『ファイナルファンタジー』や『ドラゴンクエスト』といった2大シリーズで知られる世界的なゲーム企業である株式会社スクウェア・エニックス。ゲーム販売・出版・アミューズメントなど、さまざまな事業を展開して、全世界に向けて数多くの作品をリリースしている。現在のゲーム開発には、多くの契約と知的財産の活用が不可欠になる。スクウェア・エニックスでは、約3000名の社員から寄せられる契約作成や知財関連の問い合わせが1ヶ月あたり1000件を超え、これを法務・知財部門で対応している。案件情報を集約したことにより、適切な管理と業務スピードの向上を実現した。今後は、このシステムを他のバックオフィス業務やITサービス管理にも適用を拡大しようとしている。業務アプリケーショングループのキーマンに話を伺った。SmartStageは、法務・知財部門でも、なくてならないツールになりました。「現在のゲーム関連ビジネスでは、契約の作成・確認・捺印や、著作権や商標といった知的財産の活用が不可欠です。当社でも、ビジネス部門、広報マーケティングから法務・知的財産部に多くの契約の作成依頼や知財の確認依頼が寄せられます。「例えば、イラストを1点作成いただくにも契約が必要です。取引一つ一つに契約書の作成と確認・締結が必要になります。知財についても、新しいゲームのアイデアがあるのでチェックして欲しいといったものから、ゲームのキャラクターが他社のキャラクターに類似していないか確認して欲しいといったものまで、問い合わせは多岐に渡ります。最近では、完成品を販売するパッケージゲームからオンラインやスマートフォン向けの運営型ゲームに移行が進んでいるため、さらに契約や知財の確認に関する件数が増えています。パッケージなら完成して販売したら区切りが付きますが、運営型のゲームではサービスを更新し続けることになるからです。その結果、問い合わせ数は1ヶ月に1000件を超え、これを法務・知的財産部で対応しています。問い合わせは、1回の対応で終わるものではなく、修正してもらったり追加の情報をもらったりと複数回のやり取りが必要になります。内容によっては、契約面・知財面と多方面からの確認が必要となる場合もあります。した問い合わせに対応するため、以前はメールを利用していましたが、やりとりが多いため、個別の問い合わせのステータスの把握が困難でした。解消するために、別のドキュメント管理ツールを使ったこともありましたが、マニュアルでステータス変更をしなければならなかったため、進捗状況の把握が簡単ではありませんでした。」(法務担当者)契約・知財問い合わせ管理システムを、SmartStageで構築そこで、問い合わせや確認の状況を一元管理して共有するために、クレオの「SmartStage」による法務・知財の問い合わせ管理システムを構築した。業務の流れにそって進捗状況を定義しておくことで、進捗状況ごとの件数や担当者が担当すべき案件を一目で確認できるのだ。このSmartStageは、スクウェア・エニックスの約3000名の社員はもちろん、社長も利用する。社内のポータルからブラウザでアクセスでき、契約に関する問い合わせであれば、最初に問い合わせ作成フォームに必要な情報を入力する。受付し、担当者を割り当てる。後は、その担当者が内容を確認し、必要があれば問い合わせ元に修正や情報の追加を依頼する。複数回のやり取りを経て、契約を作成・締結していく。したやり取りが、Web掲示板のコメントのような形式の履歴欄で登録・共有できるのだ。今回のシステム化では、「法務」と「著作権」という2つのプロセスを用意して、そこに契約・知財関連の情報を集約した。SmartStageでは、プロセスや状態ごとに案件を素早く確認できるので、個別の案件を誰が抱えているのか確実に把握できるのだ。その結果、依頼者は依頼案件のステータスが、担当者は対応すべき案件が簡単に確認でき、また各担当者がどのくらいの案件をかかえているのかの把握もできるようになり、適正な業務配分が可能となり、業務スピードが向上した。「このような案件の対応状況は、問い合わせ元の担当者も同じように見ることができます。そのため、こちらの進捗が進んでいないと、“進捗が変わっていないので、早く見てください”と連絡が来るそうです。」(山﨑氏)早い段階でユーザーに画面を見せることができ、意見を集約しやすくなりました。「元々は、情報システム部のITサービス管理ツールとして、SmartStageを検討していました。要件が膨らみすぎてしまい、一部しか稼働していないため、先行して、法務・知財の問い合わせ管理プロセスに適用することになりました。「業務をシステム化する場合、通常は業務システムフレームワークやワークフローを利用する場合が多いと思います。したツールは、想定した業務を作り込みやすく、画面も自由にデザインすることができます。画面をひとつずつ開発する分、ユーザーの要望とのすり合わせに時間と手間がかかります。出来上がったシステムも、意外と動作が遅かったりしますよね。これに対して、SmartStageは業務プロセス管理に特化しているため、画面設計の自由度は大きくありません。プログラミングなしでプロセスやステータスを設定できるので、開発やテストの工数が大幅に少なくなります。その分、早い段階でユーザーに画面を見せることができ、意見を集約しやすくなりました。」(谷津氏)SmartStageを業務に適用するにあたっては、導入にも工夫したという。「ユーザーが慣れているのは、やはりメールなので、当初はWebフォームからの入力と自動メール取り込みの両方でスタートしました。SmartStageには、自動にメールを取り込んで、新規案件を作成する機能があるので、これを利用したのです。問い合わせ内容を定型文に合わせてメールで送信すると、法務・知財の問い合わせ管理プロセスに自動的に取り込んでいます。業務の効率化につながる法務・知財部も強力にサポートしてくれました。法務・知財にメールで直接問い合わせが入ると、法務知財部のマネージャーが“コピペで良いから、SmartStageで出し直してください”と連絡してくれました。そのおかげで、システムの導入にあたって、社内研修などは行いませんでした。シングルサインオンでは無いものの、LDAP認証で同じユーザー情報を使いまわせるようにしたので、社内ポータルからアクセスするだけで簡単に使い始められるようになりました。」(谷津氏)他の業務へも適用を広げるために、ヒアリンシートを整備SmartStageは、ユーザーからの評価が高く、一度使い方を覚えてもらえれば、他の業務でも同じような操作で応用できます。そのため、システム化していない自分たちの業務にも、SmartStageを利用したいという声も増えてきました。そこで、セキュリティチェック申請やドメインなどネットワークリソース提供の申請といった業務も、SmartStageでシステム化していく予定です。」(山﨑氏)「適用したい業務が増えてきたので、情報システム部としてヒアリングシートを整備しました。“メール取り込みをしたいか”とか、“既存の使い方に合わせるのでいいか”といった、あらかじめ用意しておいた項目を確認して、そこから業務プロセスと画面項目を設計して、自分たちで業務プロセスの設定を行っています。その時、特に注意しているのは、ユーザーに過度に期待させないことです。どのように業務プロセスを実現すればいいのか、一緒に考えてもらうことができます。現在では、社長にも使って対応してもらっています。」(谷津氏)社内システムの運用管理や問い合わせ管理など、ITサービス管理ツールとしても適応拡大中です。情報システム部が共通ツールを提供して、業務の標準化をサポート「適用される業務が増えているのは、SmartStageが情報システム部のお墨付きを得たツールという点も大きいと思います。当社では、SmartStageも、自社のプライベート基盤にオンプレミスで導入しています。そのため、システム自体の運用や、業務プロセスの作りこみも情報システム部が行っています。部門ごとに独自のツールを導入しようとすると、コストもかかりますし、自分たちでシステムのお守りをしないといけません。情報システム部が提供するSmartStageであれば、ユーザーが増えても部門のコストは増えませんし、他の業務との共通化できているので、安心して使えるのだと思います」(山﨑氏)メールでは埋もれてしまうが、SmartStageならストックに向くさらに、SmartStageによる問い合わせ管理システムにより、メールでのやり取りが大幅に減少したという。「スクウェア・エニックスでは、部門や業務によって、チャットツールや情報共有ツールを使い分けてきました。開発プロジェクトでは、システム開発向けのタスク管理ツールを使っています。今では、バックオフィス業務においてSmartStageの利用が広がってきています。チャットやメールでは、情報も流れて行ってしまうため、必要な情報が埋もれてしまったり、忘れられてしまうことも少なくありません。複数の部署やメンバーが絡んでいると、だれがボールを持っているか、分からなくなってしまうこともありますよね。その点、SmartStageは情報のストックに向いています。実際に使ってみて分かったことですが、件数は少ないけれど、扱う期間が長いもの、複数回のやり取りが必要なもののニーズが意外と多くありました。業務プロセスが複雑で、複数の部署が関係するような業務は、SmartStageのおかげでシステム化することができました。その1つの例が、ゲームのリソース管理です。当社では、新しいプロジェクトを立ち上げる時に、目的やブランドに応じて過去のリソースを利用する場合があります。その際に、SmartStageを利用することで、効率よく確実に情報を整理・共有できるようになりました。今後も、さらに多くの部門や業務でSmartStageの利用が広がっていくと思います。」(山﨑氏)※掲載情報は、取材にお応えいただいた当時のものです。詳しくは下記のリンクよりお確かめください。スクウェア・エニックスMail製品サービスに関してのお問合せ・デモンストレーションなどのご要望はこちらから。お問合せDownload製品カタログや事例集など、製品サービスに関しての詳細資料がダウンロードいただけます。資料ダウンロードTrial標準的なITILテンプレートやヘルプデスクテンプレートを、無料でお試しいただけます。無料トライアルSeminer製品に触れていただける無料セミナーや、ITIL運用セミナーなどを随時開催しています。