「データが消えてしまった。」「過去のバージョンのデータがない。」仕事の現場においてマイクロソフトオフィスを利用しているビジネスパーソンは95%を超えるだろう。そんな、必須アイテムとなっているOfficeシリーズの利用時、PCのウィンドウの開きすぎやメモリ不足、電池不足によってデータが失われた経験は誰しもが有しているだろう。最近は自動保存機能が強化されたため知らない人も増えてきたであろうファイルの保存ショートカットの方法とその有用性について改めて振り返ることとする。上書き保存と名前をつけて保存の違いまず、かなり基本的な内容からであるが念のため、おさらいしておこう。マイクロソフトオフィス製品以外にもPC系ソフト(デスクトップ・ローカル系ソフト)はセーブ(保存)機能がある。これらは基本的に2つセーブ方法を有している。それが、上書き保存と名前をつけて保存だ。「上書き保存」は、現状利用しているファイルに作業したことをそのまま上書きしてセーブする機能である。「名前をつけて保存」は新しくファイルを作成して作業した内容をセーブする機能である。両者の違いは、もともとのファイルを残す(名前をつけて保存)か残さないか(上書き保存)の違いといえる。基本的なことであるが、両者の違いは?と聞かれてすぐに「元ファイルを残すか否か」と端的に答えられる人はどれだけいるだろうか。これから、学習していくショートカットを使う目的である手戻りの発生を極力下げるには重要な知識であるのでしっかり抑えておきたい。上書き保存のショートカット上書きのショートカットは簡単だ。Ctrl+s:上書き保存キーボードの左下周辺Ctrlボタンを押しながらsボタンを押すだけ。一瞬、マウスがロード中に変化すれば上書き保存完了だ。マウスの変化を見逃したなら、Ctrlボタンを押しながらsボタンを何回か連打しても良い。前書き部分にも書いたように本ショートカットは手戻りを防ぐ目的で定期的にセーブをしてもらう癖をつけてもらうために学習してもらっている。基本的にいくらセーブしても問題はないので、1作業終えたタイミングで無意識でCtrl+sを押してしまう癖をつけて欲しい。名前をつけて保存のショートカット名前をつけて保存のショートカットは実はもっと簡単。キーボードの上の方にある何に使うかわからないF1・F2・F3・・・・といったボタン達。Keyというのだが、コレのF12が本ショートカットに該当する。コレを押すと以下のようなポップアップが出てくるので自分が保存したい任意の場所に名前を変えて保存をするという流れだ。名前をつけて保存をする場合に気をつけなければ行かないことは、必ず名前を編集することだ。デフォルト(もともと入っている名前)が元ファイルの名前なので、いつの時点のセーブなのかわかるように「XXXXX(元ファイル名)_nichiji」や「XXXXX(元ファイル名)_ver.1.2」等と命名しよう。そのまま、セーブしてしまうと上書き保存と同じになってしますので注意だ。上書き保存と名前をつけて保存の使い分けのタイミング基本的に今回の目的は定期的にセーブをして、手戻りを発生させないことだった。そのため、簡単にセーブをする癖さえつけてしまえば目的は達成といえよう。思い出して欲しいのが名前をつけて保存は新しくファイルが増えるという部分だ。2つショートカットを覚えるのが面倒だったり、F12のほうが簡単だからこっちだけという風に考え、片方だけの習得で終わりにしてしまうとファイルが膨大に増えていくことになる。ファイルが増えPCが重くなるとセーブにも時間がかかり、セーブを失敗するリスクが増える。それではどうしたらよいのだろう。最後に「上書き保存」と「名前をつけて保存」の業務における使いわけを説明する。上書き保存は元ファイルが残らないセーブなので、ファイルを根本的に修正する際は使わないほうが良い。一方で、名前をつけて保存はファイルを残すセーブなので、ファイルの根本的な修正や関係者との相談次第では元ファイルに戻す必要性がある場合に適している。名前をつけて保存:構成が変わるような変更と覚えていただいても良いだろう。ショートカットを使って随時手戻り防止をPC作業の手戻りを防止するにはショートカットで随時セーブする癖をつけることが重要だ。適切なタイミングで適切な方法のセーブをする。その方法を確認して締めくくりとしたい。key)・基本的には上書き保存、方向修正がありそうな場合に名前をつけて保存ショートカットは癖なので積極的に使って慣れていくことが重要だ。日々の業務で取り入れて使っていこう。資料を見ながら仕事をすることはないだろうか。Webサイトを見ながら資料作成したり、資料を見ながらメールを打ったり、複数の動画や記事を同時に見ることもあるだろう。できることなら、複数のモニターを用意してもらい作業をした方が何倍も効率的だと思ったことは何度もあるはずだ。そんな時、画面を縮小・マウスで大きさを調整して画面分割をしているのではないか。地味にめんどくさい作業だ。簡単に調整いらずで画面分割できるショートカットが存在するのである。Office等)のウィンドウをキッチリ2分割に分けてくれるショートカットだ。Windowsボタン+→(右方向キー)を押してみてほしい。画像のようにブラウザが右半分ちょうどに分割される。あとは簡単、同時に開きたいソフトを起動してWindowsボタン+←(左方向キー)いとも簡単に2分割の画面が完成する。コレまで行っていた、画面を切り替えやマウスで見やすい大きさに調整する作業が短縮化できる。このショートカットの便利なポイントはキッチリ2分割されることだ。ウィンドウが画面いっぱいにキッチリ収まるので作業をする際に視覚的ストレスがなくなる。次はウィンドウ最大化するショートカットだ。先述の要領で最大化されていないウィンドウを選択し、Windowsボタン+↑(上方向キー)そのまま、Windowsボタン+↓(↓方向キー)コレくらいであればマウスをつかえばいいのではと考えるひともいるだろう。本来ショートカットは多く利用する機能に設定されているものである。一日に画面の大きさを何回かえるであろうか?考えたことはないだろうがかなり多くの回数やっている作業なはずなので、これからショートカットですることにして損はないはずである。最後にすべてのウィンドウを最小化するWindowsボタン+Mを試してみよう。Windowsボタン+M全てのウィンドウは最小化され、デスクトップ画面のみになったはずだ。基本的なウィンドウの調整のショートカットは以上だ。先ほど、よく使う機能ほどショートカットが必要と説明したが、マウスで作業した場合とどれくらい違いがあるのか考えてみよう。最初に紹介した画面を右側半分に分割する場合は以下の作業となる。■マウス1.マウスを見つける2.ウィンドウを選択3.右半分に移動(0.5秒)3.高さを調整(0.5秒)4.横幅を調整(0.5秒)■ショートカット1.マウスを見つける2.ウィンドウを選択3.Windowsボタン+→(0.5秒)2つ分作業が少なく、約1秒の節約になる。1秒かも知れないが、されど1秒。一日120回この作業をしていると想定すると2分間、高さ調整と横幅調整のために業務時間を費やしているのだ。2分間ずっと意味もなく高さ調整をするためにマウスを上下していることを想像するともったいない気がしてくる。ウィンドウの調整はマウスを使わず、ショートカットで最後に、本日紹介したショートカットをまとめて締めくくることとする。右寄せ:Windowsボタン+→(右方向キー)左寄せ:Windowsボタン+←(左方向キー)最大化:Windowsボタン+↑(上方向キー)最小化:Windowsボタン+↓(下方向キー)すべて最小化:Windowsボタン+Mショートカットの習得はあくまで慣れだ。これから積極的にここで覚えたショートカットを使うようにしていって欲しい。無意識も含め、大体100回ぐらい利用してみると慣れてきて、ショートカットの方が使いやすいとなるはずだ。