不動産などのビジネスを展開する西武グループ。(以下、西武HD)です。いった基幹システムをグループ各社に提供しています。いった案件管理業務は、1ヶ月に200件近くにおよんでいます。企業経営に関わる重要な業務・システムの運用であるため、ルール化された精緻な業務プロセスで運用していますが、これまでアナログな紙ベースでの運用であったため、IT全般統制の一層の強化や業務の効率化・品質向上などの余地がありました。ServiceDeskでした。「基幹システムは、IT全般統制の評価対象となり、そのための内部評価を毎年行っています。した書類を探してもらって、それを紙ベースで確認していました。現在は、SmartStageServiceDeskのリードオンリーのユーザーIDを発行してもらい、必要な情報をこちらで独自に確認しています。案件管理業務がシステム化されたことで、情報システム部では証憑の準備が不要になりました。依頼したものと違うファイルが出てきて、何度もやり取りが発生することがなくなりました。ServiceDeskは案件情報が非常に整理されており、とても見やすいと感じました。IT全般統制の品質面でも業務改善されていると思います。システムがあれば、運用手続きを型にはめることで、そこから逸脱できませんし、間違いも起こりにくくなります。「案件管理システムを通じて、マスター変更や組織情報の設定など、人事給与システムに対する作業を1ヶ月20数件ほど依頼しています。従来は、紙ベースでの申請だったため、依頼した作業がどこまで進んでいるのか把握することが面倒でした。ServiceDeskを見ることで、どの案件がどこまで進んでいるのかタイムリーに把握できます。このほか人事給与業務では、法令改正や年末調整の対応など不明点があれば、それを明確にしないと、給与支払いを間違える可能性もあるので、確実な確認が不可欠です。ServiceDeskを利用して効果を上げています。「西武HDに対して、基幹システムの会計部分について、問い合わせやマスター情報の追加・削除依頼など、1ヶ月に20件ほど申請しています。従来は申請書を書いて、必要な資料を添付して、上長や関連部署のハンコをもらって、それをPDFにしてメールと郵便で同時に送るというように、非常に煩雑な作業が必要でした。幹システムなどの利用者申請をしています。申請業務がシステム化されたことで、これまで社内承認や郵送にかかっていた時間や手間を大幅に削減でき、業務がスピードアップしました。約30社を対象とするERPのシステム運用サービスを提供しています。ServiceDeskの稼働開始の直後に移転して、現在は独立した拠点で業務を行っています。ServiceDeskを利用することで、別々の拠点でも従来と同じようなスピード感で業務を進めることができています。お互いの業務進捗が把握できるので、安心して作業を任せていただけているのだと思います。「今回の業務プロセス改革/システム導入では、これまで紙ベース・作業ベースで回していたITサービスマネジメントを、いわゆるクリエイティブなITサービス運用に変えていきたいという大きな狙いがありました。想像するなど、創造性を発揮する場面がたくさんあります。少なくなってしまいます。(ITIL)に合わせることができるクラウドサービスを選定することになりました。「要件に合わせてシステムを作ると、自分たちの運用に合わせて作り込み過ぎてしまいますが、標準規格に合わせれば、業務の標準化とベストプラクティスの導入を実現できます。スク管理が中心でした」と説明してくれたのは、導入プロジェクトを担当した情報システム部アシスタントマネジャーの攝待清明氏でした。ServiceDeskを選択した理由は、ツールとしてのシンプルさでした。西武グループの利用規模に応える対応力を備えながら、設定に柔軟性があり、使い方も簡潔でした。案件管理システムの現在の担当者である情報システム部のプロジェクトリーダー中村宏樹氏は、システム導入の効果について説明してくれました。「ITサービスを利用する組織やグループ各社から多数の案件が寄せられるのですが、情報システム部で集約すると1ヶ月に200件近くと、かなりの量になります。ServiceDeskを導入して、業務をITILを参考にして標準化したことで、業務の進捗が確実に見える化できました。業務プロセス自体も整理でき、すっきりした業務プロセスになりました。ServiceDeskの案件管理システム導入の成果と今後の取り組みについて、総括してくれました。業務改善などを実現することができました。整備し、利用者がより効率よく仕事をできるようにしていきます。他の業務システムや業務管理にも、この案件管理システムを適用していきたいと考えています。西武グループの各社は、それぞれの事業や業務に合わせたスタイルでシステム運用管理を遂行しています。ServiceDeskをノンカスタマイズで利用してもらえると、西武グループ全体で業務の標準化が進んでいくと思います。他社とも連携して、これらの仕組みを活用してシステム運用業務を共同で外部委託する、といった取り組みを展開していけたらいいですね」(前川氏)※掲載情報は、取材にお応えいただいた当時のものです。詳しくは下記のリンクよりお確かめください。ホールディングスMail製品サービスに関してのお問合せ・デモンストレーションなどのご要望はこちらから。お問合せDownload製品カタログや事例集など、製品サービスに関しての詳細資料がダウンロードいただけます。資料ダウンロードTrial標準的なITILテンプレートやヘルプデスクテンプレートを、無料でお試しいただけます。無料トライアルSeminer製品に触れていただける無料セミナーや、ITIL運用セミナーなどを随時開催しています。