーをハローワークに届け出ていない場合には、別にマイナンバーの登録が必要になることがあります。関する次の届出は不要になっています。ついては、これまでどおり届出が必要になりますので注意が必要です。会社には従業員のマイナンバーを収集し、各行政機関の関係書類に記入したうえで届け出る義務がありますが、従業員からマイナンバーの提供を受けて利用するためには、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「マイナンバー法」)などで定められた手続きを経なければなりません。ここでは、マイナンバーの収集が必要な従業員の範囲や、収集する際の注意事項、また、利用できる範囲について説明します。マイナンバーの収集が必要な従業員の範囲マイナンバーは、従業員である以上、社会保険のほか税金関係の手続きでも必要になるため、正社員はもちろん、アルバイト・パートについても提供してもらう必要があります。税理士などの外部の専門家に業務を依頼して報酬を支払う場合にも、一定額を超えると、マイナンバーを記入した支払調書を税務署に提出しなければなりませんので注意が必要です。ついて外国人を雇用する際にも、日本人と同様にマイナンバーを提出してもらう必要があります。マイナンバーは、原則として住民登録がある者、全員に付番されるものです。日本に90日を超えて滞在する予定の外国人(中長期在留者)には在留カードが交付され、住民登録も必要になるため、原則としては、マイナンバーを持っています(企業が外国人を雇用する際には、在留カードにより在留資格などを確認しなければなりません)。マイナンバーの利用目的を従業員に明示する必要がある企業は、従業員にマイナンバーの提供を求めるにあたって、あらかじめ具体的な利用目的を明示しなければなりません。ためにマイナンバーが必要なのであれば、その旨を説明したうえで、マイナンバーの提供を求める必要があるということです。何に利用するのかを説明しないまま、マイナンバーの提供を求めることはできないということです。マイナンバーの提供を拒否された場合は?会社にはマイナンバー法および各関係法により、各届出書などに従業員のマイナンバーを記入する義務がありますが、従業員には自身のマイナンバーを会社に提供する義務はありません。このため、従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合には強制的に提供させることはできません。従業員の個人番号については、代わりに基礎年金番号を記入することができますし、「被扶養者(異動)届」の配偶者の個人番号についても同様です。その他の被扶養者の個人番号については記入しないまま、事情を説明したうえで届け出ます。マイナンバーの提供を受けられない場合について、国税庁のホームページでは、「マイナンバーを記載することは法律で定められた義務であることを伝え、それでも提供を受けられなかった場合には、マイナンバーの記載がなくても書類自体は受け付ける。」としています(ただし、提供を求めた経過などを記録、保存しておくこととされています)。そのほか、厚生労働省のホームページなどでも同様の記載があります。いずれにしても、従業員には制度の趣旨や利用目的を十分に説明し、理解を得ることが必要です。参考資料:雇用保険の届出にマイナンバーの記載が必要です|厚生労働省マイナンバーの本人確認を行う必要があるマイナンバー法では、本人またはその代理人からマイナンバーの提供を受ける時に、下記のとおり、本人確認を行うことが義務付けられています。出典:政府広報オンライン「身元確認」とは、マイナンバーの提供を行う者が番号の正当な持ち主であることの確認であり、「番号確認」とは、提供されたマイナンバーが正しい番号であることの確認です。従業員が、マイナンバーカード(個人番号カード)を持っている場合には、それだけで、「身元確認」と「番号確認」ができますが、マイナンバーカードを持っていない場合には、運転免許証やパスポートなどで「身元確認」を行い、マイナンバーの通知カードやマイナンバーが記載されている住民票などで「番号確認」を行うことになります。「災害対策」に関する事務に限定されています。企業はこれらの事務においてのみ従業員のマイナンバーを利用できることになっています。雇用保険の被保険者資格取得の届出のほか、年末調整時に作成する扶養控除申告書(この後説明します)などに、従業員や扶養家族のマイナンバーを記入させて届け出ることがそれにあたります。企業は、これらの手続き以外のために、従業員や扶養家族のマイナンバーを利用することはできません。