2019年5月13日TweetPocket整理整頓の苦手な上司が、部下に職場の片付けを押し付けることは、よくあります。「費用はかけるな」と言う。言われても、スペースにも限界があり物理的不可能。これは一休さんのようにとんちで返すしかないのか?ちょっと待ってください。それは、根本的に「整理」というものを誤解しています。「綺麗に収める」「見栄えよく片づける」おおよそこんなイメージをお持ちではないでしょうか?でも、これは大きな間違いで、片付けができない大きな理由の一つです。これは職場でもご家庭でも同じです。片付けにおける「整理」にはしっかりとした定義があります。「要るモノ」と「要らないモノ」を分けて、「要らないモノ」を処分することです。職場で取り組まれる5S活動(3S活動)では「要るモノ」「要らないモノ」に加え「急がないモノ」とに分類します。これは、作業効率などにも重点を置いているからです。ポイントは、まずしっかり所有している全てモノを把握すること。徹底的に処分することです。「限られたスペースにいかに詰め込むか?」という戦いではなく、「モノと向き合うこと」が整理の本質です。整理から始めましょうおそらく、整理整頓しろと押し付けてきた上司も、「使いすく綺麗に収めろ」という意味合いで言っておられるのだと思います。上記のように本当の意味での整理が出来ていなければ、「無駄な片付け」は永久に続きます。仕事を快適に行うには、まず整理からが基本です。この5S活動でも、まず「整理」から取り組みます。要るモノと要らないモノが混在した状態では、それだけで色んなムダが発生してきます。これは物理的な物に限らず、情報でも同じです。整理から始めていきましょう。整理のステップ1分類する整理したい棚や物置のモノを全て引っ張り出して、「要るモノ」と「要らないモノ」に分類してください。自分では判断できないモノは、上の人に聞いて下さい。やってみると分かると思いますが、普段から整理できていない場所からは「要らないモノ」が必ず出てきます。いったモノは、許可をもらってどんどん処分して行きましょう。整理のステップ2保有期限を設ける整理を進めて行くと、「今は要らないけど、この先要るかもしれない」というものも出てきます。「どう考えても要らないモノだけど、上司が置いておきたいと言っているモノ」も出てくるでしょう。いった微妙なモノは、期限つきで保管しましょう。「上司が置いておきたいモノ」も、可能ならば交渉して期限を決めてもらいましょう。それらのモノには赤札を貼ってください。赤札無料ダウンロードはこちら「いついつまで保管する」「誰が責任者か」というのを明確にして、対象のモノに貼り付けておきましょう。複数ある場合は、できるだけ一箇所にまとめるようにしてください。その場所より使用頻度の少ないものを入れられる場所(納戸・倉庫)などにスペースがあれば、移動させてもいいかも知れません。使う棚には、よく使用するモノだけ置くようにするのが理想です。整理のステップ3捨てる基準を決めるここまでで整理の作業は終わり。モノが減ってスッキリしたものと思います。放っておくとモノは勝手に増えていきます。「これ以上増やすまい」と思っていても、必ず増えます。ならないために必要なのが「捨てる基準」です。これは、一人で決めることができないので、そこで働いている人みんなで話し合う時間が必要です。そこで、どういう状態になったら捨てるどれくらいの期間使わなければ捨てるどれくらいの量になったら捨てるなどの基準を決めて行きましょう。これをきっちり表などにして、掲示板などに貼って全員が守れるようにしましょう。ここまですれば、今後無駄にモノは増えず、「整理」という作業は必要なくなります。整理が終わったら次にやっと「整頓」のプロセスに入っていきます。整頓とは整理整頓と一言で言ってしまいますが、「整理」と「整頓」には違いがあり、しっかりと意味があります。必要なモノを、必要な時に誰でもすぐに取り出せるようにすることです。あるものを綺麗に収めることではなく、職場の場合は特に「使いやすくする」ことが大事です。モノの使いやすさは、能率や生産性に関わってきますので、何かを生み出す場ではとても重要な要素です。整頓のプロセスはわかりやすく3つのステップにまとめました。何をどこに置くかのモノの定位置を、取り出しやすさ、動線などの利便性を考慮しながら決めていきしましょう。「これの置き場はここ!」とルールを決めてしまえば、探しモノはなくなります。このとき、置き方(向き)もポイントです。「はさみは柄の方を手前に置く」など、みんなが当たり前だと思っているようなこともキッチリルール化しましょう。皆にとって使いやすい置き場所、置き方がルール化されれば、とても作業が快適になります。数が複数あるものなどに対しては、量もきっちり決めましょう。普段の使用量を計算して、どれくらいが適正な量なのかを割り出し、それをキープできる仕組みを考えましょう。消耗品などは、発注の仕組みなども作ってしまい、誰でもできるようにすれば、無駄がなく、とても効率的になります。決めたら、仕上げに標示・ラベリングをしましょう。小さすぎるの見えにくいので、パッと見て識別できるように。誰が見ても一目で分かるように工夫して下さい。キャビネットなどで、フタ・扉がある場合は、取り去ってもらうのが理想です。中が見えない状態ですと、乱れがちになってしまう上、中のモノが把握しにくいというデメリットがあります。してもというものを除いては、扉は外してしまいましょう。扉を外さない場合は、中に何が入っているか、なるべく外から分かるように標示をしてください。まとめ最後にもう一度おさらいです。職場の整理整頓を始める時は1要るモノと要らないモノに分けて、要らないモノを捨てる2微妙なモノには期限を決め、赤札を貼っておく3捨てる基準を決める4定位置を決める5適正量を決める6標示をするこの順序で行ってください。すれば、職場はとても快適になるのを実感していただけます。一箇所がコンプリートしましたら、他の場所にも展開して、どんどんと整理整頓の輪を広げていってください。業務効率を上げることができます。部屋が散らかっているときですよね。これはオフィスでもご家庭でも共通です。(新しいウィンドウで開きます)赤札作戦とは?5S活動の強い見方!迷ったら貼るだけ必殺「赤札」オフィス・職場の整理にとても役立つ便利アイテム「赤札」、これを使った整理活動を赤札作戦と呼びます。その前に「整理」とは何か?ということが重要ですので、先についてお伝えしさせていただきます。あなたも、そういった悩みから当サイトを訪れて下さったことと思います。(新しいウィンドウで開きます)5S活動の進め方15Sで失敗しないためには必ず「整理」から始めましょう今回は5S活動の具体的な進め方についての記事です。5S活動とは何か?5S活動の効果やメリットなどについてはこちらの記事を参考になさってください。