会社にいると報告書を書く機会はとても多いものです。クレーム対応や事故報告書など、業務の合間に仕上げなければならないものはたくさんあります。多くの場合フォーマットがあるのでそれにしたがって書けばよいのですが、フォーマットがない場合にはどう書けば良いのか戸惑うものです。フォーマットがあっても所感の部分には毎回頭を悩ましている...という方もおられるようです。今回は、やたらとおまかせの報告書が多かった現場で揉まれた筆者が、フォーマットがない報告書をサクサク書くにはどうすればよいのかについてご紹介します。フォーマットがないなら報告書は何のために書く?多くの会社では、各種書類にフォーマットが設けられています。日付や項目を上書きする程度でOKのライトなもの結構あり、正直こんなものが役に立つのかと思われるかもしれません。会社から求められる報告書は「情報の共有」「記録の保存」という大きな目的があります。現場の人は毎日見ていることであっても、報告書を読む人にとっては大切な情報源であり、履歴として見返すことができるように残しておくべきものなのです。フォーマットがないとき何をどう書くか新しく始めるプロジェクトやこれまでなかった案件についての報告書なら、フォーマットがないということは充分考えられます。会社であればこれまで作られてきた膨大な報告書があるはずなので、それらを参照すればよいのです。氏名」「開催側の氏名や人数」「参加側の氏名や人数」「◯◯イベント実施報告書(表題)」に続いて、本文・所感を記述すればだいたいOKです。書きますが、箇条書きにしたり見出しをつけたりすると読みやすくなります。一般的な報告書のスタイルとしては「時系列に沿って」「起承転結で」「結論から」などいろいろとあってどれを選べばよいか迷いますね。そんな時は、すでに書かれている他の報告書のスタイルに合わせて書くか、提出を求めている人に確認してから書けば問題ありません。報告書に盛り込みたいこと報告書は「情報の共有」「記録の保存」という目的で作成されますが、書く側として気を付けたいことは、「読み手が何を求めているか」を考えるということです。事実を全て日報風に書いたものを読みたいのか、結論を求めているのか、書き手の意見を求めているのかなど、読み手の求めていることはさまざまです。読み手の求めていることが書かれていなければ、その報告書は書き直しを命じられる羽目になるでしょう。ついでに読み手に知っておいてほしいことを書いておくこともおすすめです。インプットしてもらっておけばどこかで役に立つかも?誤字・脱字などはしっかりとチェック人間がすることにはミスがつきものです。誤字・脱字が多い報告書からは書いた人のルーズさが感じられてしまいます。語尾が統一されていなかったり、漢字や慣用句の言い回しが間違っていたりすることも避けたいものです。無理して難しい文言を使うほど、ミスのリスクは高くなります。平易な言い回しを心掛けましょう。書き終えてすぐに提出せず、一息入れてから読み直すとミスを発見しやすくなります。お手洗いなどに立ってから見直すことがおすすめです。報告書だけでなく、仕事で最も大切なことは期限を守ること。仕事の多くは自分ひとりで完結しているものではなく、自分の後ろで誰かが待っているということを忘れないようにしたいものです。期限ギリギリではなく早めに提出すると喜ばれます。期限が切られていな場合には、いつまでに仕上げればよいのかを確認しておきましょう。枚数は何枚がいい?報告書の枚数が指定されていればそれに従えばOKです。指定がない場合には、他の報告書を参照してそれに合わせておくのが無難でしょう。最近では「A41枚」がもてはやされているようですが、必ずしもそれが正しいとは限りません。冗長な文章は避けなければなりませんが、特に指定されていないなら無理やりA41枚に収める必要はないでしょう。客観的な事実を書くのは簡単ですが、報告書で頭を悩ませるところは所感でしょう。辞書的には「所感」とは「感想」という意味合いになりますが、ビジネス文書では見解や今後に向けた提案などを書く必要があります。報告書に書いた内容を踏まえたうえで反省点や改善点、今後の方針や考察などのようなものが求められているのです。所感とは書き手のアウトプットであって、ここにこそ自分が報告書を書く意義があるということになります。読み手は、所感から書き手の人間性や価値観を読み取ることができます。そこで所感を読み手に自分を知ってもらうための伝達手段と考えて、積極的に活用してみてはいかがでしょうか?とはいえそう難しく考える必要はありません。報告書を書く対象となった出来事に臨んで何らかの感想を抱いたなら、それをそのまま書いた後に続けて、そこから得た教訓や今後への指針などを書き加えれば大丈夫です。場数を踏めば誰でも書ける報告書を書くのが嫌いという方は結構おられます。放っておけば書かずにすむというものではなく、時間が経つほどに書くのが難しくなってしまうものです。記憶や感想がフレッシュな間にさっさと書いてしまうことが、一番早く片付けるコツでしょう。嫌々ではなく、どうすれば簡潔に手早く書けるかを考えながら書きあげ、注意を受けたことを踏まえて書き直せばよいのです。場数を踏めば誰でも書けるようになりますよ。今日のボタモチ今日のボタモチは【節目】です。やりっ放しだと得られるものは少なくなってしまいます。忙しいときほど意識的に振り返りの機会を持つことは、日々小さな節目を作ることにつながると思うのです。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。コメント名前メールアドレスサイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。新しい投稿をメールで受け取る関連記事クロスロード防災研修会に参加!「そのとき」に備えるには?クロスロードは楽しみながら防災意識を高められる、カードゲーム形式の防災教材です。(新しいウィンドウで開きます)お彼岸にお墓参りはいつ行くの?持ち物やお供え、マナーは?お彼岸にお墓参りは付き物ですが、いざ行くことになると、いつ行けばいいのか?何を持っていけばいいのか?お供えや服装、マナーは?とわからないことが多いものです。伝統と人命どちらが重い?土俵で市長が倒れたのに為す術もなかった男性たちの間に割って入り、心肺蘇生を施した天晴な女性に対して称賛の声があがりました。(新しいウィンドウで開きます)姑の介護をしたくないなら絶対にしてはいけない5つのこと!介護は大変なものです。実の親の介護であっても修羅場となることはしばしばで、決してキレイ事ではすまないのです。姑の介護など絶対にイヤ!という方は少なくないでしょう。現在、昼間は介護予防事業、アフター5はエイジレスライフ実現への考察と実験に勤しむ日々です。介護予防につながるエイジレスライフの奥義は、好奇心を失わないこと。その実践として「興味本位」な毎日を過ごしています。おいしそうなボタモチはとにかく食べてみよう!ということで、新たな世界との出会いに加え、足腰が強くなるというおまけも付いてきました。そんなボタモチたちを集めたのがこのブログです。