従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になる手続き従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になる手続き社会保険ほかの手続きには、従業員自身のマイナンバーだけでなく、従業員が扶養する配偶者や子、親などのマイナンバーが必要になるものもあります。この届け出は、扶養家族を従業員の健康保険に加入し、配偶者を国民年金上の第3号被保険者として登録するためのものです。(共通様式のため、どちらか一方の手続きであることもあります。従業員のマイナンバー、赤枠が扶養家族のマイナンバーを記入する箇所です。これまでは複写様式(A4)でしたが、2018年3月からは単票様式(A4)に変更されました。出典:日本年金機構この様式で届け出る扶養家族は、国民年金上の第3号被保険者とその他の扶養家族に分けられますが、本人確認の方法に違いがあるため、それぞれ分けて説明します。厚生年金の被保険者(国民年金の第2号被保険者)である従業員が扶養している配偶者は、年間収入が130万円未満であるなどの要件を満たすことで、国民年金の第3号被保険者になります。この第3号被保険者に該当したことについては、第3号被保険者が従業員の会社を経由して日本年金機構に届け出ることになりますが、その本人確認の方法については、次の3種類があります。出典:日本年金機構1の「直接提出」のように、第3号被保険者が従業員の会社に直接届け出ることは基本的にありませんので、一般的には、2の従業員による「代理提出」によって会社で本人確認を行うか、3の会社から従業員への「確認事務の委託」によって、従業員に本人確認をしてもらったうえで提出してもらうかということになります。会社としては、3の「確認事務の委託」の方が、本人確認の手間がなくなって負担も減りそうですが、従業員に対して監督義務が生じ、従業員もマイナンバーを取り扱う者としての責任が生じるなど、その管理が面倒になってしまいます。このため、2の「代理提出」によって、従業員に第3号被保険者のマイナンバーカードなどのコピーを提出してもらって、会社で本人確認を行うことが多いと言えます。2の「代理提出」による場合には、下記のとおり、届出様式の「※届書の提出は配偶者(第2号被保険者)に委任します」の右のチェックボックスにチェックをすることで、従業員に第3号被保険者の代理人として届け出てもらうことができます。3号被保険者以外の扶養家族である子や父母などについては、国民年金としての手続きはなく、健康保険の被扶養者としての登録のみになります。健康保険関係の届出書類における被扶養者のマイナンバーについては、従業員が本人確認を行うことになっていますので、会社で本人確認を行う必要はありませんし、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらう必要もありません(記入誤りを防ぐために、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらっても構いませんが、その場合には厳密な管理が求められます)。年末調整時に作成が必要な「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」にも、配偶者や扶養親族のマイナンバーの記入が必要になります。税法上の書類における扶養親族のマイナンバーについても、従業員が本人確認を行うことになっていますので、会社で本人確認を行う必要はありませんし、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらう必要もありません。※青枠が従業員のマイナンバー、赤枠が控除の対象となる配偶者や扶養親族のマイナンバーを記入する箇所です。出典:国税庁マイナンバーを管理・廃棄する方法マイナンバーを管理・廃棄する方法マイナンバーは、マイナンバー法やガイドラインに基づいた厳格な取り扱いが必要であり、一定の保存期間を経過すると、書類やデータは、速やかに廃棄または消去しなければなりません。最後に、マイナンバーが記入された書類やデータをどのように管理して、廃棄しなければならないのかについて説明します。マイナンバー法・ガイドラインに基づいた取扱いが求められるマイナンバーおよびマイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」とされ、マイナンバー法において、通常の個人情報よりも厳格に管理することが求められ、違反した場合には罰則も設けられています。併科することなどが規定されています。