友人との食事会や、サークル・会社での飲み会や懇親会など、幹事になってお店に予約を入れなければならないシーンは多いですよね。飲み会や食事会が中止になった場合は、お店にキャンセル連絡をするのはもちろんですが、参加者にもきちんと連絡をしないとトラブルが発生することが多いです。今回は飲み会や食事会が中止になったときの参加メンバーへの連絡に焦点をあて、中止の連絡ミスで起こりやすいトラブルや、スマートに連絡する方法についてお話していきます。まとめ:中止の場合は、連絡を徹底してトラブルを防ごう!中止連絡は正しく伝わらないとトラブルの原因です!食事会や飲み会・懇親会などが中止になった場合、きちんと参加予定メンバーに中止連絡をすることができないと、参加メンバーに迷惑がかかります。最悪の場合お店に迷惑をかけトラブルに発展することもあるんです。飲み会や食事会が中止になったときに、きちんと連絡で着なかったことが原因で起こりやすいトラブルについてみていきましょう。トラブル1:メンバーが集合してしまう参加予定だったメンバーにしっかりと中止の連絡が伝わっていないと、当然中止を知らないメンバーはお店に集まってしまいます。予約キャンセルしたのにメンバーが集まってしまえば、お店にも当然迷惑がかかりますし、連絡をきちんとしなかった幹事に非難が集中してしまいます。過去には予約キャンセルを知らずに集まったメンバーが、他のお客様のためにお店が用意していた料理を食べてしまい、トラブルに発展したというケースもあります。このケースは集まったメンバーの常識も問われるレベルで珍しいケースではありますが、きちんと連絡が行き届いていないと、参加予定メンバーだけでなくお店にも大きな迷惑をかけてしまいます。トラブル2:キャンセル料が集められないお店ではキャンセル料の発生日を決めているところが多く、予約日前日や当日のキャンセルではキャンセル料が発生することがほとんど。飲み会などでは当然参加メンバーからキャンセル料を集金する形になりますが、キャンセルの連絡がきちんと行き届いていないと、集金が困難になることが多いです。当日キャンセルを知らずに集まったメンバーが、幹事とは別で他のお店で飲み会を開いてしまったって、キャンセル料がうまく集まらず幹事が支払いする羽目になることも。トラブル3:人付き合いのトラブル食事会や飲み会の中止をきちんと伝えてもらえなかった側としては、やはり幹事に対して批判的な感情をもってしまいがち。連絡ミスをすることで、このように思われてしまうことが多いです。キャンセルになったことで、集まったメンバーだけで飲み会を行ったときに、このような考え方をしてしまう人もいます。「自分だけ呼ばれなかった」このようなとらえ方をしてしまうと、その後相手に対してよい印象を持つのが難しいことが多いです。一度だけでもこのような感情を持たれてしまうことがありますが、あまりにも頻繁に連絡ミスを行ってしまうと、その後の人間関係に亀裂が入ってしまい孤立してしまうこともあります。飲み会・懇親会の中止をスマートに連絡する方法4つ!飲み会や懇親会など、参加人数が多くなればなるほど、連絡ひとつするのも大変だと感じる方は多いでしょう。連絡方法に関しては、口頭ではなくメールやLINE・書面にして回覧や郵送するといったことで、連絡漏れやミスを防ぎやすくなりますよ。方法1:メールで連絡PCがまだあまり普及していなかったころは、社内の飲み会や懇親会などは紙で回覧で回すのが一般的でしたが、最近はメールで社内連絡するという企業が増えています。メールでお知らせする場合は、文章は簡潔に済ませるのがポイント。例文としては以下のようなものがあります。諸事情(具体的な理由を説明してもOK)のため、延期することとなりました。お忙しい中参加をご検討していただいたのに、申し訳ございません。申し訳ございませんが、中止に関してご理解いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。友だち間など親しい人との飲み会の中止に関しては、もっと砕けた文章でも大丈夫ですよ。友人同士や付き合いが長く親しい間柄で集まる場合、LINEで連絡を取り合うことも多いでしょう。ひとりひとりにラインを送っていると、連絡漏れが起きる可能性が高くなるので、LINEで連絡を取る場合は飲み会用のグループを作って参加者を登録しておくと、一斉に連絡することができるので連絡漏れを防ぐことができます。メールよりも手早くそして気軽に送ることのできるLINEですが、相手がLINEの通知に気付かず、読まないこともある点は注意が必要です。会社関係など改まった懇親会などは、目上の方や主賓に知らせる場合、書状で案内することが多いです。諸般の事情(もしくは理由の記載)により中止することに決まりましたことをお知らせいたします。楽しみにされていた皆様や、関係者の皆様には多大なご迷惑をおかけいたしますことを、心よりお詫び申し上げます。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。電話での連絡はNG?飲み会や懇親会の参加人数が少ない場合は、電話での連絡も可能ですが、電話だけだと相手が電話を受けたことを忘れて、「言った、言わない」という話にもなりかねないので、電話のあとにLINEやメール、書面で改めて通知して、「聞いていない」「知らない」と言われないようにしましょう。連絡漏れを防ぐために参加者のリストを作っておこう!仲間内の飲み会など少人数の場合ならまだしも、会社の忘新年会や企業同士の懇親会など参加予定人数が多くなればなるほど、連絡ミスは発生しやすくなります。参加予定人数が多い場合は、あらかじめリストを作り連絡したかどうかのチェックをしておくことで、連絡漏れを防ぎやすくなります。まとめ:中止の場合は、連絡を徹底してトラブルを防ごう!飲み会や懇親会などの中止連絡は、お店だけでなく参加予定の人にしっかりと連絡しておかないとトラブルに発展してしまう事があります。連絡漏れを防ぐためにも参加者のリストを作ったり、電話連絡の跡に改めて書面やLINE・メールなどで通達するといった対策を取ることで、連絡ミスを防ぎやすくなります。ドタキャン問題研究所シェアTOPへ。