講演をしていた内容とスライドが公開されていましたので、内容をかいつまんでご紹介します。メールの受信箱の残りメールの数をゼロにするメール処理のアプローチについてです。受信箱のなかで生きるのはやめようメールの受信箱は、放っておけば魔窟になります。読んでいないメールや、まだ返事を書いていないメール、調べてから返事を書こうと思っていたのにそのままになっているメール、先方からの返事を待っているメール、遠い昔に親から届いたのだけれども返事をかかずにいて罪悪感だけが残って消せずにいるメール。ユーモアたっぷりにイントロダクションで言っています。どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。はぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。メールを「処理」するメールを「処理」するというのは、全てのメールに返事をすることではありませんし、全てのメールに付随する仕事を片付けてしまうことでもありません。リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。似た方法で次の5ステップでメールを「処理」することを提案しています。そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。タグなどを貼り付けてアーカイブフォルダに投げ込みます。「あとで見つかるか?」と心配になるかもしれませんが、ラベルと、検索の力を信じましょう。転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」などとラベルして、やはりアーカイブ。返信:その場で返信できるなら即座にやってしまう。この際にもなるべく5行で短く返信できるようにしておく。長いメールに対しても短く返事をすることをクセにすると同時に、同僚にも普段の会話で「自分はメールを簡潔に書くようにしている」と了解を取り付ける。リストのなかにタスクを書き込み、メール自体にはフラグを立てるか、「あとでやる」のラベルを貼り付けた上でアーカイブしてしまいます。その場で2、3分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに記入した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。インボックス処理と同じく、時間のかかる仕事をその場でやってしまうわけではないことに注意してください。リスト)に格納しているという作業です。はぎ取られたメールの残骸は、消してしまうか、あるいは将来のレファレンスのためにアーカイブしています。した作業を、受信箱がゼロになるまで一気に行います。仕事が許すなら、自動受信機能なるべくオフにして、メールがやってくるペースではなくて自分のペースで1日に数回受信箱をゼロにもっていきます。はこうしたプロセスを援護するコツとして、可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやること、返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておくこと、繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ることを挙げています。メールに適用したようなものです。釣り上げながら、常にゴミ箱かアーカイブにむけて流してゆくスタイルのおかげで、メールに振り回されるのではなく、メールを操っている感覚が取り戻せます。この心が軽くなる効果は非常に大きいものがあります。いま何百通のものメールが受信箱に入っていて困っている人は、ぜひ「古いメール」というフォルダに全てを投げ込んでみて、心機一転でメール処理を初めてみてください。常に残りメールの数をゼロにもっていくのはなんだかゲームみたいで楽しい物があります。数々の記事になっているので、そちらもぜひご覧ください。管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。Climate+を運営しています。