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」というものを策定しており、企業にはこれに基づいた適正な管理が求められています。選任することや、マイナンバーの「管理区域」や「取扱区域」を設けて一般事務を行う区域と明確に区分するなど、人的および物理的に安全管理措置を講ずることが求められています。マイナンバー関係書類の保存期間マイナンバーを記入している書類をいつまで保存しておかなければならないのかについては、マイナンバー法やガイドラインではなく、それぞれの手続きにかかわる法律で定められています。マイナンバーの記入が必要となる書類と、その保存期間を大枠で整理すると次のようになります。関するものは、退職または死亡した日となります。各書類について、それぞれ定められている期間は保存しておかなければなりませんし、労務管理システムなどにデータとして保存しているのであれば、それらも保存しておく必要があります。本人確認のために従業員から提出してもらったマイナンバーカードのコピーなどは保管する義務はありません。本人確認が終わった段階で、従業員に返却するか破棄することができますが、保管しておく場合には、マイナンバーが記入された書類と同様に厳格な管理が必要になります。企業には、マイナンバーが記入された書類のほか、労務管理・会計システムなどに保存されているマイナンバーを含むデータの双方があることが一般的です。完全にペーパーレス化を図ることができれば、データだけの管理でよいことになりますが、そうでなければ、紙媒体とデータのそれぞれを厳格に管理していかなければなりません。紙媒体の管理方法マイナンバーが記入された書類をファイリングして保管する場合には、施錠できるキャビネット、書庫などに保管することが求められます。紙媒体で管理することのメリットとしては、保管場所さえあれば、コストはかからないこと、ネットワーク上に流失することはないことなどが挙げられますが、税法上の書類は7年間も保存する必要があるため、将来的なことも考えると段階的にでもデータでの管理に切り替えていく必要があります。データの管理方法マイナンバーを含むデータについては、不正なアクセスを防止するため、事務担当者を限定し、専用端末でのみ利用できるような環境にすることが求められますし、予期しないデータの消失に対応するために定期的なデータのバックアップなども必要になります。データで管理することのメリットとしては、大量なデータを一元的に管理でき、業務の際にすぐに取り出せることなどが挙げられますが、新たに専用のシステムを導入したり、セキュリティを強化していくためには一定のコストが必要になります。(セキュリティ対策が施された専用のクラウドを利用すれば、比較的安価で導入することはできます。)今後のペーパーレス化の動きを考えれば、コストはかかってもデータでの管理に力を入れていくことが求められます。おけるマイナンバーは、そもそも必要な事務を行うために収集、保管しておくことができるものです。その事務を行う必要がなくなり、上記で説明した保存期間も経過した場合には、マイナンバーが記入された書類やデータはできるだけ速やかに廃棄または消去しなければならないことになっています。紙媒体の廃棄方法マイナンバーが記入された書類については、焼却や溶解、また、シュレッダーを利用するなど、復元できない手段で廃棄しなければなりません。廃棄を外部に委託する場合には、委託先において確実に処理されたことを証明書などで確認することが必要です。データの消去方法マイナンバーを含むデータについては、専用の削除ソフトウェアの利用、また、ハードディスクの物理的な破壊など、復元できない手段で消去しなければなりません。こちらも、委託できる業者はありますが、確実に消去されたことを証明書などで確認することが求められます。まとめマイナンバーは、社会保険その他の手続きにおいて必須のものになっており、今後はさらにその管理体制を強化していくことが求められています。従業員のマイナンバー管理などについてお悩みでしたら、マイナンバー法に詳しい社会保険労務士に相談してみてはいかがでしょうか。ミツモアを使えば、すぐに相談できる社会保険労務士を見つけられます。この機会にぜひ使ってみませんか。労務コンサルタントです。働き方改革や労務関係全般についてわかりやすくご紹介いたします。文部省(現文部科学省)入省。水回りクリーニングホームページ制作ランディングページのデザイン・制作ミツモアについてミツモアは暮らしからビジネスまで、色々なプロと出会えるサービスです。選択肢をクリックするだけ!たった2分で気軽に相談できます。見積が届く最大5人のプロから、あなたのための提案と見積もりが届きます。