プロジェクト管理や共同作業をより効率的にするためのEvernote活用ITをビジネスにご活用ください。当ブログでは業務効率UPのアイデアをお届けしています。Businessはプロジェクトの管理など複数人での作業を見える化し効率化することを得意としています。本日はEvernoteによるプロジェクト管理の方法を紹介します。一言に、プロジェクト管理といってもプロジェクトの中には管理しなければいけないものがたくさんあります。いつまでにどれくらいの時間で何をやっていくのかという計画を建てたり、計画した作業を実際に誰がどのくらいこなしたのかを把握したり、問題が発生したときにどのように記録し、どのように対処するか決めたり、といったことなどです。Evernoteでこれらを管理するには、事前にメンバー間で、共有方法についてルールを決めて管理していく必要があります。1.やるべきタスクを整理しよう。はやるべきタスクを整理していきましょう。最初は、プロジェクト用のノートブックを作成し、メンバー全員で共有します。そのプロジェクトでやらなければいけないタスクを1タスク1ノートずつ作成していきます。タイトルだけでいいので入力し、次々にノートを作成していきましょう。プロジェクトが進んでいく内に、新しくできるタスクもあるかと思います。その時は新しくノートを作成すればいいので、まずはプロジェクト開始前にわかっているタスクを列挙していきます。タスクが始まったら、作業内容を各ノートに記述していけばよいのです。2.タスクの担当者を明確にしようある程度タスクのノートが作成できたら、メンバーの名前のタグを全員分作成しましょう。タスクのノートに担当者の名前を貼っていきます。複数人で担当している場合は複数タグを貼ります。ノートの中に「担当者:○○」と書いてしまっては、ノートを見に行かなければ担当がわかりません。タグにして貼ることで、後から担当者別にタスクを検索できます。そのタグの件数を見れば、誰がどのくらいタスクをこなしたのかが一目でわかります。3.タスクの期日を明確にしようそのタスクの期限をリマインダーで設定しましょう。正確に決っているものはその期限を入力し、決まっていないものを目安の期限だけでも必ず入れておくようにしましょう。リマインダーで期限順に並べることで優先すべきタスクが、共有している全員に伝わります。いうようなタグも貼っておくのも有効です。この表現だけでは人によって捉え方が異なると思いますので、事前にメンバー間で優先度の意味を定義しておく必要があります。優先度高:早急に着手し、出来る限りリマインダーの期日よりも早く終わらせる。優先度中:リマインダー期日までに終わらせる優先度低:リマインダーの期日は目安程度で、優先度の高いものを先にやる。3段階で足りない場合や2段階でも十分な場合など、そのプロジェクトによって様々だと思いますので色々工夫してみてください。いうようなタグを事前に作成しておきましょう。プロジェクトが始まり実際にタスクに取り掛かるようになったら、そのタスクの進捗具合のタグを貼っていきます。実際にプロジェクトは始まった時にはこの進捗管理のタグが必要になります。この4つのフェーズは最低限だと思いますので、より細かく設定しておくと、全体の進捗状況がより見えるようになります。フェーズだけでなく、予想より作業が遅れていた時のために「苦戦中」や、何か問題が起きた時のための「問題発生」のようなタグも用意しておくと上司やマネージャーは、より各個人の進捗具合がわかり、問題があればすぐに対策を取ることが出来ます。これも事前にメンバーで進捗のタグを定義しておきましょう。5.問題が起きたら、すぐに共有しよう問題発生時用のタグを作っておいて、他のメンバーに通知できるようにしておいたほうがよいですが、緊急を要する問題が発生する場合もあります。いった時はワークチャットを使って、全員と即共有しましょう。タグは基本的に相手から見てもらうことが前提なので、こちらから見てほしいとアピールしたい時にはやはりチャットが有効です。相手にプッシュ通知できますし、チャットなのでリアルタイムのメッセージのやり取りが可能です。まとめこのようにしてEvernoteでプロジェクトを管理していくと、誰が今どんなタスクをやっていて、何が既に完了しているかが一目でわかります。複数のタグを組み合わせて検索することで全体から細かい部分まで進捗が見えてきます。優先度のタグを選んでから進捗のタグの件数を見れば、全体の作業の進み具合がわかります。逆に担当者のタグを選んでから進捗のタグで絞り込めば、個人の進み具合がわかります。やって各作業状況を把握しておけば、メンバー間のコミュニケーションが行いやすくなり、効率よく仕事を分担し合うこともできるでしょう。上司やプロジェクト管理者も簡単に全体を見渡すことができます。それぞれのメンバーの仕事状況が分かるので、メンバー同士での緊張感も生まれます。「あの人はこんなにタスクをこなしているから私も負けられない」というようにいい意味での対抗心や連帯感が生まれるかもしれません。活用してみてください。Businessを経営に活かすための、Evernote経営術勉強会を開催しています。名刺管理はみなさんそれぞれ苦労されているのではないでしょうか。名刺管理はEvernoteが断然おすす記事を読むマニュアル化しにくい業務はEvernoteとYouTubeでマニュアル化しようミスのない業務の進行や効率的な社員育成には、業務マニュアルの整備が欠かせません。前回Evernote記事を読むスマホがスキャナーに早変わり!?注目のEvernote新アプリとは?先日Evernoteは新しい公式アプリ「Scannable」を発表しました。記事を読む情報収集にもEvernoteを!Webクリッパーの様々な使い方Evernoteを活用するうえで、おすすめの使い方のひとつに「情報収集」があります。企業とし記事を読むGmailとEvernoteの最も効果的な連携方法!今回はGmailとEvernoteの連携方法を紹介します。案件毎の収支が曖昧で赤字か黒字かわからない状態だった。商談管理も必要だが、案件毎の営業費用と制作費用を把握したかった。社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部長~担当部門~役員・社長などと記事を読む「後で見よう」を手軽に。クリッパ記事を読むいつもの作業が10秒はかどる。知っておきたいEvernoteのショートカットキーEvernoteは、基本的に、あらゆる操作をキーボードで行えるようになっています。手帳やカ顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。