システムインテグレーターがグループウェアの大規模運用によりユーザー業務と管理の効率化を図る日本システム技術株式会社は、東証二部上場を果たしている情報システムのトータルインテグレーターである。ソフトウェア開発を事業の主力とする同社は、ドキュメント管理、スケジューラなどのシステムを自社開発し運用していた。ブラウザーのバージョンアップ対応が追いつかず課題となっていた。各システムが独立しているためログインが煩雑になるなど、さまざまな課題が生じていた。NS2』の導入を決定。社内ポータルの構築を実現すると共に、各システムの利便性を高めることに成功した。日本システム技術株式会社(以下、日本システム技術)は、情報システムのトータルインテグレーターである。武昭氏(現・社長)が、ハードウェアの付属品としてしか考えられていなかったソフトウェアにビジネスとしての可能性を感じ、1973年に大阪府大阪市で創業した。2001年にジャスダック市場、2003年には東証二部への上場を果たし、現在は大阪・東京2本社体制で事業を展開している。企業系列に属さない完全独立系のインテグレーターとして、多岐にわたるサービスを提供しているが、柱となっているのは4つの領域だ。「ソフトウェア事業」では、金融業・通信業から公共事業まで、幅広い業界・業種の事務処理系システムを受託開発。金融機関向けソリューション『BankNeo』はさまざまなサブシステムが乱立する金融機関の情報を一元管理・蓄積するもので、高い評価を得ている。ソフトウェア・パッケージの開発・販売を行う「パッケージ事業」の主力となっているのは、大学向け事務システムだ。同社のシステムは全国350校以上の大学・短期大学で採用されており、文教市場でナンバーワンのシェアを誇っている。「システム販売事業」では、パッケージ、情報機器、ネットワークなどを統合して、トータル・ソリューションを提案。「医療ビッグデータ事業」では、レセプト(医療機関が医療費を請求するために発行する請求明細書)の点検、健診データの分析などから医療情報のデータベースを構築し、医療費の適正化と保健事業推進につなげる画期的なサービス『JMICS』を提供している。日本システム技術は、独自性のあるソフトウェア・パッケージを開発する技術力、数々の優良企業にサービスを提供してきた実績、そして人づくり経営に基づいた人間力で順調に業績を伸ばしてきたが、創業以来の“挑戦する姿勢”は変わることがない。中国、シンガポール、タイに拠点を有していたが、2015年、新たにグローバルマネジメント室を創設。中国をメインターゲットとして、本格的に海外へのサービス提供をスタートさせることになった。中国の四年制大学では、まだ統合システムが普及しておらず、同社の大学向け事務システムが活躍する余地は大きい。同社のシステムが海外で広く使われる日は、そう遠くないはずだ。いったシステムは自社開発したものを使っていた。自社開発すれば、使い勝手がいいようにシステムを自由に設計することができる。自社開発ならではの課題も抱えていた。「当社のエンジニア達は、お客様に提供するシステムを開発しています。インターネットブラウザーの種類が増えていくなか、自社開発したシステムが新しいブラウザーに対応するためのバージョンアップには手間と時間がかかる。そのため、システムの利便性が損なわれるケースが生じていた。大きな問題になっていたのがワークフローである。ワークフローは自社開発ではなく既存のソフトを使用していたが、操作の工程が多く、社員から不満の声があがっていた。「Excelとワークフローを両方立ち上げて関連づけたあと、Excel上でパソコン決済、電子印鑑などの作業を行います。した問題が現場から上がってくるなか、同社情報システム室にはある機運が生まれていた。「現場から上がってくる個別の問題を、グループウェアに統合して解決を図るという考えになってきたのです。『社内ポータルを作ろう』というのが合言葉になりました」と園生氏は語る。そこから、同社のグループウェアの選定が始まった。統合する信頼できるグループウェアであること。ワークフローのカスタマイズに柔軟に対応できることである。ワークフローに求めた機能を、寄田氏は次のように説明する。「当社の承認ルートは、結構複雑です。