文書管理システム|株式会社デンショクデータベース作成から自動組版、多様なメディア展開。デンショクの主力業務として、病院の薬剤部で使用する院内医薬品集の作成があります。ある病院の薬剤部から医薬品集を納品した後、デンショクの業務についてお話する機会をいただき、Webなどのシステム開発を行っていることなどを説明させていただきました。その流れでWebの技術を用いた文書管理システムの開発という仕事をいただきました。ご相談いただいた内容、経緯としては「病院の建て替えに伴い引越しをすることになった。その際、書棚にある紙の資料がたくさんあるのだが、引越し先のスペースが足りない。ペーパーレス化という観点からも何か良い方法がないか?」というものでした。そこで紙の資料をスキャニングしてPDFファイルに電子化し、各ファイルを検索、参照するためのデータベースの構築と検索システムを作成させていただきました。スキャニングの作業に関しては書棚にあるもので、既に不要となった資料は捨ててしまうなどの判断が必要で、日常業務で使用している資料のためどこかに持ち出してスキャニングの作業を行えないといった条件から、スキャニング用のプリンタを薬剤部に持ち込み現地に作業者を派遣して作業を行いました。検索システムについては、病院内のイントラネットで使用するためにWebの技術を用いて開発することになりました。構築するデータベースの項目はスキャニングするPDFファイルに対して、検索キーワードやタイトルといった内容を元に構築しました。当初、検索用のデータベース構築の際、スキャニングの際生成されるOCRテキストを項目に加えようとしました。手書きのOCRテキストに関しては、まだまだ文字変換の精度が低いものもあるが検索項目として有効であろうと想定していたのですが、薬剤部で資料を参照する際どのような探し方をするかということを伺ったところ、圧倒的に薬品名で検索する機会が多いことや、今後データが増えてきたときのデータベースの容量や検索スピードとの兼ね合いで今回はOCRテキストはデータベースの項目から外しました。現在、システムは本番稼動していて、今後様々な機能について継続開発中です。他の機能についてはページを分けて説明させていただきます。導入メリット、評価していただいた点まず書棚にあった紙の資料がなくなり、引越し後のスペースが確保できた以上の省スペース化、ペーパーレス化を実現できた。病院内のイントラで検索できることにより、わざわざ書棚まで行って探す必要がなくなったため作業効率があがったこと。システムを使用することにより資料の管理がきちんとできるようになったことなどをご評価いただきました。今後の課題この病院の薬剤部ではIpadを導入されている。そのため、Ipadのような機動性の高いデバイスでも参照したいとのご要望があり継続的に機能を開発していくことになった。