増加により支払先の件数が増え、また受注する工事が大型物件から小型物件中心となってきたため、受注件数も増大し、管理部門での業務量が増えています。それらに加えて業務を担当する女性社員の退職も迫っており、総務部長から業務の効率化について相談がありました。私(山下)は業務の内容や流れを調査するために、D社に訪問することになりました。支払い業務を担当している女性社員AさんとBさんに支払業務の流れについてお話をお聞きしました。D社では、業者からの請求書は「末締め20日支払い」となっています。主な時系列での業務の流れは以下の通りです。請求書着、経理課で請求書を工事毎に仕分けし、各工事担当者へ回します。回されチェックします。このとき工事担当者は、自分の工事原価管理表に支払い金額を記入します。(EXCEL)」を作成します。役員、社長へ回覧し最終承認を受けます。経理課のAさんとBさんが支払い準備を行います。振り出し等を行います。Bさんが振替伝票(経理伝票)を起票します。Aさんが会計ソフトに振替伝票を入力します。請求書をファイルに綴じて終了です。大体このような感じで支払い業務を行っています。工事課では、工事ごと業者毎に支払い金額を把握する必要があります。同じ工事でも実行予算の工種毎に細かく分けて管理することもありますし、下請け業者に発行した契約書や発注書の金額とのチェックも必要となります。経理課では、業者別の支払い金額を重視しています。複数の現場から同じ業者の請求書が上がってくることがよくあるからです。よって工事課と経理課では集計の基準も違ってきます。「Aさんが会計ソフトに入力」とあります。これらの作業の共通点は、「支払い金額を入力している」ということにお気づきになりましたでしょうか?重複作業ですし、5回とも同じ金額を正確に入力できているのかという疑問も浮かんできます。総務部長に聞いてみると、各部署で作成する管理資料の合計値が合わない事がよくあるとのことです。それを合わせるのにも苦労しているとのことでした。共有できる情報」とすることではないかと考えました。次回は、「支払い業務の効率化」を実現するための方法について検討します。