これは使える!ちょっと工夫”業務改善への道”2008/10/16販売管理システムと会計システムとの橋渡し(1)“業務改善への道”事例第2弾は、異なる部門で利用しているコンピュータシステム間でのデータ再利用のお話です。違う部署で同じ様な情報を別々のコンピュータシステムに入力しているという事はありませんか?データの再利用(共有)ができていないためにこのような二重作業が発生し、非効率です。このような場合はシステムを統合すれば解決できるのですが、そのためには、多額のコストが掛ることもあります。そこで、システム間でデータを共有する為の(システム間の橋渡しをする変換プログラムなど)小さなプログラムを作成することで、格段に作業効率をアップできることがあります。B社様は若者向け日用雑貨店30店舗を全国展開され、順調に業績を伸ばされています。社長様より「店舗別の営業利益を把握したいのだが、現状は各店舗の売上高と粗利益の把握しかできていない。必要な情報は、営業本部のシステムと経理課の会計システムにあると思うが、どうすれば、必要なデータを効率よく集計する事ができるのか?」との相談がありました。私は早速、B社を訪問し営業本部と経理課の業務について、従業員の方からお話をお伺いしました。各店舗のレジは、POSシステムと連動しており、閉店後1日の売上データが営業本部のシステムに送信されるようになっています。仕入については、数量を各店舗でデータの入力を行い、単価については後日仕入業者から届いた納品書を確認し、本社にてデータを入力します。営業本部のシステムでは、店舗別や商品別の売上、粗利など、売上に関する管理を行っています。経理課では、A課長と女性スタッフBさんの2名で業務をこなしています。A課長は、各店舗から送られてくる日報の集計や経費精算、買掛金の支払い、それらの経理伝票作成に追われています。手書きでの作業が中心です。Bさんは、A課長が起票した会計伝票を市販の財務会計ソフトウェア(以下、会計ソフト)に入力しています。雑務もあり、大変忙しい状況です。営業本部では、POSシステム等大規模なシステムが導入され進んだ取り組みがなされていますが、経理課では、昔から変わらないアナログ的なやり方で業務が行われています。同じ会社の中でも業務のやり方はずいぶんと違っています。次回は、現状の経理課の体制で、どのようにして社長の希望する店舗別の利益を把握することが出来たのかについてお話したいと思います。