起業直後の全法人に届く。「あとで読む」は会員登録することで、無料で気になる記事をストックして記事のリストをカスタマイズできる機能です。閉じる創業手帳編集部シェアツイートはてなブックマーク忙しいスタートアップベンチャーのためのマニュアル作成の基本(2014/9/1加筆修正・更新しました)日頃の業務に忙しく、なかなか手が回らないマニュアルの作成。起業して間もない創業期のスタートアップでは、時間もノウハウもないところで、「どうしよう」と時間ばかり過ぎて後回しになっていないだろうか?今回は、業務や製品のマニュアル(説明書)を作るコツについて取り上げよう。決める業務マニュアルの制作計画のポイント製品マニュアルの制作計画のポイント2.情報収集(ヒアリング)には準備が必要3.情報整理の方法4.どのように表現するかを決める5.原稿を作成するユーザー目線で書くポイント6.レイアウトしたデータを作成する7.チェックやレビューで完成度を上げる8.マニュアルを公開する9.ブラッシュアップを怠らないご依頼・お問い合わせフォーム「作ろう」という一歩を踏み出す「マニュアルは完璧なモノでないとダメ」という認識があるかもしれないが、最初から完璧なマニュアルを目指す必要はない。「計画する」→「作る」→「ブラッシュアップする」と順序よく実行することが大切だ。マニュアル制作の手順を知るマニュアルは、以下のような手順で制作する。much)のかを決める。マニュアルの5W2Hを決めるマニュアルはユーザー(特に初心者)のものだと認識する。マニュアルに期待する効果(問い合わせコストを少なくする、利用者の認識違いを減らす等)や目標、予算を決める。スケジュールや予算にあわせてどこまで書くかを決める。エンドユーザー(マニュアルの利用者)はどういう人かを明確にし、業務や商品に触れるときの行動を注意深く観察する。業務マニュアルの制作計画のポイントマニュアル制作をアウトソースせず、組織内で日々の業務をマニュアル化する場合、まずは日頃業務を行う者がマニュアルの基礎を作ることになる。日常業務を行いながらこつこつとマニュアルを制作することが多くなるが、制作計画の段階で5W2Hを明確にしておかないとずるずると時間ばかりが過ぎていくことになる。業務マニュアルの制作計画のポイント無理のない範囲で、仮でも良いので、着手~完成までの日程を決めてしまう。原稿が完成するまでに、未経験者が実際に「マニュアル通りに」業務を行ってみて、良い点、改善する点をリストアップしてみる。組織内の未経験者でも無理なく活用できるか、熟練者の「カン」がマニュアルに反映されているか、を検証する。業界用語や専門用語は未経験者でも分かるように書いたほうが良い。製品マニュアルの制作計画のポイント製品マニュアルの場合は、製品が世の中に出回ると利用者の特定が難しくなる。製品が正しく使えることはもちろん、迷いのない表現やわかりやすい構成、問い合わせや不具合発生時の対応もできるマニュアルであることが求められる。製品マニュアルの制作計画のポイント製品の納期にあわせて、着手~完成までの日程を決めてしまう。完成するまでに関係者でマニュアルを検証(レビュー)する行程が必要。複数の担当者がいれば担当者ごとに認識が違っていたり、組織の思想とずれている場合、最終的によくわからないマニュアルになってしまうことがある。用語や言い回しをあらかじめ統一しておき、業界用語や専門用語は極力使わない。訴訟や問い合わせの対応も製品出荷後のコストになることがあるので、あらかじめ問合せがあると想定していることは、答えを書くようにする。製品に対してマニュアルは「部品」となるので、コストも大事だが、書くべき事を十分検討して、書き漏れの無いようにしたい。業務や製品をよく知っている人にヒアリングすることはマニュアルを作成する上でとても重要だ。関係者へのヒアリングの前には、業務や製品の企画書、仕様書やカタログ等があれば、可能な限り入手しておき、事前に質問をまとめておくと良いだろう。ここでの注意点は、業務や製品をよく知っている人の視点は、初心者ユーザーとは異なることがあるということだ。ヒアリングの前に「もし自分が初心者だったらこう思う」ことをリストアップしておき、よく知っている人に質問してみよう。知っている人でも気づかなかった大事なことが出てくることもある。ヒアリングの内容をマニュアルにそのまま書かず、初心者ユーザーに有益かどうか制作者が判断することが必要である。3.情報整理の方法まず、集めた情報を、操作の手順や重要度(いつも必要、たまに必要、ほとんど使わない等)で分類する。目次には、7(±2)項目で共通項目をまとめ、3段階程度の階層に抑える(下図参照)。UI(ユーザーインターフェイス)やレイアウトを揃える。大見出し、小見出し、本文等は、3倍程度のサイズ差をつける(下図参照)。色使いは、基本的な説明の部分では無意味に派手にせず、目立たせたい場所に限り色を変える。色覚に不自由な方にも判別できるように、カラーユニバーサルデザイン機構(CUDO)等の資料を参考にするのも有効な手段だ。専門家に相談してみる(無料)5.