文書管理を成功させる方法!その1~基礎固めの実践~文書管理を成功させる方法!その1~基礎固めの実践~ツイート文書管理を始めようというと、すぐに考えがちなのは文書管理システムの導入などのIT化。残念ながら、システムが文書管理を解決してくれるわけではありません。文書管理システムを導入するにしてもその効果を最大限発揮するには、事前に文書管理を行うための「基礎固め」が必要となります。文書管理を行うための基礎固めって何?基礎固めとは端的に言うと、キャビネットにある紙や、サーバにある電子ファイルを整理して、それを維持するためのルールを作ることです。この基礎固めが無いままにシステム導入を図り、失敗したという事例をよく聞きます。・(システムがあるから大丈夫!と言って)逆に電子ファイルが、サーバ内に氾濫した・電子データも結局紙に出すため、紙と電子ファイルの両方が増えた・外部から収受した紙文書と、それに関連する電子ファイルの整合性が取れない等々です。優秀な文書管理システムはいくつかあります。その優秀な機能を存分に発揮させるための事前の準備が必要なのです。~へらす~紙文書にしても電子ファイルにしても、まずは絶対量を減らすこと。不要なものを削減することから始めます。捨てる量の目安は、50%~70%減。「え~、そんなに捨てられないよ-」という声が聞こえてきそうですが、大丈夫です。捨てられます!文書量が減らない理由にはこのようなものがあります。・「念のためとっておこう。いつか使うかもしれない」という念のため精神がある・捨てていいもの・残すものの基準がない・削減を効率的に進めるための手順が確立されていない・目標設定が不明確であるなどです。この「へらす」の作業をしっかり行っていないと、システムを入れても効果を発揮できません。サーバの中が氾濫したままでは、どんな優秀な検索エンジンでも、参照したい文書に絞り込むことは困難です。~しくみをつくる~「しくみをつくるとは、日常の運用ルールを定め、組織に人たちに従ってもらう仕組み作ることです。具体的には以下のとおりです。1すてるしくみ先ほどの「へらす」のところで紙や電子ファイルの減量を行っても、そのままではすぐにいっぱいになってしまいます。廃棄手順や廃棄基準に従い、日常からすっきりとしたオフィスとサーバに保つことが大切です。2共有するしくみ文書の私物化は、業務の属人化を生みます。業務の属人化は、メンバー同士の連携やコミュニケーションを困難にし、業務効率の低下、人事異動の停滞を発生させ、組織力を奪っていきます。組織を活性化していくためには、一人一人が日ごろから文書を共有する意識を持ち、互いの仕事を理解しあうことが大切です。3探せるしくみ参照したい紙文書や電子ファイルを、すぐに探し出せる環境を作らなければなりません。それには、分類(フォルダ体系)の構築と、フォルダ名・ファイル名のネーミングルールの統一化をしなければなりません。これらを行うことで、参照したい文書を、誰もが視覚的に探し出し、特定することができます。ここで注意することは、紙文書と電子ファイルとで整合性のとれる分類体系を構築することです。この分類構築とネーミングルールの統一には、メンバーが納得するような合意形成が必要です。その合意を得るまでには、メンバーの意見をまとめ、リードするファシリテーターの存在が不可欠になります。4標準化するしくみ上記の1~3を標準化するため、文書管理規程などを作成します。ドキュメントに起こすことで、組織のメンバーの共通の理解が得られ、ルールとして確立するのです。~つづける~ここまで様々な取り組みを行い、ルールが確立されました。放置しておけば、あっという間に紙文書は氾濫し、ファイルサーバも電子ファイルで溢れかえります。確立したルールが守られているかをチェックするため、定期的な監査を行う必要があります。ISO認証などと同様に、定期的なチェックと改善を行うわけです。発展させるここまでの基礎固めが終わったところで、文書管理システムの導入を検討します。電子ファイルは「分類構築」の段階で整備されているため、文書管理システムでもそれを踏襲します。紙文書も、必要なものはスキャニングを行い、電子化します。電子化したデータも当然、事前に構築した分類体系を踏襲し、システムに登録します。このようにしておけば文書管理システムの機能を最大限発揮することができます。分類を構築する段階で、紙と電子ファイルの整合性をとっていますので、システムの機能を活用し、「顧客名からたどる」「書類名からたどる」など、多様な切り口で文書を探すことが可能になります。不要な文書も無い状態なので、検索結果も絞り込まれ、すぐに参照したい文書を探すことができるということになります。5件を表示12345...>>>「組織の知カラ」に相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。