「目的別に5種類の会議がある」などと言われているのを知っていますか?「コーチング会議」「問題発見のための会議」「スケジューリング会議」など、それぞれの会議に調度良い、参加人数、準備の仕方があります。保育の現場でも、会議の目的によって、進め方を変えることで、会議の時間を大幅に短縮することができます。自園のやり方に、どの部分を取り入れることができるのか、考えながら読んでくださいね。会議で結論が出ない場合まとめ保育の現場でも、目的を明確にすることで会議の時間は短くなる「子どものことを話すときに、効率を考えるなんて、ありえない」その通りです。支援のあり方も、普段の保育も、十分に時間をかけて、検討する必要があります。その時間を十分にとるためにこそ、会議を効率よく進めないといけないのです。会議を効率よく進めて、できた時間で、子どものことをしっかり語りましょう。みんなで旅行に行くときのことを考えてみましょう。誰かが、次のようなことを、みんなに呼びかけながら移動しますよね。・列車の発車時刻が近いから、ホームに移動する・次の駅で降りる・新幹線に乗り換える前に、昼食にする旅行に慣れていない人は、何も言われずに、ついて行くだけだと不安になります。反対に、何も気にせず、「ついて行けばいい」と思っている人もいます。旅行の日程を気にしない人たちを連れて、何も知らせずに目的地にたどり着くのは大変ですよね。列車に乗り遅れる人が出てくるかもしれません。遅れないように、必死で走って列車に乗っても、ゆっくり話もできません。会議の目的をはっきりさせるのは、旅行のときに次の行動を知らせるようなものです。参加者が目的を知ることで、保育の現場でも、一般の会社と同じように、会議を効率化できます。保育の現場では、数種類の会議を、はっきりと分けてすることなんて、ありませんよね。会議ばかりしている時間はありませんから。「決定」の3つが、1つの会議の中で行われています。会議中のそれぞれの場面で、何をするべきか、目的を明確にする必要があります。保育の現場では、次のように、場面によって分けて考えましょう。支援会議をすると想定して、話を進めましょう。あなたの園では、情報を共有するときに、次のような場面がありませんか?情報を共有しようと思っても、担任から情報が出てこない。情報共有のときの話が長すぎて、どこを取り上げて良いか分からなくなる。情報共有のときに、担任以外の人がたくさん話している。司会も一緒に話し始める。熱くなって、意見を言い始める。熱くなって、担任への教育が始まる。情報共有の時点で、これだけ多くのことが起こると、会議がどれだけ長くなるか、見当がつきません。これが何人分も繰り返されたら・・・。情報共有の場面では、「情報を共有する会議」のやり方で、会議を進行しましょう。会議では、ほとんど意見が出てこないことや、なかなか結論が出ないこともあるでしょう。これらも、会議中に何をするべきか、目的がはっきりしていると、うまくいきます。それでは、「情報を共有する」「意見やアイディアを出す」「決定する」の場面ごとに、会議の進め方を紹介していきますね。情報を共有するために、まず、事前の準備が必要です。先ほどの、支援会議の例で、話が出てこない場合、逆に、話が長すぎる場合は、事前の準備が十分ではありません。「資料を作るのに時間がかかるから」と、会議の場で話をして伝えようとすると、まとまらなくなります。会議の責任者は、会議が始まるまでに、資料の内容を把握して、必要があれば指導もするべきです。資料を作るのに、必要以上に時間をかけすぎないようにすることも大事です。資料の様式が決まっていると、毎回、同じように作成できます。「昨年と同じように行事を進める」ということであれば、変更点だけ書き替えれば良いですね。「行事の中での係を誰がするか」というようなことは、会議までのところで、それぞれに確認をします。「○○先生は、誕生会の日に出張だよ。」ということになると、会議中に決め直さないといけなくなります。事前の確認をして、会議に時間をかけることがないようにしましょう。会議で伝えなくてもすむ内容は、他の手段で知らせましょう。通常の会社などでは、朝礼やメールで知らせることができます。保育現場では、それらが無い場合が多いですね。職員だけの目に触れる場所に掲示するなど、それぞれの園に合った方法を考えましょう。司会の人は、「今から何分間、○○について、情報を共有します。」などと、今から何をすれば良いか、目的を確認します。することで、何についての会議なのか、参加者が改めて意識できます。情報を共有するときには、各担当者に持ち時間を知らせましょう。明らかに時間を超過するようであれば、司会の人が、時間がきたことを伝えます。残りのことは、他の人から質問が出た時点で答えるなど、必要なときに話せるようにします。情報の共有のみで終わる場合、司会の人は、大事なことをまとめて、最後に改めて確認しましょう。「次回の会議までに、担当者が○○をします。「それぞれの係で進めておくということですね。「担任の先生は、お便りで保護者に伝えてください。会議に参加しなかった職員に、必要なことを伝えましょう。できれば、会議の内容をまとめたものを、回覧などで周知します。