Webサービスの開発・運営のノウハウを公開します。基礎講座カテゴリ:ディレクションTweetこんにちわ、ライブドアの櫛井です。ディレクターに限らず、会議の議事録をとるというのは基本的な部分ですが周りの先輩がきちんと教えてくれなくて苦労した覚えがあります。そこで今回は「議事録の書き方の基礎」をお届けしようと思います。すいませんがお願いします・・・(俺が悪いの?)」といった、ちょっとした行き違いを防ぐための認識合わせをする為にも有効です。会議で話した時は場の雰囲気に流されて「まぁとりあえず、まぁいいですよね、まぁまぁ」といった形で話が終わってしまった内容を、「最終的にどうするか」を確認しつつ決定できるというオマケ的な副次効果もあります。議事録に必要なこと「会議に参加していない人が読んでも理解できる内容であること」にすることが理想的な議事録であるとは思いますが、慣れないうちは難しいと思いますので基本的な部分について列挙してみます。会議の名称、開催場所は省略せずに記載します。参加者の部分は、所属組織名と名前を1セットにして記載します。参加者が多い場合や社内での打ち合わせなどの場合は「さん」「様」などの敬称を省略してもよいでしょう。書いておくのを忘れずに。◇項目をわける20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術でも紹介されていましたが、事前にアジェンダ(議題のリスト)が配られている場合は、そちらを参考にするとよいでしょう。アジェンダが無い場合、基本的には会議の中で話した順番ごとに大項目、中項目を適宜設定してみるとよいかと思います。◇具体的に書き記す話した内容を実行にうつすために必要なのは誰が何をいつまでになぜどのようにするのかといった具体的な情報です。似ていますが、上記の内容が話した項目ごとに含まれていると議事録としては非常にわかりやすくなります。反面、詳細に書こうとすると議事録を作成すること自体がとても大変になってしまいますので議事録の用途によって使い分けてみてください。◇ちょっとしたポイント各自の宿題になったものを最初または最後にまとめておくと、情報共有としての効果が期待できます。会議が終わってから遅くとも当日中には議事録として送付しておくとよいでしょう。会議中に行うこと上記のように最終的には議事録という形にまとめるのですが、人の記憶というものは曖昧なものです。会議中は理解出来ていたつもりでも中途半端に端折って書いてしまうと、いざ議事録としてまとめる段になって記憶が繋がらずに「あれ?これなんだっけ?」となりがちです。いった事態を避けるためにも、発言があった内容は全てメモを取っておくことをオススメします。慣れてくると要点のみメモでもよいかと思います。パソコンでの文字入力に慣れている方であればテキストファイルでも何でもよいので、ざっと入力しておくのがよいかと思います。議事録を空想で書いてみました。ついて、1週間の実績値報告と進捗情報の共有を行うための定例会議。ついてすでに開発環境で動作している状態になっている。さん)→25日までに動作の確認を行う。ついてクライアントチェック中。回答は週明け月曜の予定。さんが適任なので次回からやってもらう。(櫛井)------------------------------------------------------------ライブドアでは、議事録にも手を抜かない仕事の丁寧なディレクターを募集しています。11:51興味深く拝見しました。どのようにするのかは重要ですね。私もこれを参考にして議事録を書きたいと思います。11:34議事録は私の場合、速記になってしまっていて、まあ、国会の書記のイメージが目標なんだけど、結構まとまりがないと指摘されています。勉強しよう、議事録のとり方。