普段はいらない過去データ。上手に管理しませんか?ITをビジネスにご活用ください。当ブログでは業務効率UPのアイデアをお届けしています。普段はいらない過去データ。業務では、見積書や報告書、企画書など、様々な書類を作成されていると思います。それらの書類は、日々毎日増えていくものです。お客様ごとや、作成日ごとに分類し、パソコンのデスクトップやドキュメント、USBにしっかりと分類し、保存されていると思います。いざ、書類を確認しようとした時にこのようなことってありませんか?どのフォルダに保存したのか分からなくなった。同じような名前が多く、1つずつ内容を確かめなくてはならなくなった。内容は覚えているけれど、正しいタイトルが分からず、検索できない。検索しようとしても、量が多く、なかなか進まない。普段からよく使用しているものや、最近作成したものはすぐに見つけられるかもしれません。1ヶ月前、半年前、1年前と過去のものになればどうでしょう?過去の資料は、削除はできないのに、新しい資料は増えていき、その上、雑に保存したものに限って意外と必要になり、確認することがあります。楽に便利に保管したい、そして、必要な時にはすぐに見たい。いう方に、これらのお悩みを解決できるEvernote(エバーノート)というサービスをご紹介します。Evernoteでは、今まで、フォルダと呼んでいたものをノートブックと呼び、ファイルと呼んでいたものをノートと呼びます。今まで、フォルダにファイルを分類して保管していましたが、Evernoteでは、ノートブックにノートを分類し、資料を保管します。ここまでの説明では、今までのフォルダがノートブックに名前が変わっただけに感じられてしまいますが、このシステムは、検索機能が優れています。今までと何が違い、最初にあげた4つのお悩みがどのように解決するのかということをご紹介したいと思います。検索機能に優れたサービス基本的には検索窓に検索したい単語を入力することで検索できます。探したいノートの名前を正確に覚えている場合は、検索窓にそれを入力すればノートはすぐに見つかります。業務で使用すると、どうしても同じ言葉を使うようになり、その結果欲しい情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。今までなら、似ている名前のものを、1つずつ内容を確認しながら探していました。このシステムでは、その時間を省き、かつ正確に必要な資料を探し出すことが可能になります。Evernoteでの検索は、検索窓に検索したい単語を入力すると、タイトルだけでなく、内容からも資料を探し出してくれます。過去に、「A社_見積書2016年7月20日」というタイトルの資料を作成したとします。従来のように、ドキュメントに保存している場合なら、タイトルにある単語だけで検索し、そこから1つずつ内容を確認しなければいけませんでした。今回の場合、たとえ、「商品ABC」についての見積書ということは分かっていても、それを使って検索はできません。このシステムの場合、資料に書いてある文字はすべて検索の対象になるので、タイトルになくても内容にある単語ならば、検索に使用することができます。資料の内容に「商品ABC」という単語があれば、資料を絞り込むことが可能です。「そういえば、担当者は、山本さんだったな...」というように、なんとなくの記憶でも「山本」という単語を使って絞り込むことができます。フォルダをいくつも作っていたように、ノートブックをいくつも作っても、すべてのノートブックから、検索してくれます。お客様から、突然のお問い合わせがあった場合でも、この検索機能を使うだけで、焦ることなく資料を探し出し、対応することができます。オフィス文書やPDFも検索対象にまた、Evernoteの検索機能では、オフィス文書や、PDF、また、写真などの情報に文字が含まれている場合も全文が検索の対象になっています。ノートに保存しておくだけで、1つ1つ開かなくても内容を確認することができます。加えて、保存したデータに手書きの文字があった場合、その文字も検索の対象になります。図のように、緑の枠で囲ってある箇所にメモの内容を入力すると、黄色の枠で囲ってある文字も検索対象になって、表示されます。まとめ以上は、Evernoteのほんの一部の機能です。一部の機能を使用するだけで、4つの悩みを解決し、過去のデータをすぐに検索し利用できる環境を作れます。普段使用するものは今まで通りドキュメントに保存して、過去のデータをEvernoteに置いておくといった、効率的なデータ活用を行ってください。ユーシステムでは、Evernoteを社内に導入し、効率的に業務を進めていただくために「Evernote導入支援サービス」を行っております。Evernoteに興味を持っていただけた方、データ活用にお困りの方は、ぜひユーシステムまでお問い合わせください。記事を読むEvernoteの標準機能をフル活用した名刺管理術!先日Evernoteのカメラ機能がパワーアップし、名刺の自動撮影が可能になり、また文字の認識率も上が記事を読むメールではできない!Evernoteによる確実な情報伝達法ここ数年パソコンやスマートフォンなどデバイスがどんどん進化していくなかでも、未だにビジネスのやり取り記事を読むペーパーレスで経費精算!申請・決裁業務をシステム化するメリット世の中IT化が進んできたとはいえ、まだまだ紙で運用されている業務は残っているのが現状です。一昨日21日にappleはios8.1を公開しました。口頭やメールで依頼していたので制作期限が曖昧な場合が多く、作業が遅れがちだった記事を読むデザインの校正作業にEvernoteを活用しようどんな会社でもデザイン制作する場面はあると思います。製品のロゴやパッケージ、パンフレットやチラシある記事を読む知らないと損!Evernoteの検索をスピード化する方法。今日から定期的にEvernoteのお悩み解決法やワンポイントテクニックを紹介したいと思います。情報化が進む昨今、クラウドサービスの会社利用は当たり前になりつつあります。手帳やカ顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。