金額によって承認ルートが変わりますし、提出者の所属部署・役職などによっても変わります。Excelで作った書式は100種類以上あったと思います。組織変更が毎年のようにあるので、それまで使っていた100種類以上の書式をそのままに近いかたちで利用でき、しかも承認ルートの変更・追加が容易にできる。同社情報システム室では、数社のグループウェアを検討。決め手となったのは、ワークフローの機能である。「グループウェアとしての使いやすさはもちろんですが、ワークフローの機能が決め手になりました。NS2』は柔軟な画面レイアウトで独自の画面が作りやすく、しかも多様なルート設定に対応できます。このグループウェアなら、当社のニーズに応えられると判断しました」と園生氏は選定理由を語る。NS2』は、私共の念願だった社内ポータルの構築を実現してくれました。「ワークフローの画面・ルート設定の柔軟性は、他社製品にはないものでした。NS2』全体の本稼働が始まった。導入効果は想定以上で多岐に渡った。その中でも一番の効果は当初の合い言葉であった『社内ポータル』が確立したことだった。「以前は各システムが独立していたので、それぞれのシステムにいちいちログインする必要がありました。実は、このクレームも非常に多かったのです。NS2』さえ立ち上げれば、シングルサインオンでさまざまなシステムに入ることができます。NS2』から各システムのパスワード変更も一括で行えますし、まさに社内ポータルです」と園生氏は導入効果を実感している。NS2』導入によって高まった。同社ではパートナーを含む1,000名を超える技術者が働いている。NS2』導入前は、社員用ドキュメント、ビジネスパートナー用ドキュメントを別々に作成し、それぞれを別のシステムで運用するという手間がかかっていたのだ。NS2』はアクセス権限の設定が容易に行えるので、社員しか閲覧できないドキュメント、ビジネスパートナーしか閲覧できないドキュメント、社員とビジネスパートナーの両方が閲覧できるドキュメントなどに簡単に切り分けができます。これは非常に便利になりました」と寄田氏は語る。NS2』へのログインですべての作業が行えるようになったのはもちろんのこと、複数部門に係わるプロジェクトの承認ワークフローでも、「各部署のシステムアドミニストレーター」「各部署の文書管理者」といった部署・部門以外のグループ設定が容易にできることで、承認ルート設定が大幅に簡略化されている。スケジューラや掲示板も社内全体で大いに活用されている。「スケジューラは複数の情報が設定できるので、会議室の予約と一緒に、出席するメンバーの登録も同時に行うことができます。これは、自社開発していた頃のスケジューラにはなかった機能です。掲示板も使いやすいので、総務からの案内が増えて情報共有のスピードが速まりました。導入以前には想定していなかった部分でも効果が出ています」と園生氏はよろこびを隠さない。NS2』で使っていない機能はほとんどないという。「ラーニング機能なども部署の教育に活用できるよう開放しています。各部署で、使える機能はどんどん使ってもらおうと考えています」と寄田氏。NS2』のさらなる活用を見据えている。その一つが、外部からのアクセスの活性化だ。NS2』へアクセスする場合は、ブラウザーからログインするケースが多くなっている。NS2』を利用できるモバイルオプションも導入していますが、エンジニア達はノートPCを利用していることが多いため、あまり使われていないのが現状です。今後はスマートフォンやタブレット端末などでアクセスして、ビジネススピードを速めるべきシチュエーションが増えてくると思います。私たちの業種がら、情報漏えい対策は最重要事項です。セキュリティをしっかりと確保しつつ、外部からのアクセスを増やして、グループウェアのさらなる活用を促進していきたいと考えています」と園生氏は語る。最後に、園生氏はこのような話をしてくれた。NS2』を扱いたいという話が出ています。日本システム技術の足取りを、グループウェアが力強くサポートする。事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。この記事内容は2015年6月現在のものです。