多いのは、存在するけど形骸化してルールとして機能していない企業です。このため既存の文書管理規程をリバイスする企業が増えています。基本原則を定めるのが一般的です。文書管理規程をもう少し具体的にしたものが文書運用ガイドや文書管理ガイドラインと言われるものになります。拠点や、部署、業務ごとに異なるような細かなローカルルールを定めたものが文書管理マニュアルになります。文書管理規程に記述されるのは基本原則であるため、表現はある程度抽象的でも大丈夫です。「電子文書の保管は検索性に留意すること」くらいで留めたとしても下位にある文書管理ガイドラインでは、ファイル名の付け方や版管理のやり方にも言及することでフォローします。部署ごとに定めるような文書管理マニュアルでは、電子文書のフォルダ構成やアクセス権限などさらに具体化していきます。具体的にどのような手法で実践するのかを示すのがガイドラインやマニュアルになります。あってはならないこと文書管理規程は記述が抽象的でもよいのですが、あってはならないのは「漏れ」です。社内に必要な文書管理のルールが全て網羅されていなければなりません。文書管理規程に無いルールは、原則ガイドラインやマニュアルに記載されることはありません。先述の通り、文書管理規程に定められた内容をブレイクダウンしたものがガイドラインやマニュアルになるからです。格納方法やタイトルの付け方など、きちんと保存するための手法を定めたものがガイドラインやマニュアルということです。文書管理規程を定めて以来リバイスしていないという企業が多くあります。紙文書のことしか記載されていないとか、情報システムのことが記載されていないなど、漏れだらけになっているケースです。記載されていなければルールが無いのと同じです。記載漏れはあってはなりません。作成する前に全体の構成を考えます。自社のルールにはどのようなものが必要かをあらかじめ網羅し、シミュレーションしておくのです。全体の構成を組み立ててから作成したほうが効率もよく、漏れも発生しません。関わる体制や権限を含む役割を定めます。い、機密文書の取扱い方法などについて定めます。各プロセスにおけるルールを定めます。監査の手順などについて定めます。承認者から承認を得る前に、現場のメンバーからも実行可能性について意見を聞いたほうが良いと思います。文書管理規程の内容が独りよがりな理想論となっていたり、現場の実態と乖離している可能性もあるからです。合意を取ってから完成版へと昇華していくことが大切です。合意プロセスは下の図の手順で進めるとよいでしょう。完成版ができた後にすべきこと完成版ができてもそれで終わりではありません。説明会などを開き、組織のメンバーに理解を深めてもらいます。定期的に文書管理規程をメンテナンスしなければなりません。上記の「体制」や「維持管理」の条項で定めておかなくてはなりません。定めたルールどんどん形骸化し、影響力を失っていくので注意しましょう。具体的に知りたいという方はこちらのサンプルをどうぞ。相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。