口頭で伝えるだけだと、人によって、伝える内容が変わってしまう可能性があります。園にいない人には、伝え忘れてしまうかもしれません。メモに残して伝えるなら、同じ手間で、みんなに伝わる記録を残しましょう。意見やアイディアを出すなにかを企画するときや、問題解決のために、意見やアイディアを出す会議を行います。情報を共有するときと同じです。加えて、当日までに意見やアイディアが出てくるように、事前に内容を知らせておくこともあります。資料には、書き込みができるようなスペースを作っておくのもいいですね。大事なことは、意見やアイディアが出てくるような雰囲気作りです。最初に意見を言いにくいのであれば、誰が言うか事前に決めてしまうのも1つの方法です。後で詳しく書きますが、会議のどこまでを参加者全員でするか、決めておく必要があります。司会の人は、「今から何分後に、○○について、意見を出してもらいます。」などと、今から何をすれば良いか、目的を確認します。することで、何についての会議なのか、参加者が改めて意識できます。答えにくいので、意見を出す前に、考える時間をとったほうが良いでしょう。意見やアイディアを出すときに、一番重要なのは、相手の意見を聞くことです。否定や批判をすると、意見は出なくなります。1つの意見を選ぶことより、意見をまとめるつもりで行いましょう。司会の人は、これらのことも、参加者に確認します。意見やアイディアを出すときにも、時間を区切ります。時間が足りなくて言えなかったことがあっても、また後で言える場面が出てきます。まとめていくときに、さらに新しいアイディアが浮かぶこともありますよね。出てきた意見は、ホワイトボードなどに書き出します。関連のあるものは縦に、異なる意見は横に並べて書きましょう。事前に出ていたアイディアがあれば、それも書き足します。似たような意見が出ても、それを指摘してはいけません。自由に発言できなくなるからです。否定することはNGですが、質問はOKです。否定してしまうと、そこで話が終わってしまいます。質問であれば、話が先に進みます。話が本題とズレていると感じても、それを否定してはいけません。繰り返しになりますが、否定をすると、意見が出なくなるからです。話が脱線したときに、むしろ議論が白熱した経験がありませんか?子どものことを語るときに、つい熱くなってしまうのは当然です。普段は発言しないような人が話しているなら、思いをしっかり出させてあげたいところです。このようなときも、話が落ち着いてから、司会の人が本題に戻します。司会の人は、参加者みんなが意見を言えるようにします。場が静かになってしまったら、次の発言はしにくいですよね。なる前に、司会の人が、次の人に意見を求めましょう。発言しにくい場合は、最初から付せんなどに書く方法があります。一枚の付せんにつき、アイディアを1つ書きます。各自が5枚程度書いて、その後、ホワイトボードなどに貼りましょう。似たような意見は縦に、異なる意見は横に並べて貼ります。すると、みんなが同じように意見を出すことができます。今後のことについての確認まずは、「みなさんのおかげで、新たな視点がたくさん見つかりました。」などと、感謝の言葉を言えると良いですね。意見やアイディアを出すだけで終わる場合、司会の人は、大事なことをまとめて、最後に改めて確認しましょう。「研究部でまとめて、次回の会議のときに、再度検討して頂こうと思います。「講師の先生と相談して、みなさんにお知らせします。基本的には、情報を共有する会議の後と同じです。それに加えて、意見やアイディアを出し合う会議の後は、まとめる作業が必要です。担当者が集まって、さらに会議をすることもあります。これを全員でしてしまうと、何をして良いか分からずに、見ているだけの人が出てきます。意見やアイディアを出すときには、どこまでを参加者全員でするか、決めておく必要があります。決定する簡単なことなら、上司が決めてしまえば早いです。すべてのことを、上司が決めてしまうわけにはいかないですよね。みんなの意見を出し合って、その後に決定する場合は大変です。みんなが納得できるように、会議を進行していきましょう。資料の作成などは、情報を共有する会議の場合と同じです。会議で何か重大な決定をするときには、次のことをはっきりさせておきましょう。・誰が参加するのか・最終決定は誰がするのか・どのように決めるのか・一回の会議で決めるのか・改めて会議を行うときは、いつまでに決めるのか「いつも会議が長引く」「会議をしても何も決まらない」というのであれば、根回しが必要な場合もあります。反対意見を言ってみたくなる人や、後から何かを言いたくなる人もいるかもしれません。そのような人がいるのであれば、事前に話をしておきましょう。司会の人は、「今からどちらの案を採用するか決めたいと思います。」などと、今から何をするのかを確認します。決定方法の確認どのように決めるか、最終決定は誰がするかなどを確認します。それに納得できない人は、その場できちんと声を上げましょう。後からいろいろと言うのは、会議をする意味がなくなります。決定する段階は、すでに情報を共有したり意見を言ったりした後です。