添付ファイルがあることが、書かれていないとどうなるのかファイルが添付されているのに、本文中に添付ファイルについて何も書かれていないメール...、困りますよね。このファイルが、なんのために添付されているのかわからない。ウイルスである恐れもあるので「とりあえず開けてみる」ということもできません。メールを読んでも何も書かれていないため、添付ファイルに気がつかないケースもあります。相手にわかりやすく記載する本文中に、添付ファイルがある旨を記載することは必須です。記載する際はどのような書き方が良いのでしょうか。「添付ファイルをご確認ください」と文中に書くのも良いですが、記号と箇条書きを利用すると、視覚的にも確認しやすくなります。2======================================添付ファイル:1.●●件に関する【導入】マニュアル.docx2.●●件に関する【操作】マニュアル.docx3.●●件に関する【管理者用】マニュアル.docx======================================いかがでしょうか。複数のファイルがある場合、種類や数について一目瞭然ですね。ファイルの付け忘れなどのヌケ・モレを防ぐというメリットもあります。このようなシンプルなファイル名だと、パソコンに保存された場合、数日経過すれば、ほぼ間違いなく何の請求書だったかがわからなくなってしまいます。内容が把握できるファイル名であれば問題ありません。「添付ファイルをご覧ください」だけでは相手を戸惑わせることもきちんと「添付ファイルをご覧ください」と書かれていても、何故そのファイルが送られてきたのかがわからなければ、受信者は何をしていいのか、戸惑ってしまいます。「何のために添付ファイルを送信したのか」「添付したファイルで伝えたい要点は何か」「添付ファイルを見てもらった上で、何を相手にしてほしいのか」という内容を意識し、本文に記載しましょう。「参考資料としてお送りします。ご一読ください」「必要な部分にご入力の上、ご返信ください」など。すれば受信者側は、添付ファイルを開ける前の段階で、何をすればいいのかを予測してファイルの内容を見ることができるため、ストレスが軽減され、作業の効率化にもつながります。過去の事例として「添付ファイルを付け忘れた上に、本文にも書いていなかったため、受信者が添付ファイルがないことに気づかなかった。締め切りの期限が過ぎても返事がないので、催促の連絡をしたら、こちらのミスで大失敗をしてしまった」ということがありました。添付忘れは誰にでもあることですが、本文中に書いておくことで、指摘をしてもらえるので、仕事が遅れるなどの大きなトラブルを防ぐことができます。添付ファイルについて書いていないケースを調べてみると「今回、書き損ねていた」という場合が多いようです。そのため意識をしてないと、誰もがしてしまいがちなミスだと言えます。容量や拡張子のチェックとともに、本文中に添付ファイルについて書かれているか、確認するよう心がけてみてください。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。