事務作業の効率化に取り組んでいる企業を訪問しました。「スーパー事務員」ではなく「パート事務員」で受注から売上請求までの業務を効率良く行われていました。重ねられるペーパートレーに業務を分解して業務ごとに伝票や図面を置くのです。ペーパートレーは業務を細かく分けて10段ほど重ねてあります。書類を下の段へ移動させるというものです。以下は、業務の流れです。予算に合うかなどを確認し見積もりします。重ねたトレイの上から順に業務を行っていくため、どの段で誰が何をするかがわかるようになっています。製造業で言うところの、カムアップシステムに似ていると思います。(だだし日付管理ではありません)ポイントは事務員でも営業担当者でもそのボックスに資料を取りに来る一つ一つの業務を簡単になるまで分解しているのです。・事務員や営業担当者の机に書類が紛れ込んでなくならない・何がどこまで進んだかということが一目で見えるようになる・新人教育の時に、「ペーパートレイの上段三つの業務だけ」行うなど、全てを覚える必要がない・パート社員が交代で休むことができるなどがあります。これは、現地で現物を見たほうがより分かるかもしれません。詳細をお聞きになりたい場合は、連絡をくださいませ。投稿ナビゲーション皆さんはExcel方眼紙をご存知でしょうか。今年もよろしくおねがいします。新しい年になりました。