司会の人は、必要であれば、これまでの経緯を要約して伝えます。それまで十分に話し合われていれば、あとは最終決定だけのはずです。意見が分かれている場合、参加者がもう一言ずつ、最終決定を意識した発言をするようにしましょう。数人が言い合ってまとまらない場合、司会の人は、「他の方の意見も聞きたいので・・」と、他の人に振りましょう。「参加者全員が十分に議論して決めた」ということを、全員が認識した状態で決定することが大事です。「話し合いで決まらなかったので多数決で」などと、決定方法を会議中に変えると後から不満が出てきます。事前に、決定方法をはっきりさせておくのはこのためです。・もう一度議論をし直す・意見をまとめて、時間をおいて決め直すということも視野に入れましょう。保育の現場では、時間的に余裕が無い場合が多いです。そのため、最終決定者(多くの場合は園長)が、その場で決めることになりますね。司会の人は、最後に、決まったことの要点を言います。参加者全員が話し合った結果、合意したということも確認します。それから、各自が今後するべきことを確認しましょう。会議をしても、どうしても結論が出ないことがあります。その時には、会議をやめてしまいましょう。次に何をするかに目を向けてください。会議で結論が出ないのには、いろいろな理由があります。話し合いを十分にできるだけの情報がなかったのかもしれません。専門家に相談をしなければ解決しない場合もあります。このようなときは、準備をし直して、改めて会議をしないといけませんね。仕切り直しをしているうちに、時間が解決をしてくれるかもしれません。まとめ会議では、参加者がそれぞれの役割を果たすことが重要です。情報の共有では、担当者がしっかりと準備をし、要点を分かりやすく伝えます。意見やアイディアを出すときには、参加者全員が意見を言えるようにします。その際、意見を否定することはNGです。決定するときには、「参加者全員が十分に議論して決めた」ということを、全員が認識した状態であることが大事です。会議を効率よく進めることは大事なことです。それ以上に、会議が意味のあるものになるために、今回紹介したやり方を試してみてください。会議がうまく進むためには、司会の人は、かなり重要な役割を果たさないといけません。上手に司会をすることは難しいです。会議に参加するみんなで、会議の目的を意識することで、少しずつ改善していけると良いですね。最後まで読んでいただき、ありがとうございます。「もっといろいろと知りたい」という方は、ホームページや、このサイトの記事が一覧になったサイトマップをご覧ください。PM保育カンファレンス、ドキュメンテーションという言葉が徐々に一般化されつつありますが、ついつい全く新しい仕事が増えると思ったり、手法には写真やビデオを用いるものだと思われてしまう傾向があります。これまで十分に子どもの活動をその過程において子どもの姿やつぶやきなどを客観的に観察・記録し、会議等で討議・考察されている園であれば、それを継続していけばいいのだと思います。保育カンファレンス、ドキュメンテーションについてのご掲載も楽しみにしています。AMおっしゃる通りだと思います。「より良い保育のために数人で情報共有する」というのが、保育でのカンファレンスですね。Aちゃんの対応を、担任とフリーの先生、主任の3人で情報共有するのもカンファレンスです。気軽に、頻繁に行われていいですよね。【辞書より詳しい】保育用語の意味・関係・違い・使い方(その1)に、もう少し詳しく書きましたので、参照してください。ドキュメンテーションは、「何かを実証するため、コミュニケーションのために、ある情報を文書で表すこと」なので、保育の現場だと、「記録を整理して表す」ということになると思います。支援会議などで、担任がこれまでの状況をみんなに報告するとき、文章にまとめるのもドキュメンテーションですね。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。新しい投稿をメールで受け取る【令和に考える】幼稚園・保育所で働く人たちの年齢と世代間ギャップ戦いごっこの前を見ると分かる!戦いのタイプ別対応の仕方RECOMMENDこちらの記事も人気です。2018.6.25ピアノが苦手なら弾けなくても良い!3つの理由と対処法ABOUTこの記事をかいた人uchi管理人のUCHI(うち)といいます。附属で働いていた元幼稚園教諭。効率化するだけなら簡単です。保育の質を落とさず(むしろ上げながら)効率化することは、現場を経験した人間でないと、なかなか上手くできません。「保育の質を上げる」「労働時間の短縮」これを両立させるための記事を書いていきます。あなたの園に合わせた方法を知りたい人は、お問い合わせくださいね。保育に携わるみなさんが元気で明るく働けるよう「保育塾」は3つの企画を行っています保育塾の内容を無料でお届け「保育塾」のサイトをご覧のみなさん、講演やワークショップの依頼、お問い合わせ等をしていただき、ありがとうございます。研修・ワークショップの一部を、無料で公開しています。これらについて、1回10分から20分くらいの内容を、数回に分けてお届けします。