原稿を作成する決めた構成と表現方法にあわせて「レイアウト原稿」、「イラスト原稿」、「テキスト(文字)原稿」を作成する。レイアウト原稿は、イラストやテキストを揃えて配置したり、文字の大きさや種類を指定したりする原稿だ。イラスト原稿は、制作に手間がかかるので、出来るだけ早い段階で完成させておいた方がよい。テキスト原稿を作成する場合は、次のような点に注意だ。原稿とデータを作成するときのポイントユーザーの使用状況をイメージする。主観ではなく客観(ユーザー目線)で書く。表現は可能な限り統一する。あいまいな文章を書かない。使わず、必要な場合は用語解説をつける。著作物を引用する場合は著作元の指示に従う。わかりにくい事例を説明する場合は、広く認知された例を参考にする。ユーザー目線で書くポイント細分化して対策をマニュアルに書くことで、作業の効率が上がる。ポイントはユーザー目線にたって、対策を書くことだ。「コーヒーカップを洗う」作業の場合、ただ単に「洗う」と書くのではなく、ユーザーがコーヒーカップのどこに触れているかを観察することで、「洗いにくい部分」「汚れが落ちにくい部分」がわかる(下図参照)。6.レイアウトしたデータを作成する紙面のレイアウトが出来るソフトウェアで、テキスト原稿、イラスト原稿をデータ化する(下図)。イラストやテキストの位置、大きさなどを統一したり、必要な部分で差別化すればするほど、読みやすくなる紙面になることが多い。ページいっぱいにテキストやイラストを配置するのではなく、適度にホワイトスペースを確保しても読みやすい紙面になる。作成ツールとして、マニュアル作成用のソフトウェアを利用するのも良いが、簡易的なマニュアルであれば、ワード等の日頃使い慣れたツールで十分作成可能だ。7.チェックやレビューで完成度を上げるまず、制作者自身がマニュアルをチェックする。単位、数値は正しいか?他者の権利を侵害していないか?等にも注意を払わなくてはならない。次に、制作者以外の人がマニュアルのチェックやレビューをする。制作者の目線では気づかなかったことが見つかり、完成度が上がる。人程度のメンバーで行うと意見がまとまりやすい。初心者の意見に重要なヒントが隠されていることもある。8.マニュアルを公開するチェックとレビューを繰り返して完成度が上がったら、マニュアルを公開しよう。9.ブラッシュアップを怠らない最後に、完成したマニュアルを運用中に、製品の仕様変更やマニュアルに不具合が見つかったら、マニュアルを改訂するのを忘れないようにしたい。「古くて使えないマニュアルの数だけが多い」というのは、企業の規模にかかわらず多い。作ったマニュアルを生かすためにもマニュアルのブラッシュアップを継続する。)(創業手帳編集部)ご依頼・お問い合わせフォーム下記フォームからご希望内容を入力の上、送信ボタンを押してご依頼・お問い合わせください。※専門家紹介のご依頼・お問い合わせをいただいても紹介料は一切発生しません。会社名・屋号(任意)※起業前の方は未定とご記入ください。IT・Web・ネット活用オフィス・店舗その他ご紹介依頼・ご相談内容詳細必須referrerご依頼にあたっては「プライバシーポリシー」へのご同意が必要となります。ご同意の上、お進みください。ご依頼内容によってはご希望に添えないケースもございますのであらかじめご了承ください。プライバシーポリシーに同意する専門家の紹介を依頼する(無料)管理・総務は最新号の創業手帳(冊子版・無料)も併せて読んで見て下さい。最新情報を毎日お届け!シェアツイートはてなブックマークこの記事を読んでいる方に編集部からおすすめ起業は守りも大事。管理・総務から資金・販促まで経営を深く知るために。起業の定番ガイドブック、100万人の起業家が使う創業手帳が無料でもらえる起業で重要な管理・総務の守りだからマーケや資金調達まで分かる創業手帳(冊子版)を無料で差し上げます。厳選されたノウハウが詰まった100万人以上の起業家が使っている起業ガイドブックの決定版です。創業手帳の詳細を見る。会社の立ち上げの無料相談を創業手帳が親身に行っています。創業手帳のアドバイザーが3000件のコンサル実績を元に完全に無料で相談中。やることが整理されます。気軽に相談に来てみてください。書類やマニュアルの品質を簡単に上げる6つの方法この記事を読んだ人は、こちらの記事も読んでいます補助金/助成金を活用しよう。具体的手順とポイント。会社設立時~中小企業にも。資金繰り小規模企業共済とは。メリット・デメリットや、解約方法などを徹底解説。開業に特化した最新の開業ノウハウが掲載されています。会社の効率を上げるための仕組み作り。仕掛けられるスタートアップの広報ノウハウ集。創業手帳アプリデータを活用した起業のコンシェルジュアプリ。WEB制作のご相談、広告掲載や提携、サービスのご意見・ご感想を受け付けています。以下のフォームからご送信ください。お名前必須メールアドレス必須ご相談内容ご送信にはプライバシーポリシーへの同意が必要となります。同意の上、お進みください。プライバシーポリシーに同意する。