マイナンバーの手続きが必要?企業での管理はどう行う?住所変更でマイナンバーの手続きが必要?企業での管理はどう行う?掲載日:2018/03/02更新日:2019/07/26#使い方・方法ソリューションマイナンバートータルソリューション企業での管理が必要であるマイナンバー。安全で効率的な管理が課題となっている企業が多くあります。それは安全性を確保した管理が必要なだけではなく、住所変更などにともない再提出を促す必要があるためです。多くの従業員を抱える企業にとっては、こうした作業だけでも多くの人的・時間的コストが必要となります。そこで、マイナンバーを適切に管理するために、セキュリティの重要性や、効率化に必要な管理ツールについて紹介します。「SPIRAL®」で安全な個人情報管理を行おうマイナンバー管理の基礎知識マイナンバーとは何か改めて、マイナンバーの基礎知識を確認しておきましょう。マイナンバーは、2016年に導入された制度で、国民一人ひとりに割り当てられた12桁の番号です。いった行政上の手続きと紐づけられていて、添付書類の削減などの効果が期待されています。現状は住所変更の際に各市町村へ届け出が必要であるなど、管理にかかる手間が課題です。国民の生活に紐づいた重大な個人情報であるため、セキュリティ管理の徹底も課題となっています。この課題は個人や公的機関だけのものではありません。多くの個人情報を扱う企業にとっても、効率的で安全な運用が求められています。企業で管理する必要があるマイナンバーは、大きく分けて3種類あります。源泉徴収票や社会保険の手続きなどで利用されます。【株主や出資者、会社のある建物・土地の貸主などのマイナンバー】マイナンバーは従業員のものだけを集めると勘違いしている方もいますが、そうではありません。配当金、家賃などの支払いで必要となる支払調書の作成にマイナンバーが必要となります。証券会社や税理士事務所など、顧客の税に関する業務を扱っている場合、手続きのためにマイナンバーの管理が必要となります。このようにマイナンバーは、企業にとっても深い関わりのあるものであり、細心の注意をもって扱わなければなりません。個人情報を適切かつ効率的に管理するためには、管理方法の確認が不可欠なのです。企業でマイナンバーを管理するためには、どのような方法を採用するべきなのでしょうか。アナログで管理する方法について考えてみましょう。アナログ管理のメリット・デメリットアナログで管理する場合、金庫や鍵付きキャビネットなどに書類を保管し、責任者以外は取り出せないようにすることが必要です。アナログ管理には、以下のメリット・デメリットがあります。従業員の住所変更などの際に、いちいち取り出す必要がある火災や地震などによって失われる可能性があるまとめると、アナログ管理は従業員が少ない企業なら十分と言えるでしょう。多くの情報を安全かつ効率的に扱うためには不向きです。そこで、次はデジタルで管理する方法をみてみましょう。デジタル管理のメリットデジタル管理はシステムを導入し、PCやクラウド上でデータ管理する方法です。アナログ管理と比較して、以下のようなメリットがあります。管理に手間がかからなくなるこのように、デジタル管理には多くのメリットがあります。アナログ管理のメリットでも触れたように、適切な導入・運用をしていなければ、情報流出や継続コストがかさんでしまうといったデメリットがあるため、注意が必要です。流出には重い罰則が!マイナンバーを安全に管理する方法デジタル管理導入の注意点それではデジタル管理を安全かつ低コストで運用するためには、どういったことに注意するべきなのかもみていきましょう。セキュリティ機能が万全なシステムを選ぶ現場に合わせたカスタマイズができる導入後のフォローも充実していることが重要これらの条件を踏まえたシステムさえ導入すれば、問題なく運用することが可能になります。それでは、これらのメリットと注意点を踏まえて、次はマイナンバー管理システムの導入事例を確認していきましょう。マイナンバー管理システムの導入事例ここでは、クラウド型マイナンバー管理システム「SPIRAL®」の導入事例を紹介します。どのような課題を抱えていたのか、そして、どのように解決されたのかを確認していきましょう。導入目的:マイナンバーの導入にあたり、従業員の個人情報を安全に管理したい導入課題:アナログでの管理はセキュリティ面で不安が残ると判断したため、デジタル管理の導入が必要だった。導入以降:テスト中は「分かりにくい」という意見もあったものの、実際の作業を録画で見せて簡単であることを説明。登録作業も滞りなく終了することができた。導入目的:マイナンバー管理の委託先と共同で使えるシステムが欲しい導入課題:委託先の社労士事務所を監督するために、共同で使えるシステムが必要だった。導入以降:SPIRAL®マイナンバー管理サービスの導入によって、書類の受け渡しなどの作業を削減し、紛失のリスクも回避することができるようになった。導入目的:従業員・アルバイトのマイナンバーを一括で管理したい導入課題:全国にある直営店の社員・アルバイトを目視で管理することにより、人事関連の業務に支障が生じる恐れがあった。導入以降:今後の新規採用者や退職者も含めて円滑な登録・削除が行えるようになった。先ほどの導入事例でも紹介したマイナンバー管理システム「SPIRAL®」、どのようなシステムなのか支持されている理由とともに、より詳しく紹介していきます。SPIRAL®はどのようなツールなのかSPIRAL®は、パイプドビッツが提供しているクラウド型アプリ作成プラットフォームです。用意された機能を組み合わせることで、顧客管理や給与明細の管理などの様々な機能を統合することができます。このSPIRAL®を活用しているのが、「SPIRAL®マイナンバー管理サービス」です。SPIRAL®マイナンバー管理サービスのメリットSPIRAL®マイナンバー管理サービスは、既に紹介したデジタル管理のメリットに加え、以下のような特色を持っていることで評価されています。退職日から法定年数の7年後に合わせて自動で削除このように優れた管理機能を備えているのに加えて、マイナンバーの収集代行サービスや管理委託にも対応しています。新規立ち上げで多くの従業員を雇い入れたり、遠隔地に支社や支店があったりする企業でも、コストをかけることなくマイナンバーの収集が可能です。SPIRAL®の詳細を見る「SPIRAL®」で安全な個人情報管理を行おうSPIRAL®は万全なセキュリティ機能と、柔軟な拡張性を兼ね備えたシステムです。導入後のサポートも完備しているため、実際に運用してみてから不具合に悩まされて、後悔してしまうということもありません。SPIRAL®を導入して安全で効率的な情報管理を行いましょう。マイナンバーの手続きが必要?企業での管理はどう行う?マイナンバートータルソリューションに戻る一部IP電話等で上記ダイヤルに繋がらない場合は、03-5575-6601におかけください。(通話料金がかかります。COMPANY|内部通報窓口(外部リンク)。