いえ、何かとバタバタする日が続くもの。すると、常に時間に追われている感覚に陥りそうな状態でした。「時間がない」と口にしないということです。今回は2回にわたって、私が日々心がけている「時間管理の3つの原則」をご紹介します。原則1:時間はあると思えばある!ないと思えばない!原則2:やることベースで時間を見ない!時間ベースでやることを決める!原則3:生産性を極限まで高める!原則1:時間はあると思えばある!ないと思えばない!時間は24時間365日。これ以上、増えることもなければ、減ることもありません。増やすことができない以上、捉え方を変えるしかありません。ないと思えばなくなりますが、あると思えばあるのです。「時間がない!」と思ってしまうと、脳の中ではやることが終わらないイメージが作り出されます。終わらない理由を探しはじめ、終わらない作業に着手しはじめます。終わらないイメージを実現するための行動を、無意識のうちにはじめてしまうのです。時間があると捉えることができれば、その限られた時間内にできることに集中し始めます。100%万全ではなかったとしても、その中で精一杯できることをやろうとするのです。自然と優先順位づけがされ、最低限やるべきことを終えることができるのです。あれもこれもやろうとして、時間切れで不完全な状態となるか限られた時間の中で最善を尽くすかこの差が、成果に大きな差を生み出します。一つひとつの用事に要する時間を見積もり、それを積み上げて総時間を見積もるということです。今日中にやらなくてはならないことが下記の4件あるとします。その工程を予測し、それぞれに必要な時間を次のように見積もったとします。規定の就業時間が8時間の場合、計算上は時間内にすべての作業が完了することになります。実際のところ、この通りになることはほとんどありません。私たちは「時間を甘く見積もってしまう」からであり、加えて多くの場合、作業中に「集中力を阻害するものが現れ、トントン拍子に進まなくなる」からです。かかって来る電話、受信トレイに次々と入ってくるメール、おかまいなしに話しかけてくる上司、傍らで話はじめる同僚たち・・・オフィスは集中力を阻害するもので溢れています。このため、私たちは自分の見積もった範囲内で作業を終わらせることが困難な状況にあります。実際に必要とする時間は、当初の見積もりの1.5倍増しになることが少なくありません。すれば良いかというと、作業に対する時間を積み上げるのではなく、時間ありきで作業を割り当てるのです。上記の例で言えば、あらかじめ所要時間を1.5倍増しで見積もっておきます。1.5時間このまま進めてしまうと、12時間を要する計算となります。まともにやったら4時間の残業が必要となります。ここで考えなければならないのは、「どうやったら8時間でおさまるか?」ということです。8時間以内におさめるにはどうしたら良いかに意識を集中するのです。取れる手は2つあります。ひとつ目は、「思いきってやめる」「他の人にお願いする」「延期する」のいずれかの方法で、今日行うタスクそのものを減らしてしまうことです。やることを限られた時間の範囲内におさまるようにし、おさまらない部分は外部に切り出してしまうということです。時間が伸びてしまうのは、結局のところ、時間があるからです。夜から出かける、大事な人と会う約束があるなどすれば、無理矢理にでも切り上げるはずです。本当にその日にしなければならない最低限のことは、必ず8時間以内に終わるのです。あれば、常にそういう制限があるかのようにやりくりすることは、能力的には可能ということになります。いえ、そのいずれの方法も取れない場合もあるかもしれません。ひとつの方法として「もともと想定していたよりも、アウトプットの基準を下げる」こともできます。これは、質を下げるということではなく、「可能な限り工数を減らす」「細部にこだわるのをやめる」ということです。私たちは、仕事をしているとつい、自分のこだわりにしたがって細部に力を入れてしまうようになります。企画書であれば図表・ビジュアル表現を最小限にとどめる報告書であれば、状況の説明を最小限にとどめ、結論だけ書く打合せであれば、話し合う目的と結果のイメージを事前に確認し、それ以外の話はしないといった具合です。その仕事を行う根幹の目的が果たせていれば、細部に必要以上にこだわる必要はありません。それよりも、時間が足りなくて中途半端な完成度になってしまったり、期限に遅れてしまう方が、よっぽど問題だと言えます。やるべきことを全力でやる。やらなくてもいいことには手を出さない。これを貫くだけでも、時間の使い方は激的に変化します。次回は、残るひとつの原則についてお話します。本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。