中学校(以下「学校」という。)における文書の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。ファクシミリで受信した書類及び電子情報で出力されたすべての文書をいう。文書上の事務処理が完結した文書をいう。文書上の事務処理が完結していない文書をいう。文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に、その処理経過を明らかにし、学校事務が能率的に処理されるようにしなければならない。文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。校長は、常に職員に対して文書の処理及び作成を習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。学校に文書主任を置く。文書主任は、主査及び、主任をもって充てる。職がいない場合は、校長が指定する者をもって充てる。文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。文書事務の指導及び改善に関すること。文書の処理の促進に関すること。文書の審査に関すること。職員以外の者に対する文書の閲覧事務に関すること。その他文書事務に関すること。文書主任は、文書係を兼ねることができる。文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。文書の収受、配布及び発送に関すること。文書は、文書係において収受するものとする。職員が直接受領したときは、速やかに文書係に回付しなければならない。文書係は、次のとおり文書を受理し配布するものとする。開封した文書は、その余白に受付印及び回覧印を押印し、文書受理簿に所要事項を記載する。文書は、校長の閲覧を受ける。閲覧を受けた文書を各担当者に配布する。親展文書等は開封せず、当該職員に配布する。軽易な文書、冊子その他これに類する印刷物及び校長が指示した文書は、文書受理簿の記載を省略して配布することができる。校長は、文書を閲覧したときにその処理方針を定め、担当者に指示し、速やかに処理をさせなければならない。文書の配布を受けた担当者は、期限までに速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。事案の処理は、原則として起案によって行わなければならない。起案の方法は、校長が別に定めるものとする。第1項の規定にかかわらず、軽易な事案については、校長の指示を受けて事案の処理をすることができる。起案文書は、関係職員の合議を経た後校長の決裁を受けるものとする。決裁を終えた文書は、特に指示のある場合を除き、起案者において直ちに浄書し、決裁文書と照合の上、発送等の手続をとらなければならない。文書は、特に定めがあるものを除くほか、校長名を用いるものとする。軽易な事項については、当該学校名を用いることができる。発送する文書には、別に定める記号及び文書発送簿による発送番号を付すものとする。軽易な文書については、記号及び発送番号を省略することができる。発送する文書には、公印を押さなければならない。軽易な文書については、公印を省略することができる。契印は、法令等の定めのある場合を除き、原則として省略するものとする。文書を発送するときは、文書発送簿に、発送年月日、あて先及び件名を記載し、その処理経過を明らかにしなければならない。文書は、分類して整理し、必要なときは、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。基づき整理し、所定の場所に保管するものとする。未完結文書は、担当者において保管し当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。定めのない場合は、校長が定めるものとする。校長は、保存期間を決定するに当たっては、利用度及び重要度を考慮し、必要最小限の年数にするよう考慮しなければならない。保存年限の起算日は、文書処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。暦年により保存する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、文書主任にその旨を申し出て承認を得るものとする。保存文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。保存文書が保存期間を経過したときは、文書係が校長の決裁を経て廃棄処分する。必要があると認められるものについては、保存期間を延長することができる。処置をとらなければならない。(平成16年魚沼市条例第14号)の規定に基づいて行うものとする。この規程に定めるもののほか、校長は、学校における文書事務の取扱い及び管理の細目に関し必要な事項について、別に定めることができる。この規程は、平成16年11月1日から施行する。教育委員会訓令第6号e000000001e000000007e000000007e000000007e000000008e000000011e000000010e000000014e000000014e000000015e000000018e000000017e000000023e000000024e000000026e000000027e000000029e000000030e000000032e000000032e000000033e000000036e000000035e000000038e000000038e000000041e000000041e000000042e000000045e000000044e000000047e000000047e000000048e000000051e000000050e000000053e000000053e000000054e000000055e000000057e000000057e000000060e000000061e000000063e000000064e000000066e000000067e000000069e000000070e000000072e000000073e000000075e000000075e000000078e000000078e000000079e000000082e000000081e000000084e000000084e000000087e000000088e000000090e000000091e000000093e000000093e000000094e000000097e000000096e000000099e000000099e000000102e000000102e000000105e000000106e000000108e000000109e000000111e000000112e000000114e000000115e000000117e000000117e000000120e000000120e000000121e000000124e000000123e000000126e000000126e000000129e000000129e000000130e000000133e000000132e000000135e000000135e000000138e000000138e000000142e000000142e000000143e000000146e000000145e000000148e000000148e000000149e000000152e000000151e000000154e000000154e000000155e000000158e000000157e000000158e000000159e000000161e000000161e000000162e000000165e000000164e000000165e000000166e000000168e000000168e000000169e000000172e000000171e000000172e000000173e000000175e000000175e000000178e000000178e000000179e000000182e000000181e000000184e000000184e000000185e000000188e000000187e000000190e000000190e000000193e000000193e000000194e000000197e000000196e000000199e000000199e000000202e000000202e000000203e000000206e000000205e000000206e000000207e000000209e000000209e000000212e000000212e000000213e000000214e000000216e000000216e000000217e000000220e000000219e000000222e000000222e000000223e000000226e000000225e000000228e000000228e000000229e000000232e000000231e000000232e000000233e000000235e000000235e000000238e000000238e000000239e000000242e000000241e000000245e000000245e000000246e000000249e000000248e000000253e000000255e000000255e000000256e000000260e000000260e000000261。