従業員が経費精算をおこなう際、申請を忘れたり、期限に遅れてしまったりすることが良くあると思います。そのたびに経費精算の担当者は督促する手間が発生しています。交通経路を間違えている、といった記入ミスも多いため、経費精算の担当者はかなり細かいところまで念入りにチェックする必要があります。チェックの結果、ミスが見つかり差し戻しが生じるということもよくあることです。これらの不要な業務をなくし効率化できる一つの方法が経費精算システムの活用です。経費精算システムは、交通経路を自動で入力してくれ、記入ミスがあるとアラートで知らせてくれるため、経費精算の担当者のチェックにかかる手間も削減してくれます。本記事では、具体的な経費精算システムを6つご紹介します。システムのご紹介5|まとめ1|経費精算とは経費精算とは、仕事上必要な費用を清算することで、どの企業においても対応が必要なものです。「経費精算の担当者」が経費精算をおこなう際は、「申請者」である従業員が提出した申請書に掲載されている計算があっているか、領収書とあっているか、購入したものが経費として扱って良いものかどうかを確認するなど細かなチェックが必要になります。ここで計算を間違えると、会社の財務にまで影響することもあり、決して間違えるわけにはいきません。考えているのは経費精算の担当者であり、申請者はそこまで深く考えていないことが多いため、申請時に細かなミスが起こります。ミスが起こるたびに経費精算の担当者は申請を差し戻して、申請者が修正し、再度申請し、経費精算の担当者が承認をする必要があります。いった背景から、経費精算は非常に手間がかかる作業だと言えます。2|経費精算の担当者の悩み経費精算の申請は各従業員がおこないます。営業など外回りをして交通費などを精算する場合は、経費精算はほぼ毎日おこなう業務です。これらの申請を管理する経費精算の担当者は、どのような悩みを抱えているのでしょうか?2-1|期限内に経費の申請書が提出されない申請する従業員にとって経費申請は重要な作業です。「申請が遅れても催促がくるし、ちょっとくらい遅れても大丈夫だろう」などと考えている従業員がいるかもしれません。そのような意識があると、期限内に経費の申請書が提出されないことが多くなります。その結果、経費精算の担当者は処理を急がなければならない、督促をしなければならないなど負荷が増えてしまいます。経費は年度内に精算しなければならない、月末の締めまでに精算をしなければならないなど、財務にかかわる申請期限のルールがあります。申請者のほとんどは、期限の意識が弱く、本来おこなうべき業務に必死であるため、申請が遅れてしまうことが頻繁にあります。経費精算においては、申請者だけでなく、申請後の「承認者」も存在します。承認者も本来の業務が忙しく、承認が遅い、チェックを十分にせずに承認をしミスが生じるといったことも起こりがちです。その結果、経費承認を期限内におこなうことができないというケースも十分に発生します。2-2|交通費の申請を最短、最安経路で申請してくれない経費申請で一番多いのが交通費の精算です。営業担当であれば、ほぼ毎日申請をおこなう人もいます。手書きでの申請となると、出発駅と到着駅は明確ですが、そのルートが問題になります。都市部では、複数のルートがあり、どのルートが最短か、どのルートが最も安いかなどを調べずに、精算する人が多くいます。会社の不要な支出を減らすという意味でも、最も安いルートを使うことをルールにしているところが多くありますが、そのルール通りの対応をしてくれない社員が多いのも現実です。経費を管理する側は、申請されたルートが最も安いのか、最短なのかをチェックする必要があります。営業担当は数多くの企業に訪問するため、すべてのルートをチェックするとなると膨大な手間がかかってしまいます。2-3|申請書の記入ミスが多い「経費精算の担当者」にとっては、申請書の記入ミスを見逃すわけにはいきません。精算を間違えていると、財務情報の不備となり、極端なことをいうと決算などでの収益などの数値を変えかねないためです。現実は、申請者の記入ミスが非常に多く、差し戻しをする機会が多くなっています。申請者は通常業務の片手間におこなうので、ミスに対するチェックが甘くなるからです。承認者も同じで、ほとんどの承認者は細かいところまでチェックしていないのが現実です。そのため、経費精算の担当者は細かいところまでチェックをおこなう必要があります。チェックした結果、記入ミスがある場合は再度申請をしてもらわなければなりませんが、通常業務で忙しいことがわかっていることもあり、非常に言いにくく、精神的にもストレスとなってしまいがちです。このように経理担当者は、経費申請を処理するうえで生じる、多くの苦悩を抱えています。その問題を解決するのが、経費精算システムです。経費精算システムは、経費申請の不備を減らし、会社のルールにのっとった申請を補助してくれるツールです。3|経費精算システム導入のメリット経費精算の担当者の悩みは大きく分類すると「申請の期限を守ってもらえない」「交通ルートの申請が適切ではない」「記入ミスが多い」になります。これらの悩みを解消してくれる一つのツールが経費精算システムです。経費精算システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか?3-1|外出の隙間時間に申請できるので、提出忘れがない申請を忘れる大きな理由は、「会社に帰ってから申請をする」ことにあります。多忙な日々をおくる従業員は会社に帰ると会社でしなければならない仕事が待っています。その仕事が優先されるため、結果的に経費申請を忘れてしまい、申請期限を過ぎてしまいます。経費精算システムの多くは、スマホやタブレットで簡単に経費申請ができます。そのため、移動時間など外出の隙間時間に申請することができます。経費を使ってすぐに申請をおこなうことができるので、日付の間違いも起こりません。領収書はスマホなどで写真を撮影し、その画像データを使うことができるので、その都度紙の領収書を申請書に貼る必要がなくなり、すべてをスマホ上で完結し、紙で出力する必要もありません。3-2|経路を入力するだけで、自動で交通費がわかる交通費のチェックは経費精算の担当者を悩ませる大きな要因でした。経路自体があっているのか、最も安いルートを通っているのか、すべてのルートをチェックするのは非常に大変です。経費精算システムであれば、例えば「駅すぱあと」や「ジョルダン」のような交通経路を自動検索してくれるツールと連携しているものが多く、出発地と到着地を入力すると自動で経路を出してくれます。初期値を最安ルートにしておけば、最も安いルートでの交通費を自動で計算してくれます。そのため、計算ミスも起きず、経路の入力ミスも防ぐことができます。自動で交通費が算出されるので、計算をいちいちチェックする手間を省けます。承認者は交通費の計算をいちいちチェックしないので自動チェック機能があると非常に助かります。3-3|システムが記入ミスのチェックをおこなうので、チェックの手間がない申請の記入ミスがあった場合、どれだけ軽微であっても差し戻して再申請、承認作業が必要になります。本来記入すべきところに記入がされていなかったり、選択するべき分類が間違えていたりと記入ミスはいたるところで発生します。本来の業務に忙しい人は片手間に経費精算をおこなうので記入ミスにあまり意識がいきません。経費精算システムを使えば、「規定違反チェック」という機能によって記入ミスを減らすことができます。本来記入すべきところに記入がない、記入してはいけないところに記入がされているなど不備がないかを確認します。不備があった場合は、どこに不備があるかを教えてくれます。そのため申請者が申請する前に気がつき、修正することができるので、承認者が細かくチェックする必要がありません。ミスが減ることで差し戻しや再申請、承認の手間を省くことができます。システムのサービスを6つご紹介します。「駅すぱあと」と乗換案内連携しているので、通勤費や旅費交通費などの精算業務を効率化できる。申請時に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳や手入力の工数をゼロにすることができる。通勤で使っているIC定期券をタッチすることで出勤、退勤の打刻ができ、勤怠情報のためにIDカードを作る必要が無い。交通費精算が簡単に利用した交通機関の情報を同時に読みとるので、交通費の精算にかかる時間を大幅に削減できる。発着駅の入力をする必要がないので、入力ミスも削減できる。初期費用が不要で、導入もスピーディカードリーダーだけで運用を開始できる。ほとんどの人が持っているiOS端末もしくはNFC対応のAndroid端末があれば良いので、導入コストを最小限に抑えることができる。交通情報を調べることができるNAVITIMEと連携しており、出発駅と到着駅を入力するだけで運賃と乗換ルートが示されるため、入力の手間を削減できる。rakumoカレンダーと連携し、外出予定の登録と交通費の自動計算ができるrakumoカレンダーと連携しており、予定登録時に出発地や到着地を入力すると、経費精算書の交通費を自動で登録してくれるため、交通費の申請作業の手間を削減できる。電子帳簿保存法に適用している例えば新幹線の乗車履歴を示す座席券など、交通費申請書に貼り付けて提出していた領収書類をスマホのカメラで撮影するだけで、法律でも認められた証明書として利用することができる。そのため、領収書で財布がパンパンになる、領収書をなくして申請できなくなること防げる。経路検索と経費精算が一体NAVITIMEの経路検索結果が使った交通経路、交通費として登録でき、交通費の正確性を担保できる。そのため、運賃などをチェックする必要がなく、交通費申請の手間が削減できる。電車の経路検査だけでなく、最適な乗換車両や出入口、徒歩ルートまで表示してくれるので、無駄な移動がなくなり、最短経路で目的地まで到着できる。月額料金:10,000円(~20人)20,000円(~40人)30,000円(~60人)40,000円(~80人)47,500円(~100人)100人以上は都度問合せください。旅費申請では、選択方式を多く取り入れているため、入力ミスを削減できる。社内規定にあわせた日当計算や交通費の自動計算(駅すぱあとと連携)をすることでも入力ミスを削減できる。申請者は自分が申請した案件の状況を確認することができる。過去のデータを応用した新規申請書作成ができるため、同じ場所への出張時は申請の手間を削減できる。操作性が優れており、登録時に入力ミスがあったときはメッセージ機能でサポートを受けることができる。クラウド型でメンテナンスも不要、パソコンに不慣れな人が多い職場でもシステム導入をスムーズにおこなうことができる。自宅から会社までのルートを見直すことによって定期代が安くなるなど全社的に交通費を削減することができる。社内規定に則った申請を自動化バスや自動車の利用条件を設定することができる。支給内容を規定に沿って運用することができるため、公平性を配慮した通勤費の支給が可能になる。定期の使用期間の途中での支給単位の変更が可能。1ヶ月定期を6ヶ月定期に切り替えることで約10%の経費を削減することができる。無料トライアルありその他の料金は都度ご相談ください。サービス名:駅すぱあと通勤費web提供会社:ヴァル研究所URL:https://ekiworld.net/service/business/tukinweb/index.html5|まとめ経費申請は、申請する側も、承認、管理する側も手間がかかっています。申請を紙やエクセルでおこなうと、管理がとても大変です。記入ミスなどがあったときの修正も手間になります。経費申請は本来おこなう業務とは少し違うため油断しがちです。その結果記入ミスが発生する、交通費が最短ルートになっていないなど修正しなければならない事態に陥ってしまいます。差し戻しをする経費精算の担当者もチェックに手間がかかってしまいます。このような経費精算を効率的におこなう一つの手段として経費精算システムをご紹介しました。経費精算システムでは、入力の手間を削減する、記入ミスが発生するとアラートをだし、交通経路を自動で入力するなど申請者にとってかなり業務効率化をすすめてくれるシステムになっており、すべて電子化をすることができるため、申請完了後の管理もしやすくなっています。交通経路が自動で入力されるので交通費を細かくチェックする必要がないので、経費精算の担当者にとっても手間を削減できるなどメリットがあります。地元横浜を愛するマーケティングディレクター。NOTEを"世の中の人事の方々に欠かせないメディア"にしていきたいと考えています。