今回は、勤怠管理システムの成功事例を紹介させていただきます。勤怠管理システムも多くのサービスがありますが、各社どのような悩みがあって、どのように解決したのか、比較検討の際などにご参考となれば幸いです。勤怠管理システムの成功事例をまとめてみた。ここでは、「工数がかかり過ぎる」、「コストがかかり過ぎる」、「管理が煩雑で状況把握ができない」という3つ悩みの面から課題を解決した事例を紹介していきます。ごとにエクセルで勤怠を入力し集計、本部へ送信していたため、入力・集計に時間が取られ、入力ミスも発生していた。システム化することで、リアルタイムで人件費の把握ができ、効率的な管理がおこなえるように対応。遠方の店舗のシフトや週退勤状況もタイムリーに確認できるように構築。ごとの勤怠状況がシステムで一括管理できるようになり、勤務表の集計業務がなくなり、業務効率化に貢献。250ほど、従業員数は5,000名近くという状況でも、勤怠管理は紙と電話とFAX。店長は月末になるとタイムカードに記録された勤務実績を電卓で計算、結果は集計表に手書きでまとめられ、タイムカードとともに本部に報告。送られて来た集計表とタイムカードの突き合わせをおこない、必要に応じて再計算した上で、給与計算システムに入力をしていた。iPadを活用し、勤怠管理を実施。あらゆるデータが本社でリアルタイムに確認可能に。【結果】システム化によりラクになったことで、お客様のための時間が取れるようになったという声が続出。本社でも、保管や捜索にも苦労がなくなった上に、データ化された勤務情報を活用し分析や各種フォローなど、積極的なマネジメントが可能となった。現場に直行・直帰する従業員の勤怠情報の入力抜け漏れをなくしたい。勤怠情報の転記・手入力による作業を効率化したいという課題感があった。【施策】システム導入により、簡単に勤怠情報の集計結果が得られるようになって業務の効率化を促進できるように。記載漏れ、時間が経って記載を忘れてしまうこと、入力間違いなどが劇的に改善し、今では入力ミスの修正がほぼなく運用ができている。3拠点すべての「担当者の総残業時間が1ヵ月で15時間ほど減少」するという効果があらわれた。時間ほど減少した事例はこちら|ShiftMAX:KYODOU株式会社まとめ紙やタイムカード、エクセルで管理しており、集計作業に工数がかかっていた企業にとって勤怠管理システムを導入することで、あらゆるデータがリアルタイムに一元管理されるため、大幅な工数削減につなげることができる。タイムカードの保管や過去の勤怠状況を探す際の労力がなくなり、データ化された勤務情報を活用し分析や各種フォローなど、積極的なマネジメントができるようになる。締め作業の際、勤怠集計の終わった店舗から、タイムカードを本部に郵送し、本部が給与支払いのために集計作業を行っていため、タイムカードの集計に膨大な時間がかかっていた。システムを導入することで、各店舗からのタイムカードの到着を待たずとも、自動で集計できるように。月初・月中・月末と月に3回ほど人件費の集計を行っていたが、リアルタイムかつ自動で人件費が把握できるため、人件費コントロールが容易に。システムを導入し、営業が外出先からの打刻ができるように改善。タブレット端末とICカードによる打刻の運用に切り替え、打刻忘れの防止にも対応。管理をし、名前を事前に記載と準備が大変で、漏れがあったり、長期休暇の従業員の用意をし忘れたりと、トラブルも絶えなかった。【施策】ICカードリーダーでの打刻に加え、携帯電話やスマートフォンで打刻できるように対応。サポート窓口に同じ画面をリモートで見ながら支援をしてもらう。集計や管理の労務管理コストも低減。複雑な勤務体系でも運用は簡単に実行可能に。パソコンスキルのない従業員も1週間で慣れ、勤務状況の確認が楽になった。【参考】タイムカードやタイムレコーダーより、コスト低減に成功した事例はこちら|ICタイムリコーダー:株式会社オープントーンまとめシステムの導入により、人件費がどの程度かかっているかが、リアルタイムで把握することが可能に。そのため、人件費のコントロールができるため、無駄な人件費を減らすことができる。集計や管理などにかかっていた分の労務管理コスト削減も見込める。打刻ミス等の未確定勤務の判別を簡単にできるようにし、部署ごとの勤務時間の集計を容易に。等、未確定勤務の判別が容易になることで、業務の簡素化につながることに成功。その結果、各部署運営の仕事に集中できる時間が増えた。給与計算時の作業工程を大幅に短縮することができた。紙媒体に時刻を直接記入しており、超勤時間や労働時間を1ヶ月遅れでしか確認ができない。システムを導入することで、申請方式によるタイムリーな超勤時間の管理および休暇取得の管理を実施。申請により勤務実績がデータ化できた事で、リアルタイムの労働時間を把握出来るようになった。【参考】リアルタイムの勤怠状況把握で超勤時間を明確化した事例はこちら|勤之助ver.2:HOYAサービス株式会社CASE3:指静脈認証を活用し、高精度な勤怠管理を実現!【課題】タイムカードや紙の出勤表で勤怠管理をおこなっていたため、どうしても精度の高い管理がおこなえず、月末には各拠点で行う計算と、それを本部に集約してからの再計算といった締め作業で大きな事務負担が発生。データが本部でリアルタイムに確認・集約できるようになった。すまぁと勤怠(日立グループの指静脈認証と連携):アマノビジネスソリューションズ株式会社まとめ勤怠管理システムを導入することで、勤怠状況のリアルタイムでの見える化が実現できる。データは自動集計で、各拠点で同時に見ることができるため、収集・集計作業が不要になる。業務体系に合わせてさまざまな打刻方法で対応できるため、管理もシンプルにおこなうことが可能。不正打刻やなりすまし、超過勤務などを防ぎ、リアルタイムかつコンプライアンスに沿った厳格な勤怠管理を実現できる。最後にいかがでしたでしょうか。安価で導入がしやすいクラウド型の勤怠管理システムも数多く出てきており、無料トライアルもできるサービスもたくさん存在します。勤怠管理に何かしらの悩みを抱えている企業は、コストはもちろん、自社の就業形態に合っているか、運用がしやすいものかどうかなどを鑑みて、検討してみてはいかがでしょうか。2009年に新卒でネオキャリアに入社し、多くの企業の採用支援に携わる。その後Web広告会社に転職し、Webプロモーション業務を経験。NOTEを立ち上げ、現在に至る。「人事の成長から、企業の成長を。」をコンセプトに、人事領域に携わる方々のお役に立てるメディアとなれるよう盛り上げていければと考えています。