-TOMOTOMOです。2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。メインに、考えている事などを発信しています。Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。詳しいプロフィールはこちらこんばんは、TOMOです。今日は、「ビジネスメールの送り方」というテーマでお話します。最初に質問が2つあります。仕事中のメールとプライベートのチャットやメール、どちらが読みやすいと思いますか?おそらく大多数の人が、プライベートを選ぶと思います。仕事とプライベート、どちらのメールの方が緊急度が高いでしょうか?おそらく大多数の人が、仕事のメールと答えると思います。現状は、重要度で言えば仕事>プライベートなのに、読みやすさはプライベート>仕事という構図になっています。これって結構ピンチなの、分かりますか?結論から言うと重要な案件こそ読みやすく、分かりやすいメールを送るべきでそれができると、相手から喜ばれます。いつまでも昭和の人が決めたルールでメールを送っていたら時代に取り残されます。今こそ、メールの送り方も改革して、働きやすさを手に入れましょう。筆者のプロフィール新卒で自動車関係の企業に入社。メールの定型文や礼儀、マナーと言われるものを研修で習いました。試験的に「正しいとされる」定型文を撤廃。大きく反応が変わりました。現在は中国にいる日本人スタッフとして日本の会社と連絡のやり取りをしますが定型文を撤廃したことにより、円滑なコミュニケーションを実現しています。こんな人に読んで欲しいメールで上手に要件を伝えられない人メールの文面を考えるのに時間が掛かる人メールより電話の方が要件が伝わると思っている人メールなどのテキストメッセージを上手に扱える人は間違いなく仕事が早くなります。意思決定を間違えない、誤解が少ない、あとで内容を見返せる。対面並みに情報をプレゼントできる。ビジネスメールはそんなポテンシャルを持っています。相手にストレスを与えず、伝えたい事を伝えようビジネスメールの送り方は、分かりやすく、簡潔にビジネスメールの送り方の基本は、「分かりやすい」+「簡潔」です。私たちがプライベートのメッセージのやり取りを気軽にできる理由は要件が分かりやすく、簡潔だからです。それをビジネスメールにも応用するだけ。区切り言葉遣い文末この4つを気を付けるだけで圧倒的に読みやすいメールに変身します。今からどんな話が始まるのか?を明確にする話題の区切りを段落で表現する普段から使用する言葉を丁寧に表現する起こしてほしいアクションを明確にするこの4つです。相手のストレスを溜めるツールでもあります。画面の向こうには人がいる(ファーストペンギンさんの言葉から引用)この意識を持ちながら、メールを送ればOK。メール冒頭に気を使う「メール冒頭」には二つの場所があります。一つは、メールタイトル。一つは、本文の導入です。「こういうお願いがあるよ」というのを簡潔に表現します。タイトルは、メールを開いてもらうかどうかにも関わってくるので「開かないと損するなー」というタイトルを付けられると強いです。メールの冒頭は、メールの中で一番最初に目に入る部分です。ここを定型文で埋めてしまうのは勿体ない。お願いメールなら、起こしてほしいアクションを質問メールなら、簡潔な質問内容を報告メールなら、結論をこれらを最初に書きましょう。書き手も十分に内容を推敲して書けるので、双方にメリットがあります。△△主任いつも大変お世話になっております。表題の件、◎◎について連絡させていただきました。つきましては、添付ファイルをご確認の上、必要事項を記入して返信いただきますようお願い申し上げます。5~6行くらいの文章ですが、何一つ情報が分からないですよね。最初の三行、勿体ないです。最初の3行だけで、相手に要件を伝えられたら、仕事はグッと早くなります。同時進行で同じ相手に、同じ案件で複数の内容を送りたいときは1通にまとめたほうがスマートですよね。同時進行で話を進めたい場合は、改行や段落を上手に使ってブロックごとにテーマ分けすると読みやすいですよ。読みやすさを考えた結果、3~5行で段落を変えたり内容につき一つのタイトルを付けたりしています。これと同じことをメール文章でもやります。やさしい言葉遣いをする日本語の厄介なところは、「分かりづらい言い回しが正義」という所です。文字ギチギチの書類は、見づらさの割に内容が空っぽだったり「できかねます」という、「できるのかできないのかどっちだよ!」となる言い回しがあったり理解するのに時間が掛かります。「読んで、すぐアクションを起こしてもらう」事が重要なので逆に分かりやすい言い回しの方が喜ばれます。日常の言葉を「ですます調」に変えて送った方がお互いにとって都合がいいです。起こしてほしいアクションを明確にする文末では、起こしてほしいアクションをもう一度書きます。文頭で一旦結論を書いていますが、確認のためです。「以上、よろしくお願いします。「結局、何をしたらいいの?」が分かりづらく、放置されるパターンです。最後にもう一度念押しでお願い事項を書くことで相手の行動を促すことができます。難しい言葉も、避けたほうが良いです。「以上、ご査収のほどよろしくお願いします。受け取る側は非常に混乱します。「査収」は砕けた言い方にすると「内容が間違ってないかしっかりチェックして受け取ってね」という意味です。受け取る側は、正誤のチェックをしないといけないし、チェックの項目も分からない。結局あなたは、読み手に何をして貰いたいんですか?それを分かりやすく伝えるのが、マナーです。読む方も時間がないここまでメールの送り方について書いてきましたが、なぜここまで相手を気遣わなきゃいけないのか?それは、メールを読む側も忙しいからです。多い人ではメールチェックだけで一日が終わります。送るメールは簡潔に、分かりやすくあるべきです。いうメールを送れる人は、忙しい人からもレスポンスを貰いやすいのでお得です。メールを送ってくる人は、たくさんいるあなたがメールを送る相手は、毎日とても忙しいです。社外との窓口になっている営業、購買や、そうでなくても課長クラスになると、日々のメールが平気で100通を超えます。私は平社員でしたが、日々のメールの最高記録は150通でした。そんな感じで、あなたがメールを送る相手は、ほかの人からもメールを受け取っています。そんな状況下であなただけに丁寧に時間を割く理由は、ありません。読むか/読まないか返信するか/しないかという競争に勝ち抜かないと、送ったメールにアクションを貰うことができません。一瞬読んで、アクションを考えるたいていの忙しい人たちはまず、メールのタイトルと送り主をみます。タイトルに興味を惹かれたら、開封してもらえます。退社前に返信していました。「できる限り、早く」です。できないものは、しょうがない。何でもかんでも「至急」と書いて送ってくる人が多いので対応を変えました。これで問題になったことは、一度もありません。次は冒頭文を読みます。宛先が違ったら、舌打ちしながらゴミ箱に移動します。冒頭文だけ読んで、対応を考えます。人に依頼できそうな内容なら読まずに転送。忘れていたことなら、即対応って感じです。見づらいメールは相手に負担をかけるタイトルで目を引いて、本文でタスクを判断して、メールチェック作業は完了しますがメールが見づらいと相手に非常に負担をかけます。添付ファイルのどこを見ればいいのかわからないし、そもそも添付を開かないといけないのも面倒くさいです。ならないためにも、HTMLメールを使って本文に画像を貼り付けておくと楽だなーと感じます。相手のメーラーによっては表示できない事もあるので使える相手は限られます。送るメールの文章の型を紹介します次に、送るメールの文章の型を紹介します。実際に送ったメールをお見せすることでイメージがしやすくなるかな?と思います。気を付けることは、3つです。結論→詳細の順番で書く起こしてほしいアクションを明確にするって感じです。最後の、「スマホで読みやすい事」ですが人によっては外出時、退社後はスマホでメールチェックしている人もいます。その人が読みやすいように、文の区切りを考えると親切です。スマホ画面は、横に20文字くらい収まります。大体15文字を超えるくらいから改行を考えておくと良いでしょう。スマホで読みやすいメールは、パソコンでも見やすくなっています。【至急】はつけない「至急」というワードは使用禁止です。理由はそういうタイトルのスパムメールも多いのと仕事ができない人という印象を持たれるからです。期限ギリギリまで忘れていた突発対応を迫られたなんていう理由があるでしょう。こんな時、残り時間が短いので至急対応してほしくなると思います。相手からすると知ったこっちゃないです。送り側の勝手で至急になったものを、相手が丁寧に対応する義務は、ありません。至急を付けなくても、勝手に話が進みます。メールの後に電話がかかってきたら失敗メールは何のためにあるか?それは、電話とファックスによるやり取りの代替です。私たちは忙しいので、電話によって作業を中断されるのを好みません。したがって、電話を使用しない工夫が必要です。「分かりやすかったかどうか?」の簡単な確認方法は相手からの問い合わせの有無です。逆に、相手から電話がかかってきたら、それは「メールの内容全然意味わかんないからもう一回説明して」というフィードバックです。チャットとメールの使い分けチャットとメールの使い分けについて、一般的には素早いやり取り=チャット証拠を残したい=メールというイメージです。チャットは、必要に応じて内容を変更、削除することができます。簡単な問い合わせ、進捗確認など証拠を必要としない内容だけチャットを活用すると、コミュニケーションが活発になります。電話と違って非同期コミュニケーションなので相手の作業を中断することなく素早いレスポンスが期待できます。私たちが一息ついたときにTwitterを開くのと同じ感覚でしょう。相手を動かす手段の事です。自分がボールを投げて、相手が投げ返してくれることによって初めて成立します。常に暴投している状態ですね。暴投すると、相手がボールを拾いに行く手間が必要なのでレスポンスが遅くなります。確実なやり取りがしたければ、ワンバウンド送球を心がければOK。暴投するよりも何倍も、プロの正確な送球に近いボールが投げられます。正しいメールの型を覚えましょう。メール一つとっても、私たちは日々成長です。人と素早い仕事のやり取りができるようになれば私たちも優秀な社員になれるはず。働き方改革+」では、サラリーマンの仕事を効率よく進めながら自分の時間を獲得するための考え方や準備などを紹介しています。Twitterもやってます。良かったら@try_to921moをフォローしてください。-TOMOTOMOです。2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。メインに、考えている事などを発信しています。Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。-ホワイトカラーの生産性にメスを。働き方改革で効率は上がるか?有料note感想文:【集客まで網羅】Twitterを心から楽しむことができる、Twitterの使いこなし方完全マニュアル「ラーメン二郎に学ぶ経営学」から戦略を考える。業績が悪くても解雇(リストラ)はダメ。会社のデメリットが大きいです。-ゴールデンウィークこそ「どこも行かない」選択肢。報告書の書き方例をフォーマット付きで解説。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。新しい投稿をメールで受け取る人気の投稿とページ仕事量が多すぎてオーバーフロー。最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