上司にパーティの準備を任されたら指示を受けつつ準備を行いますが、以下の手順を心得ておきましょう。上司の意向を聞き参加者リストを作成し、おおよその出席者数を把握します。上司の都合のよい日を基本に、主な出席者が参加しやすいような日時を選びます。その後、会場を決めますが、料理の種類や座席の形式の希望を確認した上で、参加人数に適う場所を3、4点ピックアップし、上司に決定してもらいましょう。会場が決まったら予約をし、参加予定者に決定事項を連絡、出欠を確認します。席の配置などを会場側の担当者と打ち合わせし、必要があれば、車やお土産の手配もします。秘書は祝賀会などで受付を担当することが多くあります。当日受付で必要になるものとして、来会者に記帳してもらうためのもの(芳名録、墨、すずり、筆、名刺受けなど)、出欠をチェックするもの(名簿)、来会者に着けてもらうもの(名札、リボンなど)、来会者に渡すもの(資料、預かり札、引き出物など)を確認します。一般受付と来賓受付がある場合は、それぞれの対応の仕方を確認し、来会者を迎えたら丁寧にあいさつします。記帳してもらうように頼むときは、言葉だけではなく動作にも気を配りながら「恐れ入りますが、こちらにご記帳いただけませんでしょうか」などと、手で芳名録か筆記用具を示します。その際、手の指は閉じ、手のひらを上にして示すようにすると上品です。来会者から祝儀袋を渡されたら「恐れ入ります、お預かりいたします」と両手で受け取ります。来会者にリボンや名札を着けるときは「失礼いたします」と来会者の方に近寄り、左胸付近に着けるようにしましょう。会が明るい雰囲気で行われるように、誰にでも笑顔で明るく接してくださいね。03-5953-8862。