お役立ちコラムメルマガ配信・一斉メール配信サービスの【配配メール】お役立ちコラムオプトイン・オプトアウトとは?メルマガ担当者必見のオプトインメールの取得と配信方法オプトイン・オプトアウトとは?メルマガ担当者必見のオプトインメールの取得と配信方法メール配信メール書き方Tweetオプトインは「同意する」、「選択する」という意味で、メールマーケティングでは顧客に配信許可を頂いたオプトインメールの配信が基本です。この設定が開封率や顧客との信頼関係に関わるため、メルマガ担当者は内容を確認しておきましょう。オプトインメールの基礎知識オプトインメール、オプトアウトメールは広告メールの配信方式でよく見かけます。メルマガ配信を行っている方は言葉の意味を把握していなくても、これらの方式に則って配信しているはずです。「オプトイン」「オプトアウト」それぞれの意味を説明していきます。in)は「同意する」や「参加する」、「選択する」といった意味です。メールマーケティングでは事前に許可を求め、顧客の同意を得た上で配信する方法がオプトインメールとなります。HPやWeb広告を見て興味を持った顧客が、登録フォームからメルマガ配信登録を行う形が一般的です。ほかにもECサイトの会員登録やセミナー受講の申し込みフォームの中に「メールマガジンに登録」のような項目を作り、配信希望の有無を確認する形があります。この形であれば、メール配信について事前にユーザに許可をもらっているため、スパムメールと判断されずらく、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性も低くなります。そのため、開封率や広告効果の向上が期待できるでしょう。out)は「身を引く」、「脱退する」という意味です。受け取る顧客が「これ以上受け取りたくない」と感じた時に、自身で配信拒否通知の手続きを行えるようになっている必要があります。オプトインメールを配信する場合でも、配信拒否をするためのオプトアウトの導線設置が義務づけられています。これは、一度は許可を得た顧客であっても、メルマガの受信を望まなくなることがあるためです。ユーザーから見たオプトイン企業から見たオプトインについて説明してきましたが、視点を変えてユーザーから見たオプトインについてもご紹介します。企業から見たオプトインが「メルマガ配信の許可を取る」ことでしたが、ユーザーからすれば「メルマガへの登録」をすることがオプトインです。企業から見たオプトインは、安全なメール配信をする上で必要不可欠なものですが、ユーザーから見たオプトインは「メールを受け取りたい」という意思表示ともなります。メール配信の必須事項だからといって、「気づいたら許可していた」というようなオプトインを設計するのではなく、「このメールを読んでみたい」とユーザーが考えるようなオプトインを目指しましょう。結果的にユーザーも好意的にメルマガを読んでくれるので、アクション率を高めることもできます。平成20年の法改正でオプトイン以外でのメール配信は規制されるようになりました。オプトインで許可を得たからといって何をしてもいいわけではありません。ユーザーの心変わりでオプトアウトを考えた時に、配信解除の設定がわかりづらいと、ユーザーから迷惑メール判定をされかねません。迷惑メールと判定されると、送信元の信頼性が失われるため、新しいユーザーがオ配信を許可しても迷惑メールボックスに送られてしまう可能性があります。オプトアウト、つまり受信拒否の意思表示をされたにも関わらず、メールを配信し続けてしまうと、完全に「スパム」扱いをされてしまいます。オプトイン方式であっても、ユーザーが配信解除をしやすくするよう設計し、間違っても受信拒否をしたユーザーにメールが配信されないように気をつけましょう。オプトインの取得方法Webサイト上にメルマガ登録フォームを設置する、問い合わせをしてきた顧客へメルマガ登録を促すといった方法でオプトインの取得ができます。参考:メルマガ配信システム「配配メール」資料ご請求フォームただし、「メールマガジンに登録する」という行動に対し、小さい文字やわかりにくい表記で同意を取得してはいけません。「顧客にあらかじめメール配信が行われると認識してもらう」、「配信について許可をする意思表示をしてもらう」このふたつがオプトインの取得に必要です。そのために、顧客が理解しやすいようにフォントサイズを大きくしたり色を変えて目立たせたりといった形で表示してください。「オプトイン、オプトアウトのどちらも顧客にとってわかりにくい」「配信停止がしにくいもの」では、メルマガ自体が迷惑メールと認識される可能性があります。配信の効果が期待できないだけでなく、企業としての信頼低下にも繋がるため、こうしたオプトインの取得をしない場合は、特定電子メール法に抵触する明確な違反行為となります。ひとつの例として、個人情報の取り扱いに関する同意文の中にオプトイン取得を含める方法があります。具体的には、「ご記入いただいた個人情報は、当社が扱う商品およびサービスの情報提供に利用します」といった一文を記載します。ユーザーが個人情報の取り扱いに同意した時点で、オプトインも取得できるのが特徴です。先ほどご紹介したわかりにくい表示を避けるほかにも、何度もスクロールを必要とするようなページ下部への記載は避けましょう。顧客が誤って同意しないように配信希望欄のチェックをデフォルトオフにする、デフォルトの場合は注意事項を目立つように記載することが推奨事項としてあげられます。同意したことを示す記録の保管期間オプトインで確認した、顧客の「同意した」ことを証明する記録は時期や方法などがわかるように保管しておく必要があります。保管期間は配信の停止日から1ヵ月間。特定電子メール法に基づく措置命令を受けている場合は、1年間の保存義務が発生します。「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)は2002年4月に施工され、過去何度か改正されている法律です。