F4はWindows全般で有効なので、これで閉じてしまってもよい。これはショートカットバーに前後のメールに移動するボタンが標準で表示されているから使える。<と>はPCによっては位置が探し辛いので、4と5で覚えるのがよい。仕訳ルールは使わず、アーカイブフォルダを上手に使え。仕訳したくなったら検索フォルダを使え。メール処理状態で整理派の仁義なき戦いである。大事なのは、どちらも試して、自分に合った方法でやってみる事である。環境が変わった場合、やり方を見直すのも重要である。私はどちらも試して仕訳ルールを作ってフォルダ分類するやり方に落ち着いたが、この本を読んで数年ぶりに仕訳ルールを全削除し、メール処状態でフォルダ整理運用にした。Teamsがなく、全てのコミュニケーションをメールでやり取りしていたが、今は大半がTeamsに移行し、メールの総数が減ったからである。新規OAツールが導入されたり転職したりして環境が変わった場合、今までのやり方が最適ではなくなる可能性があるため、環境が変わる前に自分のやり方を見直すことが重要である。iOSでは利用できないため、ブラウザやモバイルデバイスからメールを利用することが多い場合、検索フォルダに頼ることは出来ない。本書は全般的にデスクトップ版Outlookでメールの処理をする事に主眼が置かれているため、自分の使い方がどの程度合致しているかを見極めて読む必要がある。自分好みにクイック操作やクイックパーツを利用すればもっと時短できる。私の意見この2つの機能は自分のOutlookの利用方法を分析して、使い方を検討する必要がある。「クイックパーツで定型文を登録すれば時短になる」と著者は主張するが、私の場合、月のメール送信数は129通(前エントリ:果たしてOutlookだけで100時間の時短を達成できるのか?の調査結果参照)。この129通のうち、定型的な内容で返信しているメールが何通あり、クイックパーツによってメールを作成する事で短縮できる時間は何分か?日本人の平均タイピング速度は100文字(ひらがな)/分らしいので、クイックパーツが100文字程度であれば、1通につき1分ほどの時短。クイックパーツで作成できるメールが10通あれば10分の時短、年間では120分の時短となる。そのためにテンプレートを作成し、クイックパーツを設定し、送信するタイミングでクイックパーツを思い出すコストはどうか?ついつい手打ちしてしまうこともありそう。私の場合、129通のメールで定型的な内容で返信しているメールは2通だけだったので、絶対に普通に返信した方が早いです。自身の毎月のメール送信数を調査し、効果を算出してから、取り組むのがよい。予定表グループでも同じような事ができるのに、なぜOftファイルでスケジュール確認をするのかよくわからなかった。(予定表グループの)予定表ビューを使った予定表閲覧は時間がかかるから、あえてスケジュールアシスタントから確認したい、というのなら、同僚のメールアドレスを連絡先や連絡先グループに登録して、会議出席依頼から確認すればよいと思った。Oftファイル自体は有用な機能であり、例えばヘルプデスクで定型文をグループで共有する場合、グループでアクセス可能なディレクトリに返信テンプレートを配置し、それを元に返信する、という事が出来る。(2019年5月2日追記)著者から指摘あり、Oftファイルは、部内のファイルサーバーなどで共有して利用する想定、とのことでした。確かにこの使い方なら、自分の予定表グループをメンテするより、グループ全体で利用できるからいいかも。いいのは、システム管理者が組織構造に合わせたグループを作成し、グローバルアドレス帳に公開することだと思うが。メールの1分遅延ルール著者の意見クライアントルールで1分遅延ルールを設定すると無料で誤送信防止ができる私の意見これはマジお勧めで、著者の提案する例外ルールを設定するのも併せてお勧め。注意点としてOutlookで送受信タスクが走るタイミングで、送信トレイに1分以上保管されたメールが送信されるので、最速で1分、最遅で2分くらい、送信にかかること。iOSの時には適用されないので注意。6章:もっと時短したい人のためのショートカット気になったところだけ。標準書式に変換これは知らなかったので活用している。ゴシックがまざってイラっとしてしまう所がこれで直せるのは便利。受信トレイに移動これは知らなくて便利だと思いました。送信済みトレイに移動するショートカットもほしかった。1で署名のショートカットを呼び出せる、というテクニック。署名を呼び出してます。慣れれば1秒かからない。仕事柄、複数のPCでOutlookを使うことがあるので、ソフトウェア固有の設定をいじるのが煩雑で管理しづらく、出来るだけ標準ショートカットで済ますようにしています。パスをコピーこれは自社の共有ストレージが全員が同じUNCパスでアクセスできるファイルサーバーかhttps://~でアクセスする、オンラインストレージかで有用性が変わってくる。うちの会社はほぼファイルサーバーが廃止されSharePointが主要ストレージ。SharePointのファイルにアクセスするにはブラウザからファイルを選択するOneDriveで同期して、ローカルファイルとして開くの2通りがあるのだが、2で同期したファイルのパスは自分のPC固有のパスとなり人に送っても開けない。よって、https://で始まるパスを人に伝えなければならないが、この時に便利なのが「ドキュメントの場所」というクイックアクセスツールバー。数字で、ドキュメントを開いたままパスをクリップボードにコピーできる。編集し終わったファイルのパスを誰かに伝える、という利用シーンを考えても、わざわざエクスプローラーに戻ってパスをコピーするよりも有能。「ソフトウェア固有の設定をいじるのは嫌」といいつつ、これだけは代替のショートカットがないので、設定している。余談だが、book1.xlsxのような一時的なドキュメントを他人にシェアしたい時、一度PCに保存してからメール添付ではなく、ワンボタンでメール添付できるような機能も設定している。まとめ本書の基本的なテクニックは抑えるとして、応用編は自分のOutlookの利用分析を行った上で適切なテクニックを覚るのがよいと思う。カネが取れる)ので、Outlook利用頻度が多い人は研究してほしい。予定表の活用テクニックがあまり記載されていなかったのが弱点かと思われるが、Outlookでメールは使っているが予定表は使っていない会社は意外と多い事、メール利用に比べて予定表利用の方が個別最適化されて汎用化しづらい事から、書籍として出すのは難しかったのかな、と思う。全てのテクニックが有用だとは思えないが、冒頭にも書いたが、みんながなんとなく使っていたOutlookに光を当てたという点で、本書は素晴らしいです。著者は「Excelのスキル本はあったがOutlookはなかったので書いた」と言っているが、ExcelはVLOOKUPを使わなければ出来ないことはあるが、本書のOutlookテクを使わないと出来ないことは、正直言ってない。Outlookは万人が使用し、VLOOKUPと違って全員に効果があるテクニックが本書には書かれてますので、Outlook主体の業務の人は是非チェックしてみてください。Teamsの使い勝手が良くなることを心より期待しています。(新しいウィンドウで開きます)関連Tweet未分類SNSでもご購読できます。*メールアドレス(公開はされません。*次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。MS-500,MS-100,MS-101を受験して合格しました。