組織全般2019.09.04最終更新2019年4月から施行された『働き方改革関連法』により、多くの企業が働き方改革の実現に向けて、「長時間労働の是正」や「非正規社員と正規社員の格差改善」など、さまざまな取組みを実行しようと動き出しているのではないでしょうか?今回はそんな働き方改革の促進に役立つペーパレス化のノウハウと、ペーパレス化に向けたソリューションツールを選ぶ際のポイントについてご紹介したいと思います。目次ペーパレス化が働き方改革に与える影響とは?働き方改革の推進により、再び脚光を浴びるペーパレス化ペーパレス化に取り組む前に決めるべきことペーパレス化を実現するソリューションの選び方まとめペーパレス化が働き方改革に与える影響とは?ペーパレスという言葉は、単純に訳せば“紙を使用しない”ことを意味しますが、ビジネスにおけるペーパレス化とは何を意味するのでしょうか。ペーパレスとは、紙に依存しない業務への変革を目指す取り組みで、紙中心だった日本の業務プロセスを効率化する手段の一つだといえるでしょう。ペーパレス化は働き方改革にどのように寄与するのでしょうか。ペーパレス化は、紙に依存しているためオフィスでしか実行できなかった固定的な業務プロセスを、大きく変えることができます。想像してみてください、業務プロセス全般が紙に依存しなければ、何時でも何処からでも、必要な処理を実施し、プロセスを前に進めることが可能です。働き方改革を推進するために必要な要素の一つがペーパレス化なのです。日本では旧来の商慣習から、紙や印鑑を要求する業務プロセスが多く存在し、特に組織や企業を跨いだ業務プロセスにおいては、まだまだ紙を利用しているケースがみられます。働き方改革の目的の一つは、働き手のライフスタイルに合わせた多様な働き方を提供することです。紙を中心とした業務プロセスでは、承認や決裁等の処理が権限者の在籍する物理的な場所や時間に依存したり、他企業・組織との間の取引処理において送付・返送の受取等で郵送やFAXを利用するため、物理的な場所に依存したりするケースが多々あり、ライフスタイルに合わせた働き方を実現できません。ペーパレス化を促進して、働き方改革を実現するためには、社内外の業務プロセスをペーパレスで実現できるよう適切な形に変革していくことが重要となります。働き方改革の推進により、再び脚光を浴びるペーパレス化そもそも、平成17年(2005年)4月に施行された『e-文書法』により、紙での保管を義務付けていた法的制約が撤廃され、ペーパレス化への扉が大きく開かれました。いくつかの法や規制では、書面での交付や技術的にハードルの高い要件を課していたため、ペーパレス化の波が大きくならなかったという歴史があります。近ごろでは、日本企業の競争力を強化する目的でデジタル化を促進するための規制緩和が進み、企業がペーパレス化を実現しやすい環境が広がりつつあります。その流れに拍車をかける形で、政府が主導している『働き方改革』がペーパレス化の流れを加速させています。厚生労働省によれば、『働き方改革』は、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指していると定義されています。その中で多様な働き方を実現する取り組みの一つが、時間と場所にとらわれない働き方を実現するテレワークとなります。仮想/リモートデスクトップWeb会議システムを含むコミュニケーションツール勤怠管理含む管理ツール電子文書化ツールなどが活用されています。これらのツールを利用して業務プロセスの一部を電子化することは可能ですが、業務プロセス全般を電子化することは難しいため、働き方改革を全社的に導入できないようなケースがあります。筆者が実際に携わったあるお客様では、営業部門内の業務プロセスは完全にシステム化され電子化されているのですが、バックオフィスの支払いや請求処理等の業務プロセスは、システムが連動していないこともあり、紙ベースの旧来の処理を継続していました。このような業務プロセスにテレワークを導入しても、バックオフィス部門への依頼処理等が紙媒体を介するため、場所や時間の制限を受け、働き方改革を実現することは難しいです。真の働き方改革を実現するために重要な要素は何なのでしょうか。その答えは業務プロセス全体のペーパレス化です。ペーパレス化が実現できれば、紙処理(回覧や承認等)をおこなうためだけに物理的場所や時間に制約に受けていたアナログ処理を、完全に電子化することができ、真の多様な働き方を実現することができます。オフィスワーカーの生産性向上、企業の意思決定プロセスの迅速化やコンプライアンスの更なる強化も期待できます。ここで重要なのは、ただ単に紙をデジタル化するだけではなく、業務プロセス全体をデジタル化し、矛盾や無駄が発生しないような仕組み(例えば、悪意を持った者が意図的にデータ操作できない、データの再入力の削減等)を築き上げていくことです。ペーパレス化に取り組む前に決めるべきこと最初に解説しましたが、ペーパレスはその言葉のとおり単純で、“紙を使用しない”という意味となります。ビジネスにおけるペーパレス化と云われて多くの方は、“紙で処理されていた業務を電子化して紙をなくす”といったことを想像するのではないでしょうか。今まで印刷して紙で保管していた文書を、電子化ファイルのまま保管するといった単純な施策でも、ペーパレス化と言えます。実際の業務はより複雑です。起案元への書類の複製や原本の返送まず、1・2の起案文章の作成から決済・承認フローの回覧は、オフィスツールや社内ワークフローシステムを利用することで実現可能です。3の正式書類の外部への送付もシステム面で電子化できるソリューションは存在しますが、相手先の事前了解が必要となります。4の外部での処理の実行も踏まえ、相手先が紙の書類を要求してきた場合、この3の工程でペーパレス化は寸断され、以降の4・5の起案元への書類の複製や原本の返送も紙での処理となってしまいます。3~5に関しては、紙中心の業務フローを継続するため物理的な場所や時間に依存する形となり、この業務に係る方々はテレワーク等の働き方改革の取り組みに参加できません。業務プロセスの媒体が紙になった瞬間に、業務処理の可視化が失われ、結局、人が物事の判断や、進捗具合を追跡するといった旧来からある課題が再燃する可能性もあります。業務プロセスのペーパレス化に取り組む上で、事前に実施しておくべきことは、関わる全ての関係者と事前に交渉を実施し、関係者の了解を得ておくことです。)を選ぶことも重要です。関連する組織や企業との間の事前交渉含め、その実現性を高める施策が、ペーパレス化を成功させるための、大きな要素となります。ペーパレス化並びに生産性向上で大きな成果を挙げておられるお客様も、この事前の取り組みを丁寧に実施されています。業務プロセスを分析し、完全なペーパレス化の仕組みを築き上げることで、働く方々が直面している物理的な場所や時間の制約を解消でき、結果として働き方改革へとつながるのです。電子化(ペーパレス化)を実現するソリューションは、2000年前後から存在しています。最近は、企業の電子化を促進するための規制緩和が進んできたこともあり、ペーパレス化ソリューションが数多く台頭してきました。ペーパレス化を実現するためのソリューションは、その目的に応じて様々な種類があります。以下に代表的なものを記します。書類を電子化するために利用1~3のワークフローやクラウド型ドキュメント管理、スキャニングに関しては、社内の業務プロセスをペーパレス化するソリューションです。Suiteなど)やERPなどの業務アプリケーションに、一機能として備わっている場合もあります。4~5の電子フォーム、電子契約は外部(消費者や取引先企業)との間で発生する紙中心の業務をペーパレス化するソリューションです。上記以外でもRPAやAIといったペーパレス化を補完する業務の自動化のための技術も登場しており、ペーパレス化を実現するソリューションは非常に多様になってきています。それでは、実際にこれらのソリューションの導入を検討するにあたり、どのような点に注意した方が良いのでしょうか。ペーパレス化ソリューションの導入検討に際しては、ペーパレス化自体を目的とするのではなく、ペーパレス化を実現してこそ得られる、企業や働く方々にとって有益な効果を目的とすべきです。以下は、ペーパレス化導入において、検討すべきアクションを各フェーズ別に要約したものです。(必要に応じて)ペーパレス化実現にあたりやらなければいけない事が多いと感じる方もいらっしゃるかと思いますが、旧来からの慣習である紙ベースの業務プロセスを刷新し、全く新しいペーパレスの業務プロセスを複数の利害関係者を跨いで定着化させるためには、上記のようなアクションを緻密に計画し、更に丁寧に実行していくことが重要です。ペーパレス化を業務プロセスの中にしっかりと根付かせることができれば、結果として、「働き方改革」の実現につながるはずです。業務プロセス全体のペーパレス化(電子化)で、働き方改革にもつながる大きな枠組みとして、「デジタルトランスフォーメーションの推進」を視野に入れることも有益です。紙の情報が電子化されることによるデータ活用が挙げられます。これらのデータ統合し、BIツールなどで分析することで、データに基づく検証が可能となり、確信を持ったうえでの経営戦略の立案や新しいビジネスの創成も可能になるでしょう。得られる効果は膨大ですが、その分、ペーパレス化より更に進んだ業務プロセス全体の見直しが必要になります。まとめペーパレス化をしても働き方改革にすぐにつながるわけではないかもしれません。ツールの1つとして適切に活用をすることで、より多様化された働き方が推進され、生産性の向上にもつながっていくのではないでしょうか。自社に合ったツールを見極め使っていくこと、また常に改善に向けたアクションプランを落とし込み組織で運用を続けていくことこそが、重要と言えそうです。ソリューション・エンジニアリング・ディレクター|電子署名とペーパーレスソリューションのプラットフォーム「ドキュサイン(DocuSign)」を提供。可能となり、セキュアな環境の下で業務のペーパーレス化が実現できます。