受信トレイを信用してはいけない。Contents受信トレイを信用してはいけない。Shutterstock仕事に必要不可欠であるが、何かとたまりがちなメール。ビジネスコミュニケーションの専門家であるフィル・サイモンが、そのメールをビジネスツールとして使いこなす方法についてアドヴァイスする。SIMON|フィル・サイモンジャーナリスト。マネジメントやトレンド、コミュニケーションなどのアドヴァイザーとしてたびたび基調講演を行い、執筆活動も行っている。It』のなかで、「メールの危険と限界」にまるまる1章を捧げた。それが、わたしはメールを嫌悪しているという印象を与えたかもしれない。それはまったくの見当違いだ。問題があるのはメールではない。問題があるのはメールの使い方だ。友人からメールをもらうと、わたしは笑顔になることが多い。わたしとって、メールは非常に価値あるビジネスツールだ。「必要不可欠」と言ってもいい。確かにメールには限界はあるし、大勢の人々が、もっと優れたコラボレーションツールを無視していると主張するが、わたし個人としては、メールなくしてこれまで働くことはできなかった。この点について、できるだけ明確にしておこう。問題があるのはメールではない。問題があるのはメールの使い方だ。その背後にある感情については、長い本が書ける。これは、決してメールだけに当てはまるものではない。テック業界では、こういった現象を指す言い回しとして「PICNIC」という言葉がよく使われる。computer(問題は、コンピューターにではなく椅子にある)」の略語だ。ビジネスコミュニケーションの問題を、ソフトウェアアプリケーションのせいにするのは簡単である。PowerPointはしばしばいわれのない非難を受けるが、十分便利だし、わたしが好んで使うプレゼンツールでもある。批判したい人もいるだろうが、PowerPointは何十もの不可解なスライドを自動的に作成して、ユーザーにそれを読み上げるよう強制しているわけではない。問題はPowerPointの使い方にあるのだ。PreziやKeynoteといったほかのプレゼンアプリは、異なるオプション機能を提供しているかもしれないが、デザインのひどいスライドを修正してくれるわけではない。いった問題は、ずいぶん前に解決された。した問題が解決されたとしても、メールが基本的に「制限のある媒体」のままであり、送信するメッセージの増加によって、その制限は厳しくなる一方だという事実は変わらない。メール数の増加によって、従業員がますます圧迫されることも少なくない。従業員は自分の受信トレイを、仕事関連のすべてのメールと、さらにはそれ以外のメールもすべて放り込むガラクタ入れとして利用していることが多い。その結果、以下のように、重複するところも多いが根本的には異質なやりとりが、一緒くたにされている。既存の仕事関連のプロジェクトや問題、作業へのコメント重要な個人的やりとり(例えば、ほかの大事な人からのメッセージ)われわれは、仕事と私用における事実上の「やるべきことリスト」として、受信トレイを活用することに慣れてきた。常にではないにしても、頻繁に受信トレイをチェックするのは理にかなっている。従業員が仕事に懸念を抱いている場合には、締切日にチェックは倍増する。従業員が以下のような基本的疑問に答えるのに、「ほかに」どんな手があるというのだろうか?「いま」何をする必要があるのか?「ほかに」何をする必要があるのか?現在の仕事やプロジェクト、問題の状況は?チームや責任者、部下は、わたしにほかの何かを求めているのか?気をつける必要がある問題が「ほかに」あるか?「ほかに」調整が必要なものは何か?わたしの子どもたちに、何が起きているか?しかし、何もかもメールに詰め込むと、メールはコミュニケーションの媒体としては役に立たなくなる。この件について語るべきことは、今後もっと出てくるだろう。差し当たって、生活のあらゆる面を管理するのに受信トレイを利用してはいけない。SmartsheetやTrelloなど、プロジェクト管理用の新しいツールを導入することをオススメする。「やるべきことリスト」についてはTodoistなどのアプリで経過を把握しよう。個別のメッセージは、テキストメッセージやSnapchatで送ろう。会話の一部は電話で行うようにしよう。乗りで未来に達することが重要だ市場機会の余地を正確に把握すること。それは、イノヴェイティヴな製品開発のためには不可欠なことであり、製品開発者が最初に直面する難題でもある。COMMUNICATION受信トレイを信用してはいけない。ほんとうに円滑なビジネスがしたいなら仕事に必要不可欠であるが、何かとたまりがちなメール。ROBOTS「ソフトウェアロボット」があらたなクラウドコンピューティングをもたらすクラウドコンピューティングが提唱されてから20年、このアイデアは、コスト削減という企業のニーズに見事に応え、いまやその必要性を疑う者はほとんどいなくなった。増え続けるデータに対応するには、容量を大きくするためのストレージ機器だけでなく、ストレージソフトウェアも重要だ。入れようとしたとしてもミレニアル世代の70パーセントは、会社のポリシーを無視して外部アプリケーションを社内に持ち込んでいるとの調査結果がある。