契約前に確認!クラウド型ビジネスフォンのよくある失敗例と対策グローバル化が進む現在、様々な「サービス」や「もの」のクラウド化が広まってきています。その中の1つがビジネスフォンのクラウド化、いわゆる「クラウド型ビジネスフォン」です。導入コストや維持コストが低いことから人気のクラウド型ビジネスフォン。メリットの裏には必ずデメリットも存在しています。片方だけ把握した状態で契約してしまうと、思わぬ不利益が降りかかる可能性があります。そこで今回は、クラウド型ビジネスフォンの失敗例についてご紹介しましょう。クラウド型ビジネスフォンの契約前にチェックしてみてください。目次よくある失敗例!未然に防ぐには?まとめ1.よくある失敗例!クラウド型ビジネスフォンとは、クラウド上(ネット環境)を利用して提供される通信サービスの1つ。従来のビジネスフォンのような、大掛かりな設置工事の必要がないことから、導入コストを大幅に削減することが可能です。スマホやタブレットなどの情報端末で利用することも。主装置のような大掛かりな変換器や大量の固定電話機を準備・維持する必要もなく、維持コストの削減にも効果が期待できます。このように、クラウド型ビジネスフォンは、一見するとメリットばかりのようにも思えます。実際に利用してみると思わぬ所に問題点があるもの。クラウド型ビジネスフォンで「よくある失敗例」をご紹介しましょう。固定回線費やサービス利用費などが予想より高かった社内ネットワークの許容量を大幅に超えてしまったクラウド上から社内情報が流出してしまった1.固定回線費やサービス利用費などが予想より高かった冒頭でお伝えした通り、クラウド型ビジネスフォンは導入コストや維持コストが低く人気です。それはあくまで従来のビジネスフォンのように主装置や固定電話機などの設備投資の必要がないこと。ネット回線と端末さえあれば、サービスを利用できる為です。クラウド型ビジネスフォンにもネット回線に対する「固定回線費」やサービス自体に対する「サービス利用費」などが掛かります。サービスを利用して外部の回線と通話すれば、通信費も掛かるのです。ここでの失敗例とは、クラウド型ビジネスフォンはお得!という先入観から、これまで以上に通話が行われること。予定よりも通信費が高くなり、結果的に従来のビジネスフォンとあまり変わらない料金になることも珍しくないのです。2.社内ネットワークの許容量を大幅に超えてしまった先述した通り、クラウド型ビジネスフォンはネット回線を使用してサービスを提供しています。社内にネット回線が通っているのであれば、あとは契約するだけ。それほど手間も掛からずにサービスを利用することができます。社内でネット回線を使用するサービスは、決してクラウド型ビジネスフォンだけではありません。社内のPCはもちろん、個々のスマホやタブレット、社内サーバーもネット回線を使用していることでしょう。ここでの失敗例とは、クラウド型ビジネスフォンを導入することで、ネット回線の使用状況が大幅に増えること。回線自体の容量を超えてしまうことで、ネット全体の機能が大幅に低下する恐れがあるのです。3.クラウド上から社内情報が流出してしまったクラウド型ビジネスフォンでは、通話状況はもちろん契約者情報や電話帳情報なども記録されています。クラウド型ビジネスフォンは通信サービスの一種なのですから、様々な情報のやり取りがあるのは当然と言えます。ネット犯罪が横行する現在、ウイルス感染や不正アクセスなどのリスクは常に存在しています。ネット回線は電話回線よりもセキュリティが甘くなりやすいもの。盗聴や盗撮など危険もないとはいえません。ここでの失敗例とは、クラウド型ビジネスフォンでは、常に情報流出の可能性があるということ。万が一の際には、セキュリティの甘さから社会的な信用を失う事態に発展する恐れもあるのです。上記のように、クラウド型ビジネスフォンの「クラウド」ならではのリスクを把握・対処しておく必要があります。なければ、いざという時には大きな失敗に繋がるリスクがあるのです。2.未然に防ぐには?先ほど、クラウド型ビジネスフォンでよくある失敗例についてご紹介しました。すれば上記のような失敗例を未然に防ぐことができるのでしょうか?以下に、確認しておきたい3つのポイントをまとめました。安全対策の確認1.契約内容の確認サービスに対する月額料金や通話料など、「契約内容」の確認を細かく行いましょう。クラウドサービスというものは、提供先の会社や国の対応で変わるもの。月額料金は安いものの通話料が異常に高いなどという場合もあります。ポイントとしては、細かな料金とサービス内容について。提供先が日本国内であるかを確認することです。契約中のネット回線の性能や接続中のPCやスマホなど、「使用状況」の確認も重要となります。クラウド型ビジネスフォンの導入前は、ネット回線はあくまでPCやスマホなどの情報端末や社内サーバーのみの使用を想定されています。そこにクラウド型ビジネスフォンで使用されるデータ量は含まれているとは限りません。ポイントとしては、より性能の良いネット回線への乗り換えを検討すること。サービス利用に関する基準・規制を見直すことが挙げられます。3.安全対策の確認セキュリティ対策や利用基準の作成など「安全対策」の確認も行う必要があります。ネット回線を使用するということは、常にセキュリティ面でのリスクを背負うことに繋がります。実際にサービスを利用するのは社員側。社員全体の意識が低い状態では、十分なセキュリティ対策を行うのは難しいと言えます。ポイントとしては、セキュリティ対策ソフトの導入や暗号化通信を利用すること。情報端末に対するルール作りを実施・徹底することが考えられます。3.まとめクラウド型ビジネスフォンの導入において、失敗してしまう一番の原因は「脅威を知らないこと」と言えます。料金やサービス、セキュリティなどに関わる問題は、すべて知っていればある程度対処できるものばかりです。脅威を知ることで、次は対策を考えることに繋がります。今回紹介した、ポイントはあくまで対策としての一案です。全ての状況に当てはまるものではありません。知り・考え・行動し、安全なクラウド型ビジネスフォンの導入を実現してください。