「自分用マニュアル」作成のススメ。あらゆる作業の効率化と、自分自身の能力アップに期待できます。「自分用マニュアル」作成のススメ。あらゆる作業の効率化と、自分自身の能力アップに期待できます。2020-01-06SHAREツイートシェアはてブLINEPocket「自分用にマニュアルを作ると、色々とはかどるなぁ」と感じたので記事にしてみます。自分用マニュアルって何?「何かの作業手順をメモ書きしたファイル」のことを、「自分用マニュアル」と呼ぶことにする。例として、「カップ麺の作り方」の自分用マニュアルを載せてみる。作成日:2019年12月17日お湯を沸かす。電気ケトルに水を350mlくらい入れてスイッチオン。お湯を沸かしている間に、次の3点を済ませておく。カップ麺のフタを半分くらいまで開ける。中の「スープ」を取り出し、容器の外に置いておく。中の「かやく」を取り出す。袋を開封して、中身を麺の上に散りばめておく。沸かしたお湯を、カップの中の線まで注ぐ。シールでフタを閉めて、3分間待つ。※タイマーを使って時間を測る。3分経ったらフタを空ける。「スープ」を注いで、箸でかき混ぜる。これで完成!こんな具合だ。カップ麺を作る手順程度の内容なら、わざわざマニュアルにまとめるほどのことはないかもしれない。専門的な作業の中には、複雑な手順を踏む必要があるものも多い。そんなときには、この「自分用マニュアル」の存在が役に立ってくる。複雑な作業工程でも瞬時に思い出せる僕はふだん音楽制作を行っている。音楽制作の作業は専門的な上に、作業内容が多岐に渡っているため、必要な情報も多くなってしまいがちだ。そんな背景があるため、自分用マニュアルを作る習慣がない頃は、とにかく色々なことを忘れてしまいがちだった。歌を録音するときの、マイクプリアンプ(録音機材)のGain(ツマミ)の位置といった情報を、よく忘れていた。自分用マニュアルを作るようになってからは、情報を思い出せずに困ることはなくなった。それに、「忘れてもいい」と気楽に構えられるようになったので、その分クリエイティブな作業に集中できるようになった。効率的な作業が可能になる自分用マニュアルを作成する過程で、必然的に「無駄なく最適化された作業工程」を書き記すことになる。自分用マニュアルを見ながら作業をすれば、作業完了までにかかる時間は短くて済む。MEMO「記憶を頼りに、やり方を思い出しつつ作業する」のと比べれば、その差は歴然。「同じ轍(てつ)を踏む」ことによる時間のロスは、思いのほか大きいのだ。作業工程を、構造的に把握する能力これら2つの能力が必要だ。そのため、自分用マニュアルを作る習慣がある人は、この2つの能力が自然と鍛えられていく。いずれも、一般的な社会生活を送る上では大きな武器となる能力。鍛えておくに越したことはないだろう。『メモの魔力』という、ベストセラーのビジネス書がある。「今売れているみたいだし、読んでみよう」という感じで、気楽な気持ちで読んでみた一冊だ。裕二(著)AmazonKindleざっくりまとめると、この本には、「何事もメモをとるのが大事だ」という趣旨のことが書かれている。自分の意見と一致するような内容が多く、それまでぼんやりとしていた自分の考えが確信に変わった。「頭で覚えたほうがいいのでは?」という疑問についての反論もちろん、頭や体で完全に覚えてしまったほうが良いこともある。日常的に使う必要がある情報(例:専業主婦の人にとっての「炊飯器でお米を炊く方法」)アクセスする頻度が高い情報(例:パソコンを多用する人にとっての「PCキーボードのキー配置」)必要時の緊急性が高い情報(例:「うっかり深爪してしまい、血が止まらないときの止血方法」)などが挙げられるだろう。人間が覚えられる量には限りがある。小学校の頃に学校で習ったことを、今でも全部覚えているだろうか?おそらく、全ては覚えてないはずだ。人間は忘れる生き物なので、忘れるのは普通のことなのだ。言っても過言ではない時代。「一人の人間が脳内で覚えられる情報」だけを頼りに生きていくのは、心許ない。世の中が大きく変わっていく中、できる限りの情報を携えながら、あらゆる局面において好機をつかめるようにしておきたい。脳が処理できる情報の総量が増える(思考のコストが減るので)脳の記憶容量を拡張できるといった効能が出てくる。自分用マニュアルは、その人の記憶力に関わらず、その人自身の性能を上げるための助けになってくれる。自分用マニュアルを作るための道具は、文字を書けるソフトなら、何でもいい。スマホのメモ帳アプリパソコンのエディターソフト(メモ帳、ワードなど)紙に書くという方法もあるかもしれないが、「検索できる」というデジタルの恩恵は大きい。スマホやパソコンを使うのがオススメだ。MEMOHTMLの知識がある人は、TyporaやBoostnoteといったマークダウンエディターを使うと便利。箇条書きや見出しの挿入、リンクの挿入などが簡単にできるからだ。具体的な作業レベルで書き残すできる限り、具体的な作業レベルで書き残すようにする。冒頭の「カップ麺の作り方」の自分用マニュアルでは、手順4のところで「スープ」を注いで、箸でかき混ぜる。「箸でかき混ぜるなんて当たり前のことだろ......」と思うかもしれないが、カップ麺を普段食べない人には分からないことかもしれない。それなら書いたほうがいい。慣れている人なら当たり前の作業であっても、初めて体験する人にとっては、手を動かさなければ分からないことも多い。「適当にいじっていればわかるだろう......」こういう妥協はなるべく捨てる。マニュアルを見た人でも、すんなりと作業を進められるのが理想。箇条書きを上手く使う自分用マニュアルは、「何らかの作業手順を説明する」ための情報だ。必然的に、箇条書きを上手く使うことで、文章は格段に読みやすくなる。番号付きリスト(1、2、3.......といった数字で文をまとめる)番号なしリスト(・で文をまとめる)を使い分けると見やすくなる。参考URLを書き残す今の時代、ブログやWebサイトで情報を手に入れることも多いはず。自分用マニュアルを書き記す上で、参考にしたURLを書き残しておけば、その情報の信頼性はより強固なものになる。日付を書いておく「いつ作成したファイルか?」を、自分用マニュアルの中に書き記しておくと良い。情報の鮮度を瞬時に判別できる。※例えば、ファイルの冒頭に「作成日:2019年12月17日」とでも書いておけばいいだろう。最後に、分かりやすい自分用マニュアルを作る上で参考になる本をを2冊紹介する。晃治(著)Amazon「どういった表現をすれば、分かりやすくなるか」について書かれている本。分かりやすい表現の根幹の部分について触れられている。「分かりやすい」シリーズの本はいくつかあるが、この本を先に読むのがオススメ。僕はこの本を15年以上前に読んだのだが、とても分かりやすくためになる内容の本で、今でも記憶に残っている。売れているのも納得の一冊。晃治(著)Amazon口頭で説明する際のコツについて書かれている部分も多いが、「聞き手の理解を容易にするための情報の整理テクニック」などは、文章での記述にも応用できる内容だといえる。こちらも自信を持ってオススメできる一冊だ。DG305BはiPadにピッタリ。RX7はギター録音に必須。