TOPへ戻るへそ曲がり交友録(2)−−メールソフトで人脈づくり会った翌日その人に会いに行ったり、お礼の電話をするこまめさもなく、記憶力も悪い私だが、いやそんな私だからこそ実践していることがある。それはメモをすることである。いってもメモ帳をいつも持ち歩き、こまめに書き込むわけではない。名刺交換をしたその場で名刺の裏に覚え書き程度にちょっと書き込んでいるだけである。それらは大抵会った日付であったり、相手の経歴、例えば出身大学とか職歴だったりということが多い。その程度のことだから話をしながらでもちょっとメモできる。この程度のことだが、それでも結構役立つ。いうのは、ほとんどの人が出身校か仕事の繋がりで人脈を作っているからで、この2つが分かればその人の人脈を辿っていける。出会った日付と場所をメモするのは後でその人のことを思い出すのに役立つからだが、それだけにとどまらず、相手の興味や関心がどの辺りにあるのかまで多少分かる。いうセミナーで会ったのかとか、誰の紹介で会ったのかとかが分かれば次回会った時に切り出す話題もある程度準備できるだろう。帰宅した後、名刺とメモの内容をパソコンに入力するようにしている。いっても会った人全員のデータを登録しているわけではない。名刺にメールアドレスが書かれてない人は基本的に省いている。いうのもい、最近メールソフトを住所録ソフト代わりに使っているからだ。いまのようにEメールが普及していない時は住所録ソフトを重宝していたが、最近はほとんどの人がメールアドレスを持っているのでメールソフトの方が便利だ。以前は多用していた住所録ソフトも最近は年賀状を出す時に使うぐらいになってしまった。メールソフトにデータを入力し、その後で住所録ソフトに入力するようにしている。いえ、ここでも全員のデータを登録するわけではない。住所録ソフトにまで登録する人は今後長いお付き合いをするだろうと思われる人だけである。ところで、メールソフトを住所録代わりに使っている理由は、1.住所録ソフトより軽いから、立ち上がりがスムーズ。2.メールソフトは常時起ち上げているので、いつでも見られる。電話をかける時や住所を調べる時でも、軽くて動きが素早いメールソフトでまず確認している。住所録ソフトほどの検索はできなくても名前や社名をアイウエオ順に並べ替えるとか、メールアドレスを並び替えるのは1クリックでできるので、ざっとした検索なら住所録ソフトよりメールソフトの方がはるかに早い。このようにメールソフトを住所録ソフト代わりに使っているので、メールソフトは住所録機能がしっかりしているものを選んで使っている。Shuriken(手裏剣)というだけあり、軽くて(メモリーの使用量が少ない)、動きが素早い。この点が気に入っているのはもちろんだが、最も気に入っている点は住所録の設定項目が非常に多く、かつユーザーが自由に設定できる項目が設けられている点である。会社と自宅の住所、電話、FAX、携帯電話番号が記入できるのはもちろん、メールアドレスが会社、自宅共に複数(いくつでも)記入できる。HPメモこれだけあれば、その人のことがほとんど分かる。Pro4」を気に入っているほかの点をいくつか挙げておくと1.アカウントごとの受信箱が簡単に作れる。会社と自宅で別のメールアドレスを使用している人は多いと思うが、それぞれのアカウントごとに受信箱を設定しておけば、自宅あるいは会社の一つのメールソフトで両方のメールを送受信できる。2.受信箱、アドレス帳ともにフォルダを簡単に作れる。フォルダはいわば引き出しのようなもので、それぞれの引き出し(フォルダ)に入れる内容を決めて分類すれば、受信メールが見やすくなるし、後で探すときも探しやすい。購読しているメルマガはそれぞれにフォルダを作っているし、リエゾン九州の会員とのメールのやり取りは「リエゾン九州」というフォルダを作ってそこに自動的に仕分けされるようにしている。アドレス帳の中にもこのようなフォルダをいくつか作り、分類整理している。3.備忘録やスケジュール帳のような使い方ができる。Proだけの特徴だと思うが、大事なメールや予定が書かれたメールをToDoやブックマークに分類できるので、「いついつにどこかでセミナーがあるってメールが来ていたよな。あのメールどこにあるかな」などと探し回らなくても済む。これは非常に便利な機能だし、重宝している。無料のメールソフトを使い続けるのもいいだろうが、わずか3,000円台でこのようなソフトが使えるのだからいい時代になったものだ。