短縮スキャニングしたデータに検索用のインデックス(キーワード)を付与することにより、大量のデータの中から瞬時に必要なデータを検索することができます。情報共有スキャニングした情報はデジタルデータとして共有できますので、ネットワーク上での複数の方が同時に閲覧、利用できます。データの配布お客様や社内に資料として送る場合、スキャニングされたデータであれば、メール添付やファイル転送などにより迅速に相手に送ることができます。事務所スペースの削減により固定費を減らすことができます。ファイリング用品やキャビネット等の経費も抑えることができます。セキュリティ情報セキュリティスキャニング・電子化した情報のセキュリティ対策を施すことにより、盗難・内部からの持ち出し等による情報漏洩を防ぐことができます。ID・パスワードの付与、アクセス権限の設定により、特定の人以外が閲覧できないようにすることもできます。紙文書は時間の経過とともに劣化します。閲覧のために持ち出した後、元の場所に戻さないため情報の検索が不能になったりします。電子化により情報の劣化・散逸を防止できます。災害対策スキャニングされたデジタルデータは、複製・バックアップが容易です。バックアップデータを別の場所で保管することにより、災害時の情報消失を防ぐことができます。