2018年10月15日Excel・Word・PowerPointツイートシェアはてブ送るPocket先日、クライアント様からこんなご相談を受けました。ひとまとめにしてるんだけど、なんかすごく面倒。読み込むことはすごく簡単なんですが、それが複数ファイルになった時、どんな弊害があるのでしょうか?今回は、その理由と解決方法について書いてみたいと思います。よろしければお付き合いください。読み込むにはデータメニューの『テキストまたはCSVから』をクリックします。見られるようになりました。デフォルトで「テーブル」という設定がされた状態になります。「テーブル」設定をすると、見た目がカラフルになり自動でフィルタモードになります。項目に計算式を追加するとコピーしなくても全ての行に計算式が適用されるのでうまく使うとすごく便利です。2つ目以降のファイルも同じように読み込んでみる今回は複数のデータを1つにまとめたいので、CSVファイルの読み込み先を1つ目のCSVファイルを読み込んだ次の行を設定しました。そのまま読み込むと2つ目の読み込み先にも項目名が設定されます。3つ目、4つ目・・・も同じように項目名が入ります。このように項目が入った行がいくつもできてしまうので当然これを削除したいわけですが、なぜかうまくいきません。今回、クライアント様はここでつまづいている状態でした。仕方なく別のシートにデータの部分だけコピーしていたそうです。便利な機能も使い方次第で「おせっかい」になってしまうこの原因は、上で説明した「テーブル機能」が邪魔してたから。一覧表には「その列が何を意味するか」を表す項目名が入ったが行が必須です。今回、この必須である項目行を削除しようとしたため「それはできません」とExcelから拒否されていたわけです。勝手にカラフルにして見やすくしてくれるのはいいけど、こういう縛りはちょっと困りますよね。項目行を削除したければ、テーブル機能を解除すればいい原因が「テーブル機能」と分かれば、これを解除すればいいだけです。解除の仕方はテーブル内をクリックし、デザインメニューの「範囲に変換」をクリックすればOKです。これで無事削除できるようになりました。これからは行削除も悩まず簡単にできるので、これだけでも、ちょっとした時短ですね。時短についてもう一歩進めてみましょう。私に相談していただいたので、この作業自体を自動化するツールを作成しました。新規フォルダを作成し、そのフォルダの中に読み込みたい複数のCSVファイルとこのツールを入れておきます。「名簿取込」ボタンをクリックするだけ。得意な私でも、これだけの数ののCSVファイルを一つ一つ読み込んでたらそれなりに時間はかかってしまいます。逆に飛ばしてたりすることもあるからすごく気を使いますよね?時短+ノンストレス!こういった単純作業は、自動化すると驚くほど楽になりますよ。テーブル機能の便利さとおせっかい部分について書いてみました。開発側が想定していない使い方をしていた場合、その機能が仇となってうまくいかない場合も出てきます。今回のようにデフォルトで勝手に設定されてしまった場合は気づきにくいですが、どんな機能も「設定」と「解除」の両方を知っておいた方がいいですね。一歩進んで全てを自動化した例も載せてみました。「そんなに大変な作業じゃないし・・・」そういう場合も、実はエネルギーをすごく消費していることがあります。「毎回、気を使いながらやっている」そんな作業こそ、自動化できればものすごく楽になりますよ。「これって自動化できるの?」というご相談も承ります。お読みいただき、ありがとうございました。US佐藤まき仕事も気持ちも楽にするデータ活用アドバイザー。対象にお仕事をさせていただいてます。ブログで不定期に載せる豆腐メンタルとビジネスに関する記事も好評をいただいてます。