2008年12月の改正では、これまでのオプトアウトでの配信に替わり、オプトイン配信へと変更されました。「特定電子メール」は事業者が営業のための広告、または宣伝として配信するメールと定義されています。受信拒否をしている方や同意のない方への配信、または送信者の情報を偽った配信は違反行為です。対象はEメールだけでなくSMS、海外サーバーを経由した送信も含みます。して、電子メールの送信方法の改善に関し必要な措置が命じられます。万が一、措置命令を無視して配信を続けた場合は、「最高で1年以下の懲役もしくは、100万円以下の罰金」が処されます。メール送信者の表示義務メール送信者には、送信者情報の表示が義務づけられています。挙げられるのが、メール送信者の氏名または名称、住所の記載です。リンク先での表示は認められておらず、原則としてメール本文に記載します。2008年12月の法改正において、オプトアウト方法の表示も義務づけられました。メール本文に配信停止フォームへのリンクを設定したり、配信停止の旨を通知する連絡先を記載したりしなければなりません。これらは、受信者側が容易に確認できる場所に記載するのが原則です。一目でわかりにくい場所に記載した場合、法律違反となる恐れがあります。料金の通知やお知らせなど、受信拒否の対象とならないメールにおいては、オプトアウト方法の表示は不要です。クレームや問い合わせを受ける電話番号、メールアドレスも記載します。これらはリンク先での表示が認められており、メール本文に記載する必要はありません。送信者情報を偽る“なりすまし送信”は禁止されています。同様に特定のソフトウェアを使用し、送信元アドレスをわからなくする行為も禁止です。これに違反すると、「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」となります。法人が違反した場合、行為者への罰則に加えて「最大3,000万円の罰金」が法人に科せられます。顧客との信頼関係を良好に保つためにも、メルマガ配信時には「どこでメールアドレスを取得したのか」、「配信停止フォームへのリンク」について明確に記載しておきましょう。メールアドレスの取得方法の記載メールアドレスをどこで取得したかを記載することで、どこで情報を手に入れたのかといったクレーム対策になります。名刺交換や問い合わせフォームからメールアドレスを取得している場合、顧客が忘れているケースがあります。配信希望を忘れて「いつの間にメールアドレスが知られたのだろう...」といった事態にならないよう、初めてメルマガを配信する顧客については、本文の上部に取得方法について一文加えておきましょう。することで、信頼低下を防ぐことに繋がります。文面としては次のような簡単なもので構いません。・このメールはセミナーに参加いただいた方に配信しております。・この度はメルマガ登録ありがとう御座います。・製品をご購入いただいた方に配信しております。配信停止フォームへ繋がるリンクは必ず設置する受信拒否の手続きを行った顧客について、メール配信を継続することは特定電子メール法によって禁止されています。配信元の企業は配信停止フォームへ繋がるURLもしくはメールアドレスの記載をしなければなりません。注意事項として、配信停止の手続きにあたり、氏名や電話番号などの個人情報の通知を求めることは避けましょう。基本的に、顧客は受信を拒否するメールアドレスと受信を拒否する意思表示以外は伝える必要がないので、不用意に顧客の情報を集める行為はトラブルを招く可能性があります。オプトインの必要ないケース次のような場合は、顧客の同意なしにメール配信が可能です。名刺に記載されたアドレスへ、メルマガ配信の同意を確認するためのメールはオプトインの必要がありません。同様に契約や取引に関する事項を通知するメールに、付属的に広告宣伝が行われるケースも顧客の同意なしに配信できます。取引先へのメール契約や取引に関するメールを送るのなら、オプトインの必要はないでしょう。通信販売等のメール広告を配信する場合は、事前の承諾なしに配信することはできません。個人事業主の方などに配信する場合は、オプトインの必要はありません。メールアドレスと合わせ広告宣伝のメール送信を拒否する旨が告知されている場合は、相手の同意なく配信してはいけません。顧客とより良い関係を取り続けるオプトイン、オプトアウト方式の一番の違いは「メール配信のユーザの許可が事前に行われるか事後に行われるか」です。オプトイン方式は事前の顧客の許可がなければ配信できません。一方で、オプトアウト方式は停止の判断がメール配信後に行われるため、保持しているリストへの配信時点での許可は問われませんでした。そのため、オプトアウト方式では、身に覚えのないメールに対する苦情が数多く報告される事となり、日本国内ではオプトイン方式での配信をするよう法整備が行われました。メルマガは定期的に配信されるため、顧客との信頼関係を維持し続けることが大切です。そのため、最初の配信で不信感を与えては効果が期待できません。顧客とより良い関係を築くためのツールとして、顧客にとって良い環境を保つようにメルマガを活用していきましょう。本番環境そのままのサービスをぜひお気軽にお試しください。※無料トライアルで登録可能なアドレスは100件迄となります。お申込みはこちら資料請求・お問い合わせ機能やプランの詳細から運用のご相談内容まで、営業担当がお答えします。お問い合わせはこちらガイドブックダウンロードこれからメールマーケティングを始める方に最適な、実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。配配メールの最新情報をお届けするほか、メール配信にまつわる実践に役立つ情報をお届けします。メールアドレス※ご登録いただいた方は、「個人情報の取り扱いについて」に同意したものとみなします。レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。