今回のポイントお客様から「商品購入のために、カタログを見て検討したい」というお問い合わせがあった。お客様は大量購入を検討しており、また、今後の大口注文も期待できる。送付する自社カタログに手紙を同封したい。××この度は、カタログの請求をいただきありがとうございます。カタログを送らせていただきました。ご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。ご検討の程、よろしくお願いいたします。う~ん、ちょっと...そっけないですねぇ...。事務的すぎるというか、気持ちがこもっていないというか...。いやぁ、でもこれ以外に何を書けっていうんですか...。必要なところは押さえていると思うんですけど...。確かに必要最低限なところは押さえています。そもそもお客様の希望はカタログを送ってもらうことなのですから、手紙なんてつけずにカタログだけを送ればいいんです。それなのにあえて手紙をつけるのですから、それだけの文章を書かないと意味がないと思いませんか?さて、ではこの場合の「手紙をつける意味」とは何でしょう?えっと...。うちの商品に興味を持って、カタログまで請求してくれて「ありがとうございます」っていう気持ちと...。あとは、大量購入が期待できるお客様ということで「是非買ってくださいね!」というアピールを...。手紙を同封するのは、こちらの「嬉しい」という気持ち、「商品を購入して欲しい」「おつき合いをして欲しい」という気持ちを表現したいからですよね。逆に言えば、そっけない文章、そういう気持ちを表現できていないような文章なら、わざわざ手紙を同封する必要はない、ということです。そのような文章をどう表現するか。小言流の文章を見てみてください。前略この度は弊社商品購入をご検討していただけるとのこと、大変嬉しく存じます。弊社商品カタログを同封いたしました。不明な点がございましたら、何なりとお申しつけください。説明を要する場合は、弊社営業をおうかがいさせます。○○様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。平成19年11月22日さてこのケースは、新規で、商品を大量に購入していただける可能性が高いお客様、ということでしたね。こちらの「商品を購入していただきたい」「おつき合いをしていただきたい」という気持ちを表現するため、ビジネス文書の体裁ではなく手紙形式にしてみました。こちらの方が気持ちが伝わりそうですし、カタログに同封するなら「ビジネス文書」より「ちょっとした手紙」の方がふさわしいのではないか、という考えからです。