REPORT数百名規模のイベント運営。「会場も宿泊先も、自分たちで手配している」こうした方針のもとでイベントを運営してこられた企業さまも、まだまだ多いのではないでしょうか。自社手配にこだわることで却ってコストが増大してしまう場合もあります。イベントの規模が大きくなるほど、各種手配や連絡、調整にかかる業務はより複雑かつ煩雑になり、運営メンバーの業務量過多や、社内人件費の増大を引き起こしてしまうのです。同じような状況を経験された運営関係者の方は、「イベント運営をアウトソーシングする」という選択肢にも目を向けてみてください。イベントのプロが、運営をさまざまな面からサポートすることで、品質や生産性、コストバランスを改善へと導くことができます。品質も、生産性も、コストも変わる。イベント運営のアウトソーシング、3大メリット運営をプロフェッショナルにアウトソーシングする効能はさまざまですが、ここでは代表的な3つのメリットをご紹介いたします。社内の運営メンバーが煩雑な手配業務や、関係各所との折衝から解放されることで、本来注力するべきイベント内容の吟味や来場者・ゲストへのケアに、リソースを有効に使えるようになります。誘導・受付、進行オペレーションなど、多くの面で品質の向上が期待できます。JTBではさらに、旅行で培った会場・宿泊・交通の手配力やホスピタリティを活かして、イベントの品質をトータルで磨き上げています。生産性ひとつのイベントを開催するためには、会期中はもちろん当日までの準備期間も含めて、付帯業務が多岐にわたり、かなりの時間を割かれることになります。アウトソーシングによって、担当者さまは各種手配や調整業務に費やしていた時間を自分たちのコア業務に向けることができるようになり、生産性も高まります。働き方改革・ワークスタイルの変革という観点から見ても、社外専門家との協業を視野に入れることが大切になってきています。トータルコスト一見、自社で運営のすべてを賄うほうが経費節減に思える向きもあるかも知れません。実際は、社内人件費や人材の育成コストを考えると、アウトソーシングのほうがトータルコストの圧縮につながる場合も多くあります。会場・交通の手配にはじまり、当日の各スタッフの管理・統括などは、プロへアウトソーシングするほうがスムーズかつ経済的。分割発注ではなく「一括発注」することで、コストメリットはさらに大きくなります。会場が複数に分かれたり、ゲストへの細やかなケアが必要であったり、運営にまつわる業務が複雑であればあるほど、プロへのアウトソーシングは効果を発揮します。大きな存在がイベントを統括する「ディレクター」です。「フラット型」から「階層型」へ。運営・進行をリードする、ディレクターという存在ディレクターを投入することで、さまざまなノウハウ・職能をもったスタッフや関連会社をひとつにまとめ上げ、組織的に機能させることができるようになります。ディレクターにはいくつかの種類があり、それぞれの持ち場においてスタッフを束ねる役割を担っています。)、会場(ホテル・施設)をつなぐハブとなる。受付・会場内(複数会場で展開している場合に進行ディレクターを束ねる)、会場外(空港・駅など)に配置。スムーズな送迎や誘導を指揮する。各会場に特化し、司会・演者とのコミュニケーション、会場内のタイムマネジメント、テクニカル(機材、音響、照明)スタッフを束ねる。主催者さまの方でスタッフを自己手配する場合、個別に指示を出すかたちになって現場でのコミュニケーションが複雑になりがちです。スタッフ間の連携や意識共有がはかりづらいという問題もあります。主催者さまとの現場をつなぐハブとなる「運営統括ディレクター」を置き、「運営ディレクター」「進行ディレクター」がそれぞれの持ち場で陣頭指揮をとることで、階層型の指示系統が生まれ、組織的な厚みをもってイベントを推進できるようになります。大規模で会場や催しの多いイベントになるほど、ディレクターを増やし、階層型で管理することが望ましいと考えられます。目的やイベントの種類による適性はございますが、これまで自己手配でイベント運営を乗り切ってきたという方も、ぜひディレクター投入を検討してみてはいかがでしょうか?運営マニュアルや進行台本も、アウトソーシングで品質を高めるプロにアウトソースするメリットが大きいものとして、「運営マニュアルや進行台本の作成」も挙げられます。した資料は、主催者・ディレクター・イベントスタッフ・会場スタッフ等、すべてのステークホルダーが見やすくつくる必要があります。主催企業の中にはコアな運営メンバーだけでなく当日に各所から駆けつけてくれる応援スタッフの方々もいることでしょう。イベント内容について深く理解していない方にも分かりやすい資料を用意することが大切です。見られるのは、従来からの資料を使いまわしてきたため、資料やリストが散在しているケースです。いざという時にどの資料を見ればよいか分からず、また、資料の更新が追い付かなかったり、先祖返りしてしまったりして、現場の混乱を招いてしまうことも。した事態を避けるためにも、運営マニュアルや進行台本をプロのノウハウを活かして整理・統合していくことも重要なポイントになります。会場内の導線はもちろん、出発からお帰りまで、すべてに品質をJTBには、イベントのプロフェッショナルが在籍すると同時に、旅行事業に裏打ちされた経験とノウハウ、各施設とのネットワークがあります。イベント来場者さまの出発地から駅や空港から会場までの円滑かつ快適な送迎、会場内でのご案内とおもてなし、ゲストの嗜好にあわせた宿泊先のご用意、会場から駅や空港、到着地へのお帰りまで、会場外の動きも含めた総合的な流れをデザインしながら運営マニュアルを作成し、各ディレクターがそのサービスをかたちにしていきます。主催者さまの想いをもっとかたちにするために、そして、ゲストの皆さまにもっと特別な体験をお届けするために。JTBでは、ミーティング&イベントのトータルサポート体制を築き上げています。イベント集客につながる施策を、ワンストップでご提供JTBのトータルサポート体制はこちら詳細を見るミーティング&イベントに関するお問い合わせご相談、お見積りのご依頼など、こちらからお問い合わせください。プライバシーポリシーお問い合わせメルマガ登録サイトマップトップへ戻る。