統計データ会員登録する忙しいビジネスマンにとって、いかに業務を効率よく進めていくかは重要な課題のひとつです。1人で幅広い業務を任されている方や、フリーランスで自分1人で業務を行わなければならない方など、ツールを導入するだけで劇的に負担が減ったという経験はないでしょうか。便利そうだと思って導入してみたものの、実際に使ってみるとそれほど便利ではない、むしろ手間が増えてしまったという苦い経験も少なからずあるのでは。今回は、業務効率化のためのツール選定のコツを紹介します。非効率化を防ぐためのツール選定のコツ5つ「ツールを導入しても作業に変化がなく、予算だけが消費されてしまった......」というようなことが起きないよう、以下のポイントを踏まえつつツールを選定して見ましょう。1.いきなり課金(購入しない)すべてではありませんが、多くのツールは「無料体験版」が提供されています。ツールを導入する際は、なるべく「無料体験版」をしっかりとつかいこなしてから有料版の課金(購入)を検討しましょう。これは、無料版を試さずに「便利そうだから」と購入してしまった結果、かえって非効率化させてしまうことを防ぐためです。本当に欲しい機能が便利なのか、その機能は使いやすいか、など無料版で試してから導入した方がよいでしょう。2.なぜツールを導入するのかを考えるツールを導入すると、「使うこと」がメインになってしまうことがあります。ツールはあくまでも業務を効率化するための「手段」でしかありません。「使うこと」をメインにしてしまうと、かえって非効率になってしまう恐れもあります。パソコンで使用するプロジェクト管理ツールを導入したとします。これまでスマートフォンのメモツールでプロジェクト管理していた営業マンの場合、業務追加の度にパソコンを起動して入力するのは手間に感じることでしょう。普段はスマートフォンをよく利用しているのであれば、スマートフォンアプリのプロジェクト管理ツールの方が使いやすいです。「便利そう」「新鮮」などでツールを導入するのではなく、「業務を遂行する上でなぜこのツールがあるとよいのか」「このツールを導入するとどのくらい業務が効率化・改善できるのか」という視点を忘れないようにしましょう。3.現状を把握する最適なツールを選定するためには、現状把握が欠かせません。・なぜ生産性を向上したいのか?→少しでもリソースを節約して別業務にあてたい、自動化することでミスを防ぎたい、など・現状の問題点はどこか→手作業で数字入力をしている、適切できないツールを使っている、など・現状で生産性向上ができているメンバーはいないのか→いる場合は、なにのツールをどのように活用しているのかを共有する少なくとも、上記3つの視点で現状把握をすれば、問題を解決して業務を効率化するために最適なツールを探しやすくなります。4.類似ツールはなるべくまとめる例えばチャットツールであれば、Facebookメッセンジャー/ChatWork/Slack/LINE、など、似たような機能のツールは多数存在しています。チャットツールは相手によってツールが異なる可能性があるため、どれか1つに限定するのは難しいかもしれません。タスク管理ツールやガントチャート、スケジュール管理ツールなどの場合は、使用するツールを1つに絞る方がおすすめです。ミスを防ぐためにも、また複数ツールに同じ内容の予定や業務内容を入力する手間を省くためにも、基本的には類似ツールを複数使用するのではなく、欲しい機能に対して1つのツールを使うようにしてください。5.オンプレミス版/クラウド版のどちらを選ぶのかすべてではありませんが、管理ツールなどの多くは自社に管理サーバを用意して自社運用する「オンプレミス版」と、インターネット上で運用する「クラウド版」の2つに分けられます。オンプレミス版のメリットは、カスタマイズに富んでいるため自社ならではの細かい機能を実装できる自社に管理サーバがあるため比較的高いセキュリティで情報を守れるなどが挙げられます。導入を決めたらすぐに利用開始できるどこからでも情報にアクセスできる支社やリモートワーカーなどの情報資産も簡単に管理できるなどが挙げられます。どちらを導入するかは、利用するメンバーの勤務状況や管理したい情報内容などによって異なります。実装されている機能だけで選ぶのではなく、情報資産を自社サーバで管理したいのかインターネット上で管理したいのか、という視点も持ちましょう。まとめ:シンプルに使えるツールを選ぼうツールは本来業務を効率化するために導入するものです。使った結果、手間やミスが増えたということがあってはいけません。記事で紹介した5つのポイントをチェックして、ツールを選定してみましょう。加えて「使ってみて不便な点があったら使用をやめる」ことも忘れてはいけません。惰性で使い続けてしまうと、業務効率化悪くなってしまうことも考えられるからです。業務効率化の一番の近道は、業務を複雑化させない・シンプルを追求することです。そのための手助けをしてくれる最適なツールを選択しましょう。アプリアプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。詳しく見るインターネットインターネットとは、通信プロトコル(規約、手順)TCP/IPを用いて、全世界のネットワークを相互につなぎ、世界中の無数のコンピュータが接続した巨大なコンピュータネットワークです。インターネットの起源は、米国防総省が始めた分散型コンピュータネットワークの研究プロジェクトARPAnetです。現在、インターネット上で様々なサービスが利用できます。詳しく見るインターネットインターネットとは、通信プロトコル(規約、手順)TCP/IPを用いて、全世界のネットワークを相互につなぎ、世界中の無数のコンピュータが接続した巨大なコンピュータネットワークです。インターネットの起源は、米国防総省が始めた分散型コンピュータネットワークの研究プロジェクトARPAnetです。現在、インターネット上で様々なサービスが利用できます。詳しく見る統計データ会員登録するおすすめ記事ADビジネスビジネスチャットだけでは限界かも......。会社の“成長期”に改めて考えたい情報共有の仕組みビジネスADマーケティングオートメーション(MA)「Pardotユーザー会」運営リーダーが語る。国内最大級のMAユーザー会を維持・拡大する秘訣とはマーケティングオートメーション(MA)ADマーケティングオートメーション(MA)伝達から会話の時代へ。株式会社SoLabo「0→1」「1→10」がどちらも叶う。株式会社ベーシック【求人】サービス価値を高め市場を創造。ferret編集部卒業後は、沖縄にてフリーランサーとして子育てをしながらWeb関連業務のなんでも屋さんをしています。【2019年版】無料で使える画像編集ソフト・GIMP(ギンプ、ジンプ)の使い方ADWebサイト制作でよくある失敗例5選。【2019年版】無料で使える画像編集ソフト・GIMP(ギンプ、ジンプ)の使い方ADWebサイト制作でよくある失敗例5選。PIECE』を超える異例の売上。人気記事をもれなくチェックSNSで話題!BtoBビジネスで勝てるマーティングのノウハウを1冊の資料にまとめました。