「構造化=XML化」と思われがちですが、実は構造化するということはXML化することではないということがあまり理解されていません。XML化されていない文書であっても、ルールに基づいきスタイルを与えられ構築された文書であれば立派な構造化文書と言えます。その文章がルールに基づいて、ちゃんと意味付されているかどうかで、構造化文書なのか非構造化文書なのかに分かれます。XML化とは、構造化された文書をコンピュータが理解できるようにタグをつけて意味付けすることになります。そのため、コンピュータでの有効活用を考え、XML化したい場合、元の文書がちゃんと構造化されているか、もしくは構造化するためにリライトができるか、そして、将来の活用方法を含めて、その構造化された文章にどのようなタグを与えXML化できるかが重要になります。弊社では、ライティングからDTPまで構造化とXML化に熟知したスタッフがおり、お客様の文書の構造化とXML化をバックアップいたします。DITA+CMSで効率化DITAとCMSとは?DITAはXMLに基づいたアーキテクチャであり、トピックと呼ばれる完結的に記述された情報のかたまりを部品とし、マップで組み合わせて構成することにより文書とします。内容が同じ個所には、トピックを再利用することによりムダをなくします。トピックごとにライティングや翻訳することができるので、各トピックを並行して作業を進めることができ納期の短縮も望めます。文書から様々な形式のアウトプットを得ることができます。そのトピックやイラスト、翻訳などを管理、運用するものがCMS(コンテンツマネジメントシステム)となります。CMSを利用することで、各トピックがどのマップで使われているのか、翻訳が終わっているのかなど便利に管理することができます。DITA化し、そのメリットを発揮するためにはCMSは必要不可欠となります。活用できれば、非常に強力なDITAとCMSですが、導入には、しっかりとした知識を持ち理解した上で導入しなければ、運用でメリットを出すことが難しいシステムでもあります。そのため、導入したものの、問題を抱えている企業様も多いのが実情です。弊社では、お客様にとって効果を発揮できるよう、ご相談に応じています。A-SYSサービスでもっと手軽にDITA+CMSと同等の効率化とWeb化、さらにアプリ化を実現DITA、CMSは、活用できれば有効なシステムであるものの、導入と運用についてはハードルの高いシステムです。そこで、弊社ではDITA、CMSの問題点を解決したA-SYSサービスを提供しています。校正作業の効率化web対応アプリ変換を実現し、マニュアル制作のコストダウンとweb対応が可能になります。A-SYSサービスはCMSを必要とせず、FrameMakerを中心とした弊社オリジナルプラグインを用いて、共有化、多言語での効率化をしているため、DITA+CMSより低コストで始められます。実際にA-SYSサービスをご利用いただいた企業様では、従来のマニュアル作成とくらべ、翻訳費で約40%、ライティングやDTPで約30〜40%のコストダウンを実現しています。基本的に、CMSはその思想や理念をちゃんと理解し、自社で運用してこそ、その効果を発揮できます。そのためには、CMSのワークフローに合わせて組織の変更が必要であったり、人材を育てたり、関係各部署にも理解してもらいしっかりとしたコンセンサスがとれないといけません。今まで外部へ制作を依頼していた場合は、その負担はかなり大きなものになります。メリットばかりを説明され導入してみたものの、使いこなせなかった。最初は良かったけれど、担当が退職してしまって分かる人がいなくなってしまった。自社ではCMSを導入せず管理も制作会社に任せていたが、徐々に意図していた共有化ができなくなりデータも握られてしまった。