起業した方は以前に営業をしていたり、商品開発をされていたり、経理をやっていなかった方も経理の方を雇わない限りはご自身で経理業務の全てを行わなくてはなりません。面倒と感じる方も多いですが避けては通れない道です。今回は領収書とかってどうしたらいいの?いつの分まで保存しておいたらいいのって思う経理初心者の方向けに、どのように保存・整理していったらいいのかを書かせていただきます。参考資料なんで資料整理が必要なの?経理業務の中で一番の基本で重要なことは、資料整理をきちんとすることです。資料整理ができていなければ、正確な損益の把握はできません。高額な領収書を一枚紛失し、それに気づかずに数字を把握してしまうと、実際は利益が出ていないのに、帳簿上は利益が出ていることになってしまいかねません。過去の取引を見直す際にも、資料整理ができていなければ非常に時間がかかってしまい、時間を無駄に使うことになります。税務調査の際には、必ず原始記録(領収書等)の確認をされます。その際に調査官に与える印象も、資料整理がきっちり出来ている会社とそうでない会社とでは変わってきます。創業当初から、きっちりと資料を整理していきましょう。資料整理をはじめるにあたって用意しておいほうがいいもの、それに合わせてどのように資料整理を行っていくかを紹介させていただきます。※どの会社にも存在するであろう資料は赤文字で記載しております。整理方法1.スクラップブックにインデックス(付箋)を張る。※全ての資料は、事業年度ごとで保存するので、1事業年度で1冊のスクラップブックを使い切るように貼ってください。2.スクラップブックの中央に糊を塗る。※のりは、領収書に1枚1枚塗るのではなく、スクラップブックに直接塗ってください。3.領収書をスクラップブックの下から順に重ねて貼る。◇必要なものファイル大(請求書(控)ファイル)、インデックス、パンチ◇整理方法1.売上の請求書(控)にパンチで穴を開ける。2.月別にファイルに綴じる。◇必要なものファイル大(請求書ファイル)、インデックス、パンチ◇整理方法1.支払の請求書にパンチで穴を開ける。2.月別にパイプ式ファイルに綴じる。※請求書は、月別に!仕入先別にファイルを分けると、見直しに時間がかかります。作成、パンチ穴を開ける。インデックスで区分して綴じます。◇必要なものファイル中(労務関係ファイル)、パンチ◇整理方法1.社会保険事務所等から送られてきた書類にパンチで穴を開ける。ごとにインデックスで書類を分け、それぞれ送られてきた順番で綴じる。◇必要なものファイル中(法務関係ファイル)、クリアポケット、パンチ◇整理方法1.契約した際に、契約書をクリアポケットに入れて整理する。2.議事録を作成したら、パンチで穴を開けてリングファイルに綴じます。※議事録は日付順に綴じます。◇必要なものファイル中(税金関係ファイル)、パンチ◇整理方法1.税務署や税理士事務所から送られてきた書類にパンチで穴を開ける。2.書類を送られてきた順番で綴じる。※税金の納付書は、お金を借りる場合に必要になるので、別のファイルで整理してください。◇必要なものファイル小(納付書ファイル)、パンチ◇整理方法1.税務署や市役所に税金を払ったら、納付書にパンチで穴を開ける。2.納付した順にファイルに綴じる。◇必要なものファイル小(クレジットカードファイル)、パンチ◇整理方法1.カード会社から送られてきた明細の裏に、明細に対応するカードの領収証をのりで貼ります。※通常の領収書を貼る要領で、カード明細の裏に先に糊を塗って貼ってください。→貼り方は(1)領収証の整理を参照してください※カードを使用した際の領収書は別途保存し、捨てずにカード明細の裏に貼ってください!税務調査などで、確認される場合があります。2.カード明細にパンチ穴を開けます。3.カード明細をファイルに綴じます。◇必要なものファイル小(現金出納帳ファイル)、パンチ◇整理方法1.現金出納等にパンチで穴を開ける。2.月別にフラットファイルに綴じる。※月別に綴じていき、一番上が一番新しい月の現金出納帳となります※1事業年度が終わったら、ファイルごと保存してくださいよくある質問よくある質問を参考までにいくつか紹介いたします。領収書は原則的に7期分保存が必要になります。税務調査が入ると最大7期前まで(通常は5期前までですが、脱税等が発覚した場合では7期前まで)さかのぼられるかもしれないからです。9期前の繰越欠損(税金計算上での赤字)を利益と相殺させて税金を減らす場合には9期前の資料が必要になりますので、ご注意ください。書類や使途によって保存年数が違いますが、しっかりと保存をして万事に備えましょう。Q.振込みの場合、領収書は必要?A.特に無くても大丈夫です。内容(振り込んだ金額があってそれに対する請求書)がわかればOKです。Q.領収書や請求書にハンコはいるの?A.ハンコを押すのは義務ではありませんのでなくても大丈夫です。これを適用するためには1.届出書を提出する必要があります。2.簡易式のスキャナーはダメなど決まりがあります。タイムスタンプ(時間を証明するもの)+電子署名が条件となります。まとめ創業当初の社長の業務は多岐にわたることが多く、時間がいくらあっても足りないと思います。資料整理は早く正確に会社の業績を把握するためにも必要な業務ではありますが、時間をかけて行う必要はありません。大量に資料がたまってからはじめると見るだけでもいやになるものです。スタートからファイルやスクラップブックを活用し、ルーチン作業で行うようにしておけば資料整理自体に大きな時間はかかりません。資料整理に時間をかけずに営業や社内管理などに時間を使うことでさらなる発展につなげていってほしいと思います。今回の記事はFirstStepの赤木が担当させていただきました。記事と一緒にみていただきたいものをご紹介させていただきます。領収書この記事はお役に立てましたか?この記事は会社設立代行会社の「FirstStep(ファーストステップ)」のスタッフが書いています。FirstStepでは、起業される方のことを考え、どこよりもわかりやすく、起業や税務のアドバイスをおこなっている会社です。起業や税務のことでお悩みの方は、お気軽